Onboarding: Onboarding-Prozess mit Checkliste
Das Onboarding von neuen Mitarbeitern*innen reicht weit über den ersten Arbeitstag hinaus und trägt entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Wir erklären, was alles zum Onboarding gehört, wie der Prozess abläuft, beantworten die häufigsten Fragen und bieten eine übersichtliche Checkliste.
- Definition: Was ist Onboarding?
- Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
- Onboarding-Prozess in 3 Phasen
- Phase 1: Das Preboarding
- Phase 2: Die Begrüßung
- Phase 3: Das Onboarding
- Checkliste Onboarding
- FAQ Onboarding neuer Mitarbeiter
- Was ist wichtig für ein gutes Onboarding?
- Was ist das Ziel eines Onboarding-Prozess?
- Was macht ein gutes Onboarding aus?
- Wie lang dauert ein Onboarding?
- Welche typischen Fehler werden im Onboarding Prozess häufig gemacht?
Definition: Was ist Onboarding?
Onboarding ist der strukturierte Prozess der Integration neuer Mitarbeiter*innen in eine Organisation oder ein Unternehmen, um eine reibungslose Eingliederung durch bereitgestellte Informationen und Schulungen zu gewährleisten. Ziel ist es, die langfristige Bindung ans Unternehmen zu stärken.
Onboarding ist der Abschluss der sogenannten Candidate Journey. Darunter fällt einerseits die fachliche Einarbeitung in die künftigen Aufgaben, andererseits auch die soziale Integration sowie die Vermittlung von Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur. Der Begriff kommt von der englischen Phrase „taking someone on board“, was auf Deutsch übersetzt so viel bedeutet wie „jemanden an Bord nehmen“, also ins Unternehmen aufzunehmen und ins Team zu integrieren. Am anderen Ende des Prozesses, wenn also Mitarbeiter*innen wieder aus dem Unternehmen ausscheiden, steht das Offboarding.
Warum ist ein gutes Onboarding so wichtig?
Gutes Onboarding unterstützt eine effiziente Einarbeitung, vermittelt einen positiven Eindruck vom Unternehmen und führt zur schnelleren sozialen wie fachlichenIntegration ins Unternehmen. Damit steigt auch die Produktivität, sowohl des*der neuen Mitarbeiters*in als auch des gesamten Teams. Als Teil einer positiven Candidate Experience trägt Onboarding auch wesentlich zur Außenwahrnehmung des Unternehmens bei.
Wie auch der Stepstone Jobreport 2023 zeigt, sehen sich Arbeitgeber in Österreich mit einem Wandel vom Arbeitgeber- zum Kandidatenmarkt konfrontiert. Durch den vorherrschenden Fachkräftemangel ist es für Unternehmen wichtiger denn je, auf die Bedürfnisse und Wünsche der Arbeitnehmer*innen einzugehen und sich auch mit der Wechselbereitschaft von Kandidat*innen auseinanderzusetzen. So zeigen die Ergebnisse der Studie, dass derzeit 43 Prozent der Beschäftigten einem Jobwechsel offen gegenüberstehen und 55 Prozent eher kündigen würden, als einen Job zu behalten, der nicht ihren Bedürfnissen entspricht.
Onboarding-Prozess in 3 Phasen
Der Onboarding-Prozess umfasst drei Phasen, die auch als Preboarding, Begrüßung und Onboarding bezeichnet werden. Üblicherweise wird das Onboarding vor Ort vorbereitet, was v.a. die soziale Integration sehr erleichtert, allerdings gibt es mittlerweile schon viele Prozesse und Möglichkeiten, um ein digitales Onboarding reibungslos zu gestalten.
