Zeitmanagement

Zeitmanagement ist der Schlüssel zum produktiveren und zielorientierten Arbeiten. Was alles dazugehört, wie du es erlernen und verbessern kannst und welche Methoden und Apps dir dabei helfen können, erfährst du hier.

Inhaltsverzeichnis

Definition: Was ist Zeitmanagement?
Vorteile und Nachteile von Zeitmanagement
Zeitmanagement lernen: 7 Tipps
4 Zeitmanagement-Typen
Die 7 besten Zeitmanagement-Methoden
1. Alpen Methode
2. Eisenhower Prinzip / Eisenhower Methode
3. ABC-Methode
4. Pareto Prinzip: Die 80-20 Regel
5. 90/10 Prinzip
6. To-Do-Liste
12 Tipps: Zeitmanagement verbessern
Die 6 besten Apps für Zeitmanagement
 
 

Definition: Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement beschreibt die bewusste Planung und Nutzung von Zeit, um die Produktivität und Effizienz zu erhöhen. Durch die realistische Planung von anstehenden Aufgaben sollen Stressreduktion und Entlastung erreicht werden.

Was ist ein gutes Zeitmanagement? Bei einem guten Zeitmanagement erreichst du nicht alle Ziele, aber alle notwendigen, und vermeidest unnötigen Stress. Bewusste Pausen gehören in einer sinnvollen Tages- und Wochenplanung ebenso dazu wie Puffer für Unvorhergesehenes.

Gute Zeiteinteilung und -planung lässt sich erlernen, sowohl auf persönlicher Ebene als auch in Organisationen und als Beitrag zum strukturierten Arbeiten von Teams. Dabei unterstützen sowohl gewisse Techniken als auch Hilfsmittel wie Listen und Apps.

Was gehört alles zum Zeitmanagement?

• Zielsetzung: Klare und realistische Ziele zu setzen, ist ein wichtiger Schritt zur Selbstorganisation. Was kann ich in welcher Zeit wirklich erreichen? Wie umfangreich sind die Ziele? Sollte ich sie nicht lieber in mehrere Etappen unterteilen, um den Überblick zu behalten? Woran bemesse ich, dass das Ziel erreicht ist? Welche KPI habe ich?
• Prioritäten setzen: Dabei geht es darum, Ziele nach der Dringlichkeit zu ordnen, um einen Überblick zu bekommen, was unbedingt erledigt werden muss und in welcher Reihenfolge die Aufgaben abgearbeitet werden müssen.
• Zeitplanung: Der Kern des Zeitmanagements ist die Zeitplanung etwa mit Hilfe eines Kalenders. Erst mit der Verknüpfung von Aufgaben mit einem Zeitrahmen lässt sich festlegen, wie viel Zeit eine Aufgabe braucht und bekommt.
• Delegieren: Welche Aufgaben musst du nicht unbedingt selbst erledigen und kannst du an andere abgeben?
• Zeitdiebe aufspüren und vermeiden: Wo und wie kommt es zu Prokrastination? Verbringst du zu viel Zeit auf Social Media oder lässt du dich im Home Office etwa von Haushaltsaufgaben ablenken?
• Zeitmanagement-Tools nutzen: Eine Menge Hilfsmittel von Kalender über Listen bis hin zu Apps (siehe weiter unten, „Die besten Apps für Zeitmanagement“) erleichtern dir dein Zeitmanagement.

All diese Teilaspekte sind nicht nur für das Selbstmanagement relevant, sondern auch für das Projektmanagement und das Führen von Teams. Zeitmanagement hat letzten Endes eine große Bedeutung für das zeitgerechte Erreichen von Zielen.

 

Vorteile und Nachteile von Zeitmanagement

Die am häufigsten genannten Vorteile von Zeitmanagement sind

• Effizienz: Zeitmanagement führt zu effizienterem Arbeiten, da Aufgaben besser priorisiert werden.
• Geschwindigkeit: Ziele werden schneller erreicht.
• Stressreduktion: Im Arbeitsalltag wird der Stress reduziert, da eine bessere Planung der Aufgaben entschleunigt und das wiederum führt zu mehr Balance in Job & Alltag.
• Verbesserung der Work-Life-Balance: Die Grenzziehung zwischen Arbeit und Privatleben wird klarer: Welche Aufgaben können auch auf den nächsten Tag warten? Was kannst du, realistisch betrachtet, nicht schaffen und musst es daher abgeben? Das schafft Raum für weitere Aufgaben oder Pläne über den Job hinaus; wenn man zum Beispiel Job und Studium unter einen Hut bringen
• Vermeidung von Prokrastination: Die Beseitigung schlechter Angewohnheiten und Steigerung der Produktivität zahlt auch in ein gesteigertes Selbstwertgefühl ein.

