Kommunikationsfähigkeit verbessern

Kommunikationsfähigkeit ist eine wichtige Sozialkompetenz im Arbeitsleben. Hier bekommst du Tipps, wie du den Soft Skill erfolgreich einsetzt.

 Inhaltsverzeichnis

Kommunikationsfähigkeit: Was ist das?
Warum ist Kommunikationsfähigkeit heute wichtig?
Wie wird man kommunikationsfähig?
Kommunikationsfähigkeit als Soft Skill der Bewerbung
Beispiele für gute Kommunikationsfähigkeit im Bewerbungsschreiben
Beispiel 1: Kundenkontakt
Beispiel 2: Teamfähigkeit
Beispiel 3: Führungskraft
5 Tipps wie du besser im Vorstellungsgespräch kommunizierst
1. Guter erster Eindruck
2. Gelungene Selbstpräsentation
3. Zuhören und Fragen stellen
4. Auf die Körpersprache achten
5. Gute Vorbereitung
8 Tipps & Tricks: Kommunikationsfähigkeit im Beruf
1. Aktiv Zuhören & Empathie zeigen
2. Konfliktfähigkeit
3. Kritikfähigkeit: Feedback geben & nehmen
4. Teamfähigkeit
5. Sach- und Beziehungsebene unterscheiden
6. Fehler eingestehen
7. Komplexe Sachverhalte verschriftlichen
8. Im privaten Umfeld üben
Berufe für Kommunikationstalente und Introvertierte
Berufe mit hoher Kommunikationsfähigkeit
Berufe ohne Kommunikationsfähigkeit

 

Kommunikationsfähigkeit: Was ist das?

Unter Kommunikationsfähigkeit versteht man die rhetorische Fähigkeit, den Willen und die Bemühung, mit anderen in Kommunikation zu treten. Dafür reicht es nicht aus, sich klar und unmissverständlich auszudrücken. Auch Zuhören und angemessen auf das Gesagte anderer reagieren zu können, ist Teil der Kommunikationsfähigkeit.

Fasst man die Definition weiter, so sind auch Durchsetzungsvermögen, Überzeugung sowie ein adäquater Umgang mit Herausforderungen wesentlich.

Viele bekannte Persönlichkeiten haben sich mit Konzepten der Kommunikation auseinandergesetzt, unter anderem der Psychologe Schulz von Thun, der das Kommunikationsquadrat und die vier Seiten einer Nachricht geprägt hat sowie der Philosoph Paul Watzlawick, der die 5 Axiome der Kommunikation aufgestellt hat, von denen das wohl bekannteste lautet: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“

 

Warum ist Kommunikationsfähigkeit heute wichtig?

Kommunikationsfähigkeit ist in allen Lebensbereichen wichtig, da sie die Grundlage des Zusammenlebens und der Zusammenarbeit darstellt. Ohne Kommunikation sind wir von der Außenwelt abgeschnitten und als soziale Wesen ist der Kontakt mit anderen ein wesentliches Merkmal unseres Lebens.

Im beruflichen Kontext ist Kommunikationsfähigkeit essenziell, da die Arbeit erfordert, im ständigen Austausch mit anderen zu sein. Ohne Kommunikation gäbe es keine Anweisungen, keine Abstimmungen, keine Aufgabenverteilung, keinen Austausch, kein Feedback – kurzum: kein Miteinander. Und das betrifft nicht nur das Miteinander innerhalb eines Unternehmens, sondern wirkt sich auch auf den Umgang mit Kund*innen, Lieferant*innen und anderen Stakeholdern aus. Gute Kommunikation stärkt das gemeinsame Arbeiten, sorgt für effiziente Arbeitsabläufe und hilft beim Teambuilding.

Doch was macht gute Kommunikationsfähigkeit aus? Dafür reicht es nicht, nur kommunikativ zu sein, also häufig an Konversationen teilzunehmen, es kommt auch darauf an, wie kommuniziert wird. Es ist wesentlich, wie jemand seinen Standpunkt, seine Gefühle oder Ideen ausdrückt. Auch konstruktives Feedback, Empathie und aktives Zuhören sind wichtige Elemente des Soft Skills.

Befindest du dich im Ausland kann es sein, dass dir neben Kommunikationsfähigkeit zudem auch interkulturelle Kompetenz abverlangt wird. Du kannst beispielsweise nicht in jedem Land gleich direkt kommunizieren. Die Art und Weise wie du etwas sagst, kann maßgeblichen Einfluss auf das Resultat des Gesprächs haben.

