18.03.2024 von Sabine Schönfellner

Das Exit-Gespräch: Feedback und Abschied

Ein Exit-Gespräch oder Austrittsgespräch lässt sich dazu nutzen, sinnvolles und ehrliches Feedback von einem*r scheidenden Mitarbeiter*in zu erhalten – wir erklären, wie dieses am besten organisiert wird, was die wichtigsten Fragen und auch, was No-Gos im Exit-Interview sind.

• Was ist ein Exit-Gespräch?
• Was gehört alles in ein Exit-Interview?
• Vorteile und Ziele: Warum sollte man ein Exit-Gespräch führen?
• Leitfaden, Fragen & Fragebogen fürs Austrittsgespräch
• Leitfaden für das Austrittsgespräch
• Die wichtigsten Fragen für das Exit-Gespräch
• No-Gos & Dos and Don‘ts im Exitgespräch
• Dos
• Don’ts und No-Gos
• Was tun mit den aus dem Exit-Interview gewonnen Informationen?

Was ist ein Exit-Gespräch?

Ein Exit-Gespräch ist ein Gespräch zwischen dem Arbeitgeber und einer Person, die aus dem Unternehmen ausscheidet, sei es durch Kündigung, Entlassung oder aus einem anderen Grund. Es ist ein essenzieller Teil des Offboardings und sollte von Arbeitgebern dafür genutzt werden, ehrliches Feedback von Mitarbeiter*innen zu erhalten, um Probleme zu erkennen und gegebenenfalls Verbesserungen vornehmen zu können, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu erhöhen.

Was gehört alles in ein Exit-Interview?

Was genau in einem Exit-Interview besprochen wird, hängt von den Umständen des Ausscheidens sowie von den Zielen des Unternehmens ab (Was möchte man erfragen und erfahren?). Die wichtigsten Themen sind in der Regel:

1. Gründe für das Ausscheiden: Wenn die Gründe nicht bekannt sind, sollte versucht werden zu erfragen, warum der*die Mitarbeiter*in ausscheidet – hat sich eine neue berufliche Gelegenheit ergeben, handelt es sich um persönliche Umstände oder um eine allgemeine Unzufriedenheit mit dem Job?
   
2. Arbeitsumfeld und -kultur: Wie hat der*die Mitarbeiter*in das Arbeitsumfeld, die Unternehmenskultur, die Teamdynamik und die Zusammenarbeit mit Kollegen wahrgenommen?
   
3. Management und Führung: Da das Austrittsgespräch optimalerweise von jemandem aus der Personalabteilung und nicht von den direkten Vorgesetzten geführt wird, kann der*die Mitarbeiter*in über seine*ihre Erfahrungen mit dem*r direkten Vorgesetzten oder anderen Führungskräften berichten.
   
4. Arbeitsbelastung und Ressourcen: In diesem Bereich geht es vor allem darum, mögliche Überlastungen oder Engpässe zu identifizieren – daher sollten Fragen zu Arbeitsbelastung, Ressourcenverfügbarkeit, Arbeitszeiten und Work-Life-Balance gestellt werden.
   
5. Karriereentwicklung: Wie nimmt der*die Mitarbeiter*in die Möglichkeiten zur Fortbildung und Weiterentwicklung im Unternehmen wahr?
   
6. Vergütung und Leistungen: Dieser letzte Themenbereich umfasst Themen wie Gehalt, Zusatzleistungen, Sozialleistungen und andere finanzielle Aspekte. Direkte Rückmeldungen von Mitarbeiter*innen können dazu dienen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt zu bewerten.

Vorteile und Ziele: Warum sollte man ein Exit-Gespräch führen?

