Feedback geben
Feedback geben ist zentral, um Mitarbeiter*innen zu motivieren und die Arbeitsleistung zu verbessern. Die wichtigsten Regeln dafür, Beispiele für gute Formulierungen und einen Überblick über Tools und Methoden bieten wir Ihnen hier.
Alle Informationen im Überblick
- Feedback geben, das ankommt und wirkt
- 8 Feedbackregeln für konstruktives Feedback
- Richtig Feedback geben im Team
- Feedback geben: Beispiele
- Feedback-Methoden & Feedback-Tools
Feedback geben, das ankommt und wirkt
Konstruktives Feedback geben, um Mitarbeiter*innen zu motivieren und Fehler in Zukunft zu vermeiden – keine leichte Aufgabe, mit der sich Führungskräfte immer neu konfrontiert sehen. In den flachen Hierarchien und veränderten Teamstrukturen von New Work und angesichts von progressiven Unternehmenskulturen ist „ mehr qualitatives (aka kritisch-konstruktives) Feedback entscheidend, um am Ball zu bleiben“, so Business Coach und Management Trainer Ulrich Schubert. Auch darf die zweite Seite des Feedbacks nicht vergessen werden, so Schubert: „In immer flacheren Hierarchien geht es meiner Meinung nach nicht nur darum, Feedback zu geben, sondern auch es nehmen zu können.“
Was also sollten Sie beachten, um richtig Feedback geben (und nehmen) zu können?
8 Feedbackregeln für konstruktives Feedback
- Konkret sein: Feedback sollte auf bestimmten Ereignissen oder Beobachtungen beruhen, vermeiden Sie daher vage Formulierungen und verallgemeinernde Aussagen.
- Konstruktiv sein: Was kann oder soll der*die Mitarbeiter*in verbessern, was ist der logische nächste Schritt? Es geht darum, Perspektiven aufzuzeigen, was mit dem Feedback geschehen oder in Zukunft besser laufen kann.
- Ehrlich, aber respektvoll sein: Auf keinen Fall herabsetzend oder beleidigend werden.
- Beschreiben ist besser als bewerten: Was ist Ihnen aufgefallen, welche konkreten Auswirkungen hat das Ihrer Meinung nach?
- Auf das Verhalten fokussieren: Es geht nicht um die Persönlichkeit, sondern um die Verhaltensweisen, d.h. welche konkreten Auswirkungen sehen Sie im Arbeitsalltag?
- Zeitnah: Am besten nach einer schwierigen Situation oder einem Konflikt zeitnah Feedback geben, denn dann können es Ihre Mitarbeiter*innen umso besser berücksichtigen und umsetzen.
- Rechtfertigungen ausklammern: Das betrifft in erster Linie die Person, die Feedback bekommt. So meint Ulrich Schubert Rechtfertigungen „sind der größte Feind des Feedbacks. Ich stelle daher gerne eine „Feedback-Regel“ auf, die Rechtfertigungen/Erklärungen ausklammert bzw. auf später verschiebt. Dadurch kann man sich erst mal rein auf das Zuhören und Verstehen des Feedbacks konzentrieren, und zwar ohne Rechtfertigungsdruck.“
- Zukunftsorientiertes Feedback: Was kann in Zukunft verbessert oder anders umgesetzt werden? Schubert merkt dazu an: „Dazu ist es wichtig, nicht zu lange auf Fehlern oder Missverhalten herumzureiten, sondern gemeinsam nach Alternativen zu suchen: Wie können wir das in Zukunft vermeiden? Was können wir daraus lernen? Was brauche ich von dir? Was für Alternativen gibt es?“
Werden diese 8 Regeln berücksichtigt, bildet das eine gute Basis für eine zielorientierte Feedbackkultur.
