Im Arbeitsalltag schleichen sich immer wieder schlechte Gewohnheiten ein. Prokrastination ist eine davon. Wir verraten dir, was man darunter versteht, welche Ursachen und vor allem Folgen sie hat und wie man sie überwinden kann.
Einfach erklärt: Was ist Prokrastination?
Unter Prokrastination versteht man das Verschieben oder Aufschieben von anstehenden Tätigkeiten und Aufgaben. Hin und wieder etwas aufzuschieben, das tut jedoch (fast) jeder. Das hat auch eine Studie der Uni Münster ergeben, der zufolge nur 2 Prozent der Befragten angaben, niemals etwas aufzuschieben. Oder im Umkehrschluss: 98 % der Befragten schieben von Zeit zu Zeit etwas auf. Im Alltag sprechen wir in diesen Fällen auch von Bummelei bzw. Trödelei. Oft beschränkt sich das jedoch auf das Aufschieben von eher unangenehmen bzw. ungeliebten Aufgaben und Tätigkeiten.
Klar davon abzugrenzen ist das pathologische Aufschieben, das tatsächlich als Krankheit eingestuft wird und sehr oft auch mit einem gewissen Leiden einhergeht, wenn sich Druck und Zeitstress immer weiter steigern.
Übrigens: Es gibt auch einen Unterschied zwischen Prokrastination und Faulheit. Zwar handelt es sich bei beiden um schlechte Gewohnheiten, doch bei der Prokrastination besteht eigentlich der Wille, etwas zu tun, aber – auf Grund verschiedenster Ursachen und Gründe, die anschließend erklärt werden – kann der Betroffene die Arbeit nicht erledigen. Im Gegensatz dazu ist bei der Faulheit meist nicht einmal der Wille vorhanden, etwas zu tun.
Welche Ursachen hat Prokrastination?
Die Ursachen für Prokrastination können sehr unterschiedlich sein. Oft tritt sie bei Personen auf, die sehr selbstbestimmt Arbeiten und sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen können. Doch auch in Situationen, in denen Personen überwältigt sind von der Anzahl oder dem Ausmaß gewisser Aufgaben, kann dies eine Ursache für Prokrastination sein.
Ursachen sind also beispielsweise auch eine hohe Arbeitsbelastung oder eine enorme Belastung eines Arbeitnehmers. Die Gründe können jedoch auch in der Person selbst liegen, wenn sie zu Perfektionismus neigt, oder nicht über die Skills verfügt, sich Arbeit selbst einzuteilen bzw. Aufgaben in kleinere Aufgabenschritte zu unterteilen oder Aufgaben zu priorisieren, wenn vieles gleichzeitig zu erledigen ist.
Oft sind dann im letzten Moment noch Überstunden im letzten Moment notwendig, wenn die Deadline immer näher kommt und die Aufgabe noch schnell erledigt werden muss.
Welche Folgen kann Prokrastination haben?
Wer immer wieder dazu neigt, Aufgaben und Tätigkeiten aufzuschieben, kann mit vielen Folgen konfrontiert werden. Dazu zählt einerseits ein anhaltendes Gefühl von Unzufriedenheit oder auch Schuldgefühle, weil Dinge einfach immer unerledigt bleiben und man diese von Stunde zu Stunde oder von Tag zu Tag mit sich herumschleppt.
Andererseits können aber auch schlechtere Leistungen damit einhergehen, wenn man dann doch im letzten Moment – meist unter enormen Zeitdruck, die Aufgabe erledigt. Zudem können auch sowohl körperliche als auch psychische Beschwerden auftreten.
Zu den körperlichen Beschwerden zählen Muskelverspannungen, Schlafprobleme, aber auch Magen-, Herz- und Kreislaufprobleme. Psychische Auswirkungen können Angst und das Gefühl von Hilflosigkeit sein, innere Unruhe und Nervosität, sowie auch Druck und Anspannung, was weit über den Arbeitstag hinausgeht und auch in der Freizeit noch belastend wirken kann und die Work-Life-Balance deutlich ins Wanken bring.
Prokrastination im Homeoffice
Besonders seit Beginn der Corona-Krise waren viele Menschen erstmals damit konfrontiert, von zu Hause aus zu arbeiten. Das Homeoffice bringt einigen viele Vorteile, kann aber auch zu Nachteilen führen, wenn dadurch die gewohnten Strukturen des Büros wegfallen und viel mehr in der Eigenverantwortung steht.
Immerhin ist man zu Hause ein weniger freier, welche Aufgaben, wann erledigt werden bzw. fällt es weniger auf, wenn Aufgaben aufgeschoben werden. Das kann auch dazu führen, dass vermehrt prokrastiniert wird. Damit das nicht passiert, haben wir dir nachfolgend wichtige Tipps und Tricks zusammengetragen, die dir dabei helfen, Prokrastination zu überwinden – egal, ob du von zu Hause arbeitest oder jeden Tag in die Arbeit fährst.
