ChatGPT im Recruiting: Revolution in der Personalarbeit
Mit ChatGPT scheint die KI-Revolution im HR-Bereich in eine neue Phase zu treten. Künstliche Intelligenz ist in der Personalarbeit längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern gelebte Realität: Schon seit Jahren setzen Unternehmen KI-Lösungen ein, um zeitraubende Recruiting-Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Ob bei der Gestaltung zielgruppengerechter Stellenanzeigen, der Vorauswahl von Bewerbungen oder sogar bei Bewerbungsgesprächen – KI-Software übernimmt im digitalen Recruiting schon heute viele Aufgaben.
- ChatGPT als Allzweckwerkzeug in der Personalarbeit
- Quantensprung in der KI-Entwicklung
- Verantwortungsvoller Umgang mit ChatGPT im Personalwesen geboten
- Snackbar: Unser Stepstone-Podcast zum Thema
- Anonymisierte Fallbeispiele als Lösung
- Der richtige Umgang mit ChatGPT im Recruiting
- Klassische Einsatzbereiche von ChatGPT im Recruiting
- ChatGPT & Employer Branding
- Stellenanzeigen formulieren
- Kommunikation und Auswahl von Kandidaten
- Interviews vorbereiten
- Innovative Einsatzbereiche von ChatGPT im Recruiting
- Matching zwischen Kandidaten und Stellenanzeige
- Cultural Fit testen
- Onboarding
- Empfehlungen und Dienstzeugnisse
- Exit-Interviews vorbereiten
- Mut zur KI: Mit ChatGPT die Personalsuche innovativ gestalten
ChatGPT als Allzweckwerkzeug in der Personalarbeit
Die Anwendung versteht natürliche Sprache und kann dadurch auf Fragen und Anliegen von Personalerinnen und Personalern individuell eingehen. Damit könnte ChatGPT zukünftig in nahezu allen Bereichen der Personalarbeit zum Einsatz kommen.
„ChatGPT markiert einen Quantensprung in der KI-Entwicklung mit enormen Potenzialen speziell für die Personalarbeit“, bestätigt auch Barbara Oberrauter-Zabransky, ChatGPT-Coach und KI-Trainerin in Wien. Sie geht davon aus, dass die Software die Art und Weise, wie HR-Abteilungen arbeiten, nachhaltig verändern könnte: „Mit ChatGPT hat erstmals ein Werkzeug Einzug auch in heimische Büros gefunden, das wirklich jede und jeder einsetzen kann. Wer im Internet surfen kann, kann auch mit ChatGPT umgehen.“
Quantensprung in der KI-Entwicklung
ChatGPT ist mehr als nur ein weiterer Chatbot – die Software stellt einen Quantensprung in der Entwicklung künstlicher Intelligenz dar. Das „Large Language Mode“ wurde von Open AI mit unfassbaren Mengen an Textdaten trainiert und ist dadurch in der Lage, menschliche Sprache zu verstehen und eigenständig Texte zu generieren.
Laut KI-Coach Oberrauter-Zabransky revolutioniert ChatGPT damit die Art, wie wir arbeiten: „Durch einfache Spracheingaben kann die KI Inhalte wie E-Mails, Präsentationen oder ganze Konzepte und Strategien erstellen. Damit lassen sich zeitraubende Routineaufgaben an ChatGPT auslagern, ohne dass technisches Vorwissen benötigt wird.“
Insbesondere in der Personalarbeit bietet ChatGPT enorme Potenziale für die gesamte Candidate Journey, so die Expertin: von der Erstellung passender Stellenausschreibungen über die Kommunikation mit Bewerber*innen bis hin zur Unterstützung im Bewerbungsprozess und Onboarding. ChatGPT könnte damit die Arbeitsweise von HR-Abteilungen nachhaltig verändern, Prozesse deutlich effizienter gestalten – und unsere Art des Arbeitens von Grund auf revolutionieren.
