Das Ende der Probezeit, der Positionswechsel im Unternehmen, Gehaltsveränderung oder die Rückkehr nach der Karenz steht an? All das sind Gründe für ein Mitarbeitergespräch, in dem sich Führungskräfte und Arbeitnehmer gemeinsam an einen Tisch setzen.
Inhaltsverzeichnis
Mitarbeitergespräch – Inhalt und Ablauf
5 Tipps für Mitarbeitergespräche: Geschickte Verhaltensstrategien
1. Sachlich & professionell
2. Aufgeschlossen & überraschend
3. Vorbereitet & konstruktiv
4. Realistisch & dialogisch
5. Was man bei einem Mitarbeitergespräch nicht sagen sollte
Anwesenheit Dritter im Mitarbeitergespräch
Die richtige Vorbereitung für Arbeitnehmer – eine Checkliste
1. Vorbereitung Vergangenheit
2. Vorbereitung Gegenwart
3. Vorbereitung Zukunft
Typische Fragen & Antworten im Mitarbeitergespräch
Feedback an die Chefetage geben
Der richtige Moment für eine Gehaltserhöhung?
Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch
8 Tipps für Chef*innen: Bessere Mitarbeitergespräche führen
Mitarbeitergespräch – Inhalt und Ablauf
Da ein Mitarbeitergespräch ganz verschiedene Ursachen und Anlässe haben kann, variiert auch der Inhalt stark. Im Jahresgespräch, welches gegen Ende des Jahres als wichtigstes Mitarbeitergespräch gilt, können allgemein Feedback, Ergebnisse, Projektziele oder neue Weiterbildungsmaßnahmen besprochen werden.
Häufigkeit und Dauer
In manchen Firmen sind mittlerweile auch Vierteljahres- oder Halbjahresgespräche üblich, um sich regelmäßiger auszutauschen. In einem Mitarbeiterentwicklungsgespräch steht natürlich die zukünftige Entwicklung, eine mögliche neue Ausrichtung der Rolle im Unternehmen usw. im Zentrum, ist das Gespräch als „Mitarbeiterfördergespräch“ angelegt, geht es darum, was der*die einzelne Mitarbeiter*in an möglichen Förder- und Fortbildungsmaßnahmen benötigen könnte. Alternativ kann das Gespräch auch als „Personalgespräch“ oder „Feedback-Gespräch“ angekündigt sein, aber diese Bezeichnungen sind seltener & falls du gerade unter Bossing leidest, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um ein Mitarbeitergespräch einzufordern.
Meist werden für Mitarbeitergespräche 60 bis 90 Minuten eingeplant, um ausreichend Zeit für mehrere Themenbereiche und Fragen zu haben und auch dir die Möglichkeit zu geben, ausführlich zu antworten und nachzufragen. Das Gespräch bzw. der Termin sollte dir idealerweise zwei bis drei Wochen im Vorhinein angekündigt werden, damit du ausreichend Zeit hast, um dich darauf vorzubereiten.
Inhalte: Zielsetzung, Skills und Entwicklung
Während des Gesprächs werden wahrscheinlich in chronologischer Reihenfolge deine Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft im Unternehmen im Fokus stehen. Hattest du dieses oder letztes Jahr bereits ein Mitarbeitergespräch? Dann wird wahrscheinlich auf diesem aufgebaut, indem die Zielsetzung der letzten Besprechung mit der momentanen Situation abgeglichen wird.
Neben der Bewertung erreichter Ziele, Zielkorrekturen oder deiner Projekte wird dein*e Chef*in aber auch deine Soft Skills thematisieren. Deine Hard Skills gilt es dann in deiner Entwicklung bis zur Gegenwart zu hinterfragen. Schnell ergeben sich daraus bereits Inhalte für die Zukunft: Was sind deine Zielsetzungen für die weitere Arbeit im Unternehmen?
Nach einer zeitlich begrenzten Auszeit – dem Sabbatical, der Karenz oder einem längeren Krankenstand – steht darüber hinaus auch die möglichst reibungslose Reintegration in den Arbeitsalltag im Fokus. Ebenso erfolgt ein Mitarbeitergespräch üblicherweise am Ende der Probezeit, um abzuklären, ob du im Unternehmen verbleibst und was deine zukünftigen Aufgaben sind.