Wie wichtig gute Kommunikation ist, zeigt sich vor allem dann, wenn diese nicht stattfindet. Bei mangelnder Kommunikationsfähigkeit kann eine Reihe von Problemen auftreten. So kann es sein, dass man aneinander vorbeiredet und viel Zeit aufgewendet werden muss, um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Zudem können Konflikte und Streitigkeiten auftreten, das Vertrauen kann verloren gehen und langfristig wirkt sich das auf die Beziehung zwischen zwei oder mehreren Menschen aus. Im schlimmsten Fall sind die Fronten irgendwann so verhärtet, dass der Kontakt komplett abbricht, weil man keine gemeinsame Basis mehr findet.

 

Wie wird man kommunikationsfähig?

Wer trainieren möchte, kommunikationsfähiger zu werden, sollte zunächst wissen, wie Kommunikation funktioniert. Hierfür gibt es viele Kommunikationsmodelle, ein sehr bekanntes ist das 4-Ohren-Modell bzw. die vier Seiten einer Nachricht von Schulz von Thun.

Diesem Modell zufolge werden bei jeder Aussage insgesamt vier Botschaften übermittelt:

• eine Botschaft auf der Sachebene
• eine Selbstkundgabe
• eine Botschaft auf der Beziehungsebene
• und einen Appell.

Ebenso wird jede Aussage auch auf vier verschiedenen Ohren gehört, die ebenfalls auf diesen vier Ebenen liegen. Wer sich das einmal bewusst gemacht hat, kann diese Information dafür nutzen, effektiver zu kommunizieren, Missverständnisse aus dem Weg zu räumen und besser zuzuhören.

 

Kommunikationsfähigkeit als Soft Skill der Bewerbung

Soft Skills sind ein wichtiger Bestandteil deiner Bewerbung. Doch wie schaffst du es, deine Kommunikationsfähigkeit im Anschreiben oder im Lebenslauf gut und vor allem “ohne Worthülsen” zu kommunizieren?

Vor dieser Herausforderung stehen viele Bewerber*innen und wir haben die Lösung: Beispiele. Es ist leicht zu schreiben, dass man gut kommunizieren kann. Wirklich glauben werden es Personaler*innen erst, wenn das Geschriebene durch Beispiele untermauert wird.

 

Beispiele für gute Kommunikationsfähigkeit im Bewerbungsschreiben

Wir haben hier einige Beispiel-Formulierungen für dich, die sich super im Anschreiben bzw. Motivationsschreiben einbauen lassen, um die Kommunikationsstärke zu unterstreichen:

 

Beispiel 1: Kundenkontakt

Im Kundenkontakt punkte ich damit, mich gut auf mein Gegenüber einzustellen und dessen Bedürfnisse schnell zu erkennen. Das hilft mir dabei, in Verkaufsgesprächen zu punkten und mit den richtigen Argumenten zu überzeugen.

 

Beispiel 2: Teamfähigkeit

Meine Arbeitsweise zeichnet sich durch hohe Teamfähigkeit aus. Das zeigt sich vor allem dadurch, dass ich mit allen auf Augenhöhe kommuniziere und viel Wert darauf lege, gemeinsam die bestmögliche Lösung für eine Problemstellung zu finden.

 

Beispiel 3: Führungskraft

Als Führungskraft ist es mir wichtig, mit offener und ehrlicher Kommunikation zu überzeugen. Nur wenn ich einen respektvollen und wertschätzenden Umgang vorlebe, kann sich dieser auch innerhalb des Teams etablieren und dazu beitragen, dass alle an einem Strang ziehen.

 

5 Tipps wie du besser im Vorstellungsgespräch kommunizierst

 

1. Guter erster Eindruck

Um im Verlauf des Gesprächs gut zu kommunizieren, hilft es, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, um eine gute Basis für das Interview zu schaffen. Das beginnt mit der Wahl des Outfits für das Bewerbungsgespräch, wird gefolgt durch einen guten Händedruck und wird abgerundet durch ungezwungenen Smalltalk. So wirst du lockerer, gewinnst an Selbstvertrauen und das wirkt sich positiv auf das weitere Gespräch aus.

 

2. Gelungene Selbstpräsentation

Beim Bewerbungsgespräch geht es um Selbstmarketing. Du musst es im Zuge des Gesprächs schaffen, mit deinen Stärken zu überzeugen und dich von der Konkurrenz abzuheben. Dafür braucht es eine gute Selbstpräsentation. Dabei solltest du mit dem Wichtigsten beginnen, denn du weißt nie, wie viel Zeit dir dafür zur Verfügung stehen wird. Punkten kannst du mit anschaulichen Beispielen für deine bisherigen Erfolge und deine Skills und wenn du dies auch noch mit den Anforderungen der Stelle verknüpfst bzw. herausstreichen kannst, was du ins Unternehmen einbringen kannst, dann hast du deinen Job gut gemacht.