Phase 1: Das Preboarding
Das Preboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und stellt den ersten Kontakt zu Vorgesetzten und Kolleg*innen her. Es geht darum, schon vor Antritt alle wichtigen Informationen an den*die zukünftige*n Mitarbeiter*in zu übermitteln und auch das Team und den Arbeitsplatz bestmöglich vorzubereiten. Das sind die wichtigsten Punkte des Preboardings:
- Vertragsunterzeichnung: Das ist der offizielle Startpunkt, bei dem der*die neue Mitarbeiter*in den Arbeitsvertrag unterzeichnet. Üblicherweise wird der Vertrag vor Ort (und nicht elektronisch) unterzeichnet, was schon die Möglichkeit eines kurzen Kennenlernens von Vorgesetzten, anderen Teammitgliedern und anderen Mitarbeiter*innen bietet.
- Frühzeitige Kommunikation: Regelmäßige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem*der Mitarbeiter*in vor dem Start ist wichtig, um offene Fragen zu klären und Unsicherheiten zu minimieren. Dafür sollte dem*der Mitarbeiter*in auch klar mitgeteilt werden, wer seine*ihre Ansprechpartner*innen sind.
- Informationsbereitstellung: Schon vor dem Antritt sollten die wichtigsten Informationen bereitgestellt werden. Dazu gehören etwa Infos zum Ablauf des ersten Arbeitstags, zu den Unternehmensrichtlinien sowie zur Unternehmenskultur.
- Willkommensmappe: Gerade bei größeren Unternehmen empfiehlt sich die Zusammenstellung einer Willkommensmappe mit einer Auflistung der Ansprechpartner*innen, der Unternehmensziele sowie einem Organigramm. Persönliche Begrüßungsbriefe, Teamfotos u.Ä. vermitteln auch noch zusätzlich einen positiven Eindruck.
- Bereitstellung des Arbeitsplatzes: Der Arbeitsplatz sollte schon vor Antritt fertig vorbereitet sein, einschließlich der benötigten Hardware, Software sowie weiterer Arbeitsmaterialien.
- Terminkoordination vorbereiten: Für den*die neue*n Mitarbeiter*in sollen Termine mit Vorgesetzten, Besprechungen mit Teammitgliedern sowie alle relevanten Schulungen, Treffen und Einführungen vorbereitet werden, damit diese reibungslos ablaufen.
- Schulungen und Einführungen planen: Um dem*der neuen Mitarbeiter*in einen Überblick über Unternehmensstrukturen, -ziele und -prozesse zu geben sowie sie*ihn auf die Aufgaben optimal vorzubereiten, müssen auch Schulungen und Einführungen geplant werden.
- Datenschutzabklärung: Falls es für die jeweilige Position relevant ist, sollte die Klärung von Datenschutzbedenken im Zusammenhang mit bereitgestellten Informationen bereits im Vorhinein erfolgen.
Phase 2: Die Begrüßung
Hierbei geht es in erster Linie um die erste Arbeitswoche, an deren Beginn natürlich ein positiv empfundener erster Arbeitstag steht. Vom Arbeitsplatz über die Software bis zum Team sollten alle auf die Ankunft des*der neuen Mitarbeiters*in vorbereitet sein, damit er*sie sich willkommen fühlt und sich schnell ins Team integrieren kann.
- IT-Einrichtung: Die reibungslose Einrichtung der IT-Infrastruktur muss sichergestellt werden, einschließlich des Zugriffs auf die notwendigen Programme und Systeme.
- Willkommensveranstaltung: Je nach Unternehmenskultur kann diese mehr oder weniger formell ablaufen – Willkommensfrühstück oder Stehempfang. Das neue Team begrüßt den*die Neue*n und es besteht die Möglichkeit für erste Gespräche zum Kennenlernen.
- Vorstellung im Unternehmen: Dabei ist nicht nur die persönliche Vorstellung gemeint, sondern v.a. auch die Bekanntmachung des*der neuen Mitarbeiters*in im gesamten Unternehmen, beispielsweise durch E-Mail-Ankündigungen oder Beiträge im Intranet.
- Einführung in die Unternehmenskultur: Über die Vorabinformationen aus Phase 1 hinaus geht es um eine vertiefte Einführung in die Unternehmenskultur, Werte und Normen, um ein besseres Verständnis für die Arbeitsumgebung zu ermöglichen.
