Klingt das vertraut: Du steckst viel Energie in deine Projekte, erhältst jedoch nicht das gewünschte Resultat? Das Pareto Prinzip soll Abhilfe schaffen – simpel, aber genial. Wir erklären dir, wie du dieses System ganz einfach in deinen Alltag integrierst.
Definition: Pareto Prinzip einfach erklärt
Das Pareto Prinzip – auch bekannt als 80-20-Regel –, das nach Vilfredo Pareto benannt ist, stellt die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis dar. Pareto untersuchte damals die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und kam zu dem Entschluss, dass 20 % der italienischen Einwohner 80 % des Gesamtvermögens besaßen.
Aus dem Entschluss leitete er das Pareto Prinzip ab, das besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erreicht werden können. Die restlichen 20 % der Ergebnisse werden somit mit der meisten Arbeit, also mit 80 % des Aufwands erzielt.
Beispiele für die 80-20-Regel
Die 80-20-Regel ist vielfältig einsetzbar. Allgemein bekannte Beispiele des Pareto Prinzips sind:
- In einem Betrieb sind 80 % des Umsatzes auf 20 % der Produkte oder Kund*innen zurückzuführen.
- 20 % der Eingestellten sind für 80 % der Ergebnisse verantwortlich.
- 20 % der Pflanzen tragen 80 % der Früchte.
- Mit geringem Zeitaufwand kannst du die Grundlagen einer Sprache
- Bei guter Zeiteinteilung schafft man mit 20 % Aufwand häufig 80 % der Arbeit.
Wie du siehst, ist die 80-20-Regel ein Leitfaden dafür, sich auf die wichtigsten 20 % zu konzentrieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
So funktioniert das Pareto Prinzip
In der Arbeitswelt ist das Pareto Prinzip eine einfache Zeitmanagement-Methode, die sich in vielen Bereichen des Berufsalltags anwenden lässt.
Damit dieses System funktioniert, musst du deine Zeit klug nutzen und einteilen. Hast du mehrere Aufgaben zu erledigen, solltest du festlegen, welche davon eine höhere Priorität haben. In anderen Worten solltest du herausfinden, welche von den Aufgaben, die erledigt werden müssen, die größte Wirkung haben.
Du musst realistisch bleiben und dir bewusst sein, dass du in begrenzter Zeit nur so viel erledigen kannst. So reduzierst du deinen Stress und steigerst deine Produktivität mit einem geringeren Zeitaufwand.
So wendest du das Pareto Prinzip an
Wenn du trotz Zeitdruck effizienter arbeiten möchtest, dann ist die 80-20-Regel genau das Richtige für dich. Mit diesen cleveren Tipps wirst du zum Pareto-Profi:
1. Identifiziere deine Aufgaben
Der erste Schritt, effizient zu arbeiten, ist, deine Aufgaben für den Tag zu bestimmen. Schaue dir an, was du zu erledigen hast, und versuche, herauszufinden, wie die Aufgaben sich aufteilen lassen und welche von ihnen dich am nächsten zu deinem Ziel bringen. Diese Aufgaben sollst du priorisieren.
2. Schreibe eine To-Do-Liste
Hast du alle wichtigen Aufgaben bestimmt, solltest du dir eine To-Do-Liste zusammenstellen. So behältst du alles, was du zu erledigen hast, im Blick, und kannst dich voll und ganz deiner Aufgabe widmen. Stehst du nicht unter Zeitdruck, dann ist die Wochenplanung auch eine gute Option für das Zeitmanagement.
3. Konzentriere dich auf die aktuelle Aufgabe
Der wichtigste Punkt beim Zeitmanagement ist, sich nicht ablenken zu lassen. Denn wenn du dich mit weniger wichtigen Tätigkeiten beschäftigst, verlierst du kostbare Zeit, die du in relevante Aufgaben hättest stecken können. Bleibe also am Ball, bis du das Wichtigste erledigt hast.
4. Lerne „Nein“ zu sagen
„Nein“ zu sagen ist nicht nur ein wichtiger Skill im privaten Leben, sondern auch im Beruf. Wenn du merkst, dass du viel zu tun hast, solltest du darauf verzichten, mehr Aufgaben auf dich zu nehmen, als du bewältigen kannst.
5. Ignoriere deinen Perfektionismus
Es ist großartig, wenn du versuchst, dein Bestes zu geben und das „perfekte“ Ergebnis zu liefern, jedoch solltest du dich nicht in Perfektionismus verlieren. Anstatt dir selbst im Weg zu stehen und zu hohe Erwartungen an dich selbst zu haben, solltest du mit den Ressourcen arbeiten, die dir zur Verfügung stehen.
Probleme beim Pareto Prinzip
Das Pareto Prinzip wird leider oft falsch interpretiert. Es ist nämlich eine Fehldeutung, dass man mit weniger Aufwand mehr erreichen kann. Vielmehr bezieht sich das Pareto Prinzip auf die Ursachen und Folgen deiner Arbeit.
Das Ziel ist nicht, den Zeitaufwand zu verringern, sondern zu bestimmen, welche Aufgabe früher erledigt werden muss, um die größtmögliche Wirkung zu erzielen. Insofern steckt man also schon weniger Zeit in die Aufgabe, weil man sich nicht von überflüssigen Tätigkeiten ablenken lässt, doch der Aufwand bleibt gleich. Denn willst du 100 % erreichen, musst du auch 100 % geben.
Ebenso ist es wichtig, die restlichen 20 % der Aufgabe im Blick zu behalten, denn auch die müssen erledigt werden. Man muss also drauf achten, dass man sich nicht zu sehr auf die wirkungsvollen 80 % fokussiert und dabei die weniger wichtigen 20 % aus den Augen verliert, denn auch die gehören zu einem erfolgreichen Arbeitstag. Schieb also keine Aufgaben beiseite, denn das wird die Produktivität nicht steigern.
Wenn du jedoch das Gefühl hast, dass du trotz aller Mühe und Zeit, die du in deine Arbeit steckst, nicht die 100 %, geschweige denn die 80 % schaffst, solltest du deine Lage beurteilen. Vielleicht ist nicht deine Produktivität das Problem, sondern vielleicht musst du die passende Work-Life-Balance finden.
Autorin: Leila Besic
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