 

Welche Nachteile kann Zeitmanagement mit sich bringen?

• Unrealistische Erwartungen: Wie viel kannst du schaffen? Viele neigen am Anfang dazu, sehr optimistisch zu planen und die vorgesehenen Zeitblöcke zu kurz zu halten.
• Pausen oder Entspannungsphasen entfallen: Wenn sehr effizient geplant wird, wie die Zeit verbracht werden soll, wird oft auf Pausen oder Entspannungsphasen vergessen oder absichtlich verzichtet, was zu Erschöpfung und Burnout führen kann.
• Geringere Flexibilität: Ist die Zeitplanung sehr eng getaktet, kann es schwierig werden, wenn sich die Prioritäten ändern oder Unvorhergesehenes passiert. Dann ist es erforderlich, sich zu reorganisieren.

 

Gesamt bietet Zeitmanagement aber immer mehr Vorteile als Nachteile, sofern man nicht zu rigide plant.

 

Zeitmanagement lernen: 7 Tipps

Zeitmanagement ist ein Skill, der sich erlernen lässt. Folgende Maßnahmen unterstützen dich dabei:

1. Erst einmal muss klar sein, wie du deine Zeit überhaupt verbringst, d.h. du musst deine Arbeitszeit eine gewisse Zeit lang (z.B. eine Woche lang) erfassen, um ein realistisches Bild davon zu bekommen, mit welchen Aufgaben du wie viel Zeit verbringst. Eine praktische und kostenlose App zur manuellen Zeiterfassung ist übrigens A-Tracker. (Mehr dazu erfährst du weiter unten im Artikel.)
2. Nimm dir Zeit, „SMARTe Ziele“ zu definieren. Als Erinnerung, SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
3. Setze Prioritäten! Welche Aufgaben sind die wichtigsten und welche brauchen die meiste Aufmerksamkeit und Energie?
4. Planung und Organisation sind eine Grund-Voraussetzung, um einen Zeitplan zu erstellen. Dabei solltest du nicht auf Pausen vergessen.
5. Evaluiere und optimiere deinen Zeitplan: Erreichst du deine Ziele? Wo geht Zeit verloren, wo kann dein Zeitplan noch verbessert werden?
6. Nutze unterschiedliche Hilfsmittel wie Kalender, To-Do-Listen oder auch Apps zur Zeiterfassung.
7. Entwickle positive Gewohnheiten und Routinen, die dich darin bestärken, dass du dich an deine Zeitpläne hältst. Das kann z.B. bedeuten, jeden Tag mit einer besonders schwierigen Aufgabe zu starten – wenn du sie erledigt hast, motiviert das besonders für den übrigen Tag.

 

4 Zeitmanagement-Typen

Wenn du herausfindest, wie dein bisheriger Umgang mit Zeit und insbesondere Arbeitszeit funktioniert, also welcher Zeitmanagement-Typ oder Zeit-Typ du bist, fällt es dir wesentlich leichter, das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Dafür gibt es unterschiedliche Kategorisierungen, zum Beispiel:

4 Zeitmanagement-Typen

1. Ja-Sager*in

Du übernimmst selbstverständlich viele Aufgaben von Kolleg*innen und überforderst dich dabei oft. Tipp: Falls du aus diesem Schema ausbrechen möchtest, dann lies unseren Artikel zum Thema „Nein sagen im Job“.

2. Prokrastinierer*in

Du schiebst Aufgaben vor dir her und verpasst oft Deadlines. Gerade komplexe Aufgaben werden aufgeschoben oder lange Zeit vermieden.

3. Workaholic

Du arbeitest so schnell wie möglich, oft stur und einfach nach Zuteilung bzw. Entstehen der Aufgaben, ohne Priorisierung.

4. Perfektionist*in

Du fokussierst vor allem auf die Qualität der Ergebnisse, was zu Überforderung und Stress führen kann, da man nun einmal nicht alle Aufgaben perfekt erledigen kann.

