13.02.2024 von Sabine Schönfellner

Offboarding: So gelingt das Exit Management

Warum sollten Sie eine*n Mitarbeiter*in ebenso professionell verabschieden wie Sie sie*in aufgenommen haben? Eine Frage, die sich immer noch viele Unternehmen stellen – während das Onboarding sowie der globale Blick auf die Candidate Journey schon die nötige Aufmerksamkeit erhalten, wird das Offboarding eher stiefmütterlich behandelt. Ein strukturierter Prozess bringt hier für Unternehmen wie für Mitarbeiter*in viele Vorteile.

• Definition: Offboarding
• Der ideale Offboarding-Prozess
• Offboarding-Checkliste
• 5 Fehler, die häufig im Offboarding gemacht werden

Definition: Offboarding

Offboarding bezeichnet alle Prozesse rund um den Austritt eines*r Mitarbeiters*in aus dem Unternehmen, wobei rechtliche, inhaltliche und soziale Aspekte zu berücksichtigen sind – von Wissenstransfer, Datenschutz-Fragen über die Bereitstellung der richtigen Dokumente bis zu Exit-Interviews.

Offboarding bezeichnet sowohl die Prozesse bei einer Kündigung als auch bei einer Pensionierung. Man versteht unter Offboarding insgesamt die professionelle Verabschiedung von Mitarbeiter*innen, ein Synonym dafür ist „Exit Management“.
Ein Offboarding ist immer sinnvoll, ob ein Mitarbeiter von sich aus kündigt oder gekündigt wird. Wenn ein Kündigungsprozess oder ein Ruhestand sich ankündigt, kann das Offboarding beginnen, spätestens mit der formalen schriftlichen Kündigung.

Der ideale Offboarding-Prozess

Wie das Offboarding genau abläuft, ist natürlich von den Abläufen und Anforderungen im Unternehmen abhängig, grundsätzlich sollten aber folgende Schritte berücksichtigt werden:

1. Benachrichtigung und Planung: Sobald der*die Mitarbeiter*in seine Absicht zum Ausscheiden aus dem Unternehmen bekannt gibt, sollte der Offboarding-Prozess eingeleitet werden. Dies beinhaltet die Benachrichtigung relevanter Abteilungen wie Personalwesen, IT, Finanzen usw. sowie die Festlegung eines Zeitplans für den Austritt. Auch die anderen Mitarbeiter*innen sollten rasch informiert werden, dass ein*e Kollege*in geht. Das trägt auch dazu bei, Gerüchte, böses Blut, etc. zu vermeiden.
2. Wissenstransfer: Wichtige Informationen, Dokumente und Arbeitsabläufe, die der*die Mitarbeiter*in während der Beschäftigung erworben hat, sollten dokumentiert und an relevante Personen im Unternehmen weitergegeben werden, um den Wissensverlust zu minimieren.
3. Abwicklung von Vergütungen und Leistungen: Alle ausstehenden Vergütungen, Boni, Urlaubstage und sonstige Leistungen sollten gemäß den Unternehmensrichtlinien und den geltenden Arbeitsverträgen abgewickelt werden.
4. Exit-Interview: Ein Exit-Interview bietet die Möglichkeit, wertvolles Feedback von der*dem ausscheidenden Mitarbeiter*in zu erhalten. Hierbei können Gründe für das Ausscheiden, Verbesserungsvorschläge für das Unternehmen sowie Rückmeldungen zum Arbeitsumfeld und zur Unternehmenskultur besprochen werden.
5. Rückgabe von Unternehmenseigentum: Der*die Mitarbeiter*in sollte angewiesen werden, sämtliches Unternehmenseigentum zurückzugeben, einschließlich Laptops, Schlüsselkarten, Büromaterialien usw. Dies sollte in einer strukturierten Checkliste festgehalten werden.
6. Deaktivierung von Zugriffsrechten: Alle Zugriffsrechte auf Unternehmenssysteme, Datenbanken und anderen digitalen Ressourcen sollten umgehend deaktiviert werden, um die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
7. Abschiedsveranstaltung oder -geschenk: Ein Abschiedsritual wie eine Abschiedsfeier oder ein persönliches Abschiedsgeschenk zeigt, dass der Beitrag des*der Mitarbeiters*in zum Unternehmen geschätzt wird.