 

3. Zuhören und Fragen stellen

Dein Interesse an der Stelle drückt sich nicht nur dadurch aus, was du sagst, sondern auch dadurch, wie du zuhörst und im richtigen Moment Fragen stellst. Wenn dir das Fragen beispielsweise auf Grund deiner Nervosität schwer fällt oder weil du eher zu den introvertierteren Bewerber*innen zählst, kannst du dir auch vorab bereits Fragen überlegen. Zudem haben wir dir auch 34 Rückfragen im Bewerbungsgespräch zusammengestellt, aus denen du dir vorab welche zurechtlegen kannst. Aber Achtung: Es ist ein absolutes No-Go etwas zu fragen, das bereits von deinen Interviewpartner*innen erwähnt wurde – denn das würde zeigen, dass du nicht aufmerksam zugehört hast.

 

4. Auf die Körpersprache achten

Worte machen einen sehr geringen Prozentteil der Kommunikation aus. Viel wichtiger ist die Stimme sowie Körpersprache. Dazu zählen Mimik, Gestik, Körperbewegungen, aber auch der Blickkontakt. Du kannst also noch so überzeugend sprechen, wenn deine Körpersprache etwas anderes aussagt, hilft dir das alles nichts. Achte während des Bewerbungsgespräches daher darauf, den Augenkontakt zu halten, eine offene Armhaltung und gestikulierende Hände einzusetzen (nicht zu übertrieben) sowie eine stabile, leicht vorgelehnte Sitzposition einzunehmen und authentisch zu bleiben.

 

5. Gute Vorbereitung

Reduziere deine Nervosität, indem du dich gut auf das Vorstellungsgespräch vorbereitest. Wir haben die 22 häufigsten Fragen für dich zusammengeschrieben und erklären dir, wie du auf diese am besten reagierst und was Personaler wirklich wissen wollen.

 

8 Tipps & Tricks: Kommunikationsfähigkeit im Beruf

Da Kommunikationsfähigkeit ein sehr wichtiger Social Skill ist, fragst du dich bestimmt, wie du deine Kommunikation als Stärke weiter ausbauen und stärken kannst. Wir haben Tipps für dich zusammengestellt, um deine Kommunikationsfähigkeit zu verbessern:

 

1. Aktiv Zuhören & Empathie zeigen

Nicht immer ist gleich deine Meinung gefragt. Kannst du auch zuhören, selbst wenn das Gesagte nicht deinen Ansichten entspricht, ohne gleich ins Wort zu fallen? Aktives Zuhören bedeutet, bewusst zuzuhören und den Standpunkt des Gegenübers zu ergründen. Nachrichten sind oft durch Emotionen und Beziehungen geprägt und nicht jeder schafft es, die eigentliche Botschaft auf den Punkt zu bringen.

Um deinen Gesprächspartner „ins Boot zu holen“, ist es notwendig, Empathie zu zeigen. Durch Paraphrasieren des Gesagten und gezieltes Nachfragen kann man seinem Gegenüber nicht nur ein gutes Gefühl geben, sondern auch das Anliegen näher ergründen, um im Anschluss adäquat zu reagieren. Zudem empfiehlt es sich, auf nonverbale Aspekte zu achten und diese bei Bedarf auch zu thematisieren.

 

2. Konfliktfähigkeit

In Situationen, in denen alles harmonisch ist, ist Kommunikation einfach. Kommunikationsfähigkeit zeichnet sich aber auch durch den Umgang mit Konfliktsituationen aus. Wenn zwei unterschiedliche Meinungen oder Ansichten aufeinanderprallen und es schwierig wird, muss man ruhig bleiben, um eine konstruktive Lösung zu finden. Das „aktive Zuhören“ ist eine Technik von vielen Techniken, die man in diesem Fall anwenden kann.

 

3. Kritikfähigkeit: Feedback geben & nehmen

Kritik ist im deutschsprachigen Raum negativ konnotiert. Setzen wir uns mit dem Thema jedoch näher auseinander, stellen wir fest, dass konstruktive Kritik Arbeitsabläufe zunehmend vereinfacht und uns ermöglicht, zu lernen.