- Gegenseitige Erwartungen abklären: Um ein besseres Einverständnis zu schaffen, sollten die Erwartung zwischen dem*der neuen Mitarbeiter*in und dem Team abgeklärt werden, v.a. in Bezug auf Aufgaben, Ziele und Arbeitsweise.
- Einbindung in soziale Aktivitäten: Wo und wie kann der*die Mitarbeiter*in in soziale Aktivitäten des Unternehmens miteinbezogen werden, um die informellen Beziehungen und den Teamgeist zu stärken?
- Kontinuierliche Kommunikation: Eine offene und kontinuierliche Kommunikation muss aufrechterhalten werden, um sicherzustellen, dass der*die Mitarbeiter*in sich willkommen und gut unterstützt fühlt. Dabei hilft es auch, sich bewusst zu machen, bei welchen Aufgaben oder Aspekten es noch zu Fragen kommen könnte und proaktiv Hilfe anzubieten.
- Buddy-System: Es kann sich auch die Zuteilung eines “Buddys” oder Mentors anbieten, der dem*der neuen Mitarbeiter*in in den ersten Tagen bei Fragen zur Seite steht und zur sozialen Integration beiträgt.
Phase 3: Das Onboarding
Diese Phase zielt darauf ab, dass der*die neue Mitarbeiter*in nicht nur inhaltlich kompetent wird, sondern sich auch emotional und sozial in das Team und die Unternehmenskultur integriert. Ein strukturierter Ansatz, regelmäßige Rückmeldungen und klare Ziele fördern einen erfolgreichen Übergang in die dauerhafte Rolle im Unternehmen.
- Fachliche Einarbeitung: In erster Linie geht es um eine strukturierte Einführung in spezifische Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten. Darüber hinaus soll durch Schulungen, Workshops oder praktische Aufgaben eine umfassende Wissensvermittlung gewährleistet werden.
- Stakeholder kennenlernen: Der*die neue Mitarbeiter*in wird bei wichtigen Stakeholdern und in verschiedenen Abteilungen vorgestellt. Ziel ist es, gute Beziehungen aufzubauen für eine reibungslose Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
- Mentoring-Programme: Im Anschluss an ein eventuelles Buddy-System bietet es sich an, eine*n kontinuierliche*n Ansprechpartner*in für fachliche und persönliche Anliegen zu nennen – am besten in Form eines Mentoring-Programms.
- Feedback einholen: Regelmäßige Feedbackmechanismen tragen zu einer kontinuierlichen Leistungsbeurteilung bei und ermöglichen es dadurch, individuelle Stärken zu fördern und eventuelle Schwächen anzugehen.
- Zwischenziele setzen: Werden klare Zwischenziele festgelegt, lässt sich der Fortschritt des*der neuen Mitarbeiters*in am besten überwachen. So lässt sich sicherstellen, dass die notwendigen Fertigkeiten und Kenntnisse im vorgegebenen Zeitrahmen entwickelt werden.
- Teambuilding: Die Teambuilding-Aktivitäten sollten in dieser Phase fortgeführt werden, um die Zusammenarbeit und den Teamgeist zu stärken. Das fördert auch ein positives Arbeitsumfeld und stärkt die Unternehmenskultur.
- Feedback von Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten einholen: Werden regelmäßige Austauschmöglichkeiten zwischen dem*der neuen Mitarbeiter*in, Kolleg*innen und Vorgesetzten geschaffen, sorgt das für einen offenen Kommunikationsrahmen, der kontinuierliche Anpassungen und Verbesserungen ermöglicht.
- Selbstreflexion fördern: Der*die Mitarbeiter*in sollte befähigt werden, auch selbst die bisherige Leistung und persönliche Entwicklung zu reflektieren, um etwa auch den eigenen Karriereweg im Unternehmen proaktiv mitgestalten zu können.