 

Zeitmanagement-Typen basierend auf der Zeitwahrnehmung

1. Analytischer Ordnungsmensch

Er*sie arbeitet ordentlich, sorgfältig und diszipliniert. Die korrekte, aber vorsichtige Planung ist sehr langfristig angelegt. Kurzfristige Änderungen sind schwierig und werden als störend empfunden.

2. Ergebnisorientierte*r Sprinter*in

Er*sie ist im Arbeiten spontan, flexibel und kreativ. Sprinter*innen arbeiten gern selbstständig, sind aber auch sehr ungeduldig.

3. Extrovertierter Beziehungsmensch

Diese Typen brauchen die Nähe anderer Menschen, sie sind gute Netzwerker*innen und sehr hilfsbereit. Die eigene Arbeit kann auch schon mal liegen bleiben, um jemandem zu helfen. Sie liefern die besten Ergebnisse im Team.

4. Sicherheitsorientierte*r Langstreckenläufer*in

Für sie sind Sicherheit und Kontinuität wichtig, sie arbeiten gewissenhaft und treffen keine schnellen Entscheidungen. Eine sehr enge Zeitplanung sorgt für Stress, unter Druck können sie nur schwer arbeiten.

 

Zeittypen

Auch bei den Kategorisierungen von Zeittypen gibt es unterschiedliche Beschreibungen, z.B. monochromer vs. polychroner Zeit-Typ. Monochrome Typen verlassen sich auf Zahlen und Fakten, polychrone dagegen auf Ideenreichtum, Spontaneität und ihre Gefühle. Eine andere Kategorisierung geht von Vergangenheits-, Gegenwarts- und Zukunftstypen aus, je nach dem, worauf gedanklich am stärksten fokussiert wird.

 

Die 7 besten Zeitmanagement-Methoden

Eine ganze Reihe von Techniken und Methoden lassen sich sehr einfach anwenden, was sie motivierend und schnell umsetzbar macht. Hier findest du einen Überblick über die Grundlagen der beliebtesten Zeitmanagement-Methoden. Um herauszufinden, welche dir am besten liegt, probiere sie einfach aus.

 

1. Alpen Methode

Diese eignet sich für die Erstellung eines Tagesplans, fünf Aspekte sind dabei zu berücksichtigen:

A – Aufgaben: Vorab wird eine To-Do-Liste erstellt, die alle anstehenden Aufgaben auflistet. Am besten wird diese sogar einen Tag im Vorhinein erstellt.

L – Länge: Der realistische Zeitaufwand für die Aufgaben wird eingeschätzt.

P – Puffer: Pufferzeiten von bis zu 40% müssen berücksichtigt werden, um Unerwartetem, Änderungen usw. gerecht zu werden.

E – Entscheidungen: Es muss entschieden werden, welche Aufgaben man selbst erledigt, welche delegiert werden (können) und welche im Zeitplan nicht berücksichtigt werden können bzw. gestrichen werden müssen.

N – Nachkontrolle: Sowohl die Planung als auch die Erfüllung der einzelnen Punkte müssen nachkontrolliert werden, um in Zukunft noch besser planen zu können und überblicken zu können, was offengeblieben ist.

 

2. Eisenhower Prinzip / Eisenhower Methode

Bei dieser Methode steht die Einteilung von anstehenden Aufgaben in Kategorien im Vordergrund, um wichtige Aufgaben sofort zu erledigen und Unwichtiges auszusortieren. Sie wurde nicht von Eisenhower selbst entwickelt, sondern geht auf einen Ausspruch von ihm zurück: „Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.“

Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in eine von vier Kategorien eingeteilt:

1. wichtig & dringend: Diese Aufgaben müssen sofort persönlich erledigt werden.
2. wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben müssen neu terminiert werden.
3. nicht wichtig, aber dringend: Diese Aufgaben können delegiert werden.
4. nicht wichtig & nicht dringend: Diese Aufgaben sollte man nur erledigen, falls Zeit bleibt.

 

Diese einfache Methode wird heutzutage dahingehend kritisiert, dass gutes Zeitmanagement zu verhindern weiß, dass sich Aufgaben als dringend in den Vordergrund schieben.

 

3. ABC-Methode

Bei dieser Methode werden Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt, abhängig davon, wie wichtig sie für die eigenen Ziele sind.