Richtig Feedback geben im Team
Der erste Schritt zum gelungenen Feedback im Team ist, eine Feedbackkultur zu etablieren, also einen Rahmen dafür zu schaffen, etwa durch regelmäßige Feedback-Meetings und eine offene und konstruktive Atmosphäre. Gerade auch regelmäßigesFeedback ist in Teams wichtig. Schubert meint dazu: „Geben Sie öfter Feedback – sowohl positives als auch kritisches. Es macht keinen Sinn, Punkte für das jährliche Mitarbeitergespräch zu sammeln und diese dann Monate nach dem eigentlichen Anlass anzusprechen.“ Regelmäßiges und konstruktives Feedback trägt auch wesentlich zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und stärkt etwa auch beim hybriden Arbeiten die Verbindung zum Team.
Für Feedback im Team ist es auch wichtig, Feedback als Vorgesetzte*r nicht nur zu geben, sondern auch anzunehmen. Gerade Führungskräfte wünschen sich oft auch Feedback zu ihrer Arbeit, „da sie selbst meist vom Experten zur Führungskraft geworden sind und Feedback zu ihrer neuen Rolle dringend benötigen würden“, so Schubert. Hier gilt es also, das von Mitarbeiter*innen auch gezielt zu erbitten.
Weitere Tipps fürs Feedback geben im Team:
- Zeitpunkt und Ort richtig wählen: Feedback sollte nicht zwischen Tür und Angel gegeben werden, sondern am besten an einem ungestörten, nicht öffentlichen Ort, damit alle sich konzentrieren können und keine weiteren Personen ungebeten mithören.
- Auf Tonfall und Körpersprache achten: Zurückhaltend und ruhig bleiben lautet die Devise. Körperliche Dominanz kann als aggressiv wahrgenommen werden, daher ist es etwa hilfreich, sitzend und nicht stehend Feedback zu geben.
- Ausgewogenes Feedback: Positives soll unbedingt auch rückgemeldet werden, um unterstützend und motivierend zu wirken.
- Aktives Zuhören: Beim Feedback sollte es eine Möglichkeit geben, zu antworten und Rückfragen zu stellen, um einen konstruktiven Dialog zu erreichen.
Konsequenzen oder Folgen von Feedback: Was hat sich getan, wie geht es weiter? Darauf sollte der Blick auch unbedingt gerichtet werden. Wie kann das gelingen? Hierbei gilt es, aktiv nachzufragen, weitere Gespräche anzuberaumen und sich auf bereits Besprochenes erneut zu beziehen.
Feedback geben: Beispiele
Wie lässt sich nun Feedback am besten auch konstruktiv formulieren?
- Schubert empfiehlt zum Gesprächseinstieg, erst einmal auf das Gegenüber einzugehen: „Ich hätte ein Feedback zu xy für dich. Aber bevor ich jetzt loslege: Wie hast denn DU xy erlebt?“
- Wichtig ist in erster Linie, dass Sie beschreiben, was Sie wahrgenommen haben oder Ihnen aufgefallen ist: „Mir ist aufgefallen, dass Sie …“, „Ich habe beobachtet, dass …“
- Im Anschluss daran geht es darum, zu beschreiben, wie Sie das einordnen: „Das wirkt auf mich so …“, „Ich habe dadurch den Eindruck, dass …“
- Danach sollten Sie Ihre eigenen Erwartungen erklären: „Ich hätte mir gewünscht, dass …“, „Ich wäre davon ausgegangen, dass …“
- Abschließend geht es darum, verständlich zu machen, was sich in Zukunft ändern soll: „Ich fände es besser, wenn Sie beim nächsten Mal …“, „Ich würde es begrüßen, wenn Sie in Zukunft …“
- Gerade in Hinblick auf die Zukunft meint Schubert, dass es besonders wichtig ist, dass der*die Feedbackempfänger*in an der Lösungsfindung beteiligt wird, denn „das erhöht das Commitment mit der gefundenen Lösung und damit die Umsetzungswahrscheinlichkeit.“
Feedback-Methoden & Feedback-Tools
Feedback kann sowohl mündlich als auch schriftlich gegeben werden, es kann von Vorgesetzten an Untergebene, als Peer-Feedback unter Kolleg*innen erfolgen oder als Kundenfeedback eingeholt werden. Aus dem englischsprachigen Raum kommend, wurde in vielen Firmen in den letzten Jahren das 360-Grad-Feedback etabliert, für das von unterschiedlichen Personen (Vorgesetzten, Kolleg*innen, Untergebenen) Feedback eingeholt wird, um eine umfassende Perspektive auf Stärken und Entwicklungsbereiche nach unterschiedlichen Gesichtspunkten zu bekommen. Oft wird dieses auch um eine Selbsteinschätzung ergänzt, um das Bild abzurunden.
