22.05.2023 von Beatrix Mittermann

Workation

Mit dem Laptop am Strand sitzen, den Urlaub mit der Arbeit verbinden, dort arbeiten, wo andere Urlaub machen – für viele Arbeitnehmer*innen ein langersehnter Traum. Mit einer Workation können Sie als Arbeitgeber diesen Traum wahr werden lassen und Pluspunkte bei Ihrer Belegschaft sammeln. Wir verraten Ihnen, was dabei zu beachten ist und haben 6 Tipps für eine gelungene Workation zusammengestellt.

• Definition: Workation
• Für wen eignet sich eine Workation?
• Kann Urlaub auch Arbeit sein und umgekehrt?
• Workation: Vor- und Nachteile
• Vorteile einer Workation
• Mögliche Nachteile von Arbeiten im Urlaub
• Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für eine Workation
• 6 Tipps: So kann eine Workation gelingen

Definition: Workation

Der Begriff Workation wurde in den USA geprägt und bezeichnet die Kombination aus Urlaub und Arbeit. Dieses Konzept ist eigentlich nichts Neues, da es auch bisher schon oftmals so war, dass Arbeitnehmer*innen auch in ihrem Urlaub beispielsweise E-Mails lesen und beantworten oder kleinere Arbeiten von unterwegs erledigen. Workation geht aber noch ein bisschen darüber hinaus, da es hierbei um eine bewusste Entscheidung geht, im Urlaub auch zu arbeiten und dies auch vorab zu planen.

Für wen eignet sich eine Workation?

Ganz klassisch waren es früher vor allem Selbstständige, Einzelunternehmer und Freelancer, die keine ganz so klare Trennung zwischen Urlaub und Arbeit gezogen haben. Einen neuen Boost hat das Konzept Workation zudem von digitalen Nomaden bekommen, die überall auf der Welt remote arbeiten und sozusagen ständig beide Welten miteinander verbinden: die schönsten Orte dieser Welt zu bereisen und eben an diesen Orten auch zu arbeiten.

Dies gilt heutzutage natürlich auch für fest angestellte Mitarbeiter. Denn auf Grund der technischen Möglichkeiten können grundsätzlich alle, die beispielsweise aus dem Homeoffice arbeiten, auch von einer Urlaubslocation aus arbeiten. Voraussetzung dafür ist einfach nur da technische Equipment und eine gute Internetverbindung. Und die entsprechende Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*in.

Kann Urlaub auch Arbeit sein und umgekehrt?

Seit Beginn der Corona-Pandemie und dem vermehrt auftretenden Arbeiten aus dem Homeoffice, hat sich hier eine ganz neue Dimension aufgetan. Denn durch all die digitalen Möglichkeiten, die Arbeitnehmer*innen heutzutage zur Verfügung stehen, ist es grundsätzlich eigentlich auch egal, ob Mitarbeiter*innen zu Hause sitzen und ihre Arbeit erledigen, oder ob sie fernab die Sonne auf einer schönen Urlaubsinsel genießen und von dort aus tätig sind. Wichtig ist es hierbei für Arbeitgeber, die Rahmenbedingungen für die Arbeit ganz klar zu vereinbaren. Schließlich wollen Sie ja auch wissen, welche Mitarbeiter*innen wann erreichbar sind – auch für die Kolleg*innen ist das eine sehr wichtige Information. Zunehmend schwieriger kann das werden, wenn Mitarbeiter*innen in unterschiedlichen Zeitzonen sind und diese Zeitverschiebung zu berücksichtigen ist. Aber davon abgesehen spricht nichts dagegen, Urlaub und Arbeit auf diese Art miteinander zu verbinden.

Für digitale Nomaden ist das schon länger gelebte Realität, dass Urlaub Arbeit ist und auch umgekehrt, doch aktuell ist es auch so, dass immer mehr Angestellte diesen Traum verspüren und verwirklichen wollen. Und ganz ehrlich: Was kann es für Arbeitnehmer*innen Schöneres geben, als ihre Arbeit in einer schönen Location zu verrichten, wenn Sie dann ihren Feierabend bzw. die Wochenenden – je nach Präferenz – am Strand, in den Bergen oder im Dschungel verbringen können? Als Arbeitgeber haben Sie hier die Möglichkeit, diesem Bedürfnis nachzukommen und somit auch einige Pluspunkte bei den Angestellten zu sammeln.

Workation: Vor- und Nachteile

Eine Workation ist mit einigen Vor- und Nachteilen verbunden, die vorab genau abgewogen werden sollten.

Vorteile einer Workation

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Mitarbeiterbindung: Wenn Ihre Mitarbeiter den Wunsch haben, aus dem grauen Alltag in ihrer Heimat auszubrechen und längere Zeit an den schönsten Orten dieser Welt, dann ist Workation eine gute Möglichkeit, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, indem Sie diesem Wunsch nachkommen. Langfristig fördert das natürlich auch die Mitarbeiterbindung, weil sich Arbeitnehmer gesehen und gehört fühlen mit all ihren Bedürfnissen.