A-Aufgaben: Diese sind sehr wichtig für die eigenen Ziele. Man kann sie nur selbst erledigen, nicht delegieren. Ihre Ausführung hat den höchsten Wert und es besteht umgehender Handlungsbedarf.

B-Aufgaben: Sie sind relevant für die eigenen Ziele, haben aber keine hohe Priorität. Sie sind daher durchschnittlich wichtig und teilweise delegierbar.

C-Aufgaben: Diese sind Routine-Aufgaben, die keinen Fortschritt bringen. Sie machen oft den größten Teil der Arbeit aus, dazu gehören etwa Mails, Telefonate und Papierkram. Bei diesen besteht das größte Potenzial, sie zu delegieren.

 

4. Pareto Prinzip: Die 80-20 Regel

Beim Pareto Prinzip geht es um das Verhältnis von Aufwand und Ergebnis. Es ist auch als 80-20-Regel bekannt, denn es besagt, dass mit 20% Aufwand ein Ergebnis von 80% erreicht werden kann, für die letzten 20% braucht es dann 80% Aufwand.

Dieses Prinzip wird oft falsch interpretiert. 20% der Aufgaben erzielen die größte Wirkung. Die übrigen 80% sind aber dennoch wichtig und müssen erledigt werden.

 

5. 90/10 Prinzip

Dabei handelt es sich um eine Steigerung des Pareto Prinzips. Bei diesem Prinzip geht man davon aus, dass sich 90% der Aufgaben in 10% der Zeit erledigen lassen. Die übrigen 10% zur Fertigstellung (oder Perfektion, je nach Betrachtungsweise) benötigen dann die meiste Zeit. Ob das auf deine Aufgaben oder zumindest einen Teil davon zutrifft, lässt sich am besten herausfinden, indem du deine Zeit genau erfasst.

 

6. To-Do-Liste

Die To-Do-Liste ist eine der bekanntesten und einfachsten Methoden für das Zeitmanagement. Sie lässt sich in einem ersten Schritt dazu nutzen, um erst einmal alles aufzulisten, was ansteht. Es wurde nachgewiesen, dass das Niederschreiben auch dabei hilft, die Aufgaben besser im Gedächtnis zu behalten.

In einem weiteren Schritt sollte die To-Do-Liste aber zum Filtern, Sortieren und Delegieren von Aufgaben dienen, wofür eine detaillierte Liste mit mehreren Spalten angelegt werden sollte. Schreibt man sich eine tägliche To-Do-Liste, ist ein realistischer Blick darauf nötig, was man alles in einem Arbeitstag schaffen kann. Zugleich sieht man auf einer To-Do-Liste auf einen Blick, was am Ende des Tages oder der Woche noch übrig ist.

 

7. Pomodoro-Technik

Dabei handelt es sich um eine Arbeitstechnik, bei der sich immer gleich lange Arbeits- und Pausenintervalle abwechseln. Üblicherweise sind es 25 Minuten Arbeitsphase, 5 Minuten Pause, dann wieder 25 Minuten Arbeit usw. Die Intervalle können auch länger sein, sind auf jeden Fall aber gleichbleibend lang.

 

Die Pomodoro-Technik wirkt sehr motivierend und ist vor allem für kleinteilige Aufgaben und das Vorgehen in kurzen Schritten geeignet. Das Energielevel bleibt durch die kurzen Arbeitsphasen sehr hoch. Am einfachsten lässt sie sich mit einem Timer auf dem Handy oder einer Eieruhr umsetzen.

 

12 Tipps: Zeitmanagement verbessern

Es gibt nicht die eine Anleitung oder perfekte Lösung, wie sich dein Zeitmanagement verbessern lässt, aber diese Tipps können dir helfen:

