03.08.2023 von Beatrix Mittermann

Absagen auf Bewerbungen

In jedem Bewerbungsprozess gibt es „Gewinner“ und „Verlierer“, denn in der Regel erhalten Unternehmen mehr Bewerbungen als sie offene Stellen haben. Das bedeutet, dass einige wenige Bewerber*innen eine positive Nachricht und in letzter Instanz auch den Job erhalten, während andere Bewerbungen aussortiert werden, da sie für die ausgeschriebene Stelle nicht in Frage kommen. Warum es wichtig ist, diesen Bewerber*innen eine Absage zu schicken, wie diese formuliert werden kann und was es dabei zu beachten gilt, verraten wir Ihnen in diesem Beitrag.

Alle Informationen im Überblick

• Warum eine (zeitgerechte) Absage wichtig ist
• 5 Mustervorlagen zur sofortigen Verwendung
• Mustervorlage 1: Absage auf eine Bewerbung für ausgeschriebene Stelle
• Mustervorlage 2: Absage nach einem Vorstellungsgespräch
• Mustervorlage 3: Absage auf eine englische Bewerbung
• Mustervorlage 4: Absage nach einer Initiativbewerbung
• Mustervorlage 5: Absage für einen Praktikumsplatz
• So formulieren Sie höfliche und wertschätzende Absagen
• Muss eine Absage begründet werden?
• Eine Absage rechtssicher formulieren
• 5 Tipps für Absagen
• Positive Candidate Experience trotz Absage – Absagen als Chance für das Personalmarketing?

Warum eine (zeitgerechte) Absage wichtig ist

Auf zeitgerechte Absagen sollte man im Bewerbungsprozess nicht vergessen. Doch wieso? Wir haben die drei wichtigsten Gründe für Sie zusammengetragen:

• Positives Arbeitgeberimage: Wer Absagen schreibt und sich Zeit dafür nimmt, bringt damit allen Bewerber*innen einen gewissen Respekt und Anerkennung entgegen. Immerhin haben sie sich auch die Zeit genommen, um die Bewerbung zu verfassen und dürfen sich von guten Arbeitgebern erwarten, dass diese sich ebenfalls Zeit nehmen, ihnen kurz mitzuteilen, wenn sie es nicht in die nächste Runde geschafft haben. Die wirklich guten Arbeitgeber erkennt man nicht daran, wie sie mit jenen Kandidat*innen umgehen, die letztendlich eingestellt und Teil des Teams werden, sondern daran, wie sie all jene Bewerber*innen behandeln, die nicht in die nähere Auswahl kommen.

• Wiederkehrende Bewerber*innen: Manchmal gibt es Bewerber*innen, die für die aktuell ausgeschriebene Stelle zwar nicht in Frage kommen, die vielleicht aber für eine andere, in der Zukunft frei werdende Stelle perfekt wären. Hat man diese Kandidat*innen im Bewerbungsprozess jedoch verärgert, ist die Chance ziemlich gering, dass sie sich noch einmal für eine andere Stelle im selben Unternehmen bewerben. Erhalten sie jedoch eine zeitgerechte und freundliche Absage, ermutigt sie diese dazu, sich wieder zu bewerben.

• Schlechten Arbeitgeberbewertungen vorbeugen: In unserer digitalen Welt ist nichts leichter, als eine Arbeitgeberbewertung auf Seiten wie kununu und Co. zu hinterlassen. Das geschieht oft zwar von Personen, die tatsächlich für ein Unternehmen gearbeitet haben, doch auch Personen, die sich im Bewerbungsprozess befunden haben, können eine solche Bewertung abgeben. Und das tun sie auch – vor allem dann, wenn sie verärgert sind. Häufig wird hierbei das Absageschreiben kritisiert.