Verantwortungsvoller Umgang mit ChatGPT im Personalwesen geboten
Laut KI-Coach Barbara Oberrauter-Zabransky birgt der Einsatz von ChatGPT im Personalbereich auch Risiken, die es zu beachten gilt: „Insbesondere im Personalbereich erfordert der Umgang mit sensiblen persönlichen Daten Vorsicht. ChatGPT darf keinesfalls Klarnamen, Geburtsdaten oder andere personenbezogene Informationen erhalten.“
Grundsätzlich gelte: Jede Information, die Rückschlüsse auf einzelne Personen erlaubt, ist für ChatGPT tabu. Stattdessen sollte die KI nur mit öffentlich zugänglichen Unternehmensinformationen gefüttert werden. Sie rät Unternehmen und Personalverantwortlichen zum verantwortungsvollen, ethisch korrekten Umgang mit ChatGPT. „Datenschutz muss auch bei künstlicher Intelligenz oberste Priorität haben. Nur so lassen sich die Chancen der KI nutzen und gleichzeitig Persönlichkeitsrechte wahren.“
Snackbar: Unser Stepstone-Podcast zum Thema
Anonymisierte Fallbeispiele als Lösung
Um im Fall des Falles dennoch konkrete Situationen beschreiben und ChatGPT damit ein Mindestmaß an Kontext geben zu können, rät sie, mit Beispielen und Beschreibungen zu arbeiten: „Sie sprechen dann eben nicht von Kollegin Huber aus dem Marketing, sondern von einer 41-jährigen Marketingangestellten mit zehn Jahren Berufserfahrung und einem Abschluss in Wirtschaftswissenschaften. Das anonymisiert Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und gibt ChatGPT dennoch genug Hintergrundinformation an die Hand, um gezielte und brauchbare Ergebnisse produzieren zu können.“
Denn, so die Expertin: „Je detaillierter die Beschreibungen ausfallen, desto besser können die Fähigkeiten der KI genutzt werden. Allzu unspezifische Anfragen führen hingegen zu enttäuschend generischen Antworten. Der größte Fehler, den ich immer wieder sehe, ist, dass Menschen völlig unspezifische Anfragen an ChatGPT stellen – und dann enttäuscht sind, wenn sich die Antwort mehr als vorhersehbar anhört.“
Der richtige Umgang mit ChatGPT im Recruiting
Der Tipp der Expertin: Langsam vorgehen und viel ausprobieren. „Es lohnt es sich, ChatGPT behutsam in die Personalarbeit zu integrieren. Anfangs gilt es, viel auszuprobieren und die Möglichkeiten der KI spielerisch zu erkunden. Denn nicht jeder Versuch wird auf Anhieb gelingen. Stellen Sie sich die Arbeit mit ChatGPT vielmehr wie einen spielerischen Dialog vor: Indem man die Ergebnisse Schritt für Schritt verfeinert, lassen sich die Antworten auf die eigenen Bedürfnisse maßschneidern.“
Zudem rät die Expertin Personalverantwortlichen vor dem Einsatz von ChatGPT zu einer kurzen Einschulung oder einem Coaching – „allein schon, um die Möglichkeiten im Umgang mit ChatGPT auszuloten. Einmal erlernt, ist das Tool zwar denkbar einfach. Für wirklich gute Resultate sollten Sie aber schon vorab genau wissen, was Sie wollen und wie Sie Ihre Anfragen wirkungsvoll formulieren.“
Geduld sei dabei wichtig: Oft brauche es mehrere Anläufe, um den optimalen Befehl für ChatGPT zu finden, so die Expertin. Sie selbst benötige oft zehn bis zwanzig Versuche, bis das Resultat wirklich stimmt. „Wenn ich dann aber den einen Prompt gefunden habe, der wirklich zu dem Ergebnis führt, das ich mir vorstelle, kopiere ich ihn mir und speichere ihn ab. So entsteht mit der Zeit eine kleine Bibliothek an Befehlen für ChatGPT, die immer wieder zum Einsatz kommen und – richtig angewendet – massiv Zeit sparen.“
Klassische Einsatzbereiche von ChatGPT im Recruiting
Um Ihnen diese Arbeit zu ersparen, hat die KI-Trainerin im Folgenden die wichtigsten „Prompts“ (Anweisungen für ChatGPT) für die wichtigsten Anwendungsfälle ausgearbeitet, die Ihnen im Recruitingalltag unterkommen.