Ein sachliches und konstruktives Feedback zu geben, ist herausfordernd. Aus diesem Grund haben wir ein paar Tipps, die die Produktivität in deinem Unternehmen garantiert steigern:

 

Feedback geben

• Aufnahmefähigkeit des Feedback-Nehmers: Stell sicher, dass der Empfänger der Nachricht bereit ist, diese auch zu empfangen. Dieser sollte weder gestresst noch aufgewühlt, sondern aufnahmefähig sein.
• Konstruktive Nachricht: Feedback sollte stets konstruktiv formuliert werden und dem Feedback-Nehmer ermöglichen, daraus zu lernen.
• Deskriptive Nachricht: Feedback sollte sich auf konkretes Verhalten oder Fakten beziehen.
• Spezifische Nachricht: Feedback sollte so präzise wie möglich sein, da es dadurch mehr Ansätze zum Lernen beinhaltet.
• Subjektiv: Feedback sollte so präzise wie möglich formuliert werden.
• Ausgewogen/ differenziert: Feedback sollte möglichst ausgewogen sein. Rein negatives Feedback wird meist nicht bis schlecht angenommen. Rein positives Feedback führt zu geringen Lernerfahrungen, da kein Verbesserungspotential aufgezeigt wird. Zudem zeigt ein ausgewogenes Feedback, dass sich der Feedback-Gebende eingehend mit der Materie beschäftigt hat.

 

Feedback nehmen

• Sei aufnahmefähig: Betrachte Feedback als Geschenk, das du im ersten Moment annimmst und erst zu einem späteren Zeitpunkt beurteilst.
• Ausreden lassen: Gib deinem Gegenüber Zeit, seine Meinung/ Wahrnehmung zu artikulieren.
• Nicht verteidigen oder rechtfertigen: Konzentriere dich aufs Zuhören und stell sicher, dass du alles verstanden hast.
• Bedanken: Feedback ist immer auch eine Chance zu lernen und dich weiterzuentwickeln.
• Entscheide, ob du das Feedback annimmst: Nicht jedes Feedback ist nützlich, sachlich, wahr oder wichtig. Lasse das Feedback im ersten Schritt ein paar Stunden/Tage wirken und entscheide im Anschluss, was du mit dem Feedback machst.

 

4. Teamfähigkeit

Ein Teamplayer zu sein, wird in unserer globalen Welt zunehmend wichtiger. Du hast nicht jeden Skill oder jede Information? – Das ist vollkommen normal. Aus diesem Grund gibt es heterogene Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten.

Unternehmen sind grundsätzlich an High-Performern interessiert und teamfähige Menschen sind besser vernetzt und können leichter Gefallen / Informationen einfordern und erzielen dadurch bessere Leistungen.

 

5. Sach- und Beziehungsebene unterscheiden

Nicht jede Person ist einem sympathisch. Das muss auch nicht sein. Eine gute Kommunikationsfähigkeit zeichnet sich jedoch dadurch aus, diese Beziehungsebene in Konversationen ausblenden zu können, respektvoll und freundlich zu bleiben, um sich auf der Sachebene unvoreingenommen unterhalten zu können.

 

6. Fehler eingestehen

Auch wenn es sich in dem Moment unangenehm anfühlt, Fehler passieren uns allen, sie sind menschlich. Wichtig ist ein offener Umgang damit und diesen Fehler einzugestehen. Richtig eingesetzt, ist das eine wahre Größe, macht einen authentisch und trägt zu einer konstruktiven Fehlerkultur im Team bei.

 

7. Komplexe Sachverhalte verschriftlichen

Bei komplexen Sachverhalten oder sehr heiklen Themen empfehlen wir die Schriftform. Das beugt Missverständnissen vor und führt zur Vermeidung nachträglicher Diskussionen.

 

8. Im privaten Umfeld üben

Wenn du das Gefühl hast, dass du in manchen Bereichen der Kommunikation noch nicht dort bist, wo du gerne wärst, kann es helfen, im privaten Umfeld zu üben. Hier bist du meistens lockerer und du kannst Freunde einfacher um Feedback bitten. Dadurch trainierst du deine Kommunikationsfähigkeit in einem geschützten Rahmen und kannst das Gelernte im Anschluss auch am Arbeitsplatz einsetzen.

 

Berufe für Kommunikationstalente und Introvertierte

Grundsätzlich ist die Kommunikation im Job nicht wegzudenken. Es gibt jedoch Jobs, in denen eine hohe Kommunikationsfähigkeit gefragt ist und auch solche, bei denen dieser Skill nicht ganz so wichtig ist.

