Expertentipps für das richtige E-Mail Schreiben

Tipps für die gelungene E-Mail-Kommunikation


23.09.2020

Den Vorgesetzten in CC gesetzt, die Recruiterin mit „Sehr geehrter Herr…“ angesprochen oder „danke“, „bitte“ sowie Anhänge vergessen? So kommunizierst du professionell per Mail und vermeidest dabei Missverständnisse – auch im Bewerbungsstress.

Inhaltsverzeichnis
Vor- und Nachteile der E-Mail-Kommunikation
Bei Missverständnissen den Kommunikationskanal wechseln
„Konfliktfalle E-Mail“ – Tipps & Tricks von Andrea Khom
Prinzipien des richtigen E-Mail Schreibens: das K.I.S.S.S.S.® -Prinzip
Anleitung: 12 Schritte zur perfekten E-Mail
Was bedeutet CC und BCC?
E-Mails mit dem Smartphone oder am PC schreiben?
Vorlagen für deine perfekte E-Mail
Warten im Bewerbungsprozess: Wie kann ich per E-Mail geschickt nachhaken?

 

Vor- und Nachteile der E-Mail-Kommunikation

Wie viele E-Mails schickst du pro Tag ab und wie oft greifst du zum Telefon? In welchen Situationen das persönliche Gespräch, das Telefonat oder die schriftliche Mail Sinn machen, ergibt sich über die jeweiligen Vor- und Nachteile der Kommunikationsmittel. Die Benefits der täglichen Mail liegen auf der Hand: sie sind schnell, kommunikativ, kostengünstig und haben eine einfache Handhabung. Dokumente können angehängt und elektronisch verwaltet werden, Datenbankabfragen sind in der Form möglich und auch eine Verschlüsselung der Mail ist möglich.

Die Nachteile der E-Mail-Kommunikation hast du aber bestimmt auch bereits erlebt: Du erhältst nicht immer eine direkte Rückmeldung? Ohne Gestik, Mimik und Dialog läuft man oft Gefahr mit möglichen Missverständnissen und unbeantworteten Fragen konfrontiert zu sein. Deswegen ist es wichtig auch per E-Mail effektiv zu kommunizieren.

 

Bei Missverständnissen den Kommunikationskanal wechseln

Genau aus diesem Grund der vermeintlichen Unkompliziertheit haben die Trainerinnen Michaela Kellner und Andrea Khom das Buch „Konfliktfalle E-Mail“ verfasst. In einem Interview mit Stepstone verrät die Buchautorin, Andrea Khom, eine wichtige Grundregel der E-Mail-Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden: „Frage dich zuerst: Wo haben Worte einen großen Interpretationsspielraum? Und dann reduziere diesen! Sobald es mühsam, emotional oder missverständlich wird, solltest zum Telefon greifen oder das persönliche Gespräch suchen“

 

„Konfliktfalle E-Mail“ – Tipps & Tricks von Andrea Khom

Die Fettnäpfchen-Palette der E-Mail-Kommunikation ist groß, da Worte subjektiv und kontextuell ganz anders interpretiert werden können. Schnell führen harmlos gemeinte Abkürzungen, Anglizismen, fehlende Ansprachen und Wörter in Großbuchstaben auf der anderen Seite der Kommunikation zu interpretierter Unprofessionalität, Aufdringlichkeit oder geringer Wertschätzung. „Beim anderen kommt dann nur an: Du bist mir nicht wichtig genug, um das aufwendiger zu schreiben. Und das sind dann so winzige kleine Sandkörnchen, die in das Getriebe der Kommunikation kommen“, weiß auch Andrea Khom.

