Online Bewerbung: Form, Aufbau und Tipps

Online Bewerbungen sind heutzutage einfach und schnell zu erledigen - mit wenigen Klicks sind sie abgeschickt. Dennoch werfen sie bei vielen Bewerbern noch Fragen auf: Wie soll ich die Bewerbung aufbauen? Welche Dokumente soll ich beilegen? Antworten auf alle wichtigen Fragen findest du hier.

Wie sieht die typische Online Bewerbung aus?

Heutzutage gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich online zu bewerben – per E-Mail, über Jobportale oder über Bewerbungsportale bzw. -formulare der Firmen direkt. Bei einer Bewerbung per E-Mail musst du alle notwendigen Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF-Anhang beifügen, bei Bewerbungsportalen und -formularen musst du die wichtigsten Informationen in standardisierte Felder eintragen und die Dokumente zusätzlich hochladen.

In jedem Fall gilt: Du solltest deine Dokumente sorgfältig vorbereiten und die Bewerbung vor dem Abschicken nochmals überprüfen, um peinliche Fehler zu vermeiden.

Wie ist die Online-Bewerbung typischerweise aufgebaut?

Die typische Online-Bewerbung ist eine sogenannte Kurzbewerbung, d.h. Anschreiben, Lebenslauf und die wichtigsten Zeugnisse (letztes Arbeitszeugnis, Abschlusszeugnis) sind enthalten.

Wenn du dich per E-Mail bewirbst, kann das Anschreiben im Fließtext des E-Mails enthalten sein, üblicherweise wird es aber als PDF beigefügt. Im E-Mail solltest du kurz darauf hinweisen, dass die Bewerbungsdokumente beigefügt sind. Gerade für die E-Mail-Bewerbung solltest du unsere Expertentipps für gelungene E-Mail-Kommunikation unbedingt beachten, um nicht nur vollständige, sondern auch höfliche und klare E-Mails zu versenden.

E-Mail-Text für eine Online Bewerbung
Sehr geehrte Damen und Herren,

Anbei finden Sie meine Bewerbungsunterlagen für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als XXX: Anschreiben, Lebenslauf sowie mein letztes Arbeitszeugnis.

Ich bitte Sie, mir den Erhalt der Bewerbung zu bestätigen.

Mit freundlichen Grüßen

Tipp: Sieh in der Ausschreibung nach, ob direkt angegeben ist, an wen die Bewerbung zu richten ist. Wenn eine Ansprechperson genannt ist, schreib sie direkt an, sonst bleib beim allgemeinen „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Wie funktioniert die Bewerbung mit einem Online CV?

Viele Bewerbungsportale bieten heutzutage die Möglichkeit, sich mit einem Online CV zu bewerben, den du in einem Online-Portal wie Stepstone oder auch auf Business-Netzwerken erstellen und von dort mit einem Klick übernehmen kannst. Wenn du einen Online CV verwendest, solltest du auf jeden Fall darauf achten, alle Felder genau auszufüllen und freie Felder dazu zu nutzen, um deine besonderen Qualifikationen hervorzuheben. Vergiss auch nicht darauf, ein professionelles Bewerbungsfoto zu hinterlegen!

Online CVs oder Bewerberdatenbanken bieten dir auch oft die Möglichkeit, dass du dich nicht nur bewerben, sondern auch von potentiellen Arbeitgebern gefunden werden kannst – Recruiter*innen können in den Datenbanken nach passenden Kandidat*innen suchen und sie direkt kontaktieren.

Ist bei einer Online Bewerbung eine Unterschrift notwendig oder nicht?

Auch online solltest du die übliche Form der Bewerbung einhalten, dazu zählt auch die Unterschrift am Ende des Lebenslaufs. Wenn du nicht die gesamten Bewerbungsunterlagen ausdrucken, unterschreiben und nochmals einscannen willst, bietet es sich als Mittelweg an, eine eingescannte Unterschrift ins Dokument einzufügen, bevor du es in ein PDF umwandelst.