Prokrastination in der Arbeit überwinden
Wenn man es mal rein objektiv betrachten, bringt einem das Aufschieben gar nichts. Irgendwann müssen die Aufgaben ja dennoch erledigt werden. Je länger man sich davor drückt, desto größer wird der Zeitdruck und auch das Gefühl von Stress. Eine gute Wochenplanung und ein angemessenes Zeitmanagement können dafür sorgen, weniger oft in die Falle der Prokrastination zu tappen. Wie das genau funktioniert? Wir verraten es dir!
Tipps und Tricks gegen Prokrastination
1. Große bzw. komplexe Aufgabe in kleinere Aufgabenpakete zerlegen
Oft kann es überwältigend wirken, wenn eine riesige Aufgabe ansteht. „Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll“, ist dann oft die Reaktion. Hier kann es helfen, das Ganze in kleine Teile zu zerlegen, die gut erledigbar sind – Schritt für Schritt zum Ziel sozusagen. Dadurch wächst auch die Motivation, wenn ein immer größerer Teil der Aufgabe geschafft ist.
2. Prioritäten setzen
Vor allem, wenn viele Aufgaben gleichzeitig auf einen einprasseln, verliert man leicht einmal den Überblick und weiß auch hier wieder nicht, wo man beginnen soll. In solchen Fällen hilft es, sich die Priorität der Aufgaben vor Augen zu führen und zu entscheiden, was wirklich wichtig und am dringendsten ist und genau damit zu beginnen.
3. To-Do-Listen erstellen
Eine To-Do-Liste kann viele Funktionen erfüllen. Einerseits gibt sie dir die Sicherheit, nichts Wichtiges zu vergessen. Du siehst auf einen Blick, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen. Andererseits ist es auch ein sehr befriedigendes Gefühl, die einzelnen Punkte auf der Liste der Reihe nach Abzuhaken und sich dadurch bildlich vor Augen zu führen, was man bereits geschafft hat. Tipp: Verbinde die To-Do-Liste auch mit den Prioritäten der Aufgaben, damit du gleich auch siehst, welche Aufgaben am dringlichsten sind.
4. Mit dem Unangenehmsten beginnen
Mal ehrlich: Wir alle kennen sie, diese Aufgaben, vor denen man sich ewig lange drücken möchte. Das Problem ist nur, so lange sie nicht erledigt sind, tragen wir sie stets im Hintergrund – und das kann sehr schnell zu Stress führen. Wer also bereits das Unangenehmste erledigt hat, kann sich danach darauf freuen, dass alles andere deutlich leichter funktionieren wird. Und es ist ein schönes Gefühl, etwas Unangenehmes direkt abhaken zu können.
5. Andere zu Rate ziehen
Es kann Situationen geben, in denen man selbst den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sieht. Wer in einer solchen Sackgasse steckt, zieht am besten Kollegen zu Rate. Die können die Situation oft objektiver sehen und einen Rat geben, auf den man selbst nie gekommen wäre oder eine ganz andere Perspektive aufzeigen.
6. Immer auf eine Tätigkeit konzentrieren
Wer beim Ausüben einer Tätigkeit bereits an all die anderen Aufgaben denkt, die noch warten, ist oftmals zu abgelenkt, um diese Tätigkeit tatsächlich gut und effizient auszuführen. Versuche dich also in diesem Moment nur auf diese eine Tätigkeit zu konzentrieren, damit dir diese leichter und schneller von der Hand geht.
7. Ablenkungen vor allem im Homeoffice so gut wie möglich eliminieren
Schon klar, nicht alles lässt sich im Homeoffice gut organisieren und vor allem, wenn Haustiere oder Kinder im Haushalt leben, kann es immer wieder zu Ablenkungen kommen, die die Konzentration unterbrechen. Doch es gibt auch einige Bereiche, in denen man selbst dafür sorgen kann, weniger abgelenkt zu sein. Grenze zum Beispiel deine Zeit in den sozialen Netzwerken ein. Oder lege bestimmte Zeiten fest, zu denen du deine E-Mails liest, damit nicht ständig neue Inputs auf dich einprasseln, die dich von deinen Aufgaben ablenken. Ständige Erreichbarkeit muss bei den meisten Arbeitnehmern wirklich nicht sein.
8. Ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld
Manche Menschen fühlen sich zwar im Chaos wohler, doch ein aufgeräumter Tisch kann manchmal Wunder bewirken, weil man sich da viel lieber hinsetzt. Und man findet in der Regel dann auch alle wichtigen Unterlagen, die man zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt.
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