Anforderungsprofil erstellen
Teamfähigkeit, Berufserfahrung, Kommunikationsfähigkeit und selbständiges Arbeiten: Wer heute einen Blick in die aktuellen Stellenanzeigen wirft, stößt immer öfter auf die gleichen Schlagworte. Wir wollten es genauer wissen – und haben die Personalmarktforscher von index Research beauftragt, 600.000 Stellenanzeigen in 22 Printmedien und 35 Jobbörsen in ganz Österreich nach ihren Anforderungsprofilen auszuwerten.
Wichtigste Erkenntnis: Wer Leute mit Berufserfahrung, Teamfähigkeit & Selbstständigkeit sucht, tut das so wie jeder zweite Arbeitgeber. Die Konsequenz daraus: Man wird als Arbeitgeber mit seinen Stellenanzeigen als austauschbar, wenig individuell und beliebig wahrgenommen.
- Was ist ein Anforderungsprofil?
- Was gehört alles in ein Anforderungsprofil?
- Feinabstimmung von Anforderungsprofilen auf Führungs- und Kommunikationsstile
- Auswertung: Wie sehen aktuelle Anforderungsprofile aus?
- Das sind die Top 10 der Anforderungen in österreichischen Stellenanzeigen
- Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit im Fokus moderner Stellenanzeigen
- Anforderungsprofil erstellen
- In 5 Schritten zum perfekten Anforderungsprofil
- Anforderungen richtig formulieren: So vermeiden Sie die gängigsten Buzzwords
Was ist ein Anforderungsprofil?
Ein Anforderungsprofil ist eine detaillierte Beschreibung der Qualifikationen, Fähigkeiten und Eigenschaften, die für eine bestimmte Stelle oder Position erforderlich sind. Es bildet die Grundlage für Stellenausschreibungen und hilft dabei, die Eignung von Kandidat*innen im Bewerbungsprozess zu bewerten. So unterstützt das Anforderungsprofil Unternehmen dabei, die passendsten Bewerber*innen für eine Position zu identifizieren, und gibt gleichzeitig Kandidat*innen eine klare Vorstellung davon, was von ihnen erwartet wird.
Was gehört alles in ein Anforderungsprofil?
Ein Anforderungsprofil umfasst typischerweise folgende Elemente:
- Fachliche Qualifikationen: Diese beziehen sich auf die spezifischen Kenntnisse und Fertigkeiten, die für die Ausführung der jeweiligen Tätigkeiten erforderlich sind. Dazu können bestimmte Abschlüsse, Berufserfahrungen, technische Fähigkeiten oder Branchenkenntnisse gehören.
- Soziale Kompetenzen: Hierzu zählen Fähigkeiten wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Empathie und Konfliktlösungsfähigkeit. Diese Soft Skills sind besonders in Positionen wichtig, die eine enge Zusammenarbeit mit anderen Menschen erfordern.
- Persönliche Eigenschaften: Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität oder Kreativität können Teil des Anforderungsprofils sein. Sie geben Aufschluss darüber, welche persönlichen Merkmale für die erfolgreiche Ausübung der Position förderlich sind.
- Führungskompetenzen: In Führungspositionen sind zusätzlich Qualitäten wie Entscheidungsfähigkeit, Motivationstalent, Visionäres Denken und die Fähigkeit zur Mitarbeiterentwicklung gefragt.
- Spezielle Anforderungen: Dazu können besondere Zertifikate, Sprachkenntnisse, IT-Kenntnisse oder andere spezifische Anforderungen gehören, die für die Stelle relevant sind.
