Home Office – wie du es optimal nutzt

Vom Bett direkt an den Arbeitsplatz, am besten noch im Pyjama: Das Arbeiten vom Home Office aus erscheint vielen Arbeitnehmern als attraktive Alternative zum Großraumbüro. Freier Zeiteinteilung und Ruhe stehen jedoch auch Herausforderungen entgegen, an die kaum einer denkt.

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Mitarbeiter*innen im Home Office müssen über besonders starke Eigeninitiative und Motivation verfügen. Zudem erreicht sie der informelle Informationsfluss eines Unternehmens nicht oder nur zeitverzögert. Wir zeigen die wichtigsten Argumente für und gegen Home Office auf, informieren über die rechtlichen Rahmenbedingungen und geben nützliche Tipps und Tricks für das Einrichten und effiziente Arbeiten.

Inhaltsverzeichnis:
Viel beschworene Präsenzkultur
Pro und Contra Home Office
Die goldenen Regeln im Home Office
Gibt es einen Rechtsanspruch auf Home Office?
Kann ich mein Home Office von der Steuer absetzen?
Wie überzeugst du deinen Chef vom Home Office?
So richtest du das perfekte Home Office ein
Effizientes Arbeiten im Home Office

Viel beschworene Präsenzkultur

Mit der Telearbeit gibt es schon länger einen Begriff, um Mitarbeiter*innen zu beschreiben, die nicht am Firmenstandort direkt arbeiten, sondern aus der Ferne von einem anderen Standort aus. Das moderne Home Office ist eine spezielle Form davon: Es beschreibt noch genauer, dass es sich um fixe Mitarbeiter handelt, die (zeitweise) von zu Hause aus arbeiten.

Laut einer Studie von Deloitte, durchgeführt von der Universität Wien und der FH Oberösterreich, bieten 90% aller österreichischen Unternehmen mittlerweile die Möglichkeit zum Home Office an. Genutzt wird das Angebot in vielen Fällen aber nur von Einzelpersonen und in bestimmten Branchen wie etwa im Technologie- und Telekommunikationsbereich.

Ein wesentlicher Grund, warum Home Office nur eingeschränkt genutzt wird, liegt in der hohen Bedeutung physischer Anwesenheit in heimischen Unternehmen, stellt die Studie fest. „Aus der Praxis wissen wir, dass Präsenz häufig als Indikator für gute Leistung herangezogen wird“, schreiben die Studienautoren. Haben Mitarbeiter*innen das Gefühl, dass ihre Abwesenheit sich negativ auf die Einschätzung ihrer Leistungen auswirkt, hemmt das die Nutzung.

Pro und Contra Home Office

Das Arbeiten von zu Hause aus hat viele Vorteile – aber auch Nachteile, die das Home Office nicht für jede/n zum Arbeitsort der Wahl macht.

Das spricht für ein Home Office:

• Keine lange Anfahrtszeiten ins Büro, Parkplatzsuche und Stau fallen weg. Wir zeigen dir was du über die Pendlerpauschale wissen musst.
• Endlich in Ruhe alles abarbeiten: Keine Unterbrechungen durch Kolleg*innen, die zwischendurch mit Fragen kommen oder laut telefonieren.
• Gesteigerte Produktivität: Ohne Ablenkung konzentriert an Projekten arbeiten und Abgabetermine einhalten.
• Individuelle Bedürfnisse: Zu kalt, zu warm, Fenster geschlossen oder offen – wer im zuhause arbeitet, entscheidet selbst, wie sie/er ihre/seine Arbeitsumgebung gestaltet.
• Keine Ansteckungsgefahr: Wer schon einmal die Grippesaison im Großraumbüro erlebt hat, weiß die virenfreie Atmosphäre des Büros in den eigenen vier Wänden zu schätzen.
• Work Life-Balance: Wer sich seine Arbeit zu Hause selbst einteilt, kann Arbeit und Privatleben viel besser in Einklang bringen als im Büro, wo Dienst nach Vorschrift auf dem Programm steht.
• Der eigene Rhythmus: Manche arbeiten besser frühmorgens, andere haben erst nach zehn Uhr Abend die besten Ideen. Heimarbeit ist für beide geeignet – und passt sich damit dem ganz persönlichen Biorhythmus an.