Checkliste Onboarding
Diese Checkliste dient als Leitfaden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Schritte im Onboarding-Prozess berücksichtigt werden – Sie können sie jedoch auch einfach an die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen:
- Vorbereitung der Unterlagen:
- Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen und Dokumente für den*die neue*n Mitarbeiter*in
- Willkommensmappe erstellen – Inhalt:
- Ansprechpartner: Liste mit Kontaktdaten wichtiger Ansprechpartner im Unternehmen
- Unternehmensziele: Klare Darstellung der Ziele und Visionen des Unternehmens
- Organigramm: Übersichtliche Darstellung der Unternehmensstruktur
- Wichtige Unternehmensrichtlinien: Zusammenfassung relevanter Richtlinien und Policies
- Informationen zur Unternehmenskultur: Erläuterungen zu Werten, Traditionen und Arbeitsatmosphäre
- Praktische Informationen: Hinweise zu Arbeitsplatz, Parkmöglichkeiten, Pausenregelungen, etc.
- Arbeitsplatz und Ausstattung:
- Vorbereitung des Arbeitsplatzes mit benötigter Hardware, Software und Büromaterial
- Sicherstellen, dass alle notwendigen Zugänge, wie E-Mail und Programme, eingerichtet sind
- Bereitstellung von Büromaterialien, Schreibutensilien, etc.
- Team informieren:
- Benachrichtigung des bestehenden Teams über den bevorstehenden Start des*der neuen Kollegen*in
- Planung eines Team-Events oder einer informellen Vorstellungsrunde
- Einschulungspläne und Terminkoordination:
- Erstellung detaillierter Einschulungspläne für die ersten Wochen
- Koordination von Terminen für Schulungen, Meetings und Einführungen
- Buddy-System etablieren:
- Auswahl und Benennung eines*r erfahrenen Mitarbeiters*in als “Buddy”
- Klärung der Rolle des Buddys in der Unterstützung des*der neuen Mitarbeiters*in
- Feedback planen:
- Planung regelmäßiger Feedback-Termine mit Vorgesetzten und Kolleg*innen
- Sicherstellung eines offenen Kommunikationsrahmens für den*die neuen Mitarbeiter*in
- Kontinuierliche Optimierung:
- Einführung von regelmäßigen Feedback-Runden zur Optimierung des Onboarding-Prozesses.
- Bereitschaft zur Anpassung basierend auf dem Feedback neuer und bestehender Mitarbeiter*innen
FAQ Onboarding neuer Mitarbeiter
Was ist wichtig für ein gutes Onboarding?
Eine klare Kommunikation schon vor Arbeitsantritt ist für ein gutes Onboarding wichtig, zudem sollten fachlich und soziale alle Aspekte zur erfolgreichen Integration ins Unternehmen bedacht werden – von der Willkommensmappe über den vorbereiten Arbeitsplatz bis zur Einladung zu Teambuilding-Events.
Was ist das Ziel eines Onboarding-Prozess?
Das Ziel eines Onboarding-Prozesses ist es, neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren, indem sie mit den notwendigen Informationen, Ressourcen und Beziehungen versorgt werden, um einen effektiven Start zu ermöglichen und den langfristigen Erfolg zu fördern.
Was macht ein gutes Onboarding aus?
Ein gutes Onboarding zeichnet sich durch eine strukturierte Vorbereitung, klare Kommunikation sowie die Bereitstellung von Wertschätzung und Orientierung aus, um neuen Mitarbeiter*innen einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen und ihre Integration in das Unternehmen zu fördern.
Wie lang dauert ein Onboarding?
Üblicherweise erstreckt sich das Onboarding über mehrere Tage bis Wochen, um eine umfassende Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter zu gewährleisten. Nicht vergessen werden darf auf die interne Vorbereitungszeit im Vorfeld sowie die Fortführung des Feedbacks und Mentorings im Anschluss.
Welche typischen Fehler werden im Onboarding Prozess häufig gemacht?
Zu den häufigsten Fehlern im Onboarding-Prozess gehören unzureichende Kommunikation, fehlende Materialien, unklare Zuständigkeiten sowie die Vernachlässigung von Feedback sowie Betreuung und Unterstützung. Diese Fehler können zu geringer Mitarbeiterbindung und mangelnder Integration führen.
Autorin: Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istockphoto.com / Delmaine Donson
