Bewerbungsgespräch führen

Bewerbungsgespräche haben ein großes Ziel: die besten Bewerber*innen auszusieben und jemanden zu finden, der gut ins Unternehmen passt und alle nötigen Qualifikationen mitbringt. Wir verraten Ihnen, wie Sie Bewerbungsgespräche erfolgreich führen.

Checkliste: Vorbereitungen für das Führen eines Vorstellungsgespräche

Das Bewerbungsgespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Denn dabei haben Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Bewerber*innen, die sie bisher nur auf dem Papier kennen, persönlich kennenzulernen und mit ihnen in den Austausch zu gehen. Bevor das Gespräch überhaupt stattfinden kann, benötigt es ein bisschen an Vorbereitung & Planung. Wir haben eine Checkliste für die richtige Vorbereitung zusammengestellt, die die wichtigsten Aspekte beinhaltet:

  • Raumbuchung: Wo findet das Vorstellungsgespräch statt? Gibt es einen ruhigen Raum, der hell ist bzw. auch über Tageslicht verfügt? Muss der Raum gebucht oder reserviert werden? Wer übernimmt das?

  • Getränke: Um einen guten Eindruck bei den Bewerber*innen zu hinterlassen, gehört eine (zumindest minimale) Bewirtung dazu. Denken Sie also vorab an Getränke. Zumindest ein Krug Wasser sollte am Tisch stehen, idealerweise bieten Sie jedoch auch Tee und Kaffee an oder sogar Säfte. Hier sollten Sie auch klären, wer dies übernimmt. Denn das Zubereiten von Tee und Kaffee benötigt doch ein wenig Zeit, in der Sie die Bewerber*innen alleine sitzen lassen müssten, wenn es niemand anderen gibt, der das Servieren für Sie übernimmt.

  • Benötigte Zeit: Überlegen Sie sich vorab, wie viel Zeit das Bewerbungsgespräch in Anspruch nehmen wird. Bedenken Sie dabei auch, wie viele Personen teilnehmen werden, die unterschiedlich viele Fragen haben können. Egal, auf welchen Zeitrahmen Sie dabei kommen, planen Sie auf jeden Fall sicherheitshalber noch einen zusätzlichen Puffer von 15 bis 30 Minuten ein – damit gibt es keinen unnötigen Zeitdruck.

  • Teilnehmende Personen: Eine weitere Frage, die Sie sich als Arbeitgeber vorab stellen sollten, ist, wer am tatsächlichen Bewerbungsgespräch teilnimmt. Ist dies nur die Personalabteilung? Kommt eine Führungskraft oder Abteilungsleiter*in mit dazu? Falls die direkte Führungskraft an dem Gespräch nicht teilnimmt, sollten Sie hier vorab ein genaues Anforderungsprofil absprechen, damit Sie alle gewünschten Kompetenzen festhalten und während des Interviews abrufen können. Falls es doch mehrere Personen sind, die auf Unternehmensseite am Bewerbungsgespräch teilnehmen, sollte vorab geklärt werden, wer die Leitung des Gesprächs übernimmt und auch, wer welchen Teilbereich des Gesprächs führen wird. Besser immer vorher absprechen, als dann während des Gesprächs nicht gut vorbereitet bzw. abgestimmt zu wirken. In manchen Firmen wird zudem die Partizipation zukünftiger Kolleg*innen sehr groß geschrieben. Meist wird hier eine Person ausgewählt, die in weiterer Folge auch eng mit der neuen Person zusammenarbeiten wird. Da die Mitarbeiter*innen sehr genau wissen, welche Qualifikationen es in der täglichen Arbeit wirklich braucht und auch eine gutes Miteinander von großer Bedeutung ist, kann es Sinn machen, hier auch Kolleg*innen hinzuzuziehen.

  • Abholen der Bewerber*innen: Auch das Abholen der Bewerber*innen sollte geregelt werden. Wer übernimmt diese Tätigkeit? Denken Sie dabei daran: Die Candidate Experience beginnt bereits ab dem ersten Betreten des Unternehmens. Für die Candidate Journey zählt eben auch der erste Eindruck. Werden Bewerber*innen bereits an der Tür freundlich empfangen und betreut, schaffen Sie einen positiven ersten Eindruck von sich als Arbeitgeber.