Offboarding-Checkliste

Da im Offboarding soziale, rechtliche, finanzielle und technische Aspekte berücksichtigt werden müssen, wird es schnell unübersichtlich – was muss alles getan werden? Hier die wichtigsten Punkte und Abläufe aufgelistet:

1. Benachrichtigung des HR-Teams und aller relevanten Abteilungen über den Austritt des*der Mitarbeiters*in.
2. Ansprüche prüfen: Durch die Personalabteilung sicherstellen lassen, dass Fragen etwa rund um Resturlaub und die Erstattung von finanziellen Auslagen geklärt werden.
3. Gut vorbereitete Unterlagen zur Kündigung: Kündigungsschreiben bzw. Rücktrittserklärung, Leistungsdokumente, Geheimhaltungs- oder Wettbewerbsverbot zur Unterschrift vorlegen (wenn es zur Anwendung kommt);
4. Übergaben der Projekte/Aufgaben: Dafür sorgen, dass es nicht zu Bruchstellen in den Projekten kommt, klare Verteilung der Aufgaben und Kund*innen. Auch an die Kund*innen rechtzeitig kommunizieren, dass es zu einer Neuverteilung der Aufgaben kommen.
5. Dokumente für Mitarbeiter*innen: Arbeitszeugnis und Referenzen (wenn vereinbart) rechtzeitig vorbereiten und bereitstellen.
6. Exit-Gespräch: Ein abschließendes Gespräch, das vor allem für Feedback genutzt wird. Bei Konflikten oder offenen Fragen neutrale Personen hinzuziehen, etwa aus der Personalabteilung.
7. Übergabe von Firmenbesitz: Schlüssel, Laptops, Handys, Sicherheitskarten, Kreditkarten, etc. – was muss der*die Mitarbeiter*in zurückgeben und wann? Hier lässt sich mit genauen Checklisten einfach feststellen, dass alles vorhanden ist.
8. Eigentliche Verabschiedung: Gibt es eine Feier, ein kleines Zusammenkommen? Gibt es eine kurze mündliche Verabschiedung durch den*die direkte*n Vorgesetze*n oder den*die Abteilungsleiter*in? Gibt es ein Abschiedsgeschenk?
9. Nachfolgeplanung: Im Nachgang gehören auch die Nachfolgeplanung und eine eventuelle Stellenausschreibung zum Offboarding-Prozess, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Geht der*die Mitarbeiter*in im Guten, kann er*sie auch beitragen, etwa bei der Beschreibung des Stellenprofils.
10. Aufrechterhaltung des Kontakts: Einladung zu einem Alumni-Netzwerk oder explizite Einwilligung, dass die Kontaktdaten für bestimmte Zwecke weiterverwendet werden.

5 Fehler, die häufig im Offboarding gemacht werden

• Kündigung wird als Tabu angesehen: Wenn im Unternehmen eine Kündigung als Tabu angesehen wird, kann das dazu führen, dass Kolleg*innen und Vorgesetzte sich kühl und distanziert verhalten und dem*der ausscheidenden Mitarbeiter*in das Gefühl geben, einen Fehler zu machen – damit fühlt sich diese*r auch weniger wertgeschätzt und wird voraussichtlich keinen positiven Eindruck vom Abschied bekommen.
• Mangelnde Kommunikation: Wenn der Offboarding-Prozess nicht klar kommuniziert wird, kann dies zu Verwirrung und Frustration bei dem*der ausscheidenden Mitarbeiter*in führen. Das kann auch dazu beitragen, dass er*sie im Nachhinein negativ über das Unternehmen spricht bzw. es nicht weiterempfiehlt.
• Fehlender Wissenstransfer: Wenn wichtige Informationen und Arbeitsabläufe nicht ordnungsgemäß dokumentiert und an relevante Personen weitergegeben werden, kann das teuer werden – weil etwa Dokumente, Abläufe etc. mühsam neu erstellt werden müssen.
• Mangelnde Wahrung der Vertraulichkeit: Wenn vertrauliche Informationen nicht angemessen geschützt werden, kann dies zu Datenschutzverletzungen oder rechtlichen Problemen führen.
• Vergessen von administrativen Aufgaben: Die Vernachlässigung administrativer Aufgaben wie die Deaktivierung von Zugriffsrechten oder die Abwicklung von Leistungen kann zu Sicherheitsrisiken oder rechtlichen Problemen führen.

Diese Fehler können durch einen klaren Offboarding-Prozess, für den alle Abläufe und Dokumente vorbereitet sind, vermieden werden. Zugleich sollte auch das Offboarding immer wieder evaluiert werden, um es effizienter zu gestalten und neue Erfordernisse (etwa neue sicherheitsrelevante Überlegungen oder Dokumente) zu berücksichtigen. Zu guter Letzt sollte Offboarding als Teil des Employer Brandings verstanden werden – verlassen Mitarbeiter*innen das Unternehmen mit einem positiven Eindruck, geben sie diesen auch gern anderen weiter.

Autor: Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istockphoto.com / pcess609