 

Berufe mit hoher Kommunikationsfähigkeit

Es gibt einige Jobs, die wie geschaffen sind für kommunikative Menschen. Diese Jobs zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass die Kommunikation einen sehr wichtigen Teil der Anforderungen ausmacht bzw. im Arbeitsalltag einen hohen Stellenwert einnimmt. Zu diesen Jobs zählen:

• Jobs in Sales, Verkauf und Marketing: In den Bereichen Sales, Verkauf und Marketing geht es darum, potenzielle Kund*innen von den Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens zu überzeugen. Und dafür ist Kommunikation unerlässlich. In den Bereich fallen Berufe wie Sales Manager, Social Media Manager, Online Marketing Manager, Key Account Manager, Produktmanager, Außendienstmitarbeiter*innen oder Marketing Manager.
• Jobs in der Gastronomie und Hotellerie: Egal, ob du als Kellner*in tätig bist oder in einem Hotel an der Rezeption stehst, bei diesen Berufen ist der Gästekontakt ein wesentlicher Teil der Arbeit. Bei der Bewerbung für die Gastro solltest du daher auf jeden Fall deine Kommunikationsstärke und deine Serviceorientierung hervorstreichen.
• Jobs mit Koordinationsaufgaben: Es gibt Jobs, bei denen du viel koordinieren, planen und für reibungslose Abläufe sorgen musst. Hier ist es wichtig, gut zu kommunizieren, um all diese Aufgaben unter einen Hut zu bringen. Zu den Jobs mit vielen Koordinationsaufgaben zählen beispielsweise Disponent*innen oder Speditionskaufmänner bzw. Speditionskauffrauen.
• Jobs in der Führungsebene: Führungskräfte müssen gut kommunizieren können. Sie leiten ein Team und müssen dabei für ein gutes Miteinander sorgen. Das gilt für Abteilungs- und Bereichsleiter*innen ebenso wie für COOs, CIOs, und CFOs.
• Beratende Berufe: Beratung ohne Kommunikation funktioniert nicht. Wer einen beratenden Beruf ausübt, braucht daher eine gute Kommunikationsfähigkeit. Das trifft auf Psycholog*innen und Psychotherapeut*innen, ebenso wie auf Coaches, Personalberater, Business Development Manager oder auch Consultants, IT Consultants und SAP-Berater*innen zu.

 

Berufe ohne Kommunikationsfähigkeit

Du zählst eher zu den introvertierten Menschen und Kommunikation ist keine deiner Stärken? Keine Sorge, denn es gibt durchaus auch Jobs, die du auch bei fehlender Kommunikationsfähigkeit sehr gut machen kannst:

• Jobs in der IT und Technik: In der IT und Technik verbringen Arbeitnehmer*innen sehr viel Zeit allein vor dem PC oder auch in einer Werkstatt und sind mit Hardware, Software und anderen Geräten beschäftigt. Dafür braucht es nicht viel Kommunikation. Hier gibt es viele unterschiedliche Jobs, beispielsweise als Software-Entwickler*innen, Netzwerktechniker*innen, Computertechniker*innen, sowie Elektrotechniker*in, Wirtschaftsingenieur*in, Ingenieur*in oder Mechatroniker*innen.
• Texter, Übersetzer, Redakteur, Grafiker, Lektor: Bei all diesen Jobs braucht es nicht viel Kommunikation, da es in der Regel Jobs sind, die du selbstständig ausführen kannst – in vielen Firmen sogar im Homeoffice. Wichtig ist jedoch das Verständnis der Kundenanforderungen und die fristgerechte Lieferung des Endergebnisses.
• Zahlenzentrierte Jobs: Bei Jobs, bei denen es viel um Zahlen geht, rückt die Kommunikationsfähigkeit oftmals in den Hintergrund. Deswegen eigenen sie sich auch für Personen, die eher introvertiert sind. Darunter fallen Buchhalter*innen, Controller*innen, Personalverrechner*innen, Bilanzbuchhalter*innen und ähnliche Berufsbilder.
• Weitere Jobs ohne große Kommunikationsanforderungen: Auch andere Jobs, die nicht in die bisher genannten Kategorien fallen, können sich für Introvertierte sehr gut eigenen, da die Kommunikation dabei eher in den Hintergrund rückt. Darunter fallen Berufsbilder wie Lagerist*innen, Sachverständige oder Produktionsmitarbeiter*innen.

 

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Bildnachweis: pixelfit/ Quelle: istockphoto.com