24.11.2023 von Beatrix Mittermann

Recruiting

Was genau versteht man unter Recruiting und welche Instrumente stehen Unternehmen dafür zur Verfügung? Wir stellen die Maßnahmen des internen und externen Recruitings vor und geben 7 Tipps fürs Recruiting, mit denen Sie 2023 bei Bewerber*innen punkten.

• Definition: Was versteht man unter Recruiting?
• Aktuelle Herausforderungen und Veränderungen im Recruiting
• Der Recruiting-Prozess
• 1. Definition der Anforderungen
• 2. Erstellen der Stellenanzeige
• 3. Veröffentlichung der Stellenanzeige
• 4. Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl
• 5. Bewerbungsgespräche oder andere Methoden der Personalauswahl
• 6. Personalentscheidung
• 7. Onboarding-Prozess
• Internes Recruiting
• Definition: Internes Recruiting
• Instrumente des internen Recruitings
• Externes Recruiting
• Definition: Externes Recruiting
• Instrumente des externen Recruitings
• Recruiting Tipps – so geht Recruiting heute

Definition: Was versteht man unter Recruiting?

Recruiting umfasst den Prozess der Personalbeschaffung von der Identifikation über die Anwerbung bis zur Auswahl von qualifizierten Kandidat*innen für eine Position oder Rolle. Fähigkeiten, Qualifikationen und auch der Cultural Fit von Bewerber*innen müssen berücksichtigt werden.

Recruiting wird auf Deutsch als „Personalbeschaffung“ oder „Rekrutierung“ übersetzt, wobei der Begriff Rekrutierung vor allem im militärischen Kontext verwendet wird. Auf Englisch gibt es zudem den Begriff „Recruitment“, dieser wird oft für den gesamten Ablauf der Personalbeschaffung verwendet, „Recruiting“ dagegen vor allem für das Anwerben.

In der Personalbeschaffung setzen Unternehmen heutzutage vor allem auf auf e-Recruiting bzw. digitales Recruiting, aktuell noch selten unterstützt durch KI und Automatisierungsprozesse. Die digitalen Prozesse bieten auch für die Bewerber*innen viele Vorteile, wie einfachere Nutzbarkeit und kürzere Antwortzeiten als bei klassischen analogen Prozessen.

Aktuelle Herausforderungen und Veränderungen im Recruiting

Die aktuell volatile wirtschaftliche Lage sowie der Fachkräftemangel sind zwei der wichtigsten Faktoren, warum die Herausforderungen im Recruiting zunehmen. Auch steigen die Ansprüche der Bewerber*innen, flexiblere Arbeitszeitmodelle und individuelle Benefits werden immer mehr zum Standard. Um neue Bewerbergruppen anzusprechen und vielfältigere Teams zu schaffen, müssen über attraktive Jobangebote hinaus auch Aspekte wie Diversity und Inklusion bedacht werden – auf diese Aspekte gehen wir natürlich auch in unserem Überblick zu den aktuellen Recruiting Trends ein.

Wie die Stepstone Recruiter Studie 2023 zeigt, bei der mehr als 250 Recruiter*innen zu den wichtigsten Themen rund um Recruiting und Arbeitsmarkt befragt wurden, schätzen die Recruiter*innen in Österreich folgende Herausforderungen aktuell als die größten ein:

Und welche Antworten finden sie auf diese Herausforderungen? Flexible Arbeitsmöglichkeiten und sinnstiftende Aufgaben werden als zentrale Hebel genannt, um Top-Talente zu überzeugen – noch vor einem attraktiven Gehalt. Diese drei Faktoren werden am häufigsten als Gamechanger im modernen Recruiting genannt. Außerdem ist Gehaltstransparenz für Bewerber*innen heutzutage ein wichtiger Attraktivitätsfaktor, was bedeutet, dass jene Unternehmen punkten, die in ihren Stellenanzeigen attraktive, realistische Gehaltsspannen angeben.