Auch für das Arbeiten im Büro gibt es gute Gründe:

• Schnell mal fragen

Der Kontakt mit Kolleg*innen und Vorgesetzten findet face to face statt, Unklarheiten können im direkten Gespräch schneller ausgeräumt werden und erfordern keine langwierigen Mails oder Telefonate.

• Wie ist die Stimmung

Arbeit lebt nicht nur von Leistung, sondern auch vom sozialen Miteinander. Was genau gerade passiert, welche Prioritäten gesetzt werden, erlebt man nur live vor Ort, nicht zu Hause vorm eigenen PC. Auch die Möglichkeit eines Büroflirts ist eine angenehme Seite des Arbeitens im Büro.

• Aus den Augen, aus dem Sinn

Die eigenen Leistungen sind im Büro oft sichtbarer als im Home Office, wo sie erst aufwendig kommuniziert werden müssen. Außerdem erhält man auf Erfolge schneller und unmittelbarer Rückmeldung.

• Trennung vom Privatleben

Die Arbeits- und Anwesenheitszeiten im Büro sind meist klar definiert, wer länger bleibt, macht Überstunden. Im Home Office verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und privat schon mal – schließlich kann man sich ja auch am Wochenende kurz an den Rechner setzen und ein Mail beantworten, oder? Das kann leider auch zum Burnout beitragen.

• Die Technik funktioniert

Während im Büro oft eine gesamte IT-Abteilung dafür sorgt, dass das Equipment stimmt, ist man zu Hause selbst dafür verantwortlich, dass PC, Laptop, Drucker und Smartphone auf dem aktuellsten Stand sind und reibungsloses Arbeiten ermöglichen.

Eine Studie der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen empfiehlt, zwischen der Anwesenheit im Büro und Home Office hin- und herzuwechseln. Zwei bis drei Tage von zu Hause zu arbeiten, ist dabei das Maximum – schließlich ist der Austausch mit anderen für gutes Arbeiten essenziell, allerdings gibt es auch Aufgaben, die man zurückgezogen besser erledigen kann.

Die goldenen Regeln im Home Office

Microsoft Deutschland hat zusammen mit dem Beratungsunternehmen Gallup zehn Regeln aufgestellt, die das Arbeiten im Home Office entspannter, produktiver und für alle Beteiligten erfolgreicher machen soll.

Am einfachsten lassen sie sich so zusammenfassen: Wenn du dir das Arbeiten zuhause vorstellen kannst, solltest du dir erst einmal darüber bewusst werden, ob du dafür geeignet bist– willst du selbstständig arbeiten und quasi dein/e eigene/r Manager*in sein? Kannst du deine Zeit gut einteilen, zugleich aber auch nach Feierabend abschalten? Wenn du diese Fragen mit „ja“ beantworten kannst, könnte das Home Office etwas für dich sein, sofern auch deine Firma klare Regeln dafür hat, wie mit dir kommuniziert wird und du auch von zuhause in alle Abläufe eingebunden werden kannst.

Gibt es einen Rechtsanspruch auf Home Office?

Anders als in den Niederlanden, wo Arbeitnehmer*innen seit 2015 einen Anspruch auf Heimarbeit durchsetzen können, wenn Kinder krank oder Angehörige pflegebedürftig sind, gibt es in Österreich kein Recht auf Home Office. Deswegen zählt es meist eher zu den Benefits, die ein Arbeitgeber anbietet.

Das Home Office kann auf der Grundlage eines echten Dienstvertrages, im Rahmen eines freien Dienstvertrages oder auf Basis eines Werkvertrags vereinbart werden. Wichtig ist, dass beide Parteien der Vereinbarung zustimmen – die Arbeit von zu Hause aus darf nicht einseitig verordnet werden. Auch im Home Office gelten die gesetzlichen und kollektivvertraglichen Bestimmungen, die im Büro Anwendung finden – etwa Gleichbehandlungsgesetz, Urlaubs- oder Arbeitszeitgesetz.