Schlechte Bewertungen beschränken sich übrigens nicht nur auf Online-Plattformen. Sind Bewerber*innen frustriert von der Art und Weise, wie Unternehmen ihren Bewerbungsprozess aufbauen, teilen sie das auch Freunden und Bekannten mit. Sie werden auch ihnen davon abraten, sich in Zukunft bei diesen Unternehmen zu bewerben. Machen Sie sich daher bewusst, dass es an Ihnen liegt, den Bewerbungsprozess für alle Bewerber*innen optimal zu gestalten und durch zeitgerechte Absagen dafür zu sorgen, dass niemand zu lange in der Luft hängt und einen Grund erhält, diesem Frust Ausdruck zu verleihen.

5 Mustervorlagen zur sofortigen Verwendung

Je nach ausgeschriebener Position und Fortschritt im Bewerbungsprozess, wird die Absage auf eine Bewerbung unterschiedlich formuliert sein. Wir haben für Sie einige Mustervorlagen zur Orientierung erstellt:

Mustervorlage 1: Absage auf eine Bewerbung für ausgeschriebene Stelle

Sehr geehrte*r Vorname Nachname,

herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und das damit verbundene Interesse, für unser Unternehmen tätig zu werden. Sie haben uns einen guten Eindruck vermittelt, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie mitbringen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie aufgrund der Vielzahl an eingegangenen Bewerbungen diesmal nicht in die engere Auswahl aufnehmen konnten. Bitte verstehen Sie unsere Absage nicht als Kritik an Ihren Fähigkeiten. Oftmals sind im Bewerbungsprozess kleine Details und Nuancen ausschlaggebend für eine Entscheidung und so haben wir uns für eine*n andere*n Bewerber*in mit noch treffenderem Qualifikationsprofil entschieden.

Gerne möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben. Melden Sie sich kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie in unseren Talente-Pool aufnehmen und über neue Stellenausschreibungen informieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Vorname Nachname

Mustervorlage 2: Absage nach einem Vorstellungsgespräch

Guten Tag, Vorname Nachname,

wir bedanken uns sehr herzlich, dass Sie sich die Zeit für ein Gespräch mit uns genommen haben, wodurch wir die Möglichkeit hatten, Sie persönlich kennenzulernen.

Da Sie einen sehr positiven Eindruck auf uns gemacht haben, fällt es uns besonders schwer, Ihnen mitteilen zu müssen, dass ein*e andere*r Kandidat*in noch eine Spur besser auf das Stellenprofil gepasst hat und wir uns deshalb für sie*ihn entschieden haben.

Wir würden uns freuen, Ihr vielversprechendes Profil in unseren Talente-Pool aufnehmen zu dürfen. Melden Sie sich kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie künftig über neue Stellenausschreibungen informieren.

Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg für Ihren weiteren Karriereweg.

Mit freundlichen Grüßen,

Vorname Nachname

Mustervorlage 3: Absage auf eine englische Bewerbung

Dear Vorname Nachname,

Thank you very much for your interest in working for our company. We appreciate you taking the time to send us your job application and giving us the opportunity to learn about your skills and accomplishments.

Although we were impressed by your qualifications and job experience we regret to inform you that we chose to offer the position to another candidate who was better suited for this particular role.

We truely appreciate your expertise and hope you will keep us in mind and apply again in the future. We wish you good luck with your job search and professional future endeavors.

ALTERNATIV: However, we would like to add you to our talent pool in order to contact you in the future should we have suitable job openings. If you agree to us alerting you to new job openings, please confirm this by following this link:

Kind regards,

Vorname Nachname

Mustervorlage 4: Absage nach einer Initiativbewerbung

Guten Tag,Vorname Nachname,

herzlichen Dank für Ihre Initiativbewerbung und das damit verbundene Interesse an unserem Unternehmen. Mit großer Freude haben wir Ihre Unterlagen gelesen, die uns einen guten Eindruck darüber vermittelt haben, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie mitbringen.