Was sind besonders hilfreiche Feedbackmethoden, die in jedem Feedback im Team angewandt werden können?
- Wertequadrat von Schulz von Thun: Das Werte- und Entwicklungsquadrat ist ein Modell zur Analyse der persönlichen Weiterentwicklung. Dessen Grundidee ist es, dass jeder sein volles Potential ausschöpfen kann, wenn zu starken Persönlichkeitsmerkmalen eine Balance zu passenden anderen Merkmalen hergestellt wird. Dazu Schubert: „Mit Hilfe des Wertequadrates wird deutlich, dass ein problematisches Verhalten meist eine Übersteigerung einer eigenen Stärke ist. Kurzes Beispiel: Sowohl Ordnung als auch Flexibilität sind zwei positive Eigenschaften, zwischen denen wir unser Gleichgewicht finden müssen. Zu viel Ordnung kann in Starrheit und Bürokratie ausarten, zu viel Flexibilität in Unvorhersehbarkeit und Chaos. Wenn ich ein problematisches Verhalten als Übertreibung einer dahinterliegenden Stärke beschreiben kann, dann ist es meist deutlich leichter anzunehmen. Hinter jeder Schwäche liegt eine Stärke – das gefällt mir sehr gut als Ansatz.“
- Sandwich / Feedmac: Damit ist gemeint, dass negative Kritik in Lob verpackt wird, um sie zu entschärfen. Allerdings besteht dabei die Gefahr, dass die Kritik nicht ausreichend verstanden wird, untergeht und daher nicht angenommen wird.
- Ich-Botschaften: Wie zuvor schon erwähnt, geht es beim richtigen Feedback Geben darum, von seinen Beobachtungen und Wahrnehmungen auszugehen – wie habe ich etwas beobachtet, wie ordne ich es ein?
- SBI (Situation/Behaviour/Impact): Damit wird in erster Linie das Vorgehen im Feedback beschrieben. Zuerst wird die Situation klar beschrieben, auf die man sich bezieht, damit der Kontext klar ist. Anschließend wird das Verhalten (behaviour) erklärt, auf das Sie sich beziehen. Und schließlich geht es bei der Auswirkung (impact) darum, welche Auswirkung das Verhalten auf Sie, das Team und die Firma hat.
Mittlerweile gibt es auch eine Reihe an Online-Tools und Apps, die beim Feedback unterstützen. Zu den bekanntesten gehören etwa die Plattform „Culture Amp“, die v.a. das Mitarbeiterengagement misst, die Software „Zavy“ für 360-Grad-Feedback oder das Tool „TINYpulse“, mit dem einfach kurze Umfragen mit unterschiedlichen Fragetypen erstellt werden können. Zu den Vorteilen dieser Online-Tools gehört, dass bei vielen anonymes Feedback möglich ist, sowie dass durch Reportings und Messungen ein objektiveres Feedback erreicht werden kann. Zudem erleichtern Vorlagen, vorgefertigte Umfragen und Möglichkeiten zur Automatisierung das Arbeiten. Ein Feedbackgespräch auf Augenhöhe allerdings können sie natürlich nicht ersetzen.
About: Ulrich Schubert ist Psychologe, Management Trainer und Coach (EASC). Er trainiert und begleitet seit über 10 Jahren Menschen bei ihrer beruflichen Weiterentwicklung und ist in DACH, Spanien und international, sowohl On- als auch Offline, tätig.
Autorin: Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istock/fizkes