Feinabstimmung von Anforderungsprofilen auf Führungs- und Kommunikationsstile
Fachspezifische Qualifikationen sind essenziell und gehören in jedes Anforderungsprofil. Dabei sollten sich Recruiter unbedingt auch an der Sprache des Fachbereichs orientieren und oft genügt eine Auflistung der wichtigsten Hard Skills mit Bulletpoints. Anders bei Abschlüssen und Ausbildungen: Der Trend im Recruiting zahlreicher großer Unternehmen geht in die Richtung, Anforderungen an Hochschulabschlüsse herunterzusetzen und Skills anzuerkennen, die durch frühere Erfahrungen und alternative Lernmethoden erworben wurden. Hinterfragen Sie, welche Skills tatsächlich notwendig sind und wenn es ein bestimmter Abschluss ist, können Sie konkretisieren, warum („Deinen HTL-Abschluss brauchst du, weil diese und jene Themen auf dich zukommen…“).
Darüber hinaus ist nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch die persönliche Passung neuer Teammitglieder in der modernen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung. Die Anpassung der Anforderungsprofile an den spezifischen Führungs-, Arbeits- und Kommunikationsstil eines Teams ist daher ein entscheidender Faktor für den Aufbau eines effektiven und harmonischen Arbeitsumfeldes.
Dieser maßgeschneiderte Ansatz stellt sicher, dass neue Teammitglieder nicht nur über die notwendigen fachlichen Qualifikationen verfügen, sondern sich auch nahtlos in die bestehende Teamkultur integrieren können. Die Feinabstimmung der Anforderungsprofile auf diese Weise fördert nicht nur eine produktive Arbeitsatmosphäre, sondern minimiert auch Konfliktpotenziale und erhöht die allgemeine Zufriedenheit im Team. Langfristig trägt dies zu einer positiven und leistungsfähigen Teamdynamik bei, die für das Erreichen gemeinsamer Ziele und den Unternehmenserfolg unerlässlich ist.
Auswertung: Wie sehen aktuelle Anforderungsprofile aus?
Bei den Kompetenzen dominieren eindeutig die so genannten Soft Skills. Sie haben sich längst als selbstverständliche Bestandteile von Anforderungsprofilen etabliert. Die Spitzenpositionen in den österreichischen Anforderungsprofilen teilen sich aktuell die Themen Berufserfahrung und Teamfähigkeit: Tatsächlich werden in jeder zweiten Stellenanzeige Menschen mit „Berufserfahrung“ und „Teamfähigkeit“ gesucht. Berufserfahrung steht dabei nicht nur bei den Fach- und bei den Führungskräften ganz weit oben, selbst bei Ausschreibungen für Young Professionals kommt „Berufserfahrung“ bereits an zweiter Stelle – direkt nach „Teamfähigkeit“.
In jeder dritten Anzeige werden „selbstständige“ Menschen gesucht, die „Kommunikationsfähigkeit“ mitbringen. In jeder vierten Anzeige werden „verantwortungsbewusste“ Mitarbeiter*innen gesucht, in jeder fünften „flexible, sorgfältige und zuverlässige“ Menschen. 2023 steht neben „Führungskompetenz“ auch „Freundlichkeit“ besonders hoch im Kurs: Die Nennung von Freundlichkeit im Anforderungsprofil hat in den letzten zwei Jahren um knapp 30 Prozent zugenommen und ist besonders im Handel und im Gastgewerbe stark nachgefragt.
Das sind die Top 10 der Anforderungen in österreichischen Stellenanzeigen
Besonders in Anzeigen für Führungspositionen wird auf praktische Fähigkeiten und Kenntnisse gesetzt: Hier sind es rund 69 Prozent aller Stellenanzeigen, die Berufserfahrung voraussetzen.
Umgekehrt werden teamorientierte Bewerber*innen vor allem im Handel und der Informations- und Kommunikationsbranche gesucht: 62 Prozent aller Stellenanzeigen hier wünschen sich eine konstruktive, harmonische und kollegiale Zusammenarbeit.
