KPIs im Recruiting: 11 Tipps für mehr Effizienz und eine bessere Candidate Journey
Nach einer erfolgreich besetzten Stelle mit dem Team anstoßen? Ja, klar: Erfolge zu feiern, lenkt den Blick auf das Positive. Um diese Erfolge auch mess- und greifbar zu machen, Verbesserungspotenzial aufzudecken und die Personalsuchstrategie entsprechend anzupassen, helfen uns Kennzahlen. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel 11 wichtige KPIS im Recruiting entlang der Candidate Journey vor, mit deren Kenntnis Sie Transparenz im Recruiting-Prozess schaffen, kosteneffizienter werden und Ihre Candidate Experience optimieren.
- Was sind KPIs im Recruiting und warum Recruiter*innen sie brauchen
- KPIs in der Anziehungs-, Informations- und Bewerbungsphase
- 1. Absagequote
- 2. Interviewee-Ratio
- 3. Rückmeldezeit
- 4. Time-to-Interview
- Auswahl und Onboarding: Das Handwerk des Rekrutierens mit KPIs optimieren
- 5. Offer-Acceptance-Rate
- 6. Time-to-hire
- 7. Time-to-fill
- 8. Cost-of-Vacancy
- 9. Candidate-Satisfaction
- Recruiting KPIs nach der erfolgreichen Besetzung
- 10. Retention-Rate
- 11. Quality-of-hire
- Fazit
Was sind KPIs im Recruiting und warum Recruiter*innen sie brauchen
Recruiting-Kennzahlen, manchmal auch Recruiting-KPIs (Key Performance Indicators) genannt, sind Messgrößen, die Vorgänge im Recruiting-Prozess zahlenmäßig abbilden und sie dadurch vergleichbar machen. Es gibt gute Gründe, warum KPIs im Recruiting zu Ihren besten Verbündeten werden können.
Auch wenn der Fachkräftemangel in aller Munde ist, versteht kaum ein Außenstehender, wie schwierig es in der Praxis ist, die richtige Person an den richtigen Platz im Unternehmen zu setzen. Selbst wenn ein/e Recruiter*in großartige Arbeit unter den gegebenen Umständen leistet, erscheint der Fachabteilung die Zeit von der Ausschreibung bis zur Besetzung der Stelle häufig wie eine Ewigkeit. Ein objektiver Blick auf den Branchenvergleich genügt mitunter, um Kollegen oder Management die Augen zu öffnen.
KPIs im Recruiting sorgen also für mehr Transparenz und steigern gleichzeitig das Vertrauen in die Arbeit der Recruiter*innen. Sollte die KPI im Vergleich mit anderen schlechter abschneiden, erfüllt sie einen anderen Zweck. Sie hilft dabei, mögliche Verbesserungspotenziale aufzudecken und die Personalsuche zu optimieren.
KPIs in der Anziehungs-, Informations- und Bewerbungsphase
1. Absagequote
Hier verrät die Absagequote, ob mit einem Inserat geeignete BewerberInnen angesprochen wurden. Müssen beispielsweise von 100 Bewerbungen 90 abgesagt werden, weil sie die Anforderungen der Position nicht erfüllen, bietet es sich an, die Stellenanforderungen und die Formulierung der Anzeige genauer zu überprüfen.
2. Interviewee-Ratio
Auch auf dem umgekehrten Weg lässt sich hierfür eine Maßzahl für die Qualität der eintreffenden Bewerbungen errechnen: Die Interviewee-Ratio stellt die Gesamtanzahl an Bewerberinnen und Bewerbern jenen gegenüber, die zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden.
3. Rückmeldezeit
Die Rückmeldezeit verdeutlicht, wie lange es dauert, bis sich das Unternehmen bei einem Bewerber oder einer Bewerberin zurückmeldet – unabhängig vom Status seiner oder ihrer Bewerbung. Fehlende oder verspätete Rückmeldungen seitens des Unternehmens verschlechtern die Candidate Experience und das Image des Unternehmens – umso mehr, seit es Plattformen für die Arbeitgeberbewertung gibt. Passt diese Zahl nicht, liegt das Verbesserungspotenzial auf der Hand. Automatisierung und eine bessere Strategie helfen möglicherweise dabei, die Situation zu verbessern.