5 Tipps für Mitarbeitergespräche: Geschickte Verhaltensstrategien
Du kannst und solltest das Gespräch auch nutzen, um deine eigene Perspektive, Entwicklungsziele und mögliche Veränderungen in Aufgaben, Position oder Gehalt anzusprechen. Aber immer langsam und nicht alles auf einmal! Überlege dir dafür zunächst eine angemessene Gesprächsstrategie, die zu deinem Hauptanliegen passt:
1. Sachlich & professionell
Diese Gesprächsstrategie ist die am weitesten verbreitete und eine sichere Bank: Bringe das Gespräch nie auf eine vorwurfsvolle, persönliche Ebene gegenüber deinem Vorgesetzten. Selbst wenn du unzufrieden bist, versuche deine Gefühle in eine produktive Arbeitssprache zu übersetzen: Sag nicht, dass du deinen Job langweilig und schlecht zugewiesen findest, sondern frag nach neuen Herausforderungen bzw. beschreib, welche Aufgaben abwechslungsreicher sein könnten.
2. Aufgeschlossen & überraschend
Nicht nur du hast vielleicht eine kleine Überraschung à la „Karriere machen“ im Unternehmen geplant. Auch dein*e Chef*in könnte Überraschungen wie Ortswechsel, neue Projekte oder Aufgabengebiete bereithalten. Auch wenn du zunächst nicht begeistert bist, übe dich in stoischer Gelassenheit – das heißt: aktiv zuhören, Mimik kontrollieren, um Bedenkzeit bitten und keine Option gleich rigoros ablehnen!
3. Vorbereitet & konstruktiv
Für ein Gespräch, in dem die Kritik im Zentrum steht, sollte die Vorbereitung stimmen. Sei dabei aber stets auch selbstkritisch, um glaubwürdig zu bleiben. Für die konstruktive Gesprächsführung ist das Timing essenziell: Misserfolge platzierst du idealerweise in der Mitte des Dialogs, während Erfolge am Anfang und Ende des Gesprächs besser in Erinnerung bleiben. So verbesserst du auch gleich deine Verhandlungsbasis am Ende des Mitarbeitergesprächs.
4. Realistisch & dialogisch
Eine Gesprächsführung mit realistischen Zielen ist wichtig: Verschrecke deinen Gegenüber nicht mit utopischen Vorstellungen, sondern zeige Empathie im offenen Dialog. Du solltest dich natürlich nicht unter Wert verkaufen, aber du sitzt auch nicht mehr im Vorstellungsgespräch. Dein Selbstmarketing vor einer fremden Chefetage in einer Konkurrenzsituation erfährt nämlich einen ganz anderen Stellenwert als im vertrauten Umfeld beim Mitarbeitergespräch. Entwickle idealerweise gemeinsam mit deinen Gesprächspartner*innen klar definierte Ziele während des Gesprächs.
5. Was man bei einem Mitarbeitergespräch nicht sagen sollte
Das Mitarbeitergespräch sollte sich konstruktiv und vertraulich ausschließlich um Arbeitsbelange drehen: Fragen zum Befinden (abgesehen von kurzem Smalltalk am Beginn) sowie zum Privatleben haben hier nichts verloren. Dass Fragen zur Familienplanung („Sind Sie schwanger? Wollen Sie noch ein Kind bekommen und länger in Karenz gehen?“) tabu sind, sollte mittlerweile auch allen bewusst sein.
Auch tagesaktuelle Themen und längst bekannte Meinungsunterschiede, die schon öfter diskutiert wurden, haben hier nichts verloren. Ebenso ist das Mitarbeitergespräch nicht der richtige Ort, um Anschuldigungen gegen Kolleg*innen oder Vorgesetzte vorzutragen oder übermäßig Kritik zu üben – für Konfliktthemen solltest du besser ein eigenes Gespräch vereinbaren und alle beteiligten Personen dazu holen.