Damit das erst gar nicht passiert, empfiehlt die Autorin, sich stets in die Position des Adressaten hineinzuversetzen und die eigenen Mails mit Abstand zu betrachten: „Wenn ich aus einem Mitarbeitergespräch oder Meeting mit dem Kunden komme und frustriert bin, dann tendieren wir dazu, auch die Mails mit dieser emotionalen Brille zu lesen. Mach dir das bewusst und drücke nicht gleich auf „Antworten“, sondern zunächst auf „Weiterleiten“. So hast du durch den Zwischenschritt ein bisschen mehr Zeit, um deine Antwort und das Abschicken zu überdenken.“

 

Prinzipien des richtigen E-Mail Schreibens: das K.I.S.S.S.S.® -Prinzip

Im Zuge einer ausführlichen Recherche zur E-Mail-Kommunikation haben die beiden Buchautorinnen das K.I.S.S.S.S.® -Prinzip entwickelt. Andrea Khom skizziert die wichtigsten Grundregeln, die gerade für Jobsuchende und die schriftliche Bewerbung per Mail nützlich sind. Als allgemeiner Bewerbungstipp für die seriöse Form und Gestaltung beim E-Mail-Schreiben gilt: Keep It Short, Simple, Structured and Stimulating! Andrea Khom veranschaulicht das K.I.S.S.S.S.® -Prinzip zum richtigen E-Mail-Schreiben mit Beispielen:

  • Short

„Halte deine Mails so kurz wie notwendig. Kurz bedeutet auch: lange zusammengesetzte Hauptwörter durch Bindestriche teilen, kurze leicht aufnehmbare Sätze, kurze Worte – aber keine Abkürzungen, denn das signalisiert geringere Wertschätzung!“

  • Simple

„Schreibe einfache Sätze und mach es dem anderen leicht, den Inhalt durch eindeutige Satzstrukturen zu verstehen. Das beginnt, indem ich Überschriften verwende, Fachausdrücke erkläre und lediglich auf deutsche Begriffe zurückgreife. Optisch und inhaltlich ist es schön und unkompliziert, Links auf den ausschlaggebenden Stichwörtern im Fließtext bereits zu verlinken.“

  • Structure

„Strukturiert heiß das Ganze lesefreundlich zu gestalten: Absätze machen, verschiedene Gedanken, Inhalte oder Anhänge ankündigen. Wenn ich Anhänge im Sinne einer Bewerbungsmappe hinzufüge, dann diese richtig benennen – jeweils mit dem eigenen Namen! – und in der Reihenfolge anhängen wie angekündigt. Das erleichtert einfach das Recruiter-Leben.“

  • Stimulating

„Das vierte “S” ist erst das, was das Lesen richtig angenehm und ansprechend – stimulierend – macht. Jedes E-Mail braucht immer eine persönliche Ansprache, Beistrich, Leerzeile und danach geht es kleingeschrieben weiter. Stimulierend wirken auch aktive, positive Formulierungen und relativ wenige Konjunktiv-Formen – die besser nur zur Höflichkeit verwenden. Man sollte auch überlegen: Bei welcher Position und welchem Unternehmen bewerbe ich mich? Dann ist es auch hilfreich, die Website durchzuschauen und sich dem Wording und der Unternehmenskultur anzupassen.“

 

Anleitung: 12 Schritte zur perfekten E-Mail

Neben diesen vielen Tipps und Tricks rund um die E-Mail-Kommunikation, helfen dir diese 12 Schritte zum richtigen E-Mail schreiben:

  1. Die korrekte E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben.
  2. Die Betreffzeile immer passend zum Inhalt formulieren.
  3. Die richtige Anrede des Empfängers benutzen – Abkürzungen nur bei Titeln.
  4. E-Mail-Prozess beibehalten, indem der vorangegangene Schriftverkehr nicht gelöscht wird.
  5. Gib deiner E-Mail eine Struktur: Inhalte oder Anhänge (Lebenslauf, Anschreiben, Referenzen) ankündigen und übersichtlich aufzählen.
  6. Anhänge nicht nur ankündigen, sondern auch anhängen.
  7. Mit den wichtigsten Informationen beginnen. Ein Thema pro E-Mail.
  8. Auf eindeutige Formulierungen und korrekte Sprache achten.
  9. Eine passende Verabschiedung wählen.
  10. Die Signatur nicht vergessen – auch bei der Bewerbung via Smartphone.
  11. E-Mail nochmal durchlesen: Unnötige Inhalte oder missverständliche Satzkonstruktionen streichen.
  12. Abschicken nicht vergessen!