Und daran ist ja auch grundsätzlich nichts verkehrt. Wer möchte denn nicht kompetente, selbstständige, teamfähige, flexible, sorgfältige, zuverlässige und freundliche Mitarbeiter*innen? Das Problem ist nur: Es dürfte Kandidat*innen schwerfallen, sich von derart dehnbaren Beschreibungen angesprochen zu fühlen. Was meint teamfähig? Was bedeutet freundlich? Wer würde schon von sich behaupten, nicht kommunikationsfähig zu sein? Als verantwortungsbewusst würde sich wohl auch der Großteil der Menschen – in gewisser Weise – selbst beschreiben.
Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit im Fokus moderner Stellenanzeigen
Selbstständigkeit und Kommunikationsfähigkeit erweisen sich in der heutigen Arbeitswelt als unverzichtbare Kompetenzen: Selbstständiges Arbeiten wird in 37 Prozent der Stellenanzeigen hervorgehoben, während die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, in rund 30 Prozent der Stellenanzeigen gefordert wird. Diese Trends der letzten drei Jahre zeigen, wie wichtig diese Fähigkeiten auf allen Ebenen sind: Von Berufsanfängern bis hin zu Führungskräften, vom Dienstleistungssektor bis hin zum Bildungsbereich – überall ist eine klare und selbstbewusste Kommunikation unerlässlich.
Je nach Job und Branche, wird unter Begriffen, wie z.B. “Kommunikationsfähigkeit” jedoch etwas anderes verstanden. Wer eine PR-Managerin sucht, stellt sich darunter etwas anderes vor als bei einem Kellner. “Eine der wichtigsten Richtlinien für gute Anforderungsprofile ist, das Interpretierbare so gut es geht zu reduzieren“, betont auch Julia Richler, Expertin für Bewerberkommunikation.
Anforderungsprofil erstellen
Ein präzises Anforderungsprofil ist mehr als eine Auflistung von Qualifikationen und Erfahrungen: Es fängt die Essenz der offenen Stelle ein und spiegelt sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die kulturellen und persönlichen Aspekte des Unternehmens wider. Weg von der trockenen Aufzählung, hin zu einem lebendigen Bild des idealen Kandidaten oder der idealen Kandidatin – das ist die Devise.
Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Rolle: Was genau macht diese Position aus? Was sind die Aufgaben? Welche besonderen Fähigkeiten sind erforderlich? Tauchen Sie in den Mikrokosmos der Stelle ein, um die fachlichen Kompetenzen zu definieren. Aber halt! Ein brillantes Anforderungsprofil geht weiter. Es berücksichtigt auch die weichen Faktoren: Welche Persönlichkeitsmerkmale und sozialen Kompetenzen sind gefragt? Wie passt der ideale Kandidat in die Unternehmenskultur und das bestehende Teamgefüge?
„Wenn ich mit der Fachabteilung an einem Anforderungsprofil arbeite, frage ich, welche Person sie suchen und lasse die Leitung dann einfach mal erzählen. Am besten so, als würde sie mit einem Freund über die zu besetzende Stelle sprechen. Niemand sagt dann, er brauche Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit. Sie würden sagen, ‚bei uns im Team läuft es so und so und deshalb brauchen wir jemanden mit diesen und jenen Charaktereigenschaften und Fähigkeiten, der da mitzieht und hineinpasst.“
Julia Richler, Expertin für Bewerberkommunikation
Ein Schlüssel zum Erfolg ist die Einbindung von Teamleiter*innen und Mitarbeiter*innen in diesen Prozess – sie kennen die täglichen Herausforderungen und Teamdynamiken am besten. Durch diesen ganzheitlichen und kooperativen Ansatz entsteht ein Anforderungsprofil, das mehr ist als eine Checkliste. Es wird zum Wegweiser auf der Suche nach dem perfekten Match – einem Kandidaten, der nicht nur qualifiziert ist, sondern auch kulturell und persönlich eine Bereicherung für das Team darstellt.