Anwesenheit Dritter im Mitarbeitergespräch
Üblicherweise sind Mitarbeitergespräche 1 zu 1 Gespräche, die vertraulich und persönlich stattfinden. In einigen Fällen kann es allerdings vorkommen, dass noch weitere Personen am Gespräch teilnehmen: Haben die Vorgesetzten eine Tandem-Position, d.h. gibt es zwei gleichberechtigte Geschäftsführer*innen, Abteilungsleiter*innen usw., kann es sinnvoll sein, dass beide beim Gespräch dabei sein. Bei einem solchen Mitarbeitergespräch mit 2 Vorgesetzten sollte allerdings klar sein, wer für welche Fragen bzw. Themen zuständig ist, um ein konstruktives Gespräch zu ermöglichen.
Bei manchen Belangen kann es sein, dass der*die Vorgesetzte jemanden aus der Personalabteilung hinzuholt, wenn es sich etwa um ein schwieriges Mitarbeitergespräch mit arbeitsrechtlichen Fragen handelt. Ist für dich klar, dass es um eine mögliche Kündigung, eine verschlechternde Versetzung oder ähnliche für ihn*sie nachteilige Themen gehen könnte, kannst und darfst du durchaus jemanden aus dem Betriebsrat hinzuziehen.
Betriebsfremde Personen dagegen können in der Regel am Mitarbeitergespräch nicht teilnehmen. Üblicherweise sollte auch allen Teilnehmenden vorab angekündigt werden, wer dabei sein wird.
Die richtige Vorbereitung für Arbeitnehmer – eine Checkliste
Ohne Vorbereitung in das Mitarbeitergespräch zu gehen, ist meist keine gute Idee. Den Zeitpunkt schlägt normalerweise dein Vorgesetzter vor. Bei einer spontanen Aufforderung kannst du aber höflich um mehr Vorbereitungszeit bitten. Um effektiv kommunizieren zu können und deine Soft Skills während des Gesprächs mit dem Chef unter Beweis zu stellen, gibt diese Checkliste dir einen roten Faden:
1. Vorbereitung Vergangenheit
- Was waren meine größten Erfolge?
- Was waren die größten Herausforderungen für mich?
- Welche Misserfolge musste ich verbuchen? Was waren die Ursachen dafür?
- Welche Ziele aus dem letzten Mitarbeitergespräch wurden (nicht) erreicht? Warum (nicht)?
- Wie schätze ich meine Arbeitsleistung insgesamt ein?
- Inwiefern war die Zusammenarbeit mit Kund*innen, Kolleg*innen und Vorgesetzten zufriedenstellend?
2. Vorbereitung Gegenwart
- Bin ich glücklich im Job? (Abteilung/Team, Aufgabenbereich, Verantwortung, Arbeitsstress, Arbeitsbedingungen, Work-Life-Balance…)
- Was sind die Herausforderungen im aktuellen Projekt?
- Welche Kritikpunkte aus der Vergangenheit sind bis heute geblieben? Welche haben sich aufgelöst?
- Welche Potenziale von mir werden nicht genutzt?
- Welche Anforderungen überfordern mich momentan?
3. Vorbereitung Zukunft
- Welche Erfolgsstrategien der Vergangenheit lassen sich auch auf zukünftige Projekte anwenden?
- Woran muss ich noch weiterarbeiten?
- Welche Veränderungen am Arbeitsplatz wünsche ich mir für die Zukunft?
- Gibt es Weiterbildungen, die ich gerne besuchen würde?
- Welche Ziele setze ich mir selbst? (kurzfristig, mittelfristig, langfristig)
- Welche Unternehmensziele der kommenden Jahre passen zu meinen strategischen Fertigkeiten und persönlichen Zukunftsvisionen?
Achte auch darauf, dass die wichtigsten Anliegen schriftlich protokolliert werden und so nicht gleich wieder in Vergessenheit geraten können. Bei festen Vereinbarungen, die während des Gesprächs getroffen wurden, sind auch Signaturen eine gute Idee.
