Endlich ist die ersehnte Einladung zum Vorstellungsgespräch gekommen! Wie sollst du nun darauf antworten? Wir bieten dir Musterantworten und sagen dir auch, was du tun kannst, wenn du keine Zeit hast und den Termin verschieben musst.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste auf einen Blick
Was ist eine Terminbestätigung?
Antworte zeitnah und professionell
Schriftliche Antwort auf eine Einladung
Outlook-Einladung Termin bestätigen
Muster: Antwort auf die Einladung
Termin für ein Vorstellungsgespräch verschieben
Muster: Bitte um Terminänderung
Telefonisch auf die Einladung antworten
Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen
Muster: Absage des Vorstellungsgesprächs
Fazit
FAQs – Häufig gestellte Fragen
Das Wichtigste auf einen Blick
- Lies die Einladung sorgfältig und beachte Termin, Ort und wichtige Informationen.
- Bestätige den vorgeschlagenen Termin schriftlich oder telefonisch.
- Deine Nachricht sollte freundlich, dankbar und professionell sein.
- Bei Unklarheiten kannst du in deiner Antwort direkt nachfragen.
Was ist eine Terminbestätigung?
Nachdem du deine Bewerbung abgeschickt hast, kommt hoffentlich auch schnell eine Einladung zum Vorstellungsgespräch. Diesen solltest du bestätigen, d.h. für den Gesprächstermin zusagen – das nennt man offiziell Terminbestätigung.
Der erste Eindruck zählt: Antworte zeitnah und professionell
Nutz deine Chance, einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Wenn du auf eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch reagierst, sollte deine Nachricht freundlich, dankbar und professionell sein. Antworte außerdem so schnell wie möglich. Eine schnelle Rückmeldung zeigt dein Interesse und deine Verfügbarkeit. Idealerweise solltest du innerhalb von 48 Stunden antworten. Nimm dir trotzdem die Zeit, die Einladung sorgfältig zu lesen. Achte auf den Termin, den Ort und andere wichtige Informationen wie Namen und Position der Gesprächspartner*innen oder die von dir mitzubringenden Unterlagen. Bei Unklarheiten kannst du in deiner Antwort direkt nachfragen.
Ich persönlich weiß ein paar Zeilen im Rahmen der Terminbestätigung durchaus zu schätzen, wenn ein*e Bewerber*in zeigt, dass er*sie sich über die Einladung freut. Was gar nicht geht: Ghosting, also sich einfach nicht zurückzumelden. Auch eine zurückgezogene Bewerbung ist ja total legitim, zum Beispiel weil du schon einen anderen Job gefunden hast. Auch hier hilft mir eine kurze Begründung, so dass ich weiß, woran ich bin. Dann bleibt ein positiver Eindruck – und wer weiß, vielleicht trifft man ja in Zukunft, im Rahmen einer erneuten Bewerbung noch einmal aufeinander.
– Lara Kieninger, Personalerin bei Stepstone
Die Einladung zum Vorstellungsgespräch hast du wahrscheinlich per E-Mail erhalten. In diesem Fall ist es üblich, dass du deine Antwort ebenfalls per E-Mail verfasst. Eine E-Mail hat den Vorteil, dass du deine Zusage gut formulieren und auf Vollständigkeit überprüfen kannst. Außerdem hast du eine schriftliche Bestätigung deiner Zusage. Du kannst aber auch telefonisch antworten. Diese Variante ist etwas persönlicher. So hast du außerdem die Möglichkeit, eventuelle Fragen zum Termin direkt zu klären. Als Grundregel gilt: Am besten erfolgt deine Terminbestätigung auf demselben Weg, auf dem du auch die Einladung erhalten hast. Je größer das Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du per Mail und nicht telefonisch kontaktiert ist. Und je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist es auch, dass die richtige Ansprechperson wieder erreicht wird – daher eben die Faustregel, auf demselben Weg zu antworten.
Wusstest du, dass du dich auch direkt nach dem Vorstellungsgespräch noch einmal melden und bedanken und so dein ehrliches Interesse an der Stelle betonen kannst?
Schriftliche Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch: Das darf nicht fehlen
Eine schriftliche Antwort per E-Mail ist heute der Standard. Sie ermöglicht dir, deine Antwort sorgfältig zu formulieren und sicherzustellen, dass du alle notwendigen Informationen weitergibst. Du solltest die E-Mail höflich und präzise verfassen, dabei auf Rechtschreibung und Grammatik achten und eine klare Betreffzeile verwenden. Folgende Bestandteile sollten nicht fehlen:
- Terminbestätigung im Mail-Programm: Bei einer Outlook-Einladung oder einer anderen automatisierten Einladung eines Online-Kalenders kannst du auf den Termin direkt in der Mail reagieren, ihn also annehmen bzw. ablehnen. In Microsoft Outlook selbst solltest du auf jeden Fall die Option „Antwort schicken“ als Option auswählen, denn wenn du „keine Antwort schicken“ ausgewählt hast, sieht dein Gegenüber die Terminbestätigung nicht.
