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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

  • Bundesforschungs- und Ausbildungszentrum für Wald Naturgefahr
  • Wien - Schönbrunn
  • Feste Anstellung
  • Home Office, Teilzeit, Vollzeit
  • Erschienen: vor 2 Tagen
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Bundesforschungs- und Ausbildungszentrum für Wald Naturgefahr
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Das Bundesforschungszentrum für Wald (BFW) widmet sich allen Aspekten des Lebensraums Wald – in ökonomischer, ökologischer und sozialer Hinsicht und beschäftigt derzeit fast 400 Mitarbeiter:innen an fünf Standorten. Am Standort Wien – Schönbrunn ist ab sofort folgende Stelle zu besetzen:

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Direktion & Recht | Teil- oder Vollzeit (20h-40h/Woche)

Ihre Aufgaben:

  • Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung sowie internen und externen Ansprechpersonen
  • Organisation und Koordination des Büroalltags der Geschäftsführung (Terminmanagement, Reiseorganisation, professionelle Korrespondenz)
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen sowie Aufbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
  • Koordination von abteilungsübergreifenden Abläufen sowie Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben der Geschäftsführung
  • Organisation und Begleitung des Unterschriftenprozesses für Anträge, Verträge sowie projektbezogene Unterlagen inklusive Fristenmanagement und Dokumentation
  • Pflege von Datenbanken und Verwaltung relevanter Unterlagen und Dokumentationen
  • Enge Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Agenden

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK oder vergleichbare Ausbildung) bzw. eine gleichwertige Qualifikation durch relevante Weiterbildung oder mehrjährige Berufserfahrung
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Sachbearbeitungsfunktion, idealerweise im Umfeld der Geschäftsführung oder im öffentlichen Dienst
  • Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie Affinität zu digitalen Planungs- und Verwaltungstools
  • Eigenverantwortliche, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisations- und Selbstmanagement
  • Hohe Serviceorientierung, Diskretion, Loyalität und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
  • Interesse an organisatorischen Abläufen sowie an präzisem und fristgerechtem Arbeiten
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten:

  • Einen Arbeitsplatz in einer einzigartigen Umgebung in Schönbrunn
  • Essenszuschuss, sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team mit Gleitzeit und der Möglichkeit, teilweise im Home-Office zu arbeiten  
  • Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Die Entlohnung erfolgt nach der Gehaltstabelle für Vertragsbedienstete des Bundes und ist abhängig von der entsprechenden Qualifikation. Sie erfolgt in der Bewertungsgruppe v2/2. Das Mindestgehalt beträgt bei einer Vollzeitbeschäftigung EUR 2.862,30 brutto/Monat. In Abhängigkeit anrechenbarer Vordienstzeiten erhöht sich das Gehalt entsprechend der Entlohnungsstufe
  • Die Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet mit der Option auf Übernahme in ein unbefristetes Dienstverhältnis
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Bundesforschungs- und Ausbildungszentrum für Wald Naturgefahr
Land-, Forst- und Fischwirtschaft, Gartenbau • Öffentlicher Dienst & Verbände • Wissenschaft & Forschung • 251-500 Mitarbeiter

Mitarbeitervorteile

Flexible Arbeitszeiten
Mitarbeiter-Laptop
Parkplatz
Mitarbeiterrabatte
Homeoffice
Flexible Arbeitszeiten
Mitarbeiter-Laptop
Parkplatz
Mitarbeiterrabatte
Homeoffice
Die abgebildeten Mitarbeitervorteile sind unternehmensabhängig und können je nach Position und Abteilung abweichen.

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