Referenzen in der Bewerbung richtig einsetzen

Müssen BewerberInnen heutzutage ihren Unterlagen eine Referenzliste beifügen?
Auch wenn Referenzen nur selten ein Muss sind, können Sie den entscheidenden Karrieresprung bedeuten. Wer sich jedoch überhaupt als Referenzgeber eignet und in welchem Ausmaß Referenzen in der Bewerbung eingesetzt werden, sollte gut überlegt sein. Die wichtigsten Überlegungen und Informationen dazu für Sie auf einen Blick.

Referenz vs. Empfehlungsschreiben

Halten Sie ein einseitiges DIN A4 Schreiben in der Hand, in dem positive Aussagen über Ihre Arbeit und Person vom Referenzgeber selbst verschriftlicht wurden? Dann haben Sie entweder ein Referenz- oder ein Empfehlungsschreiben erhalten. Auch wenn beide Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen kleinen, aber klaren Unterschied:

✓ Referenzschreiben zeigen eine allgemeine Gültigkeit, indem sie nicht an einen konkreten Empfänger adressiert sind. Ihr Referenzgeber bezieht sich dabei auf Ihre erworbenen Qualifikationen, ausgeübten Tätigkeitsfelder und verzeichneten Erfolge der Vergangenheit. Referenzgeber können auch allgemein als Kontakte in der Bewerbung angegeben werden.

Das weniger standardisierte Empfehlungsschreiben (Letter of Recommendation) hat einen klaren Empfänger und positioniert Sie als die richtige Wahl für einen zukünftigen Job, ein Stipendium o.ä. Die Empfehlungsbriefe bieten besonders viel Freiraum für Facetten, die im Arbeitszeugnis zu kurz kommen: Ihre Soft Skills, neue Perspektiven auf Ihre Leistungen oder Ihre individuelle Arbeitsweise.

 

Referenzen: Nettes Extra auf Anfrage oder fester Bestandteil der Bewerbung?

Kritiker von Referenzen in der Bewerbung beklagen die „aufgedrückte“ Voreingenommenheit gegenüber Bewerbern durch die subjektive Perspektive ehemaliger Vorgesetzter. Wenn Referenzen nicht explizit gefordert sind, sollten Sie das Ganze also sehr dezent handhaben oder lediglich bei der schriftlichen Bewerbung per E-Mail anbieten, Referenzgeber und Ihre Kontakte zur Verfügung zu stellen. Als Faustregel gilt: Referenzen in der Bewerbung sind keinesfalls Standard, aber eine gute und dezente Empfehlung kann Ihre Karriereaussichten sicherlich nicht verschlechtern. Die Relevanz des Referenzschreibens oder der Kontaktangabe eines Referenzgebers sollte jedoch für Ihr Stellengesuch ersichtlich sein. Geben Sie immer maximal 2-3 Referenzen an.

 

Für wen sind Referenzen besonders relevant?

Arbeitszeugnisse helfen die Aussagen Ihrer Bewerbung auf Stimmigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Da aber das Gesetz Zeugnisse verbietet, die es Arbeitnehmern erschweren, einen neuen Job zu bekommen und viele Unternehmen ihre Mitarbeiter bitten das Zeugnis selbst zu schreiben, verliert das Arbeitszeugnis zunehmend an Bedeutung. Referenzen werden in diesem Zusammenhang immer wichtiger. Insbesondere können aufgrund fehlender Praxisnachweise Berufseinsteiger, Praktikanten, Auszubildende und Studierende sowie Stipendiaten oder Freiberufler von den Referenzschreiben profitieren. Auch bei der Einstellung von Führungskräften gehört das Einholen von Referenzen schon längst zur gängigen Praxis, um geforderte Führungsqualitäten sicherzustellen. Immer öfter werden aber auch neben Generalisten-Jobs bei spezialisierten Fachkräften aufgrund einer gewissen Restunsicherheit im Auswahlprozess durch ehemalige Vorgesetzte Informationen eingeholt.

 

Wer eignet sich als Referenzgeber?

Der perfekte Referenzgeber befindet sich hierarchisch mindestens eine Karrierestufe über Ihnen und kann Sie besten Wissens und Gewissens einschätzen, um Sie weiterzuempfehlen. Idealerweise führen Sie den Unterschriftengeber Ihres Zeugnisses an, der im Normalfall eine leitende Funktion im Unternehmen hat. Es muss nicht der Chef oder die Chefin höchstpersönlich sein, aber eine höhere Position Ihres Referenzgebers verleiht dem Empfehlungsschreiben automatisch mehr Gewicht und Relevanz. In dem Sinne eignen sich aber nicht nur Abteilungs- oder Teamleiter als Befürworter, sondern ggf. auch Auftraggeber und Kunden. Das Einholen eines Referenzschreibens von Ihrem direkten Vorgesetzten oder Kunden ist nur eine gute Idee, insofern er von Ihrem Jobwechsel weiß und Sie nicht diskret nach einem neuen Job suchen.