• Als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden: Als Arbeitgeber, der seinen Mitarbeiter*innen Workations ermöglicht, genießen Sie definitiv einen Wettbewerbsvorteil am Arbeitsmarkt. Das ist vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels besonders wichtig und gibt einen Boost für die Arbeitgeberattraktivität und das Employer Branding, wenn diese Möglichkeit entsprechend im Recruiting-Prozess gut kommuniziert wird.

• Von neuen Perspektiven profitieren: Mitarbeiter*innen, die von der ganzen Welt aus arbeiten und die Möglichkeit haben, Reisen und Arbeiten zu verbinden, sind ständig neuen Eindrücken und Erfahrungen ausgesetzt. Das erweitert den persönlichen Horizont und bringt neue Impulse und Ideen. Davon profitiert auch das Team, denn die gute Laune und Kreativität dieser Mitarbeiter*innen kann auch die Kolleg*innen damit inspirieren.

• Neuen Schwung in den Arbeitsalltag bringen: Wenn Mitarbeiter*innen schon lange im Unternehmen tätig sind oder schon sehr lange dieselbe Tätigkeit ausüben, kann es zum Gefühl von Arbeitstrott kommen, bei dem sich jeder Tag gleich anfühlt. Hier kann eine Workation helfen, neuen Schwung in den Arbeitsalltag und wieder frischen Wind in die Tätigkeit zu bringen.
  

Mögliche Nachteilevon Arbeiten im Urlaub

• Erhöhter Koordinationsaufwand: Vorab sollten Sie berücksichtigen, dass durch Workations ein höherer Koordinationsaufwand auftritt. Denn vorab gilt es, genaue Vereinbarungen zu treffen, für die nötige technische Ausstattung zu sorgen und auch darüber zu sprechen, wie Troubleshooting remote ablaufen kann.

• Zeitverschiebungen: Je nachdem, wo Arbeitnehmer*innen ihre Workation verbringen, kann es zu Zeitverschiebungen kommen, die berücksichtig werden müssen. Auch wenn die Länge der Arbeitszeit vorab festgelegt ist, kann es durch unterschiedliche Zeitzonen dazu kommen, dass es nur ein paar Stunden Überschneidungen mit der lokalen Arbeitszeit gibt. Austausch, Meetings etc. müssen dann in diesen Zeiten stattfinden und das zu koordinieren, ist nicht immer einfach.

• Erschwerte Zusammenarbeit: Vor allem wenn das Team sehr verstreut ist, kann es schon mal dazu kommen, dass Unsicherheiten unter den Kolleg*innen auftreten, wen sie wann wo erreichen können, um die nötigen Abstimmungen zu erledigen, die für die tägliche Arbeit nötig sind. Hier braucht es ganz viel Kommunikation und Unterstützung seitens der Führungskräfte, um diesen Unsicherheiten zu begegnen und bestenfalls gleich ganz aus dem Weg zu räumen.

• Erschwerte Kommunikation: Wenn Abstimmungen nicht einfach schnell im Büro möglich sind und auf technische Hilfsmittel zurückgegriffen werden muss, kann das schon mal länger dauern bzw. Arbeiten verzögern. E-Mails zu beantworten dauert einfach länger, als zwischen Tür und Angel schnell mal eine Frage zu stellen oder wenn man sich auf dem Weg zum nächsten Meeting im Flur begegnet. Abhilfe könnte hier beispielsweise ein Unternehmens-Chat schaffen, wo sich Kolleg*innen schnell und formlos austauschen können.

• Fehlender persönlicher Kontakt: Viele Arbeitnehmer*innen kennen dieses Problem seit der Pandemie bereits: Wer lange Zeit im Homeoffice arbeitet und nicht ins Büro kommt, vermisst oftmals den persönlichen Austausch und Kontakt mit den Kolleg*innen. Darunter leidet auch das Teamgefühl auf Dauer. Das sollte auf jeden Fall bedacht werden, vor allem wenn es um die Länge von Workations geht.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für eine Workation

Damit die Workation Ihrer Mitarbeitre*innen gut gelingt, braucht es eine Reihe an Überlegungen vorab bzw. müssen alle Voraussetzungen und rechtliche Rahmenbedingungen abgeklärt werden.

Wichtig ist es – so wie auch bei Mitarbeiter*innen, die im Homeoffice arbeiten – eine entsprechende Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Workation-Mitarbeiter*innen aufzusetzen. Dort gilt es zu regeln, wer welche Infrastruktur zur Verfügung steht, die Dauer und Lage der Arbeitszeit, wie mit Zeitverschiebungen umzugehen ist, welche Voraussetzungen seitens der Mitarbeiter*innen getroffen werden müssen (Anbindung ans Internet vor Ort bzw. auch beim Reisen zwischen unterschiedlichen Urlaubsorten), wie die Erreichbarkeit gewährleistet werden kann, etc.