Wir haben alle Einsatzmöglichkeiten in unserem Unternehmen geprüft. Leider haben wir zum aktuellen Zeitpunkt keine Stelle zu besetzen, die zu Ihrem Profil und Ihren Qualifikationen passt und Ihren Vorstellungen entspricht.

Gerne möchten wir Sie jedoch in unseren Talente-Pool aufnehmen, um Sie in Zukunft bei passenden Stellenangeboten kontaktieren zu dürfen. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie auf neue Stellenangebote aufmerksam machen, bestätigen Sie dies bitte, indem Sie diesem Link folgen: [Link zum Talente-Pool einfügen].

Wir hoffen, bald wieder voneinander zu hören und wünschen Ihnen auf Ihrem weiteren Weg alles Gute und viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen,

Vorname Nachname

Mustervorlage 5: Absage für einen Praktikumsplatz

Sehr geehrte*r Vorname Nachname,

wir freuen uns sehr darüber, dass Ihre Wahl bei der Suche nach einem Praktikumsplatz auf unser Unternehmen gefallen ist und Sie die im Zuge Ihrer Ausbildung erworbenen Fähigkeiten bei uns zum Einsatz bringen möchten.

Bei der Vielzahl an Bewerbungen um einen Praktikumsplatz, die uns erreicht haben, ist uns die Entscheidung nicht leicht gefallen. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass unsere Wahl auf eine*n andere*n Bewerber*in gefallen ist, deren*dessen Qualifikationsprofil noch eine Spur besser zu unserem Unternehmen gepasst hat.

Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihre berufliche Zukunft und viel Erfolg.

Mit freundlichen Grüßen,

Vorname Nachname

So formulieren Sie höfliche und wertschätzende Absagen

Unabhängig davon, ob Sie selbst texten oder vorgefertigte Muster für Ihre Absagen verwenden, sollten diese vor allem eines sein: höflich und wertschätzend. Bei Absagen geht es natürlich in erster Linie darum, den Bewerber*innen mitzuteilen, dass sie es nicht in die nächste Runde geschafft haben und für die ausgeschriebene Stelle nicht weiter berücksichtigt werden. Doch ebenso wichtig ist es, sich für die erhaltene Bewerbung zu bedanken, die dafür aufgewendete Zeit wertzuschätzen und eventuell auch nächste Schritte zu kommunizieren, wie zum Beispiel die Möglichkeit der Aufnahme in den unternehmensinternen Talente-Pool.

Hierfür haben wir Ihnen entsprechende Textbausteine zusammengestellt, die Sie für die Formulierung Ihrer höflichen und wertschätzenden Absage beliebig kombinieren können:

Bedanken für die Bewerbung und Wertschätzung entgegenbringen:

• Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung und das damit verbundene Interesse an unserem Unternehmen. Sie haben uns einen guten Eindruck vermittelt, wer Sie sind und welche Fähigkeiten Sie mitbringen.
• Wir bedanken uns herzlich für Ihre vielversprechende Bewerbung und das entgegengebrachte Interesse an unserem Unternehmen. Es war sehr spannend, Ihre Unterlagen zu lesen.
• Herzlichen Dank für Ihre Bewerbung. Es freut uns, dass Sie sich als erfahrene*r [Jobbezeichnung] vorstellen können, für unser Unternehmen zu arbeiten.
• Vielen Dank für Ihre Bewerbungsunterlagen und das damit verbundene Vertrauen, das Sie unserem Unternehmen entgegengebracht haben.
• Wir möchten uns für Ihre Bewerbung bedanken und fühlen uns geehrt, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich mit unserem Unternehmen, unseren Werten und den Anforderungen für die ausgeschriebenen Stelle auseinanderzusetzen.

