Bewerbungsunterlagen als PDF-Datei

Deine Bewerbungsunterlagen sind die erste Möglichkeit für den Personaler, dich kennenzulernen. Für den ersten Eindruck geht es nicht nur um den Inhalt, sondern auch um die Form deiner Unterlagen.

Warum ist es so wichtig, Bewerbungsunterlagen als PDF zu übermitteln?

Um mit seiner Bewerbung einen professionellen Eindruck zu vermitteln, ist es unabdingbar, die E-Mail-Anhänge als PDF zu versenden. Das entspricht dem Standard und ist für Personaler ein absolutes Muss für die schriftliche Bewerbung per E-Mail. Lebensläufe als Word-Dokument zu versenden, ist für die meisten ein absolutes No-Go. Außerdem bietet eine PDF-Datei viele Vorteile gegenüber einer regulären Word-Datei. Zunächst kann in einem PDF nichts mehr verrutschen. Wer viel mit Word arbeitet, weiß, wie einfach es manchmal ist, dass sich ungewollt etwas am Design verändert. Je nachdem, welche Einstellungen der Empfänger der Bewerbungsunterlagen hat, kann es vorkommen, dass die Datei nicht optimal angezeigt wird. Dies wird durch die Konvertierung in ein PDF verhindert, denn dieses wird immer gleich angezeigt. Ein weiterer Vorteil ist die Tatsache, dass der Empfänger einer PDF-Datei nicht (unabsichtlich) etwas verändern kann, was bei einer Word-Datei schnell einmal passieren kann. Außerdem ist die Größe des Dokuments oft reduziert, wenn es von .doc in .pdf umgewandelt wurde.

Anleitung: Konvertieren einer Word-Datei in PDF

Die meisten Office-Versionen bieten bereits die Funktion an, ein erstelltes Word-Dokument als PDF abzuspeichern. Klicke dazu auf Datei -> Speichern unter und wähle aus der Liste des Drop-Down-Menüs „PDF (*.pdf)“ aus.

Sollte deine Office-Version diese Funktion nicht anbieten, kannst du hierfür einen Online-Konverter nutzen. Gebe hierfür „Word zu pdf konvertieren“ in der Google-Suchmaske ein und wähle aus den zahlreichen, kostenlosen Anbietern aus. Hierfür musst du meist nur die gewünschte Datei hochladen und das Ziel-Dateiformat (PDF) auswählen und kannst die neue Datei ganz bequem wieder herunterladen.

Zusammenfassen mehrerer Dateien zu einer PDF-Datei

Zudem kann es außerdem Sinn machen, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei zusammenzuführen. Das hat den Vorteil, dass der Empfänger deiner Bewerbungsunterlagen in digitaler Form nicht jede Datei einzeln herunterladen und öffnen muss, sondern auf einen Blick alle Informationen in einer Datei vorfindet. Dafür bieten sich zwei Herangehensweisen an, je nachdem in welchem Dateiformat die Ausgangsdokumente abgespeichert sind.

✓ Du hast die Dateien im Word-Format oder als Bilder abgespeichert:

In diesem Fall kannst du alle Texte und Bilder in ein Word-Dokument kopieren und so anordnen, wie sie Sinn machen und anschließend laut Anleitung „Konvertieren einer Word-Datei in PDF“ entsprechend umwandeln. Das hat den Vorteil, dass du etwaige Änderungen leicht im Word-Dokument vornehmen kannst und dieses dann einfach wieder als PDF abspeichern kannst. Speziell wenn du Bewerbungen an unterschiedliche Arbeitgeber sendest und die Unterlagen zielgerichtet leicht abwandelst, erspart dir dies zusätzliche Arbeit. Sehe alle Bewerbungstipps auf einen Blick und starte gestärkt in den kommenden Bewerbungsmarathon.

✓ Du hast die Dateien im PDF-Format abgespeichert:

Wenn deine Ausgangsdokumente bereits alle als PDF abgespeichert sind, kannst du diese entweder mit Hilfe des PDFCreators oder mit Hilfe eines Online-Tools zusammenführen.

✓ Mit PDFCreator:

Öffne das erste Dokument und starte die Druckfunktion. Hier besteht die Möglichkeit „PDFCreator“ auszuwählen und anschließend auf „Zusammenfügen“ zu klicken. Nun müssen die weiteren PDFs ausgewählt werden, um dann am Schluss durch „Alle zusammenfügen“ ein einziges PDF daraus zu erstellen.