- Die richtige Anrede: Mit einem klassischen „Sehr geehrter Herr XY“ oder „Sehr geehrte Frau XY“ bist du in der Regel auf der sicheren Seite. Achte aber immer darauf, wie die Einladung formuliert wurde – wenn du zum Beispiel mit „Liebe/r [dein Vorname]“ angesprochen wurdest, kannst du auch eine lockerere Anrede wählen.
- Bedank dich für die Einladung: Indem du dich für die Gelegenheit bedankst, zeigst du dein Interesse an der Stelle und deine Wertschätzung für das Unternehmen.
Bestätigung des Termins: Ein Satz wie „Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit]“ reicht aus, um dem Arbeitgeber deine Teilnahme zu bestätigen. - Eventuelle Nachfragen: Hast du noch offene Fragen, die vor dem Vorstellungsgespräch geklärt werden müssen? Stell sie direkt in deiner Antwort auf die Einladung.
- Schlusssatz: Drücke noch einmal deine Vorfreude auf das Vorstellungsgespräch aus. Beende deine E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ und deinem Namen in der nächsten Zeile.
E-Mail mit einer Outlook-Einladung erhalten – Termin richtig bestätigen
Bei einer Outlook-Einladung oder einer anderen automatisierten Einladung eines Online-Kalenders kannst du den Termin direkt in der Mail bestätigen, annehmen bzw. ablehnen. In Microsoft Outlook selbst solltest du auf jeden Fall die Option „Antwort schicken“ als Option auswählen, denn wenn du „keine Antwort schicken“ ausgewählt hast, sieht dein Gegenüber die Terminbestätigung nicht.
Höflicherweise solltest du auch eine kurze ausformulierte Terminbestätigung per Mail schicken. Damit stellst du auch sicher, dass dein*e Ansprechpartner*in deine Terminbestätigung bekommen hat, denn zwischen unterschiedlichen Mailprogrammen o.Ä. kann es auch vorkommen, dass die Terminbestätigung nur durch den Klick auf einen Button im Mail nicht richtig ankommt.
Muster: Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch
So könnte deine Antwort per E-Mail aussehen, wenn du das Vorstellungsgespräch bestätigen möchtest:
Sehr geehrte*r Frau/Herr [Nachname],
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am [Datum] um [Uhrzeit]. Ich freue mich sehr über die Gelegenheit und bestätige hiermit den Termin.
Ich freue mich darauf, mehr über die Position und Ihr Unternehmen zu erfahren und Ihnen mehr über meine Qualifikationen zu erzählen.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Deine Kontaktdaten]
Wenn du noch Fragen zum Vorstellungsgespräch hast, solltest du diese unbedingt in der Terminbestätigung stellen. Das können etwa Fragen dazu sein, wer beim Gespräch anwesend sein wird, wie lange es dauern soll oder ob z.B. eine längere Selbstpräsentation oder ein Assessment-Center vorgesehen ist.
Termin für ein Vorstellungsgespräch verschieben
Nicht immer wird dir der vorgeschlagene Termin für das Vorstellungsgespräch zeitlich passen. Keine Sorge: Das ist nicht unüblich! Wenn du keine Zeit hast, solltest du zunächst prüfen, ob du den Termin durch eine Verschiebung anderer Termine wahrnehmen kannst. Wenn das nicht in Frage kommt und du das Vorstellungsgespräch verschieben musst, teile dies dem Unternehmen so früh wie möglich mit.
Begründe in der Terminverschiebung kurz, warum du verhindert bist – entweder vage, wenn es sich um einen privaten Termin handelt, oder konkreter z. B. im Falle einer Dienstreise oder eines schon länger geplanten Urlaubs. Sei höflich und zeige deine Bereitschaft, einen neuen Termin zu vereinbaren. Dabei ist es wichtig, flexibel zu sein und mehrere Alternativtermine vorzuschlagen, damit der Arbeitgeber einfach eine neue Zeit festlegen kann.
Muster: Bitte um Terminänderung des Vorstellungsgesprächs
So könnte deine Antwort per E-Mail aussehen, wenn du das Vorstellungsgespräch verschieben möchtest:
Sehr geehrte*r Frau/Herr [Nachname],
vielen Dank für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch für die Stelle [Position].
Leider bin ich aufgrund eines wichtigen Termins am [ursprüngliches Datum und Uhrzeit] verhindert und muss daher um eine Verschiebung des Vorstellungsgesprächs bitten. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn wir einen anderen Termin finden könnten.
Alternativ bin ich z. B. am [Datum und Uhrzeit] verfügbar oder am [Datum und Uhrzeit]. Gerne können Sie mir auch andere Termine vorschlagen und mich auch telefonisch unter [Telefonnummer] erreichen, um den Termin so schnell wie möglich zu fixieren.