  • Unterlagen ausdrucken: Auch an das Ausdrucken aller Unterlagen sollten Sie vorab denken. Dazu zählen einerseits die Bewerbungsunterlagen (inkl. Lebenslauf) sowie andererseits der Interviewleitfaden (auf den wir im nächsten Abschnitt noch näher zu sprechen kommen werden) und auch die Stellenanzeige. Legen Sie sich auch einen Notizblock inkl. Stiften bereit, um während des Gespräches Notizen machen zu können. Idealerweise stellen sie auch den Bewerber*innen einen Notizblock zur Verfügung.

  • Kollisionen mit anderen Bewerber*innen vermeiden: Sofern es sich nicht um ein Assessment Center handelt, bei dem es von vorne herein geplant ist, dass mehrere Bewerber*innen zusammen interviewt werden, sollten Sie vermeiden, dass es zu Kollisionen kommt. Denn das vermittelt das Gefühl einer Massenabfertigung. Natürlich wissen Bewerber*innen in der Regel, dass sie nicht die einzigen sind, die sich auf eine Stelle beworben haben und dass sie in Konkurrenz mit anderen Bewerber*innen stehen, doch auf diese auch zu treffen, muss nicht sein. Wenn Sie mehrere Gespräche am selben Tag führen, planen Sie einfach einen gewissen Zeitpuffer zwischen den einzelnen Terminen ein.

  • Unternehmenspräsentation vorbereiten: Bewerber*innen sind neugierig. So wie Sie wissen wollen, ob die Personen gut zu Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle passen, wollen auch Bewerber*innen wissen, ob Ihr Unternehmen das richtige für sie ist. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich im Rahmen des Employer Brandings als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und auf die Vorteile einer Anstellung in Ihrem Unternehmen hinweisen. Erzählen Sie, was Sie als Arbeitgeber ausmacht, damit die Bewerber*innen das Unternehmen besser kennen lernen können. Verweisen Sie auch auf etwaige Corporate Benefits, von denen künftige Arbeitnehmer*innen profitieren können. Auch wenn noch nicht sicher ist, ob die jeweilige Person tatsächlich Teil des Teams wird, beginnt die Mitarbeiterbindung bereits beim ersten Gespräch und Sie sollten hier nichts unversucht lassen, sich als attraktiver Arbeitgeber darzustellen – auch wenn es zu einer Absage kommen sollte, man weiß nie, ob sich die Wege nicht doch noch einmal kreuzen werden.

 

Interviewleitfaden vorbereiten

Der Interviewleitfaden dient dazu, während des Gespräches einen guten Überblick zu haben und auf keine wichtige Frage zu vergessen. Wir empfehlen Ihnen bei der Erstellung des Interviewleitfadens in drei Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Fragen-Brainstorming

Listen Sie zunächst alle Fragen auf, die Ihnen für das Bewerbungsgespräch einfallen. Denken Sie dabei an Fragen zur Qualifikation und Berufserfahrung der Bewerber*innen, Fragen zu persönlichen Eigenschaften und Werten, zu Wünschen und Erwartungen, zum Arbeitsstil etc. Ziehen Sie für dieses Brainstorming auch gerne andere Personen hinzu beispielsweise Führungskräfte, Personen aus den einzelnen Fachabteilungen oder aus dem Personalmanagement. Denn beim gemeinsamen Brainstorming lassen sich oftmals die besten Resultate erzielen.

Schritt 2: Sortierung der Fragen nach Dringlichkeit

Im zweiten Schritt geht es um eine Sortierung der Fragen. Die relevantesten Fragen sollten dabei an erster Stelle gestellt werden, sodass am Ende eher jene Fragen stehen, die eher rein interessehalber gestellt werden. Da jedes Gespräch unterschiedlich verlaufen und unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen kann, gehen Sie so sicher, dass die wichtigsten Fragen während des Interviews auf jeden Fall beantwortet werden.