Modernes Recruiting bedeutet in erster Linie digitales Recruiting. Hier zeigt die Stepstone Recruiter Studie, dass es bei digitalen Stellenanzeigen und Online-Bewerbungen zwar klare Fortschritte gibt, andere Bereiche jedoch hinterherhinken. Dazu gehören etwa die Nutzung von Bewerberdatenbanken, optimierte Karriereseiten sowie der Einsatz von KI wie etwa ChatGPT. Gerade bei der Nutzung von KI gibt es noch viel Luft nach oben, denn bei 87 Prozent der befragten Unternehmen spielt künstliche Intelligenz im Recruiting (noch) keine Rolle, nur rund jede*r zehnte Befragte nutzt Tools wie ChatGPT und Co. zur Optimierung von Stellenanzeigen. Eine Weiterentwicklung und Erleichterung des klassischen Recruitings lässt hier also noch auf sich warten.

Der Recruiting-Prozess

Recruiting umfasst mehrere Phasen. Oft ist von den fünf Phasen des Recruiting-Prozesses die Rede, rechnet man die Vorarbeit (die Definition der Anforderungen) und die Eingliederung des*der Bewerbers*in in das Unternehmen dazu, sind es insgesamt sieben Phasen:

1. Definition der Anforderungen

Im ersten Schritt des Recruiting-Prozesses gilt es, sich genau zu überlegen, welche Qualifikationen und Erfahrungen die Person mitbringen soll, damit diese ideal zur ausgeschriebenen Stelle passt. Außerdem braucht es eine genaue Definition der zu besetzenden Stelle inkl. aller Aufgaben. Gibt es schon vorliegende ähnliche Stellenbeschreibungen, können diese als Basis hergenommen werden.

2. Erstellen der Stellenanzeige

Die Stellenanzeige stellt in den meisten Fällen den ersten Kontaktpunkt zwischen Bewerber*innen und dem Unternehmen dar. In der Regel screenen Kandidat*innen Stellenanzeigen innerhalb weniger Sekunden. Die perfekte Stellenanzeige beinhaltet die folgenden vier Elemente: einen aussagekräftigen Jobtitel, eine überzeugende Unternehmensbeschreibung, die Aufgabenbeschreibung inklusive Anforderungsprofil sowie zu guter Letzt das Angebot (Gehalt, Corporate Benefits, etc). In unserer Stellenanzeige Vorlage haben wir 10 Tipps für eine erfolgreiche Stellenanzeige für Sie zusammengestellt.

3. Veröffentlichung der Stellenanzeige

Geeignete Kanäle für die Veröffentlichung sind einerseits die Karriereseite des Unternehmens, bzw. stark frequentierte Jobbörsen wie stepstone.at, wo sich viele potenzielle Bewerber*innen tummeln. Wie die Stepstone Recruiter Studie 2023 zeigt, nutzen 95 Prozent der befragten Recruiter*innen Online-Jobportale für die Mitarbeitersuche.

4. Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl

Im nächsten Schritt wird eine Vorauswahl jener Kandidat*innen getroffen, die in die nächste Runde des Bewerbungsprozesses kommen. Welche Bewerber*innen wirken vielversprechend? Wen möchten Sie im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs näher kennenlernen, um sich ein genaues Bild von der Person zu machen?

5. Bewerbungsgespräche oder andere Methoden der Personalauswahl

Wenn die Vorauswahl getroffen ist, dann stehen in der Regel Bewerbungsgespräche an, um die vielversprechendsten Kandidat*innen persönlich kennenzulernen. Das kann im Rahmen eines klassischen Bewerbungsgespräches vor Ort geschehen bzw. auch in einem Online-Bewerbungsgespräch. Je nach Unternehmensgröße und Vorlieben können auch Tests und Probeaufgaben etwa im Rahmen eines Assessment Centers oder eines Probetags zur Bewerberauswahl gehören.