Ich freue mich auf Ihre Antwort und die Möglichkeit des persönlichen Kennenlernens.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
[Deine Kontaktdaten]
Telefonisch auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten
Insbesondere wenn du noch Fragen zum Termin hast oder ihn verschieben musst, kann es sinnvoll sein, die Einladung zum Vorstellungsgespräch telefonisch zu beantworten. Wenn du direkt von Recruiter*innen angerufen wirst, sag am besten gleich im Telefonat zu. Bist du gerade unterwegs oder hast deinen Kalender nicht zur Hand, kannst du auch darum bitten, dich später nochmal zurückzumelden. Das solltest du beim Telefonat beachten:
- Vorbereitung: Stelle sicher, dass du den Namen des Ansprechpartners, das Datum und die Uhrzeit des vorgeschlagenen Termins bereit hast.
- Begrüßung: “Guten Tag, hier spricht [Dein Name].”
- Bedanken: “Vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch.”
- Bestätigung oder Vorschlag: “Ich möchte den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigen.” Oder: “Leider kann ich den Termin am [Datum] nicht wahrnehmen. Könnten wir einen neuen Termin vereinbaren? Ich schlage [alternatives Datum] vor.”
- Abschluss: “Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich freue mich auf das Gespräch. Auf Wiederhören.”
Wichtig: Mache dir während des Telefonats unbedingt Notizen. Schreib dir auf, was besprochen wurde – Datum, Uhrzeit, Ort, Name der Gesprächspartner*innen und alles Wichtige zum Ablauf.
Wenn du telefonisch auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antwortest, kannst du offene Fragen direkt klären. © Maskot/EyeEm
Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen
Falls du dich entschieden hast, das Vorstellungsgespräch abzusagen, sei höflich und dankbar in deiner Absage. Dies hinterlässt einen positiven Eindruck und hält die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen. Gründe für eine Absage können vielfältig sein, wie etwa die Annahme einer anderen Stelle oder eine veränderte berufliche Situation.
Muster: Absage des Vorstellungsgesprächs
So könnte deine Antwort per E-Mail aussehen, wenn du das Vorstellungsgespräch absagen möchtest:
Sehr geehrte*r Frau/Herr [Nachname],
zunächst möchte ich mich herzlich für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch in Ihrem Unternehmen bedanken. Leider muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen kann.
Ich habe vor Kurzem ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten, das ich nach eingehender Prüfung meines beruflichen Werdegangs und meiner persönlichen Ziele angenommen habe.
Ich möchte mich für die investierte Zeit und das Entgegenkommen bedanken. Vielleicht ergibt sich in der Zukunft eine weitere Gelegenheit, bei der sich unsere beruflichen Wege kreuzen. Bis dahin wünsche ich Ihrem Unternehmen weiterhin Erfolg und viel Glück beim Besetzen der Stelle.
Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]
Fazit: So antwortest du richtig auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch
Ein professioneller und zeitnaher Umgang mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch ist entscheidend für einen guten ersten Eindruck. Egal ob schriftlich oder telefonisch, achte auf Höflichkeit und Klarheit in deiner Kommunikation. Deine Antwort sollte immer gut durchdacht und korrekt formuliert sein, um deine Professionalität zu unterstreichen und den weiteren Bewerbungsprozess positiv zu beeinflussen. Nachdem du deine Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch abgeschickt hast, ist es an der Zeit, dich gezielt auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten. Viel Erfolg – wir drücken dir die Daumen!
FAQs – Häufig gestellte Fragen
Wie schnell sollte ich auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten?
Am besten innerhalb von 48 Stunden. Dies zeigt dein Interesse und deine Professionalität.
Was mache ich, wenn der Termin nicht passt?
Höflich um einen neuen Termin bitten und mehrere alternative Vorschläge machen, um dem Arbeitgeber Flexibilität zu bieten.
Kann ich auch telefonisch antworten?
Ja, aber stelle sicher, dass du in einer ruhigen Umgebung bist und alle relevanten Informationen zur Hand hast. Bereite dich auf das Gespräch vor, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
Wie sage ich ein Vorstellungsgespräch ab?
Schreibe eine höfliche E-Mail, in der du deine Entscheidung mitteilst und dich für die Einladung bedankst. Gib, wenn möglich, auch den Grund für deine Absage an, ohne zu detailliert zu werden.
Sollte ich die E-Mail persönlich oder formal halten?
Halte die E-Mail formal und professionell. Verwende eine höfliche Anrede und eine klare, präzise Sprache.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Artikel wurde von einer künstlichen Intelligenz geschrieben und von menschlichen Redakteur*innen geprüft und nachbearbeitet.
Bildnachweis: Maskot/EyeEm
Autorin: Caroline Stanski