Ein Exit-Gespräch ist der beste Weg, um ehrliche und konstruktive Kritik von scheidenden Mitarbeiter*innen zu erhalten. Sie geben einen authentischen Einblick, wie die aktuelle Unternehmenskultur wahrgenommen wird. Im Idealfall sprechen sie Probleme offen an und geben wertvolle Hinweise, was an Arbeitsbedingungen, Führungsstil uvm. verbessert werden könnte. Gut geführte Exit-Gespräche tragen auch zum Arbeitgeberimage bei, weil die Mitarbeiter*innen sich dadurch auch im Abschied wertgeschätzt fühlen können.
Die Informationen aus den Gesprächen sollten dazu herangezogen werden, konkrete Verbesserungen vorzunehmen, können auch für das Employer Branding herangezogen werden und schlussendlich dazu dienen, künftige Kündigungen zu verhindern.

Leitfaden, Fragen & Fragebogen fürs Austrittsgespräch

Ein Leitfaden sowie ein standardisierter Fragebogen, nach dem vorgegangen wird, dienen der Datenerhebung im Unternehmen, denn sie erlauben Vergleiche und Rückschlüsse über längere Zeit hinweg.

Leitfaden für das Austrittsgespräch

1. Vorbereitung:
   • Terminplanung: Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt für das Austrittsgespräch, idealerweise in den letzten zwei, drei Wochen, wenn alle formalen Fragen schon geklärt sind. Es sollte auch ein gewisser zeitlicher Abstand zum Kündigungsgespräch vorhanden sein.
     
2. Datenbeschaffung: Sammeln Sie alle relevanten Informationen über den*die Mitarbeiter*in, wie seine*ihre Position, Leistungen und Arbeitsverlauf.
   
3. Begrüßung und Einleitung:
   • Beginnen Sie das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung, äußern Sie Dankbarkeit für die Leistungen des*der Mitarbeiters*in.
   • Erklären Sie den Zweck des Austrittsgesprächs und betonen Sie die Wichtigkeit des Feedbacks für das Unternehmen.
     
4. Fragen und Diskussion:
   • Fragebogen: Besprechen Sie mit dem*der Mitarbeiter*in alle relevanten Fragen.
   • Offenes Feedback: Bieten Sie dem*der Mitarbeiter*in die Möglichkeit, offene Fragen zu stellen oder zusätzliche Anmerkungen zu machen.
     
5. Feedback und Abschluss:
   • Bedanken Sie sich für das Feedback des*der Mitarbeiters*in und betonen Sie die Wertschätzung für seine*ihre Meinung.
   • Klären Sie offene Punkte bezüglich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wie die Rückgabe von Unternehmenseigentum oder andere Abschiedsformalitäten – idealerweise sollte das allerdings schon im Vorfeld erfolgen, evtl. offene Punkte können hier noch geklärt werden.
   • Beenden Sie das Gespräch mit guten Wünschen für die Zukunft des*der Mitarbeiter*ins.
     
6. Nachbereitung:
   • Dokumentation: Halten Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs schriftlich fest.
   • Umsetzung von Maßnahmen: Wie lassen sich die Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen bewerten und implementieren?
   • Weiterleitung: Leiten Sie relevante Informationen an die entsprechenden Abteilungen oder Führungskräfte weiter, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Die wichtigsten Fragen für das Exit-Gespräch

1. Was hat Sie dazu veranlasst, das Unternehmen zu verlassen?
2. Wie würden Sie die Unternehmenskultur beschreiben, welche Werte und Haltungen sind bei uns besonders wichtig?
3. Gab es bestimmte Ereignisse oder Umstände, die Ihre Entscheidung zum Ausscheiden beeinflusst haben?
4. Wie beurteilen Sie Ihre Beziehung zu Ihrem direkten Vorgesetzten und anderen Führungskräften?
5. Welche Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung und Weiterbildung gab es für Sie im Unternehmen?
6. Haben Sie Vorschläge oder Feedback zur Verbesserung bestimmter Arbeitsprozesse oder -abläufe?
7. Wie würden Sie die Work-Life-Balance in unserem Unternehmen bewerten?
8. Gab es bestimmte Ressourcen oder Unterstützungsmaßnahmen, die Ihnen gefehlt haben?
9. Wie empfanden Sie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen?
10. Welche Aspekte Ihrer Arbeit haben Ihnen besonders gefallen und welche haben Sie am meisten herausgefordert?
11. Bei welchen Änderungen wären Sie geblieben?
12. Worauf sollten wir bei einer Neubesetzung der Stelle achten?