1. Verschaffe dir ein realistisches Bild davon, wie du die eigene Arbeitszeit verbringst und wo überhaupt Einsparungs- oder Verbesserungspotenzial besteht. Am einfachsten gelingt das mit einer App zur genauen Zeiterfassung, für den Einstieg solltest du einen längeren Zeitraum von mindestens einer Woche erfassen.
2. Setze dir klare Ziele: Was kannst du innerhalb eines Tages oder einer Woche erreichen? Wo und wie misst du das? Mit etwas Training fällt es dir immer leichter, das festzustellen.
3. Überlege dir gut, welche Aufgaben du delegieren kannst, um Zeit für wichtigere Aufgaben freizumachen.
4. Eliminiere Zeitdiebe – das kannst du z.B. auch tun, indem du die Internetnutzung einschränkst und Benachrichtigungen von Apps, Mailprogrammen usw. für einen bestimmten Zeitraum ausschaltest.
5. Lerne „nein“ zu sagen, d.h. weitere Aufgaben und Verantwortungen abzulehnen, um dich auf das Wichtigste zu konzentrieren.
6. Bleib flexibel: Auch wenn du Zeitpuffer einplanst, kann etwas Unvorhergesehenes passieren, das noch mehr Zeit beansprucht. Darauf musst du flexibel reagieren und die Planung anpassen können.
7. Den nächsten Tag solltest du besser schon am Ende des Arbeitstages vorausplanen, damit startest du schon mit der ersten Aufgabe in den Tag.
8. Fasse ähnliche Aufgaben zusammen, damit du nicht zwischen Aufgaben hin und her springst und dich nicht ständig auf Neues konzentrieren musst.
9. Arbeite lieber eine Aufgabe nach der anderen ab, anstatt Multitasking zu betreiben, denn dann kommst du konzentrierter voran.
10. Unterteile Aufgaben in kleine Schritte, um Erfolgserlebnisse zu haben und Teilschritte als erledigt abschließen zu können.
11. Lerne, auf Perfektionismus zu verzichten – es ist wichtiger, deine Aufgaben pünktlich zu erledigen als sie perfekt abzuschließen.
12. Stimme dein Zeitmanagement auf deinen Biorhythmus ab – zu welchen Zeiten bist du am produktivsten? Lege dir schwierige oder langwierige Aufgaben am besten auf diese Zeiten am Tag.

 

Die 6 besten Apps für Zeitmanagement

Trello

In diesem kostenlosen Projektmanagement-Tool organisiert man auf einer Tafel-Übersicht („Board“) Kärtchen in verschiedenen Listen. Die Kärtchen lassen sich einfach verschieben, unterschiedlichen Boards zuteilen, an Teammitglieder zuweisen, usw. Die App eignet sich hervorragend, um To-Do-Listen zu erstellen.

Todoist

Dieses sehr bekannte Tool gibt es seit 2007 und es ist kostenlos für unterschiedliche Betriebssysteme verfügbar. Es hilft in erster Linie bei der Erstellung von To-Do-Listen und kann mit anderen Apps verknüpft werden.

Asana

Diese Anwendung dient vor allem der Optimierung von Teamarbeit. Hier gibt es unterschiedliche Ansichten für Tasks (etwa Kalender oder Liste), die Tasks lassen sich in Projekten organisieren und es ist zum Beispiel auch die Zuweisung von Tasks an andere Projektmitglieder einfach möglich.

Evernote

Wie der Name schon sagt, ist es in erster Linie zum Notizen machen gedacht. Hier lassen sich die Notizen einfach mit anderen Nutzern teilen, zum Beispiel mit anderen Mitgliedern eines Projekts. Die mobile App ist kostenfrei. Evernote verfügt u.a. über eine optische Zeichenerkennung, damit lassen sich etwa handgeschriebene Notizen abfotografieren.

Zapier

Es dient vor allem der Integration unterschiedlicher Apps und Webanwendungen, um Arbeitsabläufe automatisieren zu können. Damit lassen sich beispielsweise To-Do-Listen, Kalenderapps und Zeiterfassung integrieren und miteinander verbinden. Aktuell verbindet es mehr als 4.000 unterschiedliche Apps.

RescueTime

Diese Anwendung trackt, wie viel Zeit man auf dem Computer womit verbringt – Mails, unterschiedliche Websites, Programme, usw. Die Anwendung kategorisiert die Zeit in produktiv, neutral und ablenkend. Für viele wirkt es anspornend, wenn sie wissen, dass ihre Zeit getrackt und realistisch erfasst wird.

A-Tracker

Mit dieser Anwendung kannst du deinen kompletten Tag, nicht ausschließlich die Arbeitszeit, erfassen. Die Zeiterfassung wird manuell über einen Tap gestartet und gestoppt. Zudem können tägliche und wöchentliche Ziele definiert werden. Die App ist kostenlos und liefert zahlreiche Reportings und Statistiken.

 

Bildnachweis: MichaelSvoboda/ Quelle: istockphoto.com