Übermitteln der Absage:

• Bei der Vielzahl an guten Bewerbungen ist es uns nicht leicht gefallen, eine Entscheidung zu treffen. Andere Kandidat*innen haben uns jedoch noch eine Spur mehr überzeugt, sodass ich Ihnen heute leider absagen muss.
• Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Sie aufgrund der Vielzahl an Bewerbungen diesmal nicht in die engere Auswahl nehmen können. Bitte verstehen Sie dies nicht als Kritik an Ihrer Persönlichkeit oder Ihren Fähigkeiten. Oftmals sind es im Bewerbungsprozess kleine Details, die letztendlich ausschlaggebend für eine Entscheidung sind.
• Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir Ihnen aufgrund der Fülle an Bewerbungen dieses Jahr keinen Praktikumsplatz in unserem Unternehmen anbieten können.
• Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen, dass sich Ihr Profil nicht vollständig mit unseren Erwartungen gedeckt hat und wir Ihnen die Stelle daher nicht anbieten können.
• Wir bedauern, dass wir Ihnen für die ausgeschriebene Stelle leider absagen müssen, da wir uns für eine*n andere*n Bewerber*in mit noch treffenderem Qualifikationsprofil entschieden haben.
  
  

Weitere Schritte:

• Gerne möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben. Melden Sie sich kurz bei uns, wenn Sie damit einverstanden sind, dass wir Sie in unseren Talente-Pool aufnehmen und über neue Stellenausschreibungen informieren.
• Wir wünschen Ihnen alles Gute und viel Erfolg für Ihren weiteren Weg. Bei Ihren Fähigkeiten wird es bestimmt nicht lange dauern, bis Sie einen Job finden, in dem Sie diese bestmöglich zum Einsatz bringen können.
• Da Sie vielleicht in einer anderen Rolle ideal in unser Unternehmen passen könnten, würden wir Sie gerne in unseren Talente-Pool aufnehmen. Damit könnten wir uns bei Ihnen melden, wenn wir in Zukunft eine Stelle besetzen möchten, die noch besser auf Ihr Profil passt. Wenn Sie damit einverstanden sind, folgen Sie einfach diesem Link: [Link zum Talente-Pool einfügen].
• Wir sind stets auf der Suche nach ambitionierten Talenten. Daher könnte es sich lohnen, unser Karriereportal im Blick zu behalten und nach neuen Stellen Ausschau zu halten, die vielleicht noch besser zu Ihren Qualifikationen passen.
• Da Ihre Qualifikationen sehr vielversprechend sind, würden wir Sie für künftige Stellen, bei denen diese stärker benötigt werden, gerne in unseren Talente-Pool aufnehmen.

Nutzen Sie gerne auch die kostenlosen Mustervorlagen für Absagen, die wir Ihnen für die fünf häufigsten Fälle bereitgestellt haben.

Noch ein Tipp zur gendersensiblen Anrede in Ihren Absagen: Bedenken Sie, dass die Formulierung „Sehr geehrte Damen und Herren“ bzw. “Sehr geehrte Frau Nachname/ Sehr geehrter Herr Nachname” ausschließlich Frauen und Männer anspricht. Ein sensibler Sprachgebrauch, der alle Geschlechter einbezieht, bedarf genderneutraler oder inklusiver Formulierungen. Eine Möglichkeit ist, bereits beim Erstkontakt abzufragen, wie die Person künftig angesprochen werden möchte (etwa: „Wie darf ich Sie in Zukunft korrekt ansprechen?“ „Was ist Ihr Pronomen?“) oder beispielsweise das Frau bzw. Herr durch den Vornamen der Person zu ersetzen (Guten Tag, Vorname Nachname).

Muss eine Absage begründet werden?

Es gibt zwar kein absolutes Muss, das besagt, dass eine Absage eine Begründung enthalten muss, doch wenn Sie sich schon die Zeit nehmen, Absagen zu schreiben, dann empfehlen wir, darin auch einen Grund anzuführen. Denn nichts nervt Bewerber*innen im Bewerbungsprozess so sehr, wie eine Absage ohne Nennung eines Grundes. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie jede Bewerbung individuell evaluieren und genau jene Faktoren kommunizieren müssen, die dazu geführt haben, dass die Bewerbung es nicht in die nächste Runde geschafft hat. Aber eine grundsätzliche Orientierung sollte die Begründung den Bewerber*innen dennoch geben.