Schritt 3: Anpassen des Interviewleitfadens an das jeweilige Gespräch

Ist ein genereller Interviewleitfaden erst einmal erstellt, kann dieser beliebig an das jeweilige Gespräch angepasst werden. Ergänzen Sie dabei Fragen, die für die jeweilige ausgeschriebene Stelle relevant sind bzw. die von den direkten Vorgesetzten auch noch unbedingt gestellt werden wollen. So verwandelt sich ein allgemein gültiger Interviewleitfaden, der im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann, zu einem präzise angepassten Leitfaden, der perfekt auf die konkrete Position passt.

 

5 Phasen eines Vorstellungsgespräches

Das eigentliche Bewerbungsgespräch läuft in der Regel in fünf Phasen ab. Dabei steht die Begrüßung immer an erster Stelle und Gesprächsabschluss an letzter Stelle. Die drei Phasen, die dazwischen stehen, können in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Oftmals hängt das auch davon ab, bei welchem Teil welche Personen anwesend sein sollen, da vor allem Führungskräfte oftmals aus Zeitgründen nicht während des gesamten Gesprächs anwesend sein können. Vieles liegt aber auch an persönlichen Präferenzen, ob Sie zunächst die Bewerber*innen kennen lernen wollen oder erst etwas über das Unternehmen erzählen möchten. Wir stellen Ihnen nun die 5 Phasen des Vorstellungsgespräches vor:

Begrüßung

Die Begrüßungsphase wird oftmals als nicht ganz so wichtig angesehen, da hier noch keine wichtigen Informationen ausgetauscht werden. Doch die Realität ist: Dieser anfängliche Teil des Vorstellungsgespräches gibt den Ton für das restliche Gespräch an. Wenn Sie es hier schaffen, dass sich die Bewerber*innen wohl fühlen, verläuft das gesamte Gespräch viel angenehmer und Sie werden die Person auch deutlich besser kennen lernen. Ziel der Begrüßung ist es, sich vorzustellen und miteinander warm zu werden. Hier kann Smalltalk helfen, die anfängliche Nervosität abzubauen und eine angenehme Basis zu schaffen, auf der das weitere Interview aufgebaut werden kann. Bieten Sie den Bewerber*innen etwas zu trinken an, fragen Sie wie die Anreise war, ob sie gut hergefunden haben, ob Sie schon einmal in der Nähe zu tun hatten oder teilen Sie mit Ihnen, dass es auch für Sie immer wieder spannend ist, dann ein „echtes“ Gesicht zu der Bewerbung auf Papier vor sich zu haben.

Interview

Im Interview selbst geht es darum, dass Sie als Arbeitgeber Fragen an die Bewerber*innen richten, um festzustellen, ob diese für den Job geeignet sind und auch ins Unternehmen sowie ins bestehende Teamgefüge passen. Hier kann eine Reihe unterschiedlicher Fragen zum Einsatz kommen, die Sie als Recruiter*in stellen können:

  • Fragen zur Berufserfahrung und den Qualifikationen: Fragen Sie hier auch nach, wann welche Qualifikation bereits zum Einsatz kam, welche Aufgaben die Bewerber*innen in vorhergehenden Stellen übernommen haben, welche davon ihnen besonders Spaß gemacht haben und wieso etc. Hier hilft es auch, den Lebenslauf vor sich zu haben und auf etwaige Unklarheiten eingehen zu können oder bei einzelnen Punkten genauer nachfragen zu können.
  • Fragen zu persönlichen Eigenschaften und Werten: Bei diesen Fragen geht es darum, herauszufinden, wie die Person tickt, welche Eigenschaften sie mitbringt und ob diese auch zum Team passen. Zudem ist es langfristig wichtig, dass der Cultural Fit zwischen der Unternehmenskultur und den Werten der Bewerber*innen gegeben ist. Mit Fragen wie „Was ist Ihnen wichtig im Leben?“ oder „Welche Werte vertreten Sie?“ können Sie dies grundsätzlich gut erreichen. Weitaus aufschlussreicher kann es jedoch sein, Bewerber*innen eine vorab vorbereitete Liste an Werten nach ihrer persönlichen Wichtigkeit zu reihen. Eine weitere mögliche Frage wäre, wie sie mit einer von Ihnen geschilderten Konfliktsituation umgehen würden. So bleiben die Fragen nicht theoretisch, sondern Sie können sich ein genaues Bild davon machen, wie die Bewerber*innen in gewissen Situationen reagieren würden.

