14.07.2023 von Beatrix Mittermann

Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung definiert Ziele, Aufgaben, Pflichten und Zuständigkeiten einer Stelle, schafft Transparenz und erleichtert den Recruiting-Prozess enorm: die Stellenbeschreibung. Zudem ist mit einer gut vorbereiteten Stellenbeschreibung bereits ein wichtiger Schritt in Richtung Stellenanzeige getan.

• ‌Definition: Was ist eine Stellenbeschreibung?
• Abgrenzung: Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung vs. Stellenanzeige
• Inhalt einer guten Stellenbeschreibung
• Vorlage Stellenbeschreibung
• Stellenbeschreibungen: Vor- und Nachteile
• Vorteile einer Stellenbeschreibung
• Mögliche Nachteile von Stellenbeschreibungen
• Von der Stellenbeschreibung zur perfekten Stellenanzeige

‌Definition: Was ist eine Stellenbeschreibung?

Unter einer Stellenbeschreibung versteht man eine Beschreibung einer Arbeitsstelle, also eine Arbeitsplatz- oder Tätigkeitsbeschreibung. Darin werden alle Tätigkeiten und Aufgaben, Ziele, Verantwortlichkeiten und Pflichten sowie erforderliche Kompetenzen definiert, die für diese Stelle relevant sind.

Abgrenzung: Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung vs. Stellenanzeige

Im Bewerbungsprozess fallen für die HR-Abteilung eine Reihe von Aufgaben an, denn es ist nicht nur eine Stellenbeschreibung zu erstellen, sondern auch eine Stellenausschreibung bzw. eine Stellenanzeige. Doch was genau ist der Unterschied? Alle drei sind wichtige Dokumente für das Recruiting neuer Mitarbeiter*innen:

Während die Stellenbeschreibung lediglich die ausgeschriebene Stelle mit allen Aufgaben und erforderlichen Kompetenzen beschreibt, enthält eine Stellenanzeige bzw. ein Stelleninseratoder die Stellenausschreibung (alle drei Begriffe können synonym verwendet werden) weitere Informationen: beispielsweise die Unternehmensvorstellung und das Angebot an zukünftige Mitarbeiter*innen (Gehalt, Benefits, Arbeitszeiten, Möglichkeit remote zu arbeiten etc). Hier können auch Bilder und Videos zum Einsatz kommen.

Inhalt einer guten Stellenbeschreibung

Eine gute Stellenbeschreibung liefert eine präzise Antwort darauf, welches Ziel die zu besetzende Stelle hat. Denn wenn dieses klar definiert ist, lassen sich davon die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten ableiten. Folgende Bestandteile sollten in einer guten Stellenbeschreibung enthalten sein:

• Name bzw. Bezeichnung der Stelle
• Ziel der Stelle
• Einordnung in welches Team oder welche Abteilung
• Zusammenarbeit intern und extern
• Direkte*r Vorgesetzte*r (inkl. Stellvertreter*in)
• Unterstellte Mitarbeiter*innen (sofern es sich um eine Führungsposition handelt)
• Hauptaufgaben
• Nebenaufgaben
• Zwingend erforderliche Kompetenzen und Berufserfahrung
• Optionale Kompetenzen und Berufserfahrung
• Befugnisse in der Position
• Pflichten der Position
• Informationspflichten
• Mitarbeit bei Projekten und Arbeitsgruppen

Vorlage Stellenbeschreibung

Nachdem nun geklärt ist, welche Inhalte eine Stellenbeschreibung enthalten sollte, folgt nun ein Beispiel, das Sie als Vorlage oder Muster für Ihre eigenen Stellenausschreibungen heranziehen können:

• Bezeichnung der Stelle: Leitender Bilanzbuchhalter*in
  
  
• Stelleninhaber*in: Vorname/Nachname
  
  
• Direkte*r Vorgesetzte*r: Hans Mustermann, Geschäftsführer
  
  
• Stellenziel: Das Ziel dieser Stelle ist das Zusammenlaufen aller buchhaltungsrelevanten Aufgaben an einer zentralen Stelle, die für die Bilanz, die Monatsberichte und Jahresabschlüsse verantwortlich ist. Intern ist die Person der*die Stelleninhaber*in Ansprechperson für die Buchhalter*innen und Personalverrechner*innen und unterstützt das Team organisatorisch und administrativ. Nach außen ist sie Kontaktperson für Wirtschaftsprüfer*innen und Steuerberater*innen.
  
  
• Aufgaben und Tätigkeiten:
  
  
  • Kern- und Hauptaufgaben:
    • Erstellen von Monatsberichten und Jahresabschlüssen und der Bilanz
    • Organisieren und Erfassen von Planungen und Forecasts
    • Erstellen von Berichten für die Geschäftsführung
    • Administratives und organisatorisches Unterstützen des Teams
    • Ansprechperson für Fragen des Teams und Überblicken der Tätigkeiten
      
      
  • Nebenaufgaben:
    • Aushilfe beim Verbuchen laufender Geschäftsfälle bei Engpässen
    • Vertretung und Aufgabenverteilung von Team-Tätigkeiten bei Ausfällen
    • Mitarbeit an diversen Projekten
      
      
• Anforderungen: Für die Ausübung der angeführten Aufgaben werden folgende Anforderungen an den*die Stelleninhaber*in gesetzt:
  
  
  • Erforderlich:
    • Abgeschlossene Bilanzbuchhaltungsausbildung inkl. abgelegter Bilanzbuchhalterprüfung
    • Mehrjährige Erfahrung als Bilanzbuchhalter
    • Sehr gute Kenntnisse im Rechnungslegungsstandard und in Steuerbelangen
    • Führungsqualitäten und Teamgeist
    • Strukturierte und organisierte Arbeitsweise, analytisches Denkvermögen
    • Gute Kommunikationsfähigkeit
      