Fragen Sie Ihre Referenzgeber um Erlaubnis, den Namen, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse in den Bewerbungsunterlagen nennen zu dürfen. Denn: Ihr Referenzgeber zeigt sich einverstanden, jederzeit mit einem wissbegierigen Anruf konfrontiert zu werden. Übrigens muss der ehemalige Vorgesetzte, die Personalchefin oder der Geschäftsführer nicht zwangsläufig aktuell im Unternehmen beschäftigt sein, um eine Referenz zu geben. Genauso können Sie auch nachträglich Referenzgeber anfragen, die nicht unbedingt Personen Ihrer letzten Karrierestation sind. Achten Sie in jedem Fall darauf, Ihren Referenzgeber rechtzeitig zu fragen, ob Sie sich generell vorstellen können eine positive Referenz zu verfassen.

 

Aufbau eines Referenzschreibens

Auch wenn kein strikt vorgegebener Aufbau existiert, beinhalten die meisten Referenzschreiben die folgenden Inhalte – stets in der Ich-Form auf Sicht des Referenzgebers verfasst:

Daten des Referenzgebers (im Briefkopf), d.h. Name, Unternehmen und Kontaktdaten für Rückfragen (Telefonnummer für bessere Erreichbarkeit!)
Betreffzeile: „Referenzschreiben für…“
Kurze Selbstvorstellung des Referenzgebers
Zeitraum der gemeinsamen Zusammenarbeit und Arbeitsverhältnis
Erworbene Qualifikationen, angewandte Aufgaben und Fähigkeiten
Erwähnenswerte Projekte mit viel Verantwortung und besondere Erfolge
Bewertung der Soft Skills, der Persönlichkeit und des Sozialverhaltens
Datum und Unterschrift

 

Wie gibt man eine Referenz in der Bewerbung richtig an?

Um Referenzen in der Bewerbung anzugeben, gibt es verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten – im Lebenslauf, im Bewerbungsschreiben und in der Anlageliste.

✓ Im Lebenslauf: Sie können Ihre Referenzgeber mit vollem Namen, ihrer Position im ehemaligen Unternehmen und Kontaktdaten am Ende Ihres tabellarischen Lebenslaufs aufführen, so dass alle relevanten Informationen und Inhalte des CVs abgerundet werden. Eine andere Variante ist das Vermerken der Referenzgeber im perfekten Lebenslauf bei der entsprechenden beruflichen Station.

✓ Im Bewerbungsschreiben: Die Erwähnung eines Referenzgebers im Anschreiben selbst sollte nur dann verschriftlicht werden, insofern Referenzen in der Stellenanzeige ausdrücklich erwünscht waren. Erwähnen Sie die möglichen Referenzgeber dafür kurz in einem Satz: „Meine ehemalige Abteilungsleiterin (Name) im Unternehmen (Name) gibt Ihnen gerne Auskunft über meine Tätigkeiten und Erfolge.“

✓ In der Anlage: Ähnliche Formulierungen wie beim Anschreiben können bei einer möglichen Erwähnung in der Anlageliste in Form der übersichtlichen Deckblatt Bewerbung gehandhabt werden: „(Name), Geschäftsführer des Unternehmens (Name), bestätigt Ihnen gerne meine Qualifikationen.“ Sollten Sie ein allgemeines Referenz- oder explizites Empfehlungsschreiben für Ihren Traumjob haben, können Sie auch dieses im Anhang angeben.

Sollten Sie ein eigenes Referenzschreiben anhängen, fügen Sie die Telefonnummer des Referenzgebers nur dort und nicht noch zusätzlich im Lebenslauf an!

 

Was darf ein potentieller Arbeitgeber beim Referenzgeber erfragen?

Der Anruf bei ehemaligen Vorgesetzten findet auf sensiblem Terrain statt, da die zugehörigen Gesetzesparagrafen dazu Interpretationsspielraum lassen. Sicher ist, dass im Sinne der diskreten Jobsuche nicht auf dem aktuellen Arbeitsplatz des Bewerbers nachgefragt werden darf. Und seriöse Personalentscheider werden jedenfalls die Zustimmung des Bewerbers einholen bevor sie zur Auskunftseinholung schreiten. Die Überprüfung von Angaben im Dienstzeugnis eines ehemaligen Brötchengebers, wie zum Beispiel Zeitraum und Ausmaß der Beschäftigung oder der berufliche Werdegang im Unternehmen, können überprüft werden. Unzulässige Fragen im Bewerbungsprozess – wie etwa die Höhe des letzten Gehalts, ethnische Herkunft, Religionszugehörigkeit, politische Interessen oder Gesundheitszustand – dürfen auch im Referenzgespräch nicht thematisiert werden!

Damit Sie sich von der Jobsuche bis zur Jobfindung immer bestens vorbereitet und gewappnet fühlen, helfen Ihnen diese umfassenden Bewerbungstipps auf einen Blick.

Bildnachweis: www.istockphoto.com

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