 

Was bedeutet CC und BCC?

Diese zwei Begriffe sind aus der Welt der E-Mail-Korrespondenz nicht mehr wegzudenken. Denn häufig gehen E-Mails in der Arbeitswelt nicht an eine einzelne Person, sondern sind für mehrere Personen relevant. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

E-Mail an mehrere Personen schicken

Wenn ein E-Mail an mehrere Personen gesendet wird, die alle im Empfänger stehen, wird dies üblicherweise als für alle gleichrangig wichtig erachtet. Zum Beispiel: Ein Chef sendet seinem Team eine wichtige Information zu Corona-Maßnahmen im Betrieb.

E-Mail in CC verschicken

CC steht für „carbon copy“, was man mit „Durchschlag“ übersetzen kann. Es handelt sich hierbei um eine Kopie. Dies wird in der Arbeitswelt häufig genutzt, wenn ein E-Mail an jemanden geht und es eine weitere Person gibt, die darüber in Kenntnis gesetzt werden soll. Hier ist für alle Personen ersichtlich, wer das E-Mail bekommen hat. Ein Anwendungsbeispiel: Du leitest einem Kollegen die Ergebnisse einer deiner Aufgaben weiter, da dieser mit denen weiterarbeiten muss. Für einen anderen Kollegen können diese jedoch auch interessant sein, daher sendest du ihm eine Kopie (in CC).

E-Mail in BCC verschicken

BCC steht für „blind carbon copy“, also eine Blindkopie. In diesem Fall sieht der eigentliche Empfänger nicht, dass auch noch weitere Personen eine Kopie des E-Mails erhalten haben. Die Personen, die in BCC gesetzt sind, sehen jedoch umgekehrt schon, an wen das E-Mail eigentlich gerichtet war – die anderen Personen in BCC jedoch nicht. Ein Anwendungsbeispiel aus der Praxis: Eine Führungskraft möchte darüber informiert sein, wenn auf eskalierende Kundenbeschwerden geantwortet wird. Hier kann der Mitarbeiter das E-Mail an den Kunden senden und der Führungskraft in BCC – dadurch sieht die Führungskraft das Mail, der Kunde weiß davon jedoch nichts.

 

E-Mails mit dem Smartphone oder am PC schreiben?

Technisch ist natürlich schon längst beides möglich. Vieles unserer täglichen Korrespondenz wird über das Smartphone erledigt. Für kurze E-Mails bzw. E-Mails im Privatbereich spricht oft auch nichts gegen das Schreiben mit dem Smartphone. Allerdings ist die Fehlerhäufigkeit auf einem kleinen Bildschirm deutlich höher, weil nicht die gleiche Menge an Informationen auf einmal erfassbar ist. Auf dem Smartphone ist leicht mal unabsichtlich etwas verfrüht auf „senden“ gedrückt, weil der Button vielleicht direkt neben dem Button zum Anhängen von Dokumenten angeordnet ist. Für wichtige geschäftliche E-Mails empfiehlt es sich daher, sich die Zeit zu nehmen, diese am PC zu schreiben und nicht zwischendurch. So bleibt auch die Zeit, sich alles noch in Ruhe durchlesen zu können und potenzielle Fehler zu vermeiden, über die man sich ansonsten im Nachhinein ärgern würde.

 

Vorlagen für deine perfekte E-Mail

Du brauchst bei wichtigen geschäftlichen E-Mails noch Unterstützung? Wir haben Tipps und Tricks für dich zusammengefasst sowie entsprechende Vorlagen vorbereitet.

