Ein Vorstellungsgespräch absagen – wie mache ich das?

Wie du einen Termin zum Vorstellungsgespräch professionell absagst oder verschiebst.


27.12.2018

Du hast doch kein Interesse am anstehenden Vorstellungsgespräch? Vielleicht hast du ein anderes Angebot bekommen, oder willst einfach nicht in diesem Unternehmen arbeiten? Vielleicht musst du krankheitsbedingt passen? Wir zeigen dir anhand einiger Beispiele, wie du dem Unternehmen höflich absagst, oder den Termin verschiebst.

Gründe, um das Vorstellungsgespräch abzusagen oder zu verschieben

Wenn du den Termin zum Vorstellungsgespräch absagen willst, kann es letztendlich nur daran liegen, dass du nicht mehr im entsprechenden Unternehmen arbeiten willst. Die Gründe dafür können sehr unterschiedlich sein: Du hast Informationen zum Unternehmen gehört, die dir nicht gefallen? Du hast eine Zusage für eine andere Stelle bekommen, oder willst doch im alten Job bleiben? Vielleicht hast du die Stellenanzeige falsch interpretiert? Wichtig ist schließlich nur, dass du das Gespräch absagst – alles andere wäre unprofessionell.

Das Gespräch ohne Absage ausfallen zu lassen, ist keine Option. Das wäre unhöflich und ein Affront an deinen Gesprächspartner. Falls du dich in diesem Unternehmen oder bei demselben Personaler noch einmal bewirbst, sind deine Chancen nahe null. Auch auf eine Zusage zu einem Bewerbungsgespräch solltest du nicht unbeantwortet lassen und eine Terminbestätigung nachschicken.

Du bist dir sicher, dass du den Job auf keinen Fall haben möchtest? Solltest du schon einen Termin zu einem Vorstellungsgespräch vereinbart haben, sage diesen am besten ab. So verschwendest du weder die Zeit des Personalers und wahrscheinlich auch die der Führungskraft, die sich dafür extra Zeit genommen hat – und natürlich auch nicht deine eigene.

Wenn du den Termin verschieben willst, liegt dies wahrscheinlich an einem von zwei Gründen: Entweder musst du kurzfristig krankheitsbedingt passen, oder es ist dir etwas dazwischen gekommen. Gerade dann, wenn du einen neuen Termin vereinbaren möchtest, ist eine frühe Rückmeldung sehr wichtig. Ebenso ist es unverzichtbar, deinen Ansprechpartner direkt zu kontaktieren, wenn du zu deinem Termin zu spät kommst.

 

Ich möchte einen Termin absagen oder verschieben, wie mache ich das?

Der Termin zum Vorstellungsgespräch steht fest und am Vortag bahnt sich eine Erkältung bei dir an? Oder es ist dir eine wirklich wichtige Sache dazwischen gekommen? Informiere deinen Ansprechpartner beim entsprechenden Unternehmen umgehend. Es bietet sich eine E-Mail oder ein Anruf an. Hier gilt wie immer: Ehrlichkeit währt am längsten. Wenn du wirklich krank bist, kannst du dich gegenüber deinem potentiellen Arbeitgeber auch nicht vernünftig präsentieren. Das wird der Personaler verstehen. Außerdem willst du deine Gesprächspartner ja auch nicht anstecken.

Zugunsten eines anderen Termins solltest du nur dann ein Vorstellungsgespräch verschieben, wenn dieser wirklich wichtig ist. Ein Spiel deiner Lieblingsfußballmannschaft ist ein wenig triftiger Grund – da solltest du lieber auf das Spiel verzichten. Die Beerdigung eines Familienmitglieds ist, beispielsweise, ein vollkommen nachvollziehbarer Grund für eine Absage – der Personaler wird dich verstehen. Oft bist du aber besser beraten, keinen Grund in der Mail oder im Telefonat anzugeben, um keine falschen Eindrücke zu erwecken. Du solltest dir nur selbst sicher sein, dass dein Grund die Absage rechtfertigt. Ein neuer Termin findet sich eventuell erst in einigen Wochen und bis dahin ist die Position möglicherweise schon besetzt. Denke daran: Auch wenn du einen neuen Termin vereinbarst, solltest du gut vorbereitet sein.

Eine Absage funktioniert ähnlich. Auch hier solltest du weitestgehend ehrlich bleiben. Ausnahme: Du hast negative Informationen über das Unternehmen erhalten. Du solltest immer vermeiden, schlecht über das Unternehmen zu reden. Bleibe hier höflich und professionell. Im nächsten Abschnitt findest du ein paar Text-Beispiele für einen höflichen Umgangston per Mail. Auch wenn du in der nächsten Zeit keinen Kontakt mehr mit dem Unternehmen oder dem Personaler haben wirst, kann es gut sein, dass es in Zukunft irgendwann nochmals zu einem Kontakt kommt. Daher solltest du immer einen guten Eindruck hinterlassen, denn auch Personaler wechseln den Arbeitsplatz. Schließlich willst du nicht riskieren, bei einer zukünftigen Bewerbung eine Absage zu bekommen.