6. Personalentscheidung

Welche*r Bewerber*in passt am besten zum Unternehmen, zur Unternehmenskultur, zum Team und bringt auch die passenden Qualifikationen für die Stelle mit? Diese Person erhält dann ein Jobangebot, das Gehalt wird verhandelt und ein Arbeitsvertrag wird aufgesetzt. Doch damit ist der Recruiting-Prozess noch nicht abgeschlossen. Denken Sie auch daran, verlässlich Absagen auf Bewerbungen zu versenden. Das ist auch als wichtiger Teil der Imagepflege im Rahmen des Employer Brandings zu sehen.

7. Onboarding-Prozess

Beim Onboarding geht es darum, die neuen Mitarbeiter*innen schnell und gut ins Unternehmen zu integrieren. Dazu zählt einerseits eine fachliche Einschulung, aber auch die soziale Integration ins Team. Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, dass neue Arbeitnehmer*innen sich im Unternehmen von Beginn an wohlfühlen und alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen.

Internes Recruiting

Definition: Internes Recruiting

Suchen Unternehmen zur Besetzung einer offenen Position innerhalb des Unternehmens nach geeigneten Personen, spricht man von internem Recruiting. Dabei stehen unterschiedliche Instrumente zur Verfügung.

Instrumente des internen Recruitings

• Interne Stellenausschreibung: Bereits erstellte Stellenbeschreibungen können zunächst auch erst einmal intern ausgeschrieben werden. So haben bestehende Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, sich intern weiterzuentwickeln und fühlen sich auch nicht übergangen, wenn neue Mitarbeiter*innen ins Unternehmen geholt werden.
  
  
• Interne Weiterentwicklung: Eine weitere Möglichkeit des internen Recruitings sind interne Weiterbildungen, durch die bestehende Mitarbeiter*innen bestmöglich auf die Anforderungen neuer Stellen vorbereitet werden können. Hierfür eignet sich beispielsweise Job Enrichment, bei dem Mitarbeiter*innen etwas anspruchsvollere Aufgaben zugewiesen werden, womit sie auch ein höheres Maß an Entscheidungsfreiheit erlangen. So können sie langsam in eine neue Rolle hineinwachsen. Auch das sogenannte Job Crafting kann zum Einsatz kommen. Dabei haben Arbeitnehmer*innen die Möglichkeit, ihre Arbeit bzw. ihren Arbeitsplatz selbst mitzugestalten. Grundsätzlich kann durch interne Weiterbildung sichergestellt werden, dass Mitarbeiter*innen ihre Stärken bestmöglich einbringen und weiterentwickeln können und durch das interne Vorankommen auch stärker ans Unternehmen gebunden werden.
  
  
• Mitarbeiter-Empfehlungen: Oftmals gibt es im Freundes- und Bekanntenkreis von Mitarbeiter*innen Personen, die sich ideal für eine ausgeschriebene Stelle eignen würden. So kann es beispielsweise sein, dass sie aus dem Studium oder von vorherigen Anstellungen Leute kennen, die die benötigten Qualifikationen mitbringen und mit denen sie auch gerne zusammenarbeiten würden. Hier können Unternehmen durch Prämien zusätzlich Anreize schaffen.
  
  
• Versetzung: Auch interne Versetzungen sind eine Möglichkeit, eine offene Stelle zu besetzen oder bei Umstrukturierungen neue Positionen für bestehende Mitarbeiter*innen zu finden. Dabei ist jedoch die Kommunikation sehr wichtig, um sicherzustellen, dass die Veränderungen auch im Sinne der Belegschaft sind und nicht einfach über ihre Köpfe hinweg entschieden wird.

Externes Recruiting

Definition: Externes Recruiting

Beim externen Recruiting geht es darum, außerhalb des Unternehmens nach neuen Mitarbeiter*innen zu suchen. Auch hierfür steht eine Reihe an unterschiedlichen Instrumenten zur Verfügung:

Instrumente des externen Recruitings

Aktive Recruiting-Maßnahmen:

• Stellenanzeige: Die klassische Form der aktiven Personalsuche ist die Stellenanzeige. Der große Vorteil von Stellenanzeigen ist, dass sie vielseitig eingesetzt werden können: auf der Website des Unternehmens, in Postings in den sozialen Medien sowie auch auf diversen Jobbörsen, wo die meisten Bewerber*innen nach passenden Jobangeboten suchen.
  