✓ Mit Hilfe eines Online-Tools:

Gebe hierfür „mehrere PDFs zu einem PDF zusammenfügen“ in Google ein und wähle aus den zahlreichen kostenlosen Anbietern einen aus. Unser Tipp: Achte dabei auf die Reihenfolge. Die meisten Applikationen reihen die Dokumente in der Reihenfolge, in der sie von dir hochgeladen werden. Es empfiehlt sich dennoch, nach dem Download zu überprüfen, ob diese Reihenfolge auch tatsächlich so eingehalten wurde.

Tipps zu digitalen Bewerbungsunterlagen

✓ Dateigröße

Generell sollte der Anhang deiner Bewerbungs-E-Mails so klein wie möglich sein. Konkret bedeutet das: maximal 3-4 MB. Ist dein E-Mail zu groß, riskierst du, dass es eventuell nicht ankommt. Bedenke, dass bei Stelleninseraten zahlreiche E-Mails bei der zuständigen Person eintreffen, was schnell dazu führen kann, dass der Posteingang überfüllt ist. Durch kleine Dateigrößen kannst du sichergehen, dass deine Email auch tatsächlich ankommt. Ist dein Dokument zu groß, kannst du die Bildauflösung reduzieren, damit es weniger Speicherplatz benötigt.

✓ Dateiname

Achte beim Dateinamen darauf, dass dieser aussagekräftig ist. Folgendes Format eignet sich hierfür besonders gut:

Art der Datei_Name_Stelle

Wenn du als Max Mustermann beispielsweise einen Lebenslauf sendest, um sich für die Stelle als Marketingleiter zu bewerben, würde der Dateiname folgendermaßen aussehen:

Lebenslauf_MaxMustermann_Marketingleiter.pdf

Dadurch stellst du sicher, dass das Dokument auch nach dem Herunterladen aus der E-Mail für den Personaler noch zuordenbar ist.

✓ Dokumentenanzahl

Bei der Anzahl der mitgesendeten Dokumente kommt es darauf an, wie umfangreich deine Bewerbungsunterlagen sind. Was inhaltlich gut zusammengefasst werden kann, sollte auf jeden Fall nicht separat versendet werden. Halte die Anzahl der Dokumente so gering wie möglich:

Anschreiben: Für das Anschreiben empfiehlt es sich, keinen extra Anhang zu versenden. Der Text des Anschreibens sollte direkt in das E-Mail kopiert werden. Unser Artikel über das perfekte Bewerbungsschreiben liefert dir Tipps und Tricks zur Erstellung des Anschreibens.

Lebenslauf: Dieser sollte als PDF im Anhang mitgesendet werden mit dem Titel

Lebenslauf_MaxMustermann_Marketingleiter.pdf

Tipps zur Erstellung des Lebenslaufes erhältst du außerdem in unserem Artikel über den perfekten Lebenslauf.

(Arbeits-) Zeugnisse: Wenn du mehrere Arbeitszeugnisse versenden möchtest, sollten diese auf jeden Fall in einem PDF zusammengefasst werden. Vermeide unzählige Anhänge, bei denen jedes Arbeitszeugnis in einer eigenen Datei abgelegt ist. Vergebe den Titel Arbeitszeugnisse_MaxMustermann_Marketingleiter.pdf und füge in dieser Datei alle Arbeitszeugnisse chronologisch zusammen.

Unser Tipp: am besten mit dem aktuellsten Arbeitszeugnis beginnen.

Arbeitsproben: In manchen Branchen kann es zudem auch Sinn machen, Arbeitsproben mitzusenden. Das kann bei Künstlern, Grafikern, aber auch Journalisten oder Redakteuren der Fall sein. Achte hier unbedingt auf die Dateigröße und wähle nur die aussagekräftigsten Unterlagen aus. Sofern nicht anders im Stelleninserat angegeben, genügen in der Regel drei gute Arbeitsproben, die idealerweise verdeutlichen, wie breit gefächert dein Portfolio aufgestellt ist. Auch hier eignet sich das Zusammenfügen in ein PDF mit dem Titel Arbeitsproben_MaxMustermann_Marketingleiter.pdf

✓ Digitale Bewerbungsmappe

In vielen Fällen kann es Sinn machen, eine digitale Bewerbungsmappe zu erstellen. Bei der Erstellung ist die folgende Reihenfolge zu berücksichtigen:

• Deckblatt
• Lebenslauf
• (Arbeits-) Zeugnisse
• Arbeitsproben

Ab circa sechs bis acht Seiten Inhalt kann ein Inhaltsverzeichnis eine zusätzliche Orientierungshilfe für den Personaler darstellen. Dadurch lässt es sich leichter navigieren und er kommt schneller zu jenen Informationen, die er haben möchte. Weitere Tipps zur Erstellung und den Gründen erhältst du in unserem Artikel über die Bewerbungsmappe.

Bildnachweis: Jane_Kelly/Quelle: www.istockphoto.com