Typische Fragen & Antworten im Mitarbeitergespräch
Auch wenn jedes Mitarbeitergespräch anders abläuft, gibt es ein paar Klassiker, auf die du immer vorbereitet sein solltest. Wenn du die Checkliste ehrlich und selbstkritisch durchgehst, bist du schon gut vorbereitet. Hier die typischen Fragen der Vorgesetzten und ein paar Ansätze zu Antworten im Überblick:
- Kommen Sie mit Ihrer momentanen Arbeit gut voran?
Bei dieser Frage hast du die Möglichkeit, einen Teilaspekt einer derzeitigen Aufgabe, eine aktuelle Entwicklung o.Ä. herauszugreifen, um zu zeigen, was dich gerade beschäftigt und womit du gut weiterkommst.
- Was haben Sie im letzten Projekt/Jahr Neues dazugelernt?
Das ist ein Punkt, den du dir im Vorhinein auch schon gut überlegen kannst: Hast du eine Aufgabe übernommen, die neu für dich war, und dadurch z.B. in der Koordination, in der Kommunikation, im Projektmanagement usw. etwas Neues dazugelernt? Hast du mit neuen Tools gearbeitet?
- In welche Richtung würden Sie sich gerne noch weiterentwickeln?
Was sind deine Stärken und was könnte dir helfen, diese noch besser einzubringen? Gibt es eine Weiterbildung, einen zusätzlichen Kurs o.Ä., die oder der die helfen könnte, in deinen aktuellen Aufgaben noch besser zu werden oder dir ein neues und für die Firma nützliches Feld zu erschließen?
- Wie steht es um Ihre Motivation und Arbeitsatmosphäre im Job/Team?
Sei ehrlich, aber nicht zu ehrlich: Wenn es um die Arbeitsatmosphäre und Motivation im Team schlecht steht, wird dein*e Vorgesetzte*r das auch aus anderen Gesprächen schon erfahren haben oder aus eigener Erfahrung wissen. Konzentriere dich dennoch auf die positiven Aspekte und füge bei Negativem am besten auch gleich Verbesserungsvorschläge hinzu.
- Liegt Ihnen etwas auf dem Herzen, das Sie gerne besprechen würden?
Ehrlich währt am längsten: Gibt es eine Aufgabe, die dich überfordert oder die du gerne abgeben würdest? Hast du mit einem*r Kollege*in in der Zusammenarbeit wiederkehrende Probleme? Jetzt ist die Gelegenheit, das anzusprechen.
- Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich konfrontiert? Und wie können wir Ihnen bei diesen helfen?
Was kann dein*e Vorgesetze*r konkret tun, um dir hier weiterzuhelfen? Brauchst du Unterstützung bei einer bestimmten Aufgabe? Kannst du konkret benennen, wer aus dem Team dir hier weiterhelfen könnte?
- Was müssten Sie in Zukunft verbessern, um Ihre Ziele zu erreichen?
Sei ehrlich, auch in Bezug auf deine Motivation und Pünktlichkeit bei Deadlines. Hilft es dir, wenn interne Deadlines vorverlegt werden? Kann es motivierender sein, wenn die Zeiteinteilung oder -erfassung in der Firma verändert wird? Welche Art von Feedback und Unterstützung helfen dir besonders gut weiter?
- Wünschen Sie sich häufiger Meetings/Gespräche/Feedback?
Wenn deine Antwort „ja“ lautet, überlege dir auch im Vorhinein, was eine gute Frequenz wäre und welche Inhalte du dir für diese Gespräche wünschst.
- Wie können wir als Unternehmen besser werden?
Ist dir etwas aufgefallen, wo ihr im Vergleich zur Konkurrenz Nachholbedarf habt? Hast du bei einem früheren Arbeitgeber (etwa auch in Bezug auf die Unternehmenskultur oder Arbeitsatmosphäre) etwas erlebt oder gesehen, wovon auch dein aktueller Arbeitgeber profitieren könnte?
- Was sind Ihre Karriereziele? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Überlege dir gut, ob und wie du deine aktuelle Rolle gerne weiterentwickeln möchtest. Wenn du eine Führungsposition anstrebst oder allgemeiner einer Beförderung, überlege dir konkret, welche Skills, Erfahrungen und Ausbildungen dafür du schon vorweisen kannst und wo du noch Aufholbedarf hast.
