Vielen Menschen fällt es schwer, nein zu sagen. Besonders am Arbeitsplatz ist das oft nicht leicht. Es ist wichtig, ein Teamplayer zu sein, seine Hilfe anzubieten und zu zeigen, dass man jemand ist, auf den man sich verlassen kann. Doch irgendwo gibt es eine Grenze. Die Absage freundlich und diplomatisch zu formulieren, ist eine Kunst.
Inhaltsverzeichnis
Warum fällt es manchen so schwer, nein zu sagen?
Nein sagen lernen: 4 Tipps für das freundliche, aber bestimmte „Nein“
1. Zuerst im Kopf durchspielen
2. Zwischen der Person und der Bitte unterscheiden
3. Alternativen und Lösungsvorschläge anbieten
4. Auf die Wortwahl achten
Nein sagen zum*zur Chef*in – die 5 goldenen Regeln
Nein Sagen im Team
Das höfliche Nein – Beispiele und Formulierungstipps
– Bedenkzeit erbitten
– Bedenken beschreiben
– Alternativvorschlag anbieten
– Zwischen Bitte und Person unterscheiden
Formulierungen: Negative Wörter wie „nicht“, „nein“, „leider“ vermeiden
Warum fällt es manchen so schwer, nein zu sagen?
Nein zu sagen, ist nicht einfach. Man tappt schneller als man denkt in die „Ja-Sager-Falle“ und ärgert sich dann oft über sich selbst. Es gibt viele Gründe, weshalb uns das Nein sagen schwer fällt:
- Wir wollen niemanden kränken, verletzen oder vor den Kopf stoßen.
- Wir wollen helfen und das Gefühl haben, gebraucht zu werden.
- Wir haben Angst vor den Konsequenzen.
- Wir möchten sympathisch auf andere wirken, gemocht/geliebt werden.
In vielen Fällen kann es auch vorkommen, dass wir mit einer Bitte überrumpelt werden und gar nicht genügend Zeit haben, uns etwas genau zu überlegen. Egal, was der Grund ist: Grenzen abzustecken ist wichtig. Denn Ja zu sagen, aber Nein zu denken, kann sich auf viele Bereiche negativ auswirken. Nein zu sagen, bedeutet nicht zwangsläufig, negativ oder gar stur wahrgenommen zu werden. Der Ton macht die Musik!
Nein sagen lernen: 4 Tipps für das freundliche, aber bestimmte „Nein“
1. Zuerst im Kopf durchspielen
Werde dir zunächst über die Konsequenzen deines Neins bewusst. Mache dir darüber Gedanken, was das Nein kurz-, mittel- und langfristig für dich bedeutet. Lasse dich aber dennoch nicht davon einschüchtern. Lieber gleich eine freundliche Absage, als ein unmotiviertes Ja.
2. Zwischen der Person und der Bitte unterscheiden
Mache dir eines stets bewusst: Nein zu einer Bitte zu sagen, bedeutet nicht zwangsläufig auch, nein zur Person zu sagen. Man kann eine Sache bestimmt ablehnen, ohne die Person damit zu verärgern. Der Grundsatz lautet: „Hart“ in der Sache, aber „weich“ zur Person.
3. Alternativen und Lösungsvorschläge anbieten
Deinem Gegenüber fällt es leichter, ein Nein zu akzeptieren, wenn du bereits Alternativen und andere Lösungsvorschläge anbieten kannst. Überzeuge daher mit einer alternativen Herangehensweise.
4. Auf die Wortwahl achten
Zugegeben: Es braucht Übung, aber eine Absage kann auch ohne die Worte „nein“, „nicht“ und „leider“ formuliert sein. Fokussiere dich auf das Positive, die Alternativvorschläge und finde eine Formulierung, die zwar nein meint, in der das Nein aber nicht vorkommt.
Nein sagen zum*zur Chef*in – die 5 goldenen Regeln
Im privaten Bereich nein zu sagen, ist schon schwierig genug. Dies auch gegenüber dem*der Chef*in zu wagen, kostet für viele noch weitaus mehr Überwindung. Aber auch im Arbeitsalltag ist ein Nein möglich:
✓ Um Bedenkzeit bitten
Damit du nicht zu einer unmittelbaren Antwort gedrängt werden kannst, ist es ratsam, sich einen Zeitpolster zu verschaffen. Erbitte dir daher eine Bedenkzeit. Damit hast du die Gelegenheit, die Situation zu evaluieren. Also lieber eine definitive Antwort kurzfristig aufschieben, als vorschnell zuzustimmen.
✓ Bedenken beschreiben
Beschreibe deine aktuelle Arbeitssituation mit neutralen Ich-Botschaften. Bewerte und interpretiere nicht, sondern bleibe sachlich. Zusätzlich kannst du auch eine Bitte artikulieren und dir Gehör verschaffen.
✓ Alternativvorschlag anbieten
Hier kommt die Kunst der hohen Diplomatie zum Einsatz. Ein Nein wird in der Praxis leichter akzeptiert, wenn du Alternativen präsentieren kannst. Oft sind einer Führungskraft die Auswirkungen einer Bitte gar nicht bewusst. Nutze die Bedenkzeit daher, um dich über alternative Möglichkeiten zu informieren und Argumente zu sammeln.
✓ Humor hilft
Unterschätze auch im Job nicht die Kraft des Humors. Der Führungskraft mit einem Augenzwinkern zu signalisieren, dass dein Partner oder deine Partnerin bereits jetzt eine Vermisstenanzeige nach dir aufgegeben hat, weil du zur Prime Time noch im Büro sitzt, entschärft die mögliche Konfrontation des Nein-Sagens. Deine Führungskraft kann so leichter eine andere Perspektive auf die Situation gewinnen und überdenkt die Projektzuteilung gegebenenfalls nochmals.