Betreff

Unser Tipp: Der Betreff sollte so kurz wie möglich gehalten werden. Denn wie viele Zeichen des Betreffs in der Voransicht angezeigt werden, ist vom Browser und Mail-Programm abhängig bzw. ob es am Smartphone oder Laptop/PC angesehen wird. Daher die wichtigste Info voran (in die ersten 30 Zeichen) und darüber hinaus nicht ausschweifen.

Zum Beispiel:

  • Bewerbung als Projektmanager
  • Urlaubsantrag
  • Projekt XY – Update 09/2022
  • Unterlagen für Meeting 30.09.
  • Verschiebung des Kundentermins

Bedenke, dass der richtige Betreff das spätere Auffinden eines E-Mails deutlich erleichtert.

 

Anrede

Wenn das E-Mail an eine bestimmte Person gerichtet ist, sprich diese direkt an. Ob du dafür die du-Form oder die Sie-Form verwendest, hängt davon ab, ob du auch normalerweise per du oder per Sie mit ihr bist bzw. wie formell das Mail ist.

Beispiele:

  • Sehr geehrte Frau Maier
  • Lieber Herr Huber
  • Liebe Silvia
  • Guten Morgen Robert

Wenn du den Ansprechpartner nicht kennest, empfiehlt sich ein höfliches Sehr geehrte Damen und Herren, bzw. wenn es kein sehr formelles E-Mail ist, kannst du auch einfach Guten Tag oder Guten Morgen schreiben.

Hier findest du weitere Tipps dazu, wie du die Anrede richtig formulierst.

 

Einleitung

Zu Beginn der Einleitung stellt sich bei vielen zunächst die Frage: Nach dem Komma groß oder klein schreiben? Grundsätzlich wird nach dem Komma klein weitergeschrieben (Ausnahme: Wenn es sich um ein Wort handelt, das ohnehin immer groß geschrieben wird wie beispielsweise Hauptwörter).

Von der Länge her reichen in der Regel 1-3 Einleitungssätze – du willst das Mail ja nicht unnötig in die Länge ziehen. Inhaltlich ist die Einleitung (je nach Sachverhalt und wie gut du die Person kennst) der richtige Platz für eine Vorstellung (sollte man den Empfänger noch nicht kennen), den Grund, warum man Kontakt aufnimmt (Informationsbedarf, telefonisch nicht erreicht, telefonisch besprochen sich zu melden), sich zu bedanken (für eine Information, ein stattgefundenes Telefonat), oder auch sich zu entschuldigen (für eine verspätete Antwort).

Hier einige Beispiele:

  • vielen Dank für Ihr E-Mail und die bereitgestellten Informationen.
  • vielen Dank für das freundliche Telefonat am 20.09.2021.
  • leider habe ich Sie heute nicht erreicht und möchte Ihnen mein Anliegen nun schriftlich darlegen.
  • wie telefonisch besprochen sende ich Ihnen anbei die Auswertungen der aktuellen Studie zu.
  • Bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort. Ich habe mich in der Zwischenzeit umfassend informiert, und kann Ihnen die Ergebnisse nun mitteilen.

Wir haben auch Beispiele für den perfekten Einleitungssatz einer Bewerbung für dich zusammengefasst. Erfahre, wie du “Vielen Dank im Voraus” in einer E-Mail richtig verwendest und welche Alternativen es gibt, Dankbarkeit formell auszudrücken.

 

Hauptteil

Im Hauptteil wird der eigentliche Grund des Mails angesprochen. Das kann eine Bitte sein, beispielsweise nach einem Termin oder die Bestätigung bzw. Verschiebung eines Termins, die Mitteilung einer Information, eine Absprache, eine Information zur Kenntnisnahme, etc.