4. Time-to-Interview
Die Kennzahl Time-to-Interview misst die Zeit vom Zeitpunkt der Bewerbung bis zum Vorstellungsgespräch für eine offene Position. Hier gilt wie so oft im Leben: Der frühe Vogel fängt den Wurm. Gute Bewerber*innen sind in Zeiten des Fachkräftemangels nicht lange am Markt und Geschwindigkeit ist ein essenzieller Faktor, um sie zu gewinnen. Damit qualifizierte Bewerber*innen ihren neuen Arbeitsplatz nicht zuerst bei der Konkurrenz finden, muss eventuell die interne Kommunikation verbessert, die Bewerberverwaltung optimiert oder der Recruiting-Prozess angepasst werden.
Auswahl und Onboarding: Das Handwerk des Rekrutierens mit KPIs optimieren
5. Offer-Acceptance-Rate
In dieser Phase beschreibt die Offer-Acceptance-Rate das Verhältnis von angenommenen zu ausgesprochenen Vertragsangeboten. Ist dieser Wert etwas schlechter als der Durchschnitt sollten Sie auf Ursachenforschung für die Ablehnung gehen. Gegebenenfalls müssen die Angebote attraktiver gestaltet oder die Candidate Experience im Bewerbungsprozess verbessert werden.
6. Time-to-hire
Ist die ideale Person für die ausgeschriebene Stelle gefunden, stellt sich die Frage, ob der Recruiting-Prozess insgesamt effizient war. Die Time-to-Hire misst die Zeit, die seitens der Personalabteilung benötigt wird, um eine Stelle erfolgreich zu besetzen und bildet somit die Schnelligkeit des Bewerbungsprozesses aus Kandidatensicht ab. Sie beginnt bei dem Zeitpunkt, zu dem der Kandidat oder die Kandidatin sich bewirbt und endet, wenn er oder sie ein Angebot seitens des Unternehmens bekommt. Ist sie zu hoch, sollten die internen Abläufe dringend optimiert werden.
7. Time-to-fill
Die Time-to-Fill hingegen betrachtet die Anzahl der Tage vom Start der Suche bis zum ersten Arbeitstag der Kandidat*innen. Hierfür spielt darüber hinaus die Qualität der Stellenanzeige und die Auswahl des passenden Suchkanals ebenso eine Rolle, wie auch der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und Einstellung.
8. Cost-of-Vacancy
Die gesamten Kosten des Leerstandes einer Stelle zeigt die Cost-of-Vacancy. Je besser bezahlt die Position, je wichtiger die Stelle und je länger sie unbesetzt ist, desto höher fällt sie aus. Stellen mit einer hohen Cost-of-Vacancy fallen mehr ins Gewicht und sollten daher in der Regel mehr Aufmerksamkeit bekommen.
9. Candidate-Satisfaction
Den qualitativen Aspekt der gesamten Personalsuche bildet rückblickend die Candidate-Satisfaction ab. Mit entsprechenden Fragebögen lassen sich wesentliche Aspekte der Zufriedenheit entlang der Candidate-Journey quantitativ abbilden und auswerten. Diese Informationen helfen dabei, den Prozess aus der Sicht der Kandidaten zu verbessern und das Image als attraktiver Arbeitgeber zu fördern.
Recruiting KPIs nach der erfolgreichen Besetzung
10. Retention-Rate
Der Recruiting-Prozess endet nicht mit der Besetzung, denn letztendlich entscheiden ihre Qualität und Verweildauer über den Erfolg. In dieser Phase gibt es zwei besonders wichtige KPIs im Recruiting. Mit der Retention Rate lässt sich feststellen, wie viele Talente nach der Probezeit oder einem anderen vorgegebenen Zeitraum im Unternehmen geblieben sind. Ist die Fluktuation in dieser oder einer späteren Phase ungewöhnlich hoch, gilt es hier genauer hinzusehen.
11. Quality-of-hire
Den qualitativen Aspekt der Besetzung im Nachhinein zeigt die Quality-of-hire: Sie beschreibt die Mitarbeiterbeurteilung der Neueinstellung nach einem festgelegten Zeitraum.
Fazit
KPIs im Recruiting machen die Personalsuche greifbarer und transparenter. Gleichzeitig zeigen sie Schwachstellen auf, deren Kenntnis Rekrutierenden dabei hilft, die Suche zu optimieren. Auch wenn dieser Artikel nur einen groben Überblick über einen Teil der vorhandenen Kennzahlen gibt, so macht er vielleicht Lust darauf, sich eingehender mit dem Thema zu beschäftigen. Wer in Zeiten des Fachkräftemangels am Bewerbermarkt erfolgreich sein möchte, liegt klar im Vorteil, wenn er Stärken, Schwächen und Optimierungspotenzial seiner Suchmethoden kennt.
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Autorin: Karina Rapp