No-Gos oder unzulässige Fragen sind alle, die sich mit dem Privatleben, der Familienplanung und auch mit anderen privaten Themen wie Erkrankungen befassen.
Mitarbeitergespräche besser nutzen
Um ein Mitarbeitergespräch nicht nur hinter dich zu bringen, sondern es für dich zu nutzen, solltest du ein paar Punkte beachten:
- Gute Vorbereitung: Mache dir am besten Notizen, die du ins Gespräch mitnehmen kannst. Erarbeite deine Erfolge, Ziele und Herausforderungen und liste sie für dich so auf, dass du deine Notizen im Gespräch schnell und effektiv parat hast.
- Konstruktiv sein: Wenn du Kritik übst oder auf deine Schwachpunkte eingegangen wird, atme erst einmal tief durch und überlege: Wie könnte man das lösen? Was brauchst du, damit das in Zukunft besser läuft?
- Zuhören: Das gilt einerseits für dich als Mitarbeiter*in – höre gut zu und mache dir vielleicht sogar Notizen, wenn dein*e Chef*in mehrere Punkte aufzählt, die er*sie gebündelt besprechen will. Aber teste ruhig auch ab, wie gut dein*e Chef*in zuhört: Hat er*sie sich wichtige Punkte vom Anfang des Gesprächs zu Ende noch gemerkt? Hat er*sie wirklich verstanden, was du gemeint hast?
- Klare Erwartungen: Überlege dir im Vorhinein, was du aus dem Gespräch mitnehmen möchtest. Was sind die Ziele, die du selbst verfolgt, was möchtest du erreichen?
- Chancen nutzen: Worum kannst du realistischerweise bitten? Möchtest du eine bestimmte Fortbildung absolvieren, brauchst du neue Software oder gewisse Arbeitsgeräte? Überlege dir und vergleiche, was Kolleg*innen bekommen haben, um abzuschätzen, ob deine Erwartungen realistisch sind.
- Gemeinsam Ziele setzen: Am Ende des Gesprächs sollte gemeinsam vereinbart werden, wie es weitergeht und was die nächsten Ziele für dich sind. Wichtig ist dabei auch die Frage, wie der Fortschritt bemessen wird: Wer beurteilt ihn und wie wird Feedback gegeben?
Feedback an die Chefetage geben
Die Kommunikation im Mitarbeitergespräch verläuft natürlich nicht nur in eine Richtung. Du solltest dich auf Kritik gefasst machen, diese annehmen und möglichst produktiv nutzen.
Wie ehrlich sollte man mit dem*der Chef*in sein? Du darfst und solltest deinem*r Chef*in auf konstruktive Art deine Meinung sagen. Damit du auch Probleme mit dem*der Vorgesetzten souverän löst, gibt dir das Mitarbeitergespräch bereits den angemessenen Rahmen vor.
Versetze dich in der Vorbereitung unbedingt auch in die Perspektive deines*r Chefs*in. Nur mit genügend Empathie und Verständnis – auch wenn du nicht der gleichen Meinung sein musst – kommst du einem Dialog näher.
Was man dem*der Chef*in nie sagen sollte: Einfach nur Kritik zu üben, ohne konstruktive Lösungsvorschläge anzubieten oder auf diese einzugehen, ist der falsche Weg. Auch solltest du von persönlicher Kritik und verletzenden Bemerkungen absehen.
Bedenke bei jedem Kritikpunkt, den du anbringst, auch immer deinen eigenen Beitrag an der Situation. Insbesondere wenn sich Frustration und Unzufriedenheit im Job angestaut haben, solltest du dich auf 2 oder maximal 3 Hauptpunkte fokussieren und dir vorab Gedanken über Formulierungen machen.
Der richtige Moment für eine Gehaltserhöhung?