ChatGPT & Employer Branding
„Noch bevor Sie überhaupt mit dem Recruiting loslegen, können Sie ChatGPT schon nutzen, um Ihre Arbeitgebermarke zu definieren und sich am Jobmarkt als starker Arbeitgeber zu positionieren“, so Oberrauter-Zabransky. „Dafür können Sie einfach aktuelle Unternehmensunterlagen wie Präsentationen oder Broschüren in ChatGPT kopieren. Die KI analysiert die Inhalte und entwickelt daraus eine überzeugende Employer Value Proposition. So entsteht ein authentisches Bild der Benefits, die man als Arbeitgeber bietet.“
Prompt: Bitte beantworte anhand der unten stehenden Inhalte folgende Fragen: Was ist unser Unique Selling Point (USP) als Unternehmen? Was sind die Gründe, aus denen Bewerberinnen sich für unser Unternehmen entscheiden sollen? Was sind Benefits, Vorteile und Besonderheiten, von denen potenzielle neue Mitarbeiterinnen profitieren, wenn sie in unserem Unternehmen zu arbeiten beginnen. Bitte erstelle dann anhand der Antworten unsere Employer Value Proposition. Das sind die Inhalte: …
Stellenanzeigen formulieren
Der Klassiker unter den Anwendungsfällen ist die Produktion von Stellenanzeigen mit Hilfe von ChatGPT. Um den richtigen Tonfall zu treffen, empfiehlt Oberrauter-Zabransky, dem KI-Tool beispielhafte Anzeigen und Unternehmensinformationen bereitzustellen: „Je mehr Hintergrundwissen ChatGPT erhält – von Kernwerten über Benefits bis zur Unternehmensentwicklung -, desto zielgruppengerechter werden die Texte. Damit spart ChatGPT nicht nur Zeit bei der Erstellung von Stellenanzeigen und sorgt für eine authentische Tonalität und Ansprache potenzieller Bewerber.“
Prompt:Agieren Sie als Recruitment-Spezialist. Verfassen Sie eine umfassende Stellenbeschreibung für unten stehenden Job. Die Beschreibung sollte eine klare Übersicht über die Hauptverantwortlichkeiten, erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Fähigkeiten bieten. Achten Sie darauf, dass die Beschreibung mit den Werten, der Kultur und den Zielen unseres Unternehmens übereinstimmt. Verwenden Sie inklusive und unvoreingenommene Sprache und stellen Sie die Erwartungen und möglichen Karriereentwicklungsmöglichkeiten der Rolle klar dar. Erwähnen Sie zusätzlich jegliche Vorteile, Anreize oder Alleinstellungsmerkmale der Position, die potenzielle Kandidaten ansprechen könnten. Denken Sie an SEO-Optimierung, um sicherzustellen, dass die Stellenausschreibung für die Zielgruppe auf verschiedenen Jobplattformen auffindbar ist. Das ist der Job: …
Kommunikation und Auswahl von Kandidaten
Laut Oberrauter-Zabransky eignet sich ChatGPT hervorragend, um die Kommunikation mit Bewerber*innen zu unterstützen: Die KI könne etwa Antworten auf Anfragen oder Bewerbungen generieren. Wichtig sei dabei aber, keine persönlichen Daten in das Tool zu kopieren, so die KI-Expertin: „Informationen, die Rückschlüsse auf einzelne Personen erlauben, müssen anonymisiert werden. Am besten beschreiben Sie Bewerber*innen mit fiktiven Profilen, ohne Namen oder andere identifizierende Angaben. Auf diese Weise generiert ChatGPT individuelle, sympathische Texte für die Korrespondenz mit Kandidaten. Das entlastet Sie spürbar und sorgt zugleich für eine authentische Kommunikation.“
Interviews vorbereiten
Für all diejenigen, denen beim Brainstorming allein im stillen Kämmerchen oft keine Ideen kommen, hat KI-Coach Oberrauter-Zabransky eine gute Nachricht: „ChatGPT ist der perfekte Sparringspartner, um ausgetretene Pfade zu verlassen und frischen Wind ins Brainstorming zu bringen. Dafür einfach ChatGPT ein Thema oder eine Situation detailliert schildern. Je genauer die Beschreibung ausfällt, desto passgenauer werden die Vorschläge der KI: ChatGPT liefert kreative Lösungsansätze, die beim Nachdenken in gewohnten Bahnen oft nicht entstehen würden.“