Auch wenn es also heutzutage sogar schon sehr einfach ist, sich per Smartphone zu bewerben, solltest du deine Unterlagen dafür gründlich vorbereiten und auf die Unterschrift nicht vergessen.

Wie funktioniert die Bewerbung per Online Bewerbungsformular?

Bei Online-Bewerbungsformularen musst du meist Pflichtfelder mit den wichtigsten Angaben ausfüllen und deine Bewerbungsunterlagen als PDF-Dateien zusätzlich hochladen. Üblicherweise gibt es eine Obergrenze für die Dateigröße – deine Unterlagen sollten insgesamt nicht größer als 3 MB sein.

Auch im Online Bewerbungsformular gelten allgemeine Höflichkeitsformeln – verzichte auf Telegrammstil, schreibe auch hier in vollständigen Sätzen und vergiss nicht auf Anrede und Schlussformel. Achte auf die Vollständigkeit deiner Angaben und verwende Schlüsselbegriffe aus der Stellenanzeige im Freitextfeld. Hier findest du noch weitere Tipps zum Online Bewerbungsformular.

Online Bewerbung: Bewerbung „nur“ mit Lebenslauf – wann ist das sinnvoll?

Früher war es üblich, bei Bewerbungen alle Arbeits- und Ausbildungszeugnisse und weiteren Zertifikate beizulegen. Da Personaler*innen sich aber gerade bei Online Bewerbungen immer weniger Zeit nehmen können, um die einzelne Bewerbung durchzulesen – laut der aktuellen Studie „So ticken Personaler“  haben sie gar nur 43 Sekunden zum Screening einer Bewerbung! – ist es sinnvoll, nur die notwendigsten Unterlagen beizulegen. Ein kurz gefasster Lebenslauf von zwei Seiten ist oft ausreichend, zudem kannst du im Anschreiben erwähnen, dass weitere Unterlagen gerne auf Nachfrage nachgereicht werden.

Auch bei sogenannten „One-Click-Bewerbungen“ bewirbst du dich nur mit dem Lebenslauf: Dabei werden die Daten aus einem Online-Lebenslauf mit nur einem Klick in das Bewerberportal des Arbeitgebers übertragen. Dabei solltest du natürlich unbedingt darauf achten, dass deine Daten vollständig sind und z.B. auch ein Foto enthalten ist!

 Vor- und Nachteile der Online Bewerbung

Eine Online Bewerbung hat viele Vorteile, denn sie lässt sich schnell und einfach erledigen – die notwendigen Unterlagen zusammensuchen, in PDFs umwandeln und mit wenigen Klicks abschicken. Theoretisch kannst du dich auch vom Smartphone aus bewerben und sehr schnell mehrere Bewerbungen zusammenstellen. Bei Online-Formularen und Bewerbungsportalen ist ein weiterer Vorteil, dass du durch die vorgegebenen Felder und die Zeichenanzahl genau siehst, was und wie viel du angeben kannst und sollst.

Doch die Schnelligkeit der Online Bewerbung hat den Nachteil, dass sich gern Fehler einschleichen. Daher gilt es, die Unterlagen sorgfältig durchzulesen und in Ruhe zu bearbeiten. Ein weiterer Nachteil ist, dass sich online in der Regel viel mehr Interessent*innen bewerben – daher ist Geduld beim Warten auf die Antwort gefragt.

Wann soll ich meine Bewerbung abschicken?

Nicht immer hast du Einfluss darauf, wann du deine Bewerbung abschickst – bei Ausschreibungen mit einer kurzen Frist musst du dich beeilen, dass deine Unterlagen termingerecht eintreffen. Du kannst du aber überlegen, zu welcher Tageszeit du dein E-Mail am besten losschickst: Wenn du das am Abend, vor oder am Wochenende machst, dann landet deine Nachricht mit vielen anderen gleichzeitig im Posteingang des*der Personaler*in und muss am Vormittag erst einmal abgearbeitet werden. Schickst du sie dagegen am späteren Vormittag an einem Werktag ab, erhöht das deine Chancen, dass die große E-Mail-Flut des Wochenendes oder Vorabends schon abgearbeitet ist und Zeit für deine Bewerbung bleibt. Bei einer Initiativ-Bewerbung wiederum solltest du auf Ferien- und Urlaubszeiten achten – zu diesen herrscht in den meisten Firmen Flaute, es kann lange dauern, bis du eine Antwort bekommst.