Eine Absage rechtssicher formulieren

Grundsätzlich gibt es keine Verpflichtung, Absagen zu versenden. Daher gibt es auch keine rechtlichen Vorschriften, wie diese zu gestalten sind. Bei der Formulierung empfiehlt es sich jedoch, darauf zu achten, gegen keine Gesetze zu verstoßen – vor allem in Hinblick auf das Gleichbehandlungsgesetz (GlBG). Achten Sie bei der Ausformulierung des Absagegrundes daher darauf, sich nicht angreifbar zu machen und dass Ihnen nicht Diskriminierung (aufgrund von Geschlecht, Religion, Weltanschauung, sexueller Identität, ethnischer Herkunft, Familiensituation oder Behinderung) unterstellt werden kann. Wichtig ist es bei Absagen daher, eine Begründung basierend auf Qualifikation oder Berufserfahrung zu nennen. Diese muss nicht zu sehr ins Detail gehen, sollte jedoch klarstellen, dass die Entscheidung aufgrund des Qualifikationsprofils getroffen wurde.

Dies erreicht man beispielsweise durch eine der folgenden Formulierungen:

„Das Qualifikationsprofil einer*s anderen Kandidaten*in hat uns noch eine Spur mehr überzeugt, sodass ich Ihnen heute leider eine Absage senden muss.“ „Das Profileines*einer anderen Bewerber*Bewerberin hat sich noch besser mit unserenErwartungen gedeckt, weshalb wir in dem Fall dieser Person die Stelle anbieten werden.“

5 Tipps für Absagen

• Persönliche Ansprache: Verzichten Sie in Ihren Absagen darauf, Floskeln wie „Sehr geehrte*r Bewerber*in“ zu verwenden. Dadurch vermitteln Sie das Gefühl einer Massenabfertigung. Wenn Sie Bewerber*innen hingegen mit dem Namen ansprechen, bringen Sie ihnen Wertschätzung entgegen und geben ihnen das Gefühl, sich Zeit für die Absage genommen zu haben.
  
  
• Persönlicher Absender: Was für die Ansprache gilt, sollte auch beim*bei der Absender*in berücksichtigt werden. Wenn Sie auch hier das Gefühl von Massenabfertigung vermeiden möchten, nennen Sie einen konkreten Namen jener Person, die diesen Text verfasst hat. Dadurch wird das Schreiben persönlicher und vermittelt eine zusätzliche Wertschätzung.
  
  
• Nicht zu viel Zeit lassen: Wer selbst schon mal Bewerbungen geschrieben hat, weiß: Das Warten ist das Schlimmste. Lassen Sie sich daher nicht zu viel Zeit. In der Regel sollte (nach Aussenden einer automatischen Empfangsbestätigung der Bewerbung) innerhalb von 7 bis 10 Tagen eine Rückmeldung kommen. Das kann entweder die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sein, oder eben eine Absage.
  
  
• Positive Formulierung: Absagen sollten stets diplomatisch formuliert werden – vor allem wenn Sie in Hinblick auf Ihr Employer Branding einen positiven Eindruck hinterlassen möchten. Loben Sie Kandidat*innen beispielsweise für ihre tolle Bewerbung oder Aspekte, die sie darin gut gelöst haben. Wichtig ist es auf jeden Fall, auch den Grund der Absage positiv zu formulieren. Das bedeutet, dass Sie nicht herausstreichen, dass Kandidat*innen in einem Bereich nicht überzeugt haben, sondern dass es eben eine*n Kandidat*in gab, die in diesem Bereich noch mehr überzeugt hat.