Deine Leistung hat sich in letzter Zeit kontinuierlich verbessert, du übernimmst immer mehr Verantwortung oder hast im Namen der Firma ein erfolgreiches Netzwerk aufgebaut? Dann hast du sehr gute Argumente für eine Gehaltserhöhung. Sollte nun das Mitarbeitergespräch bevorstehen, könnte dies das perfekte Timing für die Gehaltsverhandlung sein.
Zu den Vorteilen eines Mitarbeitergesprächs gehört schließlich, dass du bei guter Leistung auch um etwas bitten bzw. verdeutlichen kannst, was du für deine Weiterentwicklung brauchst. Solltest du das Mitarbeitergespräch nutzen, bedarf es aber einer zusätzlichen Vorbereitung.
Um erfolgreich in die Gehaltsverhandlung zu starten, musst du nicht nur deinen eigenen Wert kennen, sondern auch gute Argumente haben und ein starkes Auftreten mit gesundem Selbstbewusstsein an den Tag legen. Stehen für das Mitarbeitergespräch allerdings ohnehin schon viele Themen auf der Tagesordnung, bietet es sich an, erst im Anschluss daran ein gesondertes Gehaltsgespräch zu vereinbaren.
Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch
Am Ende des Gesprächs sollten klare Zielvereinbarungen feststehen, die auch schriftlich festgehalten werden sollten, am besten in einem Mitarbeitergespräch-Protokoll, das von beiden Seiten auch unterschrieben wird.
Überprüfe in den kommenden Wochen nach dem Gespräch, inwiefern die getroffenen Vereinbarungen auch eingehalten werden. Stelle dich auch darauf ein, dass dein*e Chef*in direkt im Anschluss an das Gespräch aufmerksamer darauf achten wird, ob du dich an das Vereinbarte hältst. Sollte die Umsetzung nicht zufriedenstellend für dich ablaufen, solltest du ein Aufbaugespräch mit der Chefetage suchen.
8 Tipps für Chef*innen: Bessere Mitarbeitergespräche führen
Nachdem wir wissen, dass auch zahlreiche (angehende) Führungspersönlichkeiten unseren Blog lesen, möchten wir auch diesen hiermit ein paar Tipps geben.
- Gute Vorbereitung des Gesprächs: Hole alle benötigten Informationen ein, nimm u.U. mit der Personalabteilung Kontakt auf, lass dir wichtige Dokumente schicken und bereite alles in Notizen gut auf, um während des Gesprächs strukturiert vorgehen zu können.
- Ziele klar festlegen: Mach dir im Vorhinein klar, was das Endergebnis des Gesprächs sein soll.
- Transparenz im Vorhinein: Kommuniziere dem*der Mitarbeiter*in klar, worum es gehen soll. Damit kann auch er*sie sich gut vorbereiten. Dazu gehört auch, klar mitzuteilen, ob auch Dritte anwesend sein werden und wenn ja, wer.
- Für eine offene Gesprächsatmosphäre sorgen: Der*die Mitarbeiter*in soll sich während des Gesprächs wohlfühlen, was du erreichen kannst, indem du Verständnis und Interesse zeigst und offene Fragen stellst (lieber Warum, Wieso, Weshalb als Ja/Nein-Fragen), um ausführliche Antworten zu bekommen.
- Aktiv zuhören: Zeige Interesse an den Antworten und frage immer wieder nach, wenn du etwas genauer wissen möchtest.
- Feedback geben: Nutze das Mitarbeitergespräch, um Lob auszusprechen, aber auch um klar formulierte Kritikpunkte zu kommunizieren. Dafür muss auch klar sein, wie die Leistung des*der Mitarbeiter*in bewertet wird.
- Gelungener Abschluss: Am Ende sollte das Gespräch nicht einfach durch Zeitablauf enden, sondern klar werden, wie es weitergeht. Was sind die nächsten Ziele, was wird vereinbart?
- Schriftlich festhalten: Um die Ergebnisse klar und bindend festzuhalten, sollten sie schriftlich dokumentiert werden, entweder gleich am Ende des Gesprächs oder durch ein Protokoll oder eine Niederschrift im Nachhinein. Diese schriftliche Dokumentation sollte von beiden Beteiligten unterschrieben werden.
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