Wochenplanung im Job

Alle Aufgaben überblicken und erfolgreich erledigen


23.08.2021

Um Besprechungen, Abgaben, Mails, Telefonate und vieles mehr unter einen Hut zu bekommen, kann eine gute Wochenplanung helfen. Mit dem richtigen Überblick über anstehende Aufgaben sind sie viel einfacher zu erledigen.

Inhaltsverzeichnis

Warum ist ein Wochenplan wichtig?
Wochenplanung auf der Arbeit
Wie plane ich meine Woche?
Wochenplan Beispiel: so gehst du die Planung konkret an
Soll ich meinen Monat planen?
4 Tools für die Wochenplanung

Warum ist ein Wochenplan wichtig?

Fühlst du dich oft von den anstehenden Aufgaben „überfallen“ und bist dir gar nicht sicher, was noch alles zu erledigen ist? Dann solltest du deine Wochenplanung und Tagesplanung überdenken! Ein Wochenplan hilft dir, den Überblick zu gewinnen, welche Aufgaben zu erledigen sind und vor allem auch, welche besonders wichtig sind. So kannst du auch sehen, welche To Dos noch offen sind und welche Termine noch zu vereinbaren sind – habe ich einen Arzttermin vergessen, wollte ich einen Kollegen noch anrufen?

Außerdem hilft dir ein Wochenplan, Aufgaben im Blick zu behalten, die du immer wieder aufschiebst und dich dazu bringen, sie endlich abzuhaken. Somit kann eine gute Wochenplanung wesentlich für Entspannung und Entschleunigung im stressigen Arbeitsalltag sorgen.

 

Wochenplanung auf der Arbeit

Gerade bei Teamaufgaben ist eine gute Wochenplanung wichtig, um zu sehen, was du von anderen noch brauchst und wann Kollegen verfügbar sind. Außerdem siehst du dann schon im Voraus, welche Aufgaben du delegieren oder abgeben musst, weil du sie nicht mehr unterbringst.

Für die Wochenplanung auf der Arbeit kannst du dir entweder vornehmen, nur die beruflichen Termine einzutragen, oder du trägst dir in deinen persönlichen Kalender bewusst auch private Termine wie Sport, Treffen mit Freunden oder Arzttermine ein, um dir vor Augen zu führen, was noch alles zu tun ist. Im gemeinsamen Team- oder Firmenkalender solltest du diese Zeiten dann unbedingt auch blockieren. Erholung und Pausen solltest du ebenfalls einplanen, denn erholt zu sein erhöht etwa auch die Stressresistenz deutlich.

 

Wie plane ich meine Woche?

Am besten nimmst du dir jede Woche einen fixen Zeitraum vor, etwa am Freitag nach der Arbeit, um deine nächste Woche zu planen. Dann kannst du am Montag einfach in den Tag starten. Lässt sich am Freitag noch nicht so gut einschätzen, welche Termine noch hinzukommen, solltest du dir am Montagmorgen Zeit für die Planung nehmen. Mit etwas Übung reichen schon 15 Minuten für die Wochenplanung aus.

Du solltest dir auch überlegen, ob du lieber on- oder offline planst: Hast du deine Aufgaben lieber in einem Onlinetool vor dir oder hilft dir ein ausgedruckter Kalender mehr? Wenn du auf Papier planst, kannst du mit einer Liste starten, bei der du alle anstehenden Aufgaben aufschreibst – alternativ schreib sie auf Post-Its, die du anschließend auf deinen Wochenplan heftest, dann musst du sie nicht noch einmal abschreiben. Am PC lassen sich Aufgaben natürlich einfacher verschieben, aber auch hier können unterschiedlich farblich markierte Aufgaben helfen, um den Überblick zu behalten (z.B. Besprechungen – rot, Abgaben – grün, Sport – blau, etc.).

Wenn es dringende Aufgaben oder knappe Deadlines gibt, ist es sinnvoll, nicht nur eine grobe Wochenplanung, sondern auch eine genauere Tagesplanung zu machen. Ob du dabei besser zurechtkommst, wenn du dir die Aufgaben schon am Beginn der Woche detailliert einplanst oder am Vorabend bzw. am Morgen genauen Uhrzeiten zuweist, hängt davon ab, was für dich besser funktioniert – probier es am besten einfach aus. Die Wochenplanung solltest du auch laufend anpassen, bist du sicher bist, dass du dich auch daran halten und alle Aufgaben wirklich erledigen kannst.