Und genau diese emotionalisierte Beschreibung in kurzen Sätzen ist es, was ein gutes und vor allem treffsicheres Anforderungsprofil schließlich ausmache, so die Expertin. „Recruiter*innen tendieren dazu, aus Adjektiven und Verben Nomen zu konstruieren. Aus ‚du springst auch mal ein, wenn eine Kollegin kurzfristig ausfällt‘ wird ‚Flexibilität‘ und das schafft Distanz. Außerdem interpretiert jeder etwas anderes Hinein“, erklärt die Expertin.
Das merken immer mehr Arbeitgeber, der Trend geht deshalb weg von Nomen (Teamfähigkeit) und dehnbaren Begriffen hin zu kurzen emotionalisierten und bewerberzentrierten Sätzen. „Als Team verbringen wir gerne Zeit zusammen. Du passt perfekt zu uns, wenn du Erfolge auch mal After-Work feierst.“ Diese kurzen Sätze brauchen zwar mehr Platz und lassen sich weniger leicht scannen, es zahle sich aber trotzdem aus, so Julia Richler, was es aber brauche, sei „Mut zur Kürze! Vermeiden Sie ewig lange Listen von Skills und Anforderungen. Identifizieren Sie die drei wichtigsten Eigenschaften und formulieren Sie diese so aus, dass wirklich klar ist, was Sie damit meinen.“
„Insbesondere bei Online-Stellenanzeige ist es wichtig, dass die zentrale Aussage schnell erfassbar ist. Die Interessenten verwenden meistens nur wenige Sekunden für ein einzelnes Inserat. Fragen Sie sich also, welche Anforderungen unbedingt notwendig sind und welche wünschenswert? Bleiben Sie bei einer klaren, durchgängigen Sprache, vermeiden Sie den Wechsel zwischen Englisch und Deutsch und auch interne Begriffe, die Außenstehenden nichts sagen. Außerdem sollten die Punkte ‚Ihre Aufgaben‘ und ‚Was wir Ihnen bieten‘ in etwa gleich lang sein, damit die Forderungen mit den Benefits übereinstimmen.“
Miriam Schindlwick, Head of Customer Success
In 5 Schritten zum perfekten Anforderungsprofil
Julia Richler, Expertin für Bewerberkommunikation empfiehlt, folgende Tipps bei der Erstellung eines idealen Anforderungsprofils zu berücksichtigen:
- Persönlich und emotionalisiert: Wie würde die Teamleitung, die Führungskraft oder die Unternehmensleitung einer befreundeten Person die ideale Person beschreiben? Welche Worte wählt sie? In der Regel sind das gute Beschreibungen, die auch im Anforderungsprofil verwendet werden können und bei passenden Kandidat*innen das Gefühl auslösen: Das passt zu mir.
- Inhaltlich richtig: Es ist nichts verwerflich daran, sich bei Bewerbenden bestmöglich präsentieren zu wollen, aber bleiben Sie bei der Wahrheit. Auch wenn Sie das im Unternehmen gerne leben würden – sprechen Sie z.B. nicht von einer positiven Fehlerkultur, in der alle voneinander profitieren, wenn das nicht der Wahrheit entspricht. Auch Übertreibungen sind unangebracht: Begriffe wie „Leidenschaft“, „für etwas brennen“ oder das „Feuer entfachen“ schießen im Stelleninserat dann doch übers Ziel hinaus. Am Ende des Tages ist und bleibt es ein Job.
- Konkret: Vermeiden Sie dehnbare Begriffe und hohle Phrasen, in die viel hineininterpretiert werden kann.
- Pointiert: Kurze Sätze vermitteln oft besser, wonach gesucht wird, als ein Schlagwort. Damit das Anforderungsprofil aber trotzdem nicht zu lange wird, fokussieren Sie bei den Skills auf die wichtigsten Eigenschaften, die ein*e Kandidat*in mitbringen soll.
- Sprachlich passend: Richten Sie die Sprache an Ihrer Zielgruppe aus. Wer ist der*die ideale Kandidat*in und welche Sprache verwendet die Person? Die Orientierung an Candidate Personas kann helfen, dass Ihr Inserat auch die richtigen Talente anspricht.
