Digitales Onboarding
Wie gelingt die soziale Integration?
Digitales Onboarding ist vor allem seit Corona immer wichtiger geworden, denn nicht alle Mitarbeiter*innen arbeiten direkt vor Ort. Homeoffice, Remote Work und flexiblere Arbeitsbedingungen erfordern es manchmal, neues Personal online einzuschulen und an Board zu holen. Wir verraten Ihnen, wie das funktioniert, worauf Sie achten sollten und liefern Ihnen Ideen für ein gelungenes digitales Onboarding.
Definition: Was ist digitales Onboarding?
Unter Onboarding versteht man den Prozess, neue Mitarbeiter*innen in das Unternehmen zu integrieren, sie einzuschulen, mit den Aufgaben und den Kolleg*innen vertraut zu machen, sodass sie in ihre neue Tätigkeit hineinwachsen können. Wir haben bereits zusammengefasst, worauf es beim Onboarding ankommt. Digitales Onboarding ist ein Bereich davon und bedeutet, diesen Eingliederungsprozess online zu gestalten.
Onboarding digitalisieren – das sollten Sie wissen
Planung des Onboardings:
Vorab ist es wichtig, sich genau zu überlegen, welche Informationen für neue Mitarbeiter*innen essenziell sind. Diese sollten in den ersten Gesprächen bereitgestellt werden. Wichtig sind dabei die Fragen, mit wem die Person zusammenarbeiten wird, welche Ressourcen es braucht, welche Informationen zur Branche, zum Produkt, zu den Kunden mitgegeben werden sollten und was sie speziell auf die neue Rolle wissen müssen. All diese Informationen sollten Sie gleich in den ersten Gesprächen bereitstellen, um Orientierung zu schaffen.
Viel Kommunikation:
Wer seine neuen Mitarbeiter*innen online onboardet, sollte beachten, dass es dafür viel Kommunikation braucht. Wer nicht vor Ort das Team und die Abläufe kennen lernen kann, benötigt viele Informationen, um sich in der neuen Arbeit und Rolle schnell zurechtzufinden. Vor allem wenn es um die Einarbeitung geht, werden viele Fragen auftauchen – hier müssen Sie sich Zeit nehmen, um darauf eingehen zu können und sich überlegen, welches Kommunikationstool Sie dafür verwenden wollen. Eine Übersicht, welche Tools Sie dabei unterstützen können, finden Sie hier: Die besten HR-Tools.
Technische Integration:
Für neue Mitarbeiter*innen, die online ongeboardet werden, sind die technischen Tools ein zentraler Faktor. Denn funktionieren diese nicht, haben sie keine Möglichkeit, mit den Kolleg*innen oder auch den Vorgesetzten in Kontakt zu treten. Achten Sie daher darauf, bereits vor dem ersten Arbeitstag alles einrichten zu lassen: E-Mail, interner Chat oder Kommunikationstools, Zugänge zu allen Programmen, die benötigt werden, Zeitaufzeichnung, Intranet etc. Genauso wichtig ist es, den neuen Mitarbeiter*innen einen Kontakt zu nennen, an den sie sich wenden können, wenn es technische Probleme gibt.
Kollegen kennenlernen:
Wer remote arbeitet oder viel im Homeoffice tätig ist, tut sich schwerer damit, die neuen Kolleg*innen kennen zu lernen. Hier gibt es nicht die Möglichkeit, an der Kaffeemaschine oder beim Mittagessen in der Kantine mit den anderen ins Gespräch zu kommen. Daher ist es wichtig, Gelegenheiten zu schaffen, die Kolleg*innen virtuell kennenzulernen und regelmäßig in den Austausch gehen zu können.
Informationen online bereitstellen:
Stellen Sie sicher, dass ihr Unternehmensportrait online verfügbar ist (beispielsweise im Intranet), wo sich neue Mitarbeiter*innen über Ihr Unternehmen informieren können. Enthalten sein sollten dabei auf jeden Fall Informationen zur Unternehmensgeschichte und wie es entstanden ist, welche Werte und Strategien es verfolgt und ein aktuelles Organigramm, damit sie nachsehen können, wer wofür zuständig ist. Onboarding darf aber gerne mehr sein, als die Bereitstellung von Informationen. Die ersten Arbeitstage und -wochen sind der richtige Zeitpunkt für die ersten “Wow-Momente” bei neuen Mitarbeiter*innen. Wie Sie die Employee Experience neuer Mitarbeiter*innen verbessern und welchen Nutzen Arbeitgeber davon haben, können Sie ebenfalls am Blog nachlesen.