Prompt:Agieren Sie als Recruitment-Spezialist mit Expertise im Erstellen von Interviewfragen, die darauf abzielen, die richtigen Fähigkeiten und die Passung für eine bestimmte Berufsrolle zu bewerten. Entwickeln Sie einen Fragenkatalog für die Berufsrolle, der sowohl technische Kompetenzen als auch Soft Skills abdeckt. Formulieren Sie darüber hinaus Fragen, die die kulturelle Passung prüfen und mit den Werten unseres Unternehmens in Einklang stehen. Achten Sie darauf, dass alle Fragen gesetzeskonform sind und nicht diskriminieren. Das ist die Berufsrolle: …
Innovative Einsatzbereiche von ChatGPT im Recruiting
Neben den klassischen Einsatzbereichen lässt sich ChatGPT laut Oberrauter-Zabransky auch in HR-Bereichen einsetzen, die viel Fingerspitzengefühl erfordern: „Die KI kann unter anderem Bewerbungen mit Stellenprofilen abgleichen und den möglichen Cultural Fit analysieren. Auch beim On- und Offboarding unterstützt ChatGPT, etwa mit Anleitungen, Empfehlungen oder der Vorbereitung von Exit-Interviews.“
Wichtig sei laut der Expertin jedoch gerade hier, keine persönlichen Daten in das Tool einzuspeisen. Stattdessen könne man Situationen und Personen anonym beschreiben, etwa unter Angabe des Alters, der Funktion und der Kompetenzen: „Auf diese Weise nutzen Sie die Vorteile von ChatGPT, ohne Persönlichkeitsrechte zu verletzen. Mit etwas Kreativität bei der Formulierung profitiert auch der sensible HR-Bereich von der Unterstützung durch diese wegweisende KI-Innovation.“
Matching zwischen Kandidaten und Stellenanzeige
Ein präzises Matching zwischen Bewerber*innen und der ausgeschriebenen Position ist entscheidend für den langfristigen Erfolg in einem Unternehmen. Mittlerweile sind in vielen Unternehmen spezielle Software-Lösungen im Einsatz, die Bewerbungen anhand von speziellen Stichworten vorsortieren und priorisieren.
Aber auch ChatGPT kann Unternehmen dabei unterstützen, indem es anhand des Anforderungsprofils der Stelle und der Qualifikationen der Bewerber eine Vorauswahl trifft. Oberrauter-Zabransky rät allerdings, sich nicht allein auf den Einsatz der KI zu verlassen: „Gerade bei der oberflächlichen Durchsicht kann rasch etwas durchrutschen. Werfen Sie trotz aller Hilfe von ChatGPT und anderen Werkzeugen daher auf jeden Fall auch selbst noch einen Blick auf die Resultate – immerhin geht es beim Recruiting auch um die menschliche Beziehung.“
Prompt: Bitte überprüfen Sie die folgende Bewerbung anhand des unten stehenden Stelleninserats und bewerten Sie, wie gut der Kandidat oder die Kandidatin für die Position geeignet ist. Bitte bewerten Sie die Bewerbung anhand der Anforderungen und Qualifikationen, die im Stelleninserat angegeben sind. Geben Sie eine detaillierte Bewertung ab, in der Sie auf die Übereinstimmung oder Abweichung des Kandidaten oder der Kandidatin mit den Anforderungen der Stelle eingehen.
Die Bewerbung: … Das Stelleninserat: …
Cultural Fit testen
Um den Cultural Fit von Kandidat*innen mit der eigenen Unternehmenskultur zu testen, gibt es bereits seit längerem eigene Tools und Fragenkataloge. Aber auch ChatGPT kann dabei helfen, herauszufinden, ob ein Kandidat oder eine Kandidatin sich langfristig im Unternehmen wohlfühlen wird, sagt Oberrauter-Zabransky: „Möglich ist etwa ein Abgleich der Candidate Experience mit Unternehmenskultur und -werten. Zudem kann ChatGPT passende Fragen für das Bewerbungsgespräch vorschlagen, um Werte, Motivation und Passung des Kandidaten zu ermitteln.“
Onboarding
Ein strukturiertes Onboarding hilft neuen Mitarbeiter*innen, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden und produktiv zu werden. „ChatGPT kann auf Knopfdruck ein personalisiertes Onboarding gestalten, indem es für neue Mitarbeiter einen strukturierten Plan mit Willkommens-Mail, Terminen, Lerninhalten und FAQs erstellt“, so Oberrauter-Zabransky. „So fühlen sich neue Teammitglieder von Beginn an willkommen und können sich schnell integrieren.“
Empfehlungen und Dienstzeugnisse