  • Fragen zum Arbeitsstil: Mit diesen Fragen können Sie in Erfahrung bringen, inwieweit Bewerber*innen Teamarbeit oder Einzelleistungen bevorzugen bzw. welche Tätigkeiten sie lieber im Alleingang ausüben und wo sie sich Unterstützung dazu holen. Fragen darüber, wie sie sich einen Überblick über die Aufgaben verschaffen, welche Prioritäten sie morgens zum Arbeitsbeginn haben, wie sie mit unterschiedlichen Herausforderungen umgehen, wie sie den Arbeitstag planen und wie sie in stressigen Situationen reagieren oder mit Deadlines umgehen, helfen Ihnen dabei, besser einzuschätzen, welchen Arbeitsstil Sie von den Bewerber*innen erwarten können. Eine gute Frage in diesem Zusammenhang ist auch, wie frühere Arbeitskolleg*innen den Arbeitsstil der Bewerber*innen beschreiben würden bzw. wie diese ehemaligen Kolleg*innen sie als Person beschreiben würden.

  • Fragen zu Wünschen und Erwartungen: Hier können Sie fragen, wie sich die Bewerber*innen den neuen Job in Ihrem Unternehmen vorstellen, aber beispielsweise auch fragen, was passieren müsste, damit sie bereits während des Probemonats wieder kündigen. Erfragen Sie Erwartungen hinsichtlich der Aufgaben, der Aufstiegsmöglichkeiten, der Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen sowie den Vorgesetzten und wie viel Feedback benötigt wird. In diesen Bereich fallen jedoch auch Fragen zu den Präferenzen bezüglich Arbeitsort (im Büro, Homeoffice bzw. welches Ausmaß von Homeoffice ideal wäre), Arbeitszeit und sonstigen Rahmenbedingungen der Arbeit. So können Sie abschätzen, ob sie den Bewerbern in Ihrem Unternehmen auch das bieten können, was sie sich vorstellen und wünschen, um langfristig zufrieden mit diesen Rahmenbedingungen zu sein.
  • Achtung: Nicht erlaubte Fragen: Immer wieder herrschen Unsicherheiten darüber, welche Fragen im Bewerbungsgespräch erlaubt sind und welche nicht. Grundlage für diese Abgrenzung ist das Gleichbehandlungsgesetz (GlBG). Demzufolge ist eine Diskriminierung auf Grund von Familienstand, Kindern bzw. Kinderwunsch, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung verboten. Daher sind auch Fragen, die diese Themenbereiche betreffen im Bewerbungsgespräch generell unzulässig. Ausnahmen gibt es vereinzelt wenn es sich beispielsweise um einen Tendenzbetrieb handelt, also wenn Sie beispielsweise eine politische Partei sind und die politische Ausrichtung ein essenzieller Teil der Arbeit ist, darf natürlich nach der politischen Einstellung gefragt werden.

 

Arbeitgebervorstellung sowie Vorstellung der offenen Position

Wie bereits im Abschnitt zur idealen Vorbereitung auf das Führen eines Vorstellungsgespräches erwähnt, lohnt es sich auf jeden Fall, vorab eine Unternehmenspräsentation vorzubereiten. Denn Ihre Bewerber*innen wollen natürlich auch wissen, was Ihr Unternehmen ausmacht und wie sie sich die Arbeit hier vorstellen können. Vieles kann zwar vorab recherchiert werden, doch während des Bewerbungsgespräches haben Sie die Gelegenheit, all die Vorteile des Unternehmens darzustellen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dabei geht es einerseits darum das Unternehmen mit seinem Leitbild und Werten kurz vorzustellen und worauf es in der Unternehmenskultur ankommt. Andererseits wird hier auch die offene Stelle kurz vorgestellt, welche Aufgaben dabei zu erledigen sind, was es dafür braucht etc. Nutzen Sie diese Unternehmenspräsentation auch, um auf Corporate Benefits hinzuweisen, von denen Ihre Mitarbeiter*innen profitieren und die Sie vielleicht von der Konkurrenz abheben.