Ideen für Ihr digitales Onboarding
Buddy zur Seite stellen:
Für all die Fragen, die neue Mitarbeiter*innen im Laufe ihrer Einarbeitungsphase haben, kann es von Vorteil sein, einen Buddy zur Seite zu stellen. Das ist eine Person, die bereits länger im Unternehmen tätig ist, sich mit den Prozessen gut auskennt und den*die neue Mitarbeiter*in ein bisschen an der Hand nehmen kann. Dadurch vermeiden Sie, dass alle Fragen bei Ihnen landen und das neue Personal hat eine Ansprechperson, an die sie sich wenden kann, wenn Unklarheiten auftreten oder Informationen benötigt werden.
Online-Plauderrunde:
Um die Kolleg*innen kennenzulernen, sich regelmäßig auszutauschen und sich auch sozial ins Unternehmen zu integrieren, können regelmäßig stattfindende Online-Plauderrunden helfen. Richten Sie hier die Möglichkeit ein, wöchentlich eine virtuelle Kaffeepause abzuhalten, bei der es nicht vorrangig um die Arbeit geht, sondern darum, dass sich die Kolleg*innen besser kennenlernen und diesen Austausch, der so wichtig ist für die Integration und Identifikation mit dem Unternehmen.
Onboarding-Checkliste:
Wer nicht häufig neue Mitarbeiter*innen onboardet, kann schon mal leicht etwas vergessen. Eine vorab aufgesetzte Checkliste, kann verhindern, dass wichtige Informationen oder Schritte vergessen werden. Zudem ist es auch für die Zukunft leichter, wieder neue Kolleg*innen virtuell ins Team aufzunehmen, da diese Checkliste bei jedem*jeder neuen Mitarbeiter*in erneut zum Einsatz kommen kann. Darin sollten alle Schritte abgebildet sein, die am Anfang wichtig sind: Ausstattung mit Software und Ausrüstung, Arbeitsdokumente, Kennenlernen der Kolleg*innen und alle Informationen, die bei den ersten Meetings vermitteln werden sollen, um neue Mitarbeiter*innen erfolgreich ins Boot zu holen. Mit Hilfe dieser Checkliste lässt sich in weiterer Folge der Onboarding-Prozess auch leichter automatisieren.
Themenworkshops und Produktseminare:
Zu Beginn ist es für neue Mitarbeiter*innen wichtig, das Unternehmen und seine Produktpalette gut kennenzulernen, um mit diesen Informationen auch in der eigenen Rolle voll und ganz im Sinne des Unternehmens handeln zu können. Etablieren Sie daher gewissen Themenworkshops und Produktseminare. Hier können beispielsweise auch bestehende Mitarbeiter*innen kleine Workshops und Seminare abhalten, in denen sie ihren Bereich vorstellen, über aktuelle Projekte schreiben und den neuen Kolleg*innen somit einen tieferen Blick inihren Aufgabenbereich zu ermöglichen. Kleiner Tipp: Diese Workshops und Seminare sind nicht zwangsläufig nur für Neuzugänge interessant.
Auch bestehende Mitarbeiter*innen können darin wertvolle Informationen herausziehen bzw. auch über den aktuellen Stand von Projekten informiert werden, durch die sich Synergien ergeben können. Hierfür eignet sich beispielsweise auch das Format „Die wichtigsten Learnings“, wo Mitarbeiter*innen zentrale Lektionen austauschen können, die sie aus bisherigen Projekten gelernt haben sowie Tipps zu bisherigen Erkenntnissen teilen.
Zeit und Raum für Feedback:
Wenn neue Mitarbeiter*innen ins Unternehmen kommen, bringen sie vor allem auch eines mit: einen frischen Blick. Prozesse, die sich über die Zeit eingespielt haben bzw. Abläufe, die sich aus gewissen Umständen heraus etabliert haben, sind nicht zwangsläufig auch ideal gestaltet. Neue Mitarbeiter*innen hinterfragen hier viel und können daher wertvolle Inputs geben, was gut läuft, aber auch, wo es vielleicht Optimierungspotenzial gibt. Nutzen Sie dieses Wissen und schaffen Sie Raum und Zeit für Feedback. Dies kann in Form eines anonymen Feedbackboards geschehen oder auch in Form von regelmäßigen Gesprächen – übrigens ist dies auch für bestehende Mitarbeiter*innen eine wichtige Möglichkeit, ihr Feedback zu platzieren und das Unternehmen dadurch im Wachstum und der Optimierung zu unterstützen.
Autorin: Beatrix Mittermann
Bildnachweis: istock/Natali_Mis