• In Evidenz halten: Bei vielen guten Bewerbungen kann die Wahl schon mal sehr schwer fallen. Vielleicht gab es ja auch mehrere Kandidat*innen, die perfekt auf die Stelle gepasst hätten, aber Sie konnten eben nur eine Person auswählen. Hier ist es wichtig, den Kontakt zu diesen Personen zu halten, denn Sie wissen nicht, wie schnell vielleicht eine andere Stelle frei wird, auf die diese Person gut passen würde. Bauen Sie daher einen Talente-Pool mit vielversprechenden Talenten auf – das kann für künftige Personalsuchen viel Zeit und Geld sparen. Wichtig dabei: Um datenschutzkonform zu sein, brauchen Sie die Zustimmung der Bewerber*innen, in diesen Talente-Pool aufgenommen zu werden. Fragen Sie daher immer, ob Sie die Bewerbung in Evidenz halten dürfen.

Positive Candidate Experience trotz Absage – Absagen als Chance für das Personalmarketing?

Wer eine erfolgreiche Employer Brand aufbauen möchte, sollte im Bewerbungsprozess darauf achten, die gesamte Candidate Experience positiv zu gestalten. Das gilt nicht nur für jene Bewerber*innen, die in die nächste Runde kommen und in letzter Instanz auch ins Team aufgenommen werden, sondern generell für ALLE Bewerber*innen. Denn wie bereits zu Beginn erwähnt: Die wirklich guten Arbeitgeber erkennt man nicht daran, wie sie mit jenen Kandidat*innen umgehen, die letztendlich eingestellt und Teil des Teams werden, sondern daran, wie sie all jene Bewerber*innen behandeln, die nicht in die nähere Auswahl kommen.

Doch kann die Candidate Experience überhaupt positiv sein, wenn jemand eine Absage bekommt? Die Antwort lautet: Ja. Denn nicht die Absage entscheidet darüber, wie jemand einen Arbeitgeber wahrnimmt, sondern wie diese Absage kommuniziert (oder im schlimmsten Fall auch nicht kommuniziert) wird.

Wer seine Bewerber*innen genauso freundlich und wertschätzend wie Kund*innen behandelt, schafft eine positive Erfahrung mit dem Unternehmen – auch wenn es diesmal mit dem Job nicht geklappt hat. Denn wichtig ist, wie sich Bewerber*innen durch Ihre Absage fühlen. Wer hier Feingefühl beweist und sich die Zeit für eine freundliche Absage nimmt, kann dadurch seine Arbeitgebermarke stärken, negativen Arbeitgeberbewertungen vorbeugen und auch dafür sorgen, dass sich abgelehnte Bewerber*innen wieder für neu ausgeschriebene Stellen bewerben.

Je nachdem, wie weit jemand im Bewerbungsprozess gekommen ist, empfiehlt sich eine andere Form der Absage, um den Bewerber*innen die nötige Wertschätzung entgegenzubringen. Für jemanden, der es nicht in die zweite Runde geschafft hat, ist eine schriftliche, aber wertschätzende und höfliche Absage definitiv ausreichend. Jemehr Bewerbungsrunden jemand jedoch bereits hinter sichgebracht hat, desto mehr empfiehlt es sich, dieser Person telefonisch abzusagen.

Sehen Sie die Absage zudem als Chance, Ihren Talente-Pool aufzubauen und besonders vielversprechende Talente darin aufzunehmen. Hierfür müssen Sie sich die Zustimmung der Bewerber*innen einholen, die Bewerbung bzw. die persönlichen Daten in Evidenz halten zu dürfen. Wenn Sie eine Absage telefonisch mitgeteilt haben, weisen Sie am Ende des Gespräches auf den Talente-Pool hin. So können Sie im Anschluss an das Gespräch bei Interesse ein kurzes schriftliches Absage-Mail hinterherschicken mit der Einladung, einer Aufnahme in den Talente-Pool zuzustimmen.

Autorin: Beatrix Mittermann
Bildnachweis: www.eyeem.com / By DC_Studio