 

Ein Vorstellungsgespräch per Mail verschieben: Beispiele

Grundsätzlich ist nicht viel dabei, einen Termin abzusagen oder zu verschieben. Letztendlich besteht eine solche Mail aus folgenden Teilen: eine Begrüßung, die Absage, möglicherweise ein neuer Terminvorschlag, eine Entschuldigung und ein Abschied. Mache es nicht zu kompliziert und bleibe bei der Kernaussage. Hier ein paar Beispiele.

 

Verschiebung aufgrund Krankheit:

Betreff: Vorstellungsgespräch zum/zur Stelle X am YY.YY., YY Uhr.

Sehr geehrte/r Frau/Herr Z,

leider bin ich kurzfristig erkrankt und daher nicht imstande, Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am XYZ anzunehmen.

Natürlich bin ich weiterhin an der Stelle interessiert und würde gerne einen neuen Termin vereinbaren. Ich sollte bis ZYX wieder gesund sein und könnte dann wieder einen Gesprächstermin wahrnehmen. Ich bin weiterhin per Mail oder Telefon erreichbar und freue mich auf Ihren Terminvorschlag.

Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Ich hoffe, dass wir den Termin bald nachholen können.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

 

Du kannst natürlich Veränderungen an diesem Muster wahrnehmen, zum Beispiel einen Bezug auf vorherige Korrespondenz oder persönliche Formulierungen. Grundsätzlich solltest du aber vermeiden, zu viele Details zu deiner Krankheit oder deinem Grund zur Verschiebung zu erwähnen. Diese Information ist nicht relevant für den Personaler.

 

Verschiebung aufgrund anderer Umstände:

Betreff: Vorstellungsgespräch zum/zur Stelle X am YY.YY., YY Uhr.

Sehr geehrte/r Frau/Herr Z,

leider ist es mir aus privaten Gründen nicht möglich, den vereinbarten Termin wahrzunehmen. Ich würde mich dennoch über die Möglichkeit freuen, Ihr Unternehmen in einem persönlichen Gespräch kennenzulernen und Sie von mir zu überzeugen. Daher würde ich den Termin gerne verschieben.

Ich kann folgende Termine anbieten: ZYX. Wir können aber auch gerne einen anderen Zeitpunkt vereinbaren. Ich stehe Ihnen weiterhin telefonisch oder per Mail zur Verfügung.

Ich hoffe, wir können den Termin zeitnah nachholen und entschuldige mich für die Umstände.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

 

Es ist nicht zwingend notwendig, den Grund für die Absage in der Mail mitzuteilen. Den Personaler interessiert mehr, dass du nicht erscheinst, aber einen neuen Termin vereinbaren willst. Du solltest dir nur selbst sicher sein, dass dein Grund die Absage rechtfertigt, denn ein neuer Termin kann möglicherweise erst in mehreren Wochen vereinbart werden. Es ist durchaus möglich, dass die Stelle bis dahin besetzt wird.

 

Ein Vorstellungsgespräch absagen: Beispiele

Absage aufgrund einer anderen Zusage oder weil du deinen Job doch nicht wechselst:

Betreff: Vorstellungsgespräch zum/zur Stelle X am YY.YY., YY Uhr.

Sehr geehrte/r Frau/Herr Z,

vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Ich habe mich dazu entschieden, ein anderes Angebot anzunehmen/meinen Job doch nicht zu wechseln. Daher werde ich den Termin bei Ihnen nicht wahrnehmen. Für die Umstände entschuldige ich mich.

Ich bitte um Verständnis und danke Ihnen für den freundlichen Kontakt.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

 

Wichtig ist hier, dass du mit deiner Bewerbungsabsage entschieden, aber freundlich auftrittst. Du willst ja trotzdem einen guten Eindruck hinterlassen – man sieht sich ja immer zwei Mal!

 

Absage, wenn du keinen Grund nennen willst:

Betreff: Vorstellungsgespräch zum/zur Stelle X am YY.YY., YY Uhr.

Sehr geehrte/r Frau/Herr Z,

vielen Dank für Ihre Einladung und die Möglichkeit zu einem persönlichen Gespräch. Allerdings möchte ich gerne meine Bewerbung für diese Stelle zurückziehen. Daher möchte ich auch das Vorstellungsgespräch am XYZ absagen. Für die Umstände entschuldige ich mich.

Ich danke Ihnen für das Verständnis und den freundlichen Kontakt.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

 

Du musst nicht immer einen Grund für deine Absage nennen. Wenn du weiterhin bei freundlichem und professionellem Umgang bleibst, wird dir das niemand übel nehmen.

Zerbreche dir nicht allzu lang den Kopf über die richtige Formulierung der Mail. Bleibe beim Kern der Aussage und rede nicht um den Punkt herum. Die wichtigsten vier Elemente einer Absage-Mail, neben Begrüßungs- und Abschiedsformel, haben wir noch einmal zusammengefasst:

 

Vier wichtige Punkte für eine Absage-Mail:

  • Betreff mit Hinweis auf den Termin und die Stelle
  • Absage (möglicherweise mit Grund)
  • Ersatztermin, falls erwünscht
  • Entschuldigung für die Umstände

 

Bildnachweis: enviromantic/Quelle: www.istockphoto.com

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