Fragen der Bewerber*innen

Vergessen Sie nicht, auch Zeit dafür einzuplanen, dass die Bewerber*innen ihre offenen Fragen stellen können. Wahrscheinlich fangen Sie einige davon bereits mit Ihrer Unternehmenspräsentation ab, doch dann ist es wichtig, den Bewerber*innen Zeit und Raum zu geben, offene Punkte anzusprechen und all jene Dinge abzuklären, die sie noch wissen möchten.

Gesprächsabschluss

Ebenso wie ein gelungener Gesprächsanfang ist auch der Abschluss des Interviews wichtig. Denn das ist der letzte Eindruck, den Sie als Unternehmen und Arbeitgeber bei den Bewerber*innen  hinterlassen. Achten Sie darauf, dass Sie genau kommunizieren, wie es nach dem Gespräch weiter geht. Gibt es noch eine weitere Bewerbungsrunde oder fällen Sie nach den Bewerbungsgesprächen bereits Ihre Entscheidung? In welchem  Zeitrahmen dürfen Bewerber*innen  mit einer Zusage oder Absage rechnen? Wann wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet? Wann wäre im Falle einer Zusage der Arbeitsbeginn? All diese Fragen sind für Bewerber*innen  wichtig, um nächsten Schritte und ihre Jobsuche entsprechend planen zu können.

 

Die richtige Nachbereitung eines Vorstellungsgespräches

Mit dem Ende des Gespräches ist die Arbeit noch lange nicht vorbei. Damit die Entscheidung zwischen Kandidat*innen leichter fällt, hilft eine gute Nachbereitung nach jedem Vorstellungsgespräch. Machen Sie sich hier zunächst Notizen über alles was Ihnen während des Gespräches aufgefallen ist und gehen Sie jene Notizen durch, die Sie bereits während des Gespräches geführt haben. Stellen Sie sich danach die folgenden Fragen:

  • Was hat Ihnen während des Gesprächs bzw. an der Person und ihren Einstellungen gefallen?
  • Was ist Ihnen (eher negativ) aufgefallen?
  • Womit konnte der/die Bewerber*in im Vergleich zu den anderen Bewerber*innen punkten?

Haben neben Ihnen noch andere Personen am Bewerbungsgespräch teilgenommen, setzen Sie sich im Anschluss an das Interview zusammen und besprechen Sie diese Fragen gemeinsam in der Runde. So gehen auch bei längeren Bewerbungsprozessen keine Eindrücke verloren und Sie haben am Ende alle wichtigen Informationen, um eine gute Entscheidung treffen zu können.

 

5 Tipps für das Führen eines Bewerbungsgespräches

Damit Ihre Bewerbungsgespräche zu einem Erfolg werden und sie genau jene Kandidat:innen herausfiltern können, die gut zu Ihrem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle passen, haben wir 5 Tipps für das Führen des Vorstellungsgespräches für Sie vorbereitet:

 

