Endlich ist die ersehnte Einladung zum Vorstellungsgespräch gekommen! Wie sollst du nun darauf antworten? Wir bieten dir Musterantworten und sagen dir auch, was du tun kannst, wenn du keine Zeit hast und den Termin verschieben musst.
Was ist eine Terminbestätigung?
Nachdem du deine Bewerbung abgeschickt hast, kommt hoffentlich auch schnell eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Diesen solltest du bestätigen, d.h. für den Gesprächstermin zusagen – das nennt man offiziell Terminbestätigung.
Termin bestätigen für ein Vorstellungsgespräch
Eine rasche Terminbestätigung ist schon der erste Schritt zu einem perfekten Vorstellungsgespräch. Doch wie lange darfst du dir Zeit lassen, um die Einladung zu beantworten? Und solltest du sie schriftlich oder telefonisch beantworten?
Um zu zeigen, dass dein Interesse an der Stelle immer noch so groß ist wie bei der Bewerbung, solltest du den Termin rasch bestätigen – noch am selben Tag oder spätestens am nächsten. Schnelles und freundliches Antworten zeigt auch gleich, wie zuverlässig du bist. Und wenn du kein Interesse mehr hast und das Vorstellungsgespräch absagen möchtest, solltest du das am besten auch so schnell wie möglich machen.
Die Terminbestätigung sollte auf demselben Weg erfolgen, auf dem du auch die Einladung erhalten hast: Wenn du per Mail eingeladen wirst, antworte direkt auf das Mail. Wenn du angerufen wirst, sag am besten gleich im Telefonat zu oder bitte darum, zurückzurufen, wenn du unterwegs bist und deinen Kalender gerade nicht zur Hand hast. Alternativ kannst du bei einem Anruf auch darum bitten, dass du per Mail antwortest – versichere dich allerdings, dass du die richtige Mailadresse deiner Kontaktperson hast.
Je größer das Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du per Mail und nicht telefonisch kontaktiert ist. Und je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist es auch, dass die richtige Ansprechperson wieder erreicht wird – daher eben die Faustregel, auf demselben Weg zu antworten.
Ich habe eine E-Mail mit einer Outlook-Einladung erhalten – Wie soll ich antworten und den Termin bestätigen?
Bei einer Outlook-Einladung oder einer anderen automatisierten Einladung eines Online-Kalenders kannst du den Termin direkt in der Mail bestätigen, annehmen bzw. ablehnen. In Microsoft Outlook selbst solltest du auf jeden Fall die Option „Antwort schicken“ als Option auswählen, denn wenn du „keine Antwort schicken“ ausgewählt hast, sieht dein Gegenüber die Terminbestätigung nicht.
Höflicherweise solltest du auch eine kurze ausformulierte Terminbestätigung per Mail schicken. Damit stellst du auch sicher, dass dein*e Ansprechpartner*in deine Terminbestätigung bekommen hat, denn zwischen unterschiedlichen Mailprogrammen o.Ä. kann es auch vorkommen, dass die Terminbestätigung nur durch den Klick auf einen Button im Mail nicht richtig ankommt.
Muster: Terminbestätigung per E-Mail für ein Vorstellungsgespräch
Wichtig ist, dass du in der Terminbestätigung den genauen Termin mit Datum, Ort und Interviewpartner*in nochmals erwähnst und dich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedankst. Das könnte zum Beispiel so aussehen:
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Ich bedanke mich herzlich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position als XX. Ich bestätige Ihnen hiermit den Termin am XX.XX. um XX:XX. Sollte es kurzfristig zu Änderungen kommen, können Sie mich telefonisch unter der Nummer ….. erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
XX
Wenn du noch Fragen zum Vorstellungsgespräch hast, solltest du diese unbedingt in der Terminbestätigung stellen. Das können etwa Fragen dazu sein, wer beim Gespräch anwesend sein wird, wie lange es dauern soll oder ob z.B. eine längere Selbstpräsentation oder ein Assessment-Center vorgesehen ist.
Muster: Termin Vorstellungsgespräch verschieben
Dass du den Termin zu deinem Vorstellungsgespräch verschieben musst, ist nichts Ungewöhnliches. Gerade begehrte Bewerber*innen haben nicht immer Zeit, aktuell noch einen anderen Job oder wichtige Termine. Allerdings solltest du in der Terminverschiebung auch kurz begründen, warum du verhindert bist – entweder vage, indem du von einem wichtigen Termin sprichst, oder konkreter von einer Dienstreise, einem schon länger geplanten Urlaub etc. Bitte so rasch wie möglich um einen alternativen Termin, am besten gleich mit konkreten Vorschlägen, wann du Zeit hättest, dann ersparst du dir und dem Unternehmen mühsame Absprachen.
So könnte das aussehen:
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
Herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Position als XX. Leider bin ich aufgrund eines wichtigen Termins am XX.XX. um XX:XX verhindert. Alternativ bin ich z.B. am XX.XX. von X bis X Uhr verfügbar oder am XX.XX. von X bis X Uhr. Gerne können Sie mir auch andere Termine vorschlagen und mich auch telefonisch unter … erreichen, um den Termin so rasch wie möglich zu fixieren. Ich freue mich auf Ihre Antwort und die Möglichkeit des persönlichen Kennenlernens.
Mit freundlichen Grüßen
XX
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