Die Rahmenbedingungen zur Heimarbeit sollten gemeinsam mit dem Arbeitgeber schriftlich festgehalten werden. Folgende Punkte sind dabei relevant:

• Zeitlicher, räumlicher und inhaltlicher Umfang der Telearbeit
• Erreichbarkeit der Arbeitnehmerin/ des Arbeitnehmers – ist ständige Erreichbarkeit ein MUSS?
• Kostenersatz bzw. Bereitstellung von Arbeitsmitteln
• Durchführung von Arbeitsplatzevaluierungen
• Privatnutzung und Haftung für Schäden an Arbeitsmitteln
• Schutz betrieblicher Daten und der Privatsphäre der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters
• Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen und Kontrollmöglichkeiten
• Beendigungsmöglichkeiten der Telearbeit

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Bereitstellung, Installation und Wartung der für das Home Office erforderlichen Arbeitsmittel verantwortlich und muss der/m Arbeitnehmer*in entsprechende Kosten, etwa für Telefon und Internet, ersetzen. Meist wird hier eine Pauschale vereinbart.

Wichtig: Auch im Home-Office müssen Arbeitszeiten eingehalten werden: So dürfen höchstens zwölf Stunden pro Tag und 60 Stunden pro Woche gearbeitet werden. Auch die Wochenendruhe ist einzuhalten. Zudem müssen Arbeitnehmer*innen ihre Arbeitsstunden protokollieren. Und meist gibt es auch klar geregelte Arbeitszeiten, in denen die/der Mitarbeiter*in erreichbar sein muss.

Übrigens: Die/der Chef*in darf den eigenen Arbeitsbereich im Home Office nur nach Zustimmung der Arbeitnehmerin/ des Arbeitnehmers betreten – kann sich im Zweifelsfall allerdings auf begründete Firmeninteressen berufen, etwa wenn es um Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz geht, für die der Arbeitgeber auch beim Arbeitsplatz zu Hause verantwortlich ist.

Kann ich mein Home Office von der Steuer absetzen?

Wer die Kosten für sein Home Office von der Steuer absetzen möchte, muss einige wichtige Punkte beachten. So kann der heimische Arbeitsplatz nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Arbeitsplatz zu Hause:

• unbedingt notwendig ist: Stellt der Auftraggeber einen Arbeitsplatz in seinem Unternehmen zur Verfügung, können die Kosten für das Home Office nicht steuerlich abgesetzt werden.
• den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet: Entscheidend ist hier das Berufsbild. Für eine/n Lehrer*in ist das Arbeitszimmer nicht der wesentliche Tätigkeitsmittelpunkt, für eine/n selbstständige/n Software-Entwickler*in kann das schon der Fall sein.
• ausschließlich beruflich genutzt wird: Es ist ein separates Arbeitszimmer notwendig, das vom restlichen Wohnraum abgegrenzt ist. Ein Schreibtisch im Wohnzimmer kann also nicht steuerlich abgesetzt werden.

Abgesetzt werden können anteilig Mietkosten, Betriebskosten wie Heizung oder Strom, Abschreibung bei einem eigenen Haus, Kosten für Einrichtungsgegenstände und Ähnliches. Die Höhe der abzugsfähigen Kosten berechnet man im Verhältnis zur Gesamtnutzfläche der Wohnung, vor allem hinsichtlich Mieten und Betriebskosten.

Wie überzeugst du deinen Chef vom Home Office?