  
• Active Sourcing: Neben der klassischen Stellenanzeige stellt das Active Sourcing eine weitere Maßnahme des aktiven externen Recruitings dar. Dabei geht es darum, vielversprechende Arbeitnehmer*innen am Arbeitsmarkt zu identifizieren und aktiv anzusprechen. Hier wartet man also nicht darauf, dass diese Personen sich selbst bewerben, sondern spricht sie aktiv an, durch Events, Netzwerkrekrutierung, Talentepool, Bewerberdatenbanken sowie Career Bots und automatisierte Empfehlungssysteme.
  
  
• Headhunter und Personalvermittlungsagenturen: Unternehmen haben auch die Möglichkeit, mit Headhunter*innen oder Personalvermittler*innen zusammenarbeiten. Dies macht sich vor allem dann bezahlt, wenn es sich um sehr wichtige und auch schwer zu besetzende Stellen handelt. Dabei übernimmt der*die Headhunter*in bzw. Personalvermittler*in die Aufgabe, geeignete Fachkräfte zu suchen und eine Vorauswahl zu treffen. Dadurch wird ein sehr zeitintensiver Prozess ausgelagert, Bewerbungsgespräche mit den Top-Kandidaten sowie die finale Entscheidung liegen aber dennoch beim Unternehmen selbst.
  
  
• Recruiting-Veranstaltungen: Dabei handelt es sich um Events, bei denen sich Unternehmen präsentieren können und darstellen, was sie als Arbeitgeber ausmacht. Zudem können sie dort offene Stellen anbieten. Hierbei stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, wie Jobmessen, eine Karriere-Expo, ein Tag der offenen Tür oder auch kreativere Recruiting-Events, die auf spezielle Zielgruppen abzielen.
  
• Hochschulmarketing: Im Rahmen des Hochschulmarketings werden Student*innen auf Hochschulen schon frühzeitig angesprochen, um Talente fürs Unternehmen zu gewinnen.

Passive Recruiting-Maßnahmen:

• Talentepool: Unter einem Talentepool versteht man eine unternehmensinterne Datenbank, in die Talente aufgenommen werden, die zukünftig interessant für das Unternehmen sein könnten. Darunter können ehemalige Praktikant*innen fallen, im Zuge des Rehirings auch ehemalige Mitarbeiter*innen sowie vielversprechende Bewerber*innen, die zwar in die nähere Auswahl gekommen sind, aber die Stelle dann doch nicht bekommen haben. Für sie könnte eine zukünftige Stelle passend sein.
  
  
• Initiativbewerbung: Initiativbewerbungen sind eine sehr kosten- und zeitschonende Recruitingmaßnahme, da hier das Unternehmen nicht selbst aktiv werden muss, sondern die Initiative von den Bewerber*innen ausgeht. Doch wer Initiativbewerbungen erhalten möchte, sollte laufend an seiner Arbeitgeberattraktivität arbeiten.
  
  
• Employer Branding: Mit einer starken Arbeitgebermarke haben Unternehmen einen klaren Vorteil am Arbeitsmarkt. Gutes Employer Branding sorgt dafür, sich von der Konkurrenz positiv abzuheben. Das sorgt dafür, die besten Bewerber*innen anzuziehen und auch langfristig ans Unternehmen zu binden.

Recruiting Tipps – so geht Recruiting heute

• Kennen Sie Ihre Zielgruppe?
  Wer seine Bewerberzielgruppe genau analysiert, kann Angebote schnüren, die perfekt auf sie zugeschnitten sind. Das reduziert auch die time-to-hire. Das Arbeiten mit Candidate Personas unterstützt den klaren Fokus auf die gewünschte Zielgruppe. So kann man für Stellenanzeigen auch auf die Zielgruppe angepasste Angebote aufnehmen, die Gehalt, Corporate Benefits und Ähnliches beinhalten. Zudem gibt es auch allgemeine Trends, die dabei einfließen können, wie unser Stepstone-Jobreport 2023 zeigt: Aktuell ist das Thema flexible Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer*innen ein sehr wichtiges. 38 Prozent der Befragten fordern im kommenden Jahr mehr Flexibilität, vor allem in den Branchen Marketing, PR, Werbung (65 Prozent) sowie in der Hotellerie und Gastronomie (60 Prozent).
  