  • Interviewleitfaden an Bewerber*innen anpassen: In Ihrem Interviewleitfaden finden sich normalerweise alle Fragen, die Sie für das Bewerbungsgespräch vorbereitet haben. Dieser ist auf die jeweilige Stelle mit den dazugehörigen Anforderungen abgestimmt. Wenn Sie sich vor dem Gespräch jedoch auch mit den einzelnen Bewerber*innen vertraut machen, können Sie den Leitfaden für jedes Gespräch individuell erweitern. Ergänzen Sie dafür Fragen, die Ihnen bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen einfallen bzw. offene Punkte, die sich daraus ergeben und die Sie im Rahmen des Interviews noch klären möchten.
  • Eine angenehme Atmosphäre schaffen: Für viele Unternehmen wird die Entwicklung einer guten Employer Brand immer wichtiger. Vergessen Sie dabei nicht, dass auch die Atmosphäre beim Bewerbungsgespräch dazu beiträgt, ob Sie als attraktiver Arbeitgeber gesehen werden oder nicht. Das beginnt bei einem ruhigen und hellen Raum mit Tageslicht, der Tatsache ob das Gespräch pünktlich beginnt, ob den Bewerber*innen Getränke angeboten werden und auch ob Sie signalisieren, dass Sie sich wirklich Zeit für die jeweilige Person nehmen. Also sorgen Sie dafür, dass Sie während des Interviews nicht gestört werden und den Bewerber*innen die volle Aufmerksamkeit schenken können. Starten Sie das Gespräch auch nicht gleich mit den ersten Fragen, sondern wählen Sie einen sanften Gesprächseinstieg mit Smalltalk. Das kann dabei helfen, Nervosität abzubauen und den Stress, den Bewerber*innen bei Vorstellungsgesprächen oft verspüren, zu reduzieren.
  • Antworten notieren und Zeit für Reflexion einplanen: Vor allem wenn Sie viele Bewerber*innen interviewen, kann es am Ende schon mal schwer fallen, den Überblick zu behalten. Um im Anschluss eine gute und informierte Entscheidung treffen zu können, sollten Sie sich während dem Interview bereits Notizen zu den einzelnen Antworten machen. Darüber hinaus hilft es, sich auch im Anschluss noch Zeit einzuplanen, um den generellen Eindruck schriftlich festzuhalten und das Interview kurz zu reflektieren. Sorgen Sie also dafür, dass Sie nach dem Bewerbungsgespräch nicht gleich in den nächsten Termin hetzen müssen und halten Sie sich gute 15 Minuten frei. Sollten Sie das Gespräch mit einer zweiten Person gemeinsam führen, können Sie auch mehr Zeit einplanen, um sich auszutauschen so lange der Eindruck noch frisch ist.
  • Zeit für Fragen der Bewerber*innen einplanen: Bei einem Bewerbungsgespräch wollen Sie als Arbeitgeber natürlich wissen, mit wem sie es zu tun haben und ob die Bewerber*innen Ihre Anforderungen erfüllen und gut ins Unternehmen passen. Vergessen Sie dabei jedoch nicht, dass Bewerber*innen sich möglicherweise auch bei unterschiedlichen Unternehmen bewerben und herausfinden möchten, wo sie sich am wohlsten fühlen und mit den bevorzugten Aufgaben betraut werden. Bewerber*innen haben in der Regel viele Fragen rund um das Unternehmen, die Unternehmenskultur, den Aufgabenbereich und noch vieles mehr. Auch dafür sollten Sie sich während des Gesprächs ausreichend Zeit nehmen, um nicht das Gefühl von Massenabfertigung aufkommen zu lassen, sondern dass die Bewerber*innen schätzen und sich um ihre Anliegen kümmern.
  • Offene Fragen stellen: Das Bewerbungsgespräch dient Ihnen vor allem dazu, die Bewerber*innen so gut wie möglich kennen zu lernen. Der Grundsatz lautet daher: Reden ist Silber, Schweigen ist Gold. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gegenüber so oft wie möglich in einen Redefluss kommt und keine wortkargen Antworten gibt. Das erreichen Sie vor allem wenn Sie Entscheidungsfragen vermeiden (Fragen, auf die mit „Ja“ oder „Nein“ geantwortet werden kann) und stattdessen offene Fragen stellen. Darunter versteht man die sogenannten W-Fragen: Wo? Wie? Wann? Wie? Warum? Hier müssen Bewerber*innen ein wenig ausholen, um zu antworten und dadurch mehr Informationen preisgeben. Aber Achtung: Je nach Persönlichkeitstyp kann es schon einmal dazu kommen, dass Bewerber*innen zu stark ausholen und vom Thema abkommen. Hier sind Sie als Gesprächsführer*in gefragt, Ihr Gegenüber wieder auf die eigentliche Frage zurückzuführen, auf die nächste Frage überzuleiten bzw. bei einer ausweichenden Antwort noch einmal nachzuhaken.

 

Autorin: Beatrix Mittermann
Bildnachweis: istock/VioletaStoimenova

 

 

 

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