✓ Das Nein auch körpersprachlich symbolisieren
Nonverbale Kommunikation – Die Geheimwaffe. Ein leise gehauchtes Nein mit der Körperspannung eines Wackelpuddings wird vermutlich auf Widerstand stoßen. Stelle dich mit beiden Füßen fest auf den Boden, drücke den Rücken durch, halte Blickkontakt mit deiner Führungskraft und wende deinen Oberkörper direkt dem Gesprächspartner zu. Damit verstärkst du auch körpersprachlich dein Nein und strahlst Selbstsicherheit aus. Hier erfährst du, wie effektive Kommunikation funktioniert.
Nein sagen im Team
Auch im Team kann es manchmal schwer sein, Nein zu sagen. Auch hier können die bereits erwähnten Tipps und Regeln angewandt werden, um eine Absage freundlich zu formulieren. Stelle dabei jedoch sicher, dass sich das Nein lediglich auf diese eine Bitte bezieht und daher nicht ausschließt, dass du auf zukünftige Bitten ähnlich reagierst.
Immerhin wirst du auch weiterhin mit den Kolleg*innen zusammenarbeiten müssen und unter Umständen auch irgendwann in der Situation sein, sie um etwas bitten zu müssen. Erkläre deshalb unbedingt, weshalb du in diesem Fall absagen musst. Und zwar sachlich, ohne dass es nach Rechtfertigung klingt. Durch die Information über die Hintergründe fällt es deinen Kolleg*innen leichter, das Nein zu akzeptieren.
Das höfliche Nein – Beispiele und Formulierungstipps
Damit dir das Nein zukünftig leichter über die Lippen geht, haben wir Beispiele und Formulierungstipps für dich zusammengestellt:
Bedenkzeit erbitten
„Ich sehe mir das in Ruhe an und komme in den nächsten zwei Tagen damit auf Sie zu.“
„Darf ich Sie darum bitten, dass wir das morgen genauer und in aller Ruhe besprechen?“
Bedenken beschreiben
„Ich möchte alle Aufgaben zuverlässig und mit hoher Arbeitsqualität lösen. Ich habe die Befürchtung, dass dies mit einem zusätzlichen Projekt zeitlich nicht mehr vereinbar sein wird.“
Alternativvorschlag anbieten
„Gerne kann ich Projekt A noch übernehmen. Da ich jedoch aktuell auch in Projekt X, Y und Z eingesetzt bin, kann ich die Finalisierung von Projekt A zum gewünschten Zeitpunkt nicht gewährleisten. Aufgrund des erhöhten Arbeitsanfalls rechne ich damit, Projekt A bis zum xx.xx. fertigstellen zu können.“
„Die neue Aufgabe zu übernehmen, würde meinen Zeitrahmen sprengen. Wäre es denkbar, dies in Zusammenarbeit mit einem weiteren Kollegen zu betreuen, um die einzelnen Tätigkeiten sinnvoll aufzuteilen?“
„Das Projekt wäre eine neue Herausforderung für mich, der ich mich gerne stellen möchte. Um mich voll und ganz darauf konzentrieren zu können, würde es mir helfen, dafür ein anderes Projekt abzugeben.“
„Diese Woche bin ich bereits mit den bestehenden Aufgaben voll ausgelastet. Können wir für die nächste Woche einen Termin vereinbaren, damit ich mich voll und ganz darauf konzentrieren kann?
„Ich verstehe absolut, dass dieser Bericht heute noch erledigt werden sollte. Ich glaube aber, dass Sie mehr davon haben, wenn ich morgen eine halbe Stunde früher ins Büro komme und alles fehlerlos erledige.“
Zwischen Bitte und Person unterscheiden
„Ich verstehe, dass Ihnen das Anliegen wichtig ist und freue mich, dass Sie mir damit viel Vertrauen entgegenbringen. Es ist jedoch für beide Seiten nicht sehr vorteilhaft, wenn ich bei dem hohen Arbeitspensum nicht die nötige Zeit und Genauigkeit darin investieren kann.“
Formulierungen: Negative Wörter wie „nicht“, „nein“, „leider“ vermeiden
x „20% Rabatt kann ich Ihnen leider nicht geben“
✓ „20% sind schwierig zu garantieren, aber 15% kann ich Ihnen definitiv zusichern.“
x „Ich kann nicht noch ein Projekt übernehmen.“
✓ „Ich möchte meine Aufgaben bestmöglich und gewissenhaft erledigen. Ein zusätzliches Projekt könnte durch den Zeitdruck verhindern, meinen Anforderungen gerecht zu werden.“
x „Ich kenne mich mit XY nicht aus.“
✓ „Ich würde mich wohler fühlen, erst auf XY eingeschult zu werden.“
x „Ich habe dafür keine Zeit.“
✓ „Vielleicht können wir uns meine momentanen Aufgaben kurz gemeinsam ansehen und evaluieren, um für die neue Aufgabe Kapazitäten zu schaffen.“
x „Dafür bin ich nicht die Richtige.“
✓ „Ich sehe meine Stärken eher in XY. Ohne Erfahrung auf dem Gebiet habe ich die Befürchtung, dass die Umsetzung unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen könnte.“
Solltest du nach Lesen des Artikels weiterhin ein Workaholic sein oder Probleme damit haben, “Nein” zu sagen, dann hilft dir vielleicht unser Artikel zu Konflikte lösen im Beruf.
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