Um die/den Chef*in davon zu überzeugen, dass das Home Office nicht nur für dich, sondern auch für die Firma Vorteile hat, hilft vielleicht eine Studie der renommierten US-amerikanischen Universität Stanford unter 500 Angestellten einer Reiseagentur. Ihre Ergebnisse sprechen klar für die Tätigkeit im Home Office:

• Mitarbeiter*innen im Home Office sind seltener krank, machen kürzere Pausen und kommen deshalb auf eine um 13,5 Prozent höhere Produktivität.
• Mitarbeiter*innen sind im Schnitt zufriedener mit sich und ihrer Leistung.
• Heimarbeit kann jährliche Bürokosten im vierstelligen Bereich sparen.
• Die Ausfallquote von Mitarbeiter*innen im Home Office liegt 50% unter der Rate der Kolleg*innen, die im Büro arbeiten.
• Heimarbeiter*innen sind generell zufriedener mit ihrer Arbeit.

So richtest du das perfekte Home Office ein

Die Balance zwischen privatem und beruflichem Leben zu finden kann schwer sein, gerade wenn beides in denselben Räumlichkeiten stattfindet. So schaffst du eine professionelle und produktive Umgebung:

1. Trenne Job und Privatleben

Richte dein Home Office in einem abgetrennten Zimmer ein, um den Unterschied zwischen Privatleben und Arbeitsplatz auch räumlich herzustellen. Falls das nicht möglich ist, sollte der Arbeitsplatz zumindest räumlich abgetrennt werden, etwa durch Regale, Pflanzen u.Ä.

2. Spare nicht bei der Ausstattung

Ein Arbeitsplatz zu Hause, der regelmäßig genutzt wird, muss auch entsprechend eingerichtet sein: Mit schnellem Internetzugang, großem Bildschirm, leiser Tastatur und professionellem Headset und Drucker. Das Equipment muss voll funktionsfähig sein und sollte regelmäßig gewartet werden.

3. Achte auf deine Sitzhaltung

Auch wenn er etwas teurer ist, investiere ruhig in einen besseren Bürostuhl, der den Rücken stützt und die Handgelenke entlastet. Nur so ist ergonomisches Arbeiten gewährleistet.

4. Beleuchte deinen Arbeitsplatz

Am besten ist natürliches Licht, unterstützt durch indirekte Beleuchtung. In den Wintermonaten sorgt das stundenweise Licht einer Tageslichtlampe für helle Momente und bessere Stimmung.

Effizientes Arbeiten im Home Office

✓ Achte auf eine ruhige Arbeitsumgebung. Investiere in Noise Cancelling-Kopfhörer – sie sorgen für Oasen der Ruhe auch mitten im größten Trubel.

✓ Sorge für eine ablenkungsfreie Umgebung. Alte Möbel, Krimskrams und die Playstation deines Sohnes haben bei deinem Arbeitsplatz nichts verloren. Das wirkt auch psychologisch: Wer ständig das Bett oder Umzugskisten vor Augen hat, kommt nur schwer in einen produktiven Arbeitsmodus.

✓ Organisiere dich. Gerade zuhause braucht es ein Extra an Eigeninitiative und Selbstdisziplin, um Projekte im Alleingang weiterzubringen. Die wichtigste Regel dabei: Die eigenen Arbeitsschritte genau zu planen – und organisatorisch durchdacht umzusetzen. Lasse deinen Prokrastinations-Gewohnheiten keinen Raum!

✓ Lege dir deine Arbeitszeiten so weit wie möglich fest – damit nicht Arbeit und Privatleben fließend ineinander übergehen und du den Eindruck hast, du müsstest abends noch viel erledigen.

✓ Teile dir auch Pausen bewusst ein, um sich erholen und anschließend konzentriert weiterarbeiten zu können.

✓ Lege mit deinen Kolleg*innen im Büro fest, wann du erreichbar sein musst oder am besten erreichbar bist, um nicht ständig durch Anrufe oder Mails gestört zu werden.

✓ Lasse private Dinge außen vor. Urlaub buchen, Rechnungen überweisen oder schnell mal Facebook checken lenken von der eigentlichen Tätigkeit ab – und lassen die Grenzen zwischen Arbeit und Privat zu stark verschwimmen.

Bildnachweis: istockphoto.com/imaginima