Beispiele:

  • Zur detaillierten Besprechung der Ergebnisse möchte ich Sie um einen Termin bitten. Zeitlich bin ich montags oder dienstags verfügbar und richte mich bezüglich der Uhrzeit nach Ihnen.
  • Hiermit möchte ich den telefonisch vereinbarten Termin am Montag, den 28.9.2021 bestätigen. Die genaue Adresse lautet ….. . Bitte läuten Sie bei ….. .
  • Leider muss ich auf Grund einer Terminkollision unseren Termin am Montag, den 28.9.2021 verschieben. Alternativ kann ich Ihnen folgende Ausweichmöglichkeiten anbieten:
  • Ich bitte Sie um Rückmeldung bezüglich des Projekts XY und dem weiteren Vorgehen.
  • Anbei sende ich Ihnen den aktuellen Stand der Projektergebnisse mit der Bitte um Kenntnisnahme.

Anhang

Hänge nicht einfach nur Dateien an, nehme darauf auch im Text Bezug.

Beispiele:

  • Im Anhang finden Sie …
  • Anbei sende ich Ihnen …

 

Schluss

Am Ende des E-Mails ist noch der Platz für Höflichkeiten sowie eine kurze Information über das weitere Vorgehen und dann die Verabschiedung. Gestalte die Verabschiedung genauso wie die Begrüßung in der Tonalität, die angemessen ist.

Beispiele:

  • Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.
  • Melden Sie sich gerne bei Rückfragen wieder an mich.
  • Rückfragen richten Sie bitte an: …
  • Ich danke Ihnen schon im Voraus für Ihr Entgegenkommen.
  • Ich freue mich auf den Termin.
  • Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Liebe Grüße

 

Formatierung

Unser Tipp: Nutze Leerzeilen beim Schreiben eines Mails gezielt. Zu viele Leerzeilen ziehen das Mail unnötig in die Länge, zu wenige machen vor allem längere Mails unübersichtlich. In der Praxis bedeutet das, nach der Anrede und vor der Verabschiedung bietet sich je eine Leerzeile an, im Text nur, wenn das Mail doch länger ist und mehrere Absätze beinhaltet.

 

Warten im Bewerbungsprozess: Wie kann ich per E-Mail geschickt nachhaken?

Für ein eingegangenes Bewerbungsschreiben oder absolviertes Interview hat Andrea Khom noch ein paar Tipps, wie du per Mail richtig nachhaken kannst: „Der Text darf keinesfalls vorwurfsvoll werden. Der Ton muss positiv, verständnisvoll und interessiert sein. Dabei bietet sich etwa diese Formulierung an:

Ich kann mir gut vorstellen, dass Sie viele Bewerbungen für diese interessante Position erhalten haben. Sie sind sicher mitten im Sichtungsprozess. Mit dieser E-Mail möchte ich mein weiteres Interesse ausdrücken und danke Ihnen dafür, dass Sie mir bereits jetzt einen kurzen Zwischenstand zu meiner Bewerbung mitteilen. Wann kann ich von einem (ersten) gemeinsamen Gespräch/einer Rückmeldung ausgehen?“

Für die nachhakende Betreffzeile gibt Khom zwei Möglichkeiten:

  1. „Ich gebe den alten Betreff in eckige Klammern und ergänze den Betreff mit Schlagwörtern wie „Nachfrage zum Zwischenstand“ oder „Bitte um kurze Info“.
  2. Oder ich gebe „Bitte um Zwischenstand“ in eckige Klammern und habe danach den alten Betreff.“

Nicht nur die Betreffzeile, sondern auch die richtige Verabschiedung sind beim Nachhaken wichtig, betont Khom. Die standardisierte, veraltete Formulierung „mit freundlichen Grüßen“ sei vielleicht noch akzeptiert, aber erfolgversprechender seien Formulierungen wie freundliche, herzliche, erwartungsvolle, beste oder hoffnungsvolle Grüße.

 

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Bildnachweis: shapecharge/Quelle: www.istockphoto.com 

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