Anforderungen richtig formulieren: So vermeiden Sie die gängigsten Buzzwords
Wie können diese hohlen Begriffe im Stellenprofil besser beschrieben werden, damit es Aussagekraft bekommt, weniger Interpretationsspielraum bietet und die richtigen Personen anspricht?
| Buzzwords | Mitarbeiter/in Marketing | Vertrieb Key Account | Verkauf Einzelhandel |
| Berufserfahrung | Sie passen für diesen Job, wenn Sie bereits einige Jahre in einer Marketing- oder Kommunikations-abteilung eines mittelständischen Unternehmens gearbeitet haben. | Mit Ihrer Erfahrung im Vertrieb/in der Betreuung von Key Accounts wissen Sie, worauf es im Umgang mit Kunden ankommt. | Sie arbeiten schon mehrere Jahre im Einzelhandel. Als ausgebildete/r Einzelhandelskaufmann/-frau liegt Ihnen der Umgang mit Kunden. |
| Teamfähigkeit | Im Team zu arbeiten, bedeutet für Sie, dass man nicht nur die Erfolge gemeinsam feiert, sondern auch in schwierigen Momenten zusammenhält. | Ihre Kolleg/innen schätzen an Ihnen, dass sie sich voll und ganz auf Sie verlassen können. | * hier kann man auch gleich diesen Begriff mit einem Bulletpoint abdecken. |
| Selbstständigkeit | Sollte gar nicht vorkommen – wer braucht unselbstständige Mitarbeitende? | Sollte gar nicht vorkommen – wer braucht unselbstständige Mitarbeitende? | Sollte gar nicht vorkommen – wer braucht unselbstständige Mitarbeitende? |
| Kommunikationsfähigkeit | Deine Meinung vertreten Sie souverän, bringen Themen gekonnt auf den Punkt und unterstützen das Team mit Ihrem fachlichen Wissen. | Sie schaffen es, Ihre Mitmenschen mit Ihrer offenen Art für sich zu gewinnen: So überzeugen Sie auch in vertrieblicher Hinsicht. | In Ihrem Job begegnen Sie täglich vielen Menschen. Mit Ihrer zuvorkommenden Art beraten Sie unsere Kund/innen höflich und freundlich. |
| Verantwortungsbewusstsein | In Zusammenarbeit mit dem Vertrieb und der Geschäftsführung sind Ihre Projekte wesentlich für den Unternehmenserfolg verantwortlich. | Sie sind sich Ihrer Verantwortung bewusst. Ihre Projekte bringen unser Unternehmen maßgeblich voran. | Wir leisten täglich unser Bestes und sichern damit die Grundversorgung der Bevölkerung. Sie wissen, dass Sie ein wichtiger Teil davon sind. |
| Flexibilität | Projekte halten sich nicht immer an vereinbarte Pläne. Dabei handelt es sich allerdings um Ausnahmen. | In turbulenten Phasen, in Zeiten von Dienstreisen und bei Kundenterminen behalten Sie den Überblick. | Dass es im Einzelhandel auch mal hektisch zugehen kann, wissen Sie aus Erfahrung. Wir garantieren, dass wir an einem Strang ziehen. * |
*Zum Thema Flexibilität: Julia Richler empfiehlt, dieses in Stelleninseraten zu vermeiden, da es ein Thema für ein persönliches Gespräch darstellt.
Info: Für die vorliegende Erhebung haben die Personalmarktforscher von index Research im Auftrag von Stepstone in 22 Printmedien und 35 Jobbörsen Stellenanzeigen in ganz Österreich ausgewertet. Analysiert wurden insgesamt 596.841 Stellenanzeigen von 60.663 Firmen in den jeweils dritten Quartalen 2021, 2022 und 2023. index Research ist ein Service der index Internet und Mediaforschung GmbH.
Autorin: Barbara Oberrauter-Zabransky / Corina Drucker
Bildnachweis: istockphoto / Vladimir Vladimirov