      
  • Optional:
    • Gute Englischkenntnisse
    • Mehrjährige Führungserfahrung
    • Controlling-Kenntnisse
    • Fachprüfung als Steuerberater*in oder Wirtschaftsprüfer*in
      
      
• Zusammenarbeit und Schnittstellen: Der*die leitende Bilanzbuchhalter*in arbeitet den Aufgaben entsprechend eng mit dem Team zusammen, verteilt Aufgaben, steht bei Fragen zur Verfügung und hilft bei Engpässen aus. Dabei hat er sowohl eine Bring- als auch Holschuld und stellt den regelmäßigen Informationsaustausch aller an der Buchhaltung beteiligten Mitarbeiter*innen sicher. Zudem gibt es einen regelmäßigen Austausch mit der Geschäftsführung, der gegenüber auch eine laufende Informationspflicht über die Finanzlage des Unternehmens besteht. Nach außen ist der*die Stelleninhaber*in die erste Ansprechperson für Wirtschaftsprüfer*innen und Steuerberater*innen.
  
  
• Verantwortungen und Kompetenzen: Der*die Stelleninhaber*in trägt für alle Aufgaben der Buchhaltung und Bilanzbuchhaltung die Verantwortung der korrekten, zielgerichteten sowie fristgerechten Ausführung. Darunter fällt auch die Leitung des Buchhaltungsteams und die anfallenden Aufgaben werden je nach Kompetenzen und Verfügbarkeiten innerhalb des Teams aufgeteilt.
  
  
• Stellvertretung: Inhaltlich wird der*die leitende Bilanzbuchhalter*in vertreten durch den*die Inhaber*in der Stelle XY für die folgenden Aufgaben: Hilfestellung des  Teams bei inhaltlichen Fragen, Erstellen von Berichten und Forecasts für die Geschäftsführung, Erstellen von Monatsberichten und Jahresabschlüssen sowie Bilanzen. Die Vertretung in Angelegenheiten der Teamleitung, der Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams und die Funktion als Ansprechperson in organisatorischen Fragen übernimmt der*die Stelleninhaber*in XY.

Stellenbeschreibungen: Vor- und Nachteile

Auch wenn es einige Nachteile von Stellenbeschreibungen gibt, überwiegen die Vorteile ganz klar:

Vorteile einer Stellenbeschreibung

• Stellenanzeigen können schneller und einfacher erstellt werden (weil ein großer Bestandteil bereits erhalten ist)
• Mehr Transparenz
• Verbesserung der Organisationsstruktur
• Klar definierte Ziele, Aufgaben, Pflichten und Zuständigkeiten
• Effektivere Vorbereitung aus das Auswahlverfahren der Bewerber*innen
• Klare Erleichterung im Einstellungsprozess
• Unterstützung beim Onboarding, da auf Basis der Tätigkeitsbeschreibung ein Einarbeitungs- und Trainingsplan erstellt werden kann
• Klärung der Verantwortlichkeiten und Verhinderung von Überschneidungen
• Geregelte Stellvertretung
• Vorbeugung vor Missverständnissen und Streit um Kompetenzen
• Erleichterung bei der Personalentwicklung
• Verbesserung der internen Zusammenarbeit
• Grundlage für das jährliche Mitarbeitergespräch bzw. Jahresgespräch sowie auch zur Mitarbeiterbeurteilung
• Erleichterung bei Personalaustritten im Offboarding-Prozess, da jederzeit nachvollziehbar ist, welche Aufgaben die Person übernommen hatte und wofür genau Ersatz gesucht werden muss

Mögliche Nachteile von Stellenbeschreibungen

• Zeit- und kostenintensive initiale Erstellung
• Aufwand der regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung
• Starres Gerüst in einer dynamischen Arbeitswelt, in dem flexible Projektarbeit nur schwer abgebildet werden kann
• Bürokratischer Aufwand bei Zieländerungen
• Gefahr, dass Mitarbeiter*innen die Stellenbeschreibung für Dienst nach Vorschrift nutzen (Stichwort: Quiet Quitting)
• Mögliche Hemmung von Innovationen

Von der Stellenbeschreibung zur perfekten Stellenanzeige

Ist die Stellenbeschreibung erstmals erstellt, fällt auch das Erstellen einer Stellenanzeige deutlich leichter. Diese Stellenanzeige ist meist der erste Kontakt zwischen Bewerber*innen und Arbeitgebern. Deswegen ist es wichtig, dass sie präzise ist und alle wichtigen Informationen enthält, die Bewerber*innen benötigen, um eine Entscheidung zu treffen. Für eine perfekte Stellenanzeige müssen Sie die Aufmerksamkeit der Talente auf sich ziehen, um aus der Masse herauszustechen. Das beginnt mit einem aussagekräftigen Jobtitel, einer gelungenen Unternehmensbeschreibung, die Emotionen weckt, neugierig macht, die Unternehmenskultur präsentiert und durch den Einsatz von geeigneten Bildern und Videos erste Einblicke in die Firma liefert. Punkten Sie mit Benefits wie der Möglichkeit remote zu arbeiten, Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten oder zusätzlichen Sport- und Freizeitangeboten. Zehn wertvolle Tipps zur Erstellung einer erfolgreichen Stellenanzeige erhalten Sie in unserer Stelleninserat Vorlage.

Autorin: Beatrix Mittermann
Bildnachweis: www.eyeem.com / By Cavan