  
• Unentdecktes Potential am Arbeitsmarkt – sprechen Sie gezielt Frauen an:
  Vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels kann Female Recruiting entscheidend sein. Arbeitgeber, die flexible Arbeitszeitkonzepte oder Kinderbetreuungsmöglichkeiten anbieten, können motivierte und loyale Mitarbeiterinnen für ihr Unternehmen gewinnen.
  
  
• Auf Nachhaltigkeit im Recruiting setzen:
  Green Recruiting ist ein Trend, der speziell bei der Gen Z an Bedeutung gewinnt. Darunter versteht man, dass HR auf allen Ebenen der Personalbeschaffung auf Nachhaltigkeit, Fairness und Transparenz achtet. Es geht dabei nicht nur um ökologische Maßnahmen zum Umwelt- und Klimaschutz, sondern auch um die nachhaltige Gestaltung von allen Arbeitsweisen, ressourcenschonende Leistungen, ökonomisch nachhaltige Investitionen sowie soziale Nachhaltigkeit durch faire Arbeitskonditionen.
  
  
• Ehrlich, authentisch & auf Augenhöhe sein:
  Die Zeiten, in denen sich Kandidat*innen bei Unternehmen bewerben müssen, sind vorbei. Wir sind mitten im viel zitierten Bewerbermarkt angekommen. Die Kandidat*innen sind sich ihrer Verhandlungsmacht auch zunehmend bewusst:  Im Österreichschnitt schätzen heute 62 Prozent die eigenen Chancen am Arbeitsmarkt als gut oder sehr gut ein. Im Vorjahr waren es knapp 53 Prozent.  „Ich fühle mich als Arbeitnehmer*in gefragt“, sagen sechs von zehn Befragten im Stepstone Jobreport 2023. Tendenziell stärker gefragt fühlen sich männliche Beschäftigte (64 Prozent), die Gen Y (67 Prozent), Beschäftigte in technischen (78 Prozent) oder Gesundheits-Berufen (72 Prozent). Für den Recruitingprozess bedeutet dies: nur wer authentisch, ehrlich und auf Augenhöhe mit Kandidat*innen kommuniziert, kann Mitarbeiter*innen gewinnen und im Unternehmen halten.
  
  
• Internationales Recruiting:
  Die Suche nach geeigneten Mitarbeiter*innen lässt sich mit etwas Unterstützung auch problemlos auf das Ausland ausweiten: Der potenzielle Bewerberpool wird größer und die Chance, Fachpersonal für schwer zu besetzende Stellen zu rekrutieren, steigt. Für professionelles und effizientes internationales Recruiting bietet Stepstone Expertise und Lösungen aus einer Hand für über 135 Länder weltweit.
  
  
• Schnell, einfach & unkompliziert: Die Zukunft des Bewerbungsprozesses sollte vor allem eines sein: quick and easy. Eine Möglichkeit, Schnelligkeit im Recruiting-Prozess umzusetzen, sind One-Click-Bewerbungen. Dabei entfallen das Motivationsschreiben und weitere Dokumente wie Zeugnisse oder Arbeitszeugnisse, was den Bewerber*innen viel Zeit erspart. Die Jobsuche findet heute auch verstärkt mobil statt, daher ist ein mobil optimierter Bewerbungsprozess Pflicht. Um Prozesse auf Unternehmensseite effizienter zu gestalten, gibt es mittlerweile auch viele Möglichkeiten für zukunftssicheres Recruiting durch Automatisierung.

Autor: Beatrix Mittermann / Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istockphoto / filadendron