Ein wichtiger Aspekt sind auch die rechtlichen Rahmenbedingungen, allen voran der Versicherungsschutz der Arbeitnehmer*innen. Grundsätzlich treffen die Meldepflichten für die Sozialversicherung den Arbeitgeber, doch wenn es sich nicht um eine offizielle Entsendung handelt, wo Arbeitnehmer*innen an bestimmte Orte im Ausland gesendet werden, um dort ihre Arbeitsleistung zu verrichten, sieht das etwas anders aus. Hier müssen sich Arbeitnehmer*innen darüber informieren, eine entsprechende Auslandskrankenversicherung abzuschließen. Auch die Unfallversicherung wird in solchen Fällen vermutlich nicht weiter laufen – wobei es hier auch wichtig ist, sich über die Bestimmungen in dem jeweiligen Land zu informieren – denn innerhalb der EU sind die Regelungen auch nochmal anders als in Drittstaaten.

6 Tipps: So kann eine Workation gelingen

Damit Workations auch in Ihrem Unternehmen gut gelingen, haben wir einige Tipps für Sie zusammengefasst:

• Checkliste erstellen: Beim ersten Mal entstehen oftmals viele Fragen. Es ist ganz normal, dass bei der ersten Workation, die im Unternehmen genehmigt und durchgeführt wird, ganz viel Initialaufwand anfällt. Halten Sie hier alles fest und fügen Sie die Erfahrungen und Learnings in einer Checkliste zusammen. Damit haben sie für zukünftige Workations bereits eine Art Leitfaden, woran zu denken ist und welche Fragen im Zuge des Prozesses auftreten können.

• Arbeitszeit klar vereinbaren: Im Ausland ist oftmals vieles anders. Andere Temperaturen, andere Umgebung, andere Ablenkungen können dafür sorgen, dass es manchmal ganz schön schwierig sein kann, den Fokus so sehr auf der Arbeit zu haben wie im Büro. Umso wichtiger ist es, vorab genaue Arbeitszeiten zu vereinbaren, die die Rahmenbedingungen für die Arbeit festlegen und abstecken.

• Erreichbarkeiten festlegen: Arbeitnehmer*innen, die im Ausland tätig sind, brauchen ganz klare Richtlinien, wann und auf welchem Weg sie erreichbar sein müssen. Auch über Reaktionszeiten sollte vorab gesprochen werden. Für das gesamte Team ist dies wichtig, damit Abstimmungen zeitnah möglich sind und es zu keinen Zeitverzögerungen bei den Arbeitsabläufen kommt.

• Internetstabilität: Je nachdem, welchen Standort sich Ihre Mitarbeiter*innen für ihre Workation aussuchen, kann die Versorgung mit dem Internet besser oder schlechter sein. Hier sind Arbeitnehmer*innen zwar gefragt, sich um den Zugang zum Internet zu kümmern und sich auch Backups zu überlegen (Hotelinternet, Internetcafés, Coworkings Spaces, etc.), doch wenn große Datenmengen übertragen werden müssen, kann das schon mal Probleme verursachen. Hier sollte man auch darüber nachdenken, ob es andere Backups gibt oder beispielsweise am Diensthandy ein gewisses Kontingent an Datenvolumen im Ausland freigeschalten werden kann, um auch im Falle eines Internetausfalls vor Ort noch erreichbar zu sein.

• Workations sind eine Typfrage: Denken Sie daran, dass es nicht jedermanns Sache ist, im Ausland bzw. im Urlaubsort zu arbeiten. Sollten Sie diese Option Ihren Mitarbeiter*innen also anbieten wollen, beispielsweise als Wertschätzung und Belohnung für gute Arbeitsleistungen oder Erfolge oder ab einer gewissen Dauer der Firmenzugehörigkeit, sollten Sie im Hinterkopf behalten, dass dies nicht unbedingt bei allen Arbeitnehmer*innen gleich gut ankommt. Überlegen Sie sich daher noch andere Belohnungen und Benefits, die Sie ebenfalls anbieten können, sodass Mitarbeiter*innen die Wahl haben.

• Mitarbeiter*innen auf die Workation vorbereiten: Viele stellen es sich einfach schön vor, am Strand zu sitzen und von dort zu arbeiten. Doch die Realität kann ganz anders aussehen, denn bei sehr heißen Temperaturen fällt es schon mal schwer, sich zu konzentrieren, wenn es wenige Rückzugsmöglichkeiten in klimatisierte Räume gibt. Es braucht außerdem eine große Portion Disziplin, dem Impuls, den Urlaubsort erkunden zu wollen und ihn hautnah zu erleben, während der Arbeitszeit zu widerstehen und den Fokus auf die Arbeit zu legen. Auch längere Zeit aus der gewohnten Umgebung gerissen zu sein, kann beim ersten Mal schwierig sein, hinzu kann ein Kulturschock kommen oder ein Unverständnis über örtliche Gegebenheiten. Hier können Sie als Arbeitgeber eine entsprechende Vorbereitung anbieten, durch die Arbeitnehmer*innen ein bisschen auf die möglichen Herausforderungen vorbereitet werden. Ziehen Sie hierfür externe Experten hinzu bzw. wenn es bereits einige Workations im Unternehmen gegeben hat, können auch Kolleg*innen bei solchen Vorbereitungs-Sessions hinzugezogen werden, die aus erster Hand berichten können.

Autorin: Beatrix Mittermann
Bildnachweis: istock/Olezzo