Das Verfassen von Dienstzeugnissen ist oft eine mühsame Angelegenheit: Mit viel Aufwand werden üblicherweise die Leistungen und Erfolge der Mitarbeiter*innen zusammengetragen und formuliert. Doch mit ChatGPT geht das jetzt auf Knopfdruck, so Oberrauter-Zabransky: „Die KI analysiert dafür die bisherigen Aufgaben und Erfolge des Mitarbeiters und erstellt aussagekräftige Empfehlungen und Dienstzeugnisse für ausscheidende Mitarbeiter.“
Prompt: Bitte erstellen Sie anhand der Stichworte unten ein individuelles und authentisches Empfehlungsschreiben sowie ein positiv formuliertes Dienstzeugnis, die jeweils die Stärken und Leistungen des Mitarbeiters hervorheben. Beschreiben Sie in beiden Dokumenten detailliert die herausragenden Fähigkeiten, Leistungen und Qualitäten des Mitarbeiters, einschließlich seiner Fachkenntnisse, Arbeitsmoral, Teamfähigkeit und anderen relevanten Kompetenzen. Es ist wichtig, dass sowohl das Empfehlungsschreiben als auch das Dienstzeugnis die positiven Aspekte der Arbeitsleistung des Mitarbeiters betonen und ihm ein authentisches und unterstützendes Zeugnis ausstellen. Das sind die Stichworte: …
Exit-Interviews vorbereiten
Exit-Interviews vorzubereiten kann sehr zeitaufwendig sein, weiß Barbara Oberrauter-Zabransky. Doch mit ChatGPT geht die Vorbereitung jetzt im Handumdrehen: „Die KI entwickelt basierend auf Mitarbeiterdaten und anonymisiertem Feedback gezielte Fragen für das Abschlussgespräch. So lassen sich aus den Interviews wertvolle Erkenntnisse gewinnen, um die Fluktuation zu senken.“ Um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu wahren, rät die KI-Expertin allerdings, ChatGPT lediglich Stichpunkte zum Feedback als Input zu geben, ohne persönliche Daten preiszugeben.
Prompt: Erstelle bitte einen Leitfaden für ein Exit-Interview, der es ermöglicht, Erkenntnisse zu gewinnen, um die Fluktuation im Unternehmen zu senken. Der Leitfaden sollte eine klare Struktur haben und Fragen enthalten, die aufschlussreiche Antworten liefern. Bitte stelle sicher, dass die Fragen sowohl auf die Gründe für das Ausscheiden der Mitarbeiter als auch auf mögliche Verbesserungen im Unternehmen eingehen. Der Leitfaden sollte auch eine positive und unterstützende Atmosphäre schaffen, damit die Mitarbeiter sich wohlfühlen und ehrliche Antworten geben können.
Mut zur KI: Mit ChatGPT die Personalsuche innovativ gestalten
ChatGPT polarisiert: Während die einen in der KI bereits den Jobkiller in der Personalabteilung sehen, betrachten andere sie als innovatives Werkzeug, das Recruiting-Prozesse effizienter macht. Doch die Ängste vor diesem Computeralgorithmus sind unbegründet: ChatGPT wird menschliche Personaler nicht ersetzen, sondern lediglich unterstützen, so Barbara Oberrauter-Zabransky. „Durch die Entlastung bei zeitaufwendigen Routineaufgaben schafft die KI Freiräume, die Personaler für anspruchsvollere Tätigkeiten nutzen können“, so die Expertin.
Intuition und Menschenkenntnis würden jedoch auch in Zukunft unverzichtbar bleiben, um die passenden Talente zu finden. „Anstatt die KI-Anwendung zu fürchten, sollten Personaler ihre Möglichkeiten innovativ nutzen“, macht Oberrauter-Zabransky Mut zur KI. „Richtig eingesetzt, wird ChatGPT zum effizienten Helfer in der Personalsuche. Es lohnt sich, die Chancen dieser Technologie mutig auszuloten – und sich damit einen praktischen Helfer für den stressigen Berufsalltag an die Seite zu holen.“
Zur Person: Barbara Oberrauter-Zabransky ist erfahrene Journalistin, Expertin für Content-Marketing und ChatGPT-Coach in Wien. Als ausgebildete Kommunikationsstrategin und KI-Trainerin begleitet sie Teams und Unternehmen aller Größen bei der Einführung und Umsetzung textbasierter KI-Werkzeuge. Besonders wichtig ist ihr dabei ein niedrigschwelliger Zugang: Für ihre Workshops sind keine technischen Vorkenntnisse notwendig. Sie ist überzeugt, dass Künstliche Intelligenz für alle da ist – wenn man nur weiß, wie man sie richtig einsetzt. Mehr Informationen unter www.ki-academy.at
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