 

Wochenplan Beispiel: so gehst du die Planung konkret an

In einem ersten Schritt musst du dir alle anstehenden Aufgaben auflisten – von Besprechungen über Abgaben bis zu persönlichen Terminen wie einem größeren Wocheneinkauf, Sport, Arztterminen usw. Im Anschluss kannst du erst einmal die Termine eintragen, die unbedingt erledigt werden müssen bzw. deine Fixtermine. Die übrigen Termine solltest du priorisieren: Welche willst du unbedingt erledigen, welche können auch noch aufgeschoben werden? Das können etwa Recherchen für größere Projekte sein oder Sporteinheiten.

Du kannst die Aufgaben entweder konkreten Zeitfenstern deiner Tagesplanung zuweisen (etwa Montag 9-11 Uhr) oder du arbeitest sie im Lauf der Woche anhand der Prioritätenliste ab. Nicht erledigte Aufgaben musst du dann in die nächste Woche übertragen! Um Prokrastination und das immer weitere Aufschieben von Aufgaben zu vermeiden, kann es helfen, sich unangenehme Aufgaben gleich als erste an einem Tag einzuplanen – dann hat man sie schneller hinter sich.

Wie viel Zeitpuffer soll ich lassen?

Allgemein wird empfohlen, 40 bis 50% deiner verfügbaren Zeit nicht zu verplanen, sondern als Puffer zu lassen. Oft dauern anstehende Aufgaben länger als gedacht, dir kommt doch noch etwas dazwischen, usw. Pausenzeiten solltest du auf jeden Fall auch bewusst frei lassen. Eine andere Herangehensweise ist, sich vor allem für neue Aufgaben das 1,5fache der Zeit einzuplanen, die du dafür zu brauchen schätzt – dann hast du noch einen guten Puffer übrig.

 

Soll ich meinen Monat planen?

Eine Monatsplanung ist besonders bei langfristigen, großen Projekten sinnvoll: Dann kannst du über einen größeren Zeitraum hinweg abschätzen, was zu tun ist und wann du fertig sein willst. Es empfiehlt sich aber, die Aufgaben in kleinere Teilbereiche zu zerlegen und sich für diese auch Deadlines in Wochen- und Tagesplänen einzutragen, um nicht am Ende zu viele Aufgaben aufzuschieben.

 

4 Tools für die Wochenplanung

1. Excel

In Excel gibt es Dateivorlagen, auch für Wochenplanungen, diese sind unter den Vorlagen für Zeitpläne auffindbar. Außerdem gibt es auf der Microsoft-Website Zeitstrahl-Vorlagen für die Planung von Projekten. Für eine detaillierte Wochenplanung ist Excel allerdings nicht so gut nutzbar, das Programm eignet sich eher für Listen und allgemeine Projektplanung.

2. Outlook

Outlook hat eine Planungsansicht – in der kombinierten Kalender-Aufgaben-Ansicht können alle vereinbarten Termine und zu erledigenden Aufgaben angezeigt werden. Oben siehst du im Kalender die eingetragenen Termine mit dem jeweiligen Zeitfenster, die jeweiligen Aufgaben mit dem Fälligkeitsdatum werden darunter angezeigt. Die Termine und Aufgaben lassen sich hier einfach per Mausklick verschieben und auch lassen sich durch Klicken auf die jeweiligen Daten bzw. Listen neue Termine und Aufgaben hinzufügen.

3. Trello

In Trello lässt sich einfach ein Board für die Wochenplanung einrichten, z.B. mit einer Liste für jeden Tag. Alle noch offenen Aufgaben, die noch nicht zugewiesen sind, können in einer eigenen Liste gesammelt werden. Diese Art der Planung ist vor allem für wiederkehrende Termine praktisch oder um Aufgaben im Team zu erledigen (so können die Kärtchen mit den jeweiligen Aufgaben auch unterschiedlichen Personen zugewiesen werden). Für eine genaue Tagesplanung ist Trello in der Gratisversion allerdings nicht geeignet.

4. OneNote

In OneNote lassen sich gut Notizen zu Projekten oder Ideen sammeln. Diese lassen sich dann mit Outlook synchronisieren, d.h. du kannst Notizen zu Projekten oder Terminen automatisch in Outlook übertragen lassen. Auch Kalendervorlagen lassen sich in OneNote erstellen, am praktischsten ist das Programm allerdings als Ideensammlung.

 

Bildnachweis: Tatomm/Quelle: www.istockphoto.com

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