Online statt Print – Personaler*innen lesen anders

Heute lesen die wenigsten Personaler*innen deine Bewerbung noch auf dem Papier – die meisten (71%) aller Bewerbungen werden digital gelesen. Ausgedruckt werden Unterlagen eher von älteren Personaler*innen und fürs Bewerbungsgespräch. Daher ist es wichtig, deine Bewerbungsunterlagen für den Bildschirm vorzubereiten, das heißt, sie durch Formatierung wie klare Überschriften, Absätze, Bullet Points usw. so zu gestalten, dass sie auch am Bildschirm schnell und übersichtlich zu lesen sind.

Das Unternehmen meldet sich nicht?

Die Bewerbung ist abgeschickt, nun heißt es Warten auf eine Antwort – aber wie lange? Gerade bei Online Bewerbungen erhält man heutzutage meist eine automatische Empfangsbestätigung – wenn diese ausbleibt, kannst du getrost (nach Ablauf der Frist) nachfragen, ob deine Bewerbung angekommen ist. Wenn du ein bis zwei Wochen nach Ablauf der Bewerbungsfrist noch keine Nachricht erhalten hast, lohnt es sich auf jeden Fall, höflich nach dem Stand des Bewerbungsprozesses zu fragen, etwa so:

Da Sie bestimmt viele Bewerbungen auf die Stellenausschreibung als XXX erhalten haben, habe ich volles Verständnis, dass der Auswahlprozess noch Zeit beanspruchen wird. Dennoch wollte ich mich erkundigen, wann ich etwa mit einer Rückmeldung rechnen kann. Da ich noch immer sehr an der Stelle interessiert bin, freue ich mich auf eine Rückmeldung.

Weitere Tipps zum Nachhaken bei der Bewerbung findest du auch in diesem Artikel.

Checkliste für die gelungene Online Bewerbung

✓  Kontaktadresse: Nutze für die Online-Bewerbung unbedingt eine seriöse E-Mail-Adresse, am besten im Format vorname.nachname@…

✓  Anhänge als PDF: Sende deine Bewerbungsunterlagen als PDF mit –dieses ist am einfachsten zu öffnen und behält die Formatierung bei. Erfahre hier noch mehr darüber, warum es wichtig ist, bei der Bewerbung PDFs zu verwenden.

✓  Größe des Anhangs: Fasse deine Bewerbungsunterlagen am besten in einem PDF zusammen und achte darauf, dass die Datei nicht zu groß ist – sie sollte 3 MB nicht überschreiten.

✓  Benennung: Benenne deine Anhänge aussagekräftig, d.h. z.B. Vorname_Nachname_Lebenslauf.pdf, nicht „Anhang 1“, „Anhang 2“;

✓  Betreff: Verwende in deiner E-Mail einen aussagekräftigen Betreff, in dem du die Stellenbezeichnung nennst – damit ist gleich klar, worauf Sie sich bewerben.

✓  Korrektur: Gerade online schleichen sich schnell Fehler ein – lies dir deine Bewerbung in Ruhe nochmals durch, bevor du sie abschickst. Wenn du unsicher bist, druck sie auch noch einmal aus und lies sie Korrektur – ausgedruckt ist es noch einfacher, Fehler aufzuspüren.

Weitere Tipps zur schriftlichen Bewerbung per E-Mail findest du auch noch in diesem Artikel übersichtlich zusammengefasst.

Bildnachweis: www.istockphoto.com/Pinkypills