No-Gos & Dos and Don‘ts im Exitgespräch

Ein Austrittgespräch sollte nicht von dem*der Vorgesetzten, sondern von jemandem aus der Personalabteilung geführt werden, um eine offene und vertrauliche Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Um ein produktives und ehrliches Gespräch zu erreichen, sollten Sie Folgendes beachten:

Dos

1. Hören Sie aktiv zu: Geben Sie dem*der ausscheidenden Mitarbeiter*in die Möglichkeit, seine*ihre Gedanken und Meinungen ohne Unterbrechungen auszudrücken, und hören Sie aufmerksam zu.
   
2. Offene Fragen: Stellen Sie offene Fragen, die dem*der Mitarbeiter*in die Möglichkeit geben, ausführlich zu antworten und Feedback zu geben.
   
3. Respektvoller Umgang: Nehmen Sie das Feedback des*der Mitarbeiters*in ernst und zeigen Sie Bereitschaft, notwendige Verbesserungen vorzunehmen.
   
4. Offene Fragen klären: Stellen Sie sicher, dass alle offenen Fragen des*der Mitarbeiters*in bezüglich des Ausscheidens und der Abschiedsformalitäten geklärt werden.
   
5. Danken Sie dem*der Mitarbeiter*in: Zeigen Sie Dankbarkeit für die Arbeit und die Beiträge des*der Mitarbeiters*in zum Unternehmen, unabhängig von den Umständen seines Ausscheidens.

Don’ts und No-Gos

1. Mangelnde Vorbereitung: Ein schlecht vorbereitetes oder unstrukturiertes Exit-Gespräch kann den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen das Feedback des Mitarbeiters nicht ernst nimmt. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um das Gespräch vorzubereiten und professionell zu führen.
   
2. Kritisieren oder verteidigen Sie nicht übermäßig: Vermeiden Sie es, den*die Mitarbeiter*in oder das Unternehmen übermäßig zu kritisieren oder zu verteidigen. Das Ziel ist es, konstruktives Feedback zu erhalten und zu geben.
   
3. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können: Vermeiden Sie es, Versprechungen zu machen, die Sie nicht einhalten können, um die Probleme des*der Mitarbeiters*in zu lösen.
   
4. Diskutieren Sie keine vertraulichen Informationen: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen über andere Mitarbeiter*in oder Unternehmensangelegenheiten zu diskutieren, es sei denn, dies ist für das Gespräch unbedingt erforderlich.
   
5. Drängen Sie nicht auf einen Verbleib: Akzeptieren Sie die Entscheidung des*der Mitarbeiters*in, das Unternehmen zu verlassen, und versuchen Sie nicht, ihn*sie zum Bleiben zu überreden.

Was tun mit den aus dem Exit-Interview gewonnen Informationen?

Die gewonnen Informationen sollten auf jeden Fall sorgfältig dokumentiert werden. Optimalerweise werden die Hinweise, welche Probleme oder Schwachstellen es gibt, etwa in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team, mangelnde Ressourcen oder auf den Führungsstil, von HR dazu genutzt, um weiteres konstruktives Feedback von Mitarbeiter*innen zu sammeln und gegebenenfalls Schulungen und Workshops anzubieten. Damit können die Informationen dazu dienen, die Unternehmenskultur zu verbessern und die Mitarbeitererfahrung der aktuellen Mitarbeiter*innen besser zu verstehen.
Werden konkrete Maßnahmen wie Schulungen, die Zurverfügungstellung von neuen Ressourcen etc. gesetzt, kann das auch das Image als attraktive Arbeitgeber stärken und talentierte Fachkräfte anziehen.
Stellt sich im Exit-Gespräch heraus, dass die Stellenausschreibung oder das Stellenprofil unzureichend waren, kann das auch für Verbesserungsprozesse im Recruiting genutzt werden. Schlussendlich ist ein positiver Abschied durch ein konstruktives Austrittsgespräch auch ein möglicher erster Schritt für ein potenzielles Rehiring.

Autorin: Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istock/simon2579