Onboarding von internationalen Fachkräften
Wenn sich internationale Fachkräfte dazu entscheiden, einen neuen Job in Österreich anzunehmen, erfordert dies einiges an administrativen Schritten und Vorbereitungen seitens des Arbeitgebers. Deshalb ist es im Onboarding-Prozess wichtig, neben den Einschulungsmaßnahmen und Bemühungen zur sozialen Integration auch in all den anderen Belangen zu unterstützen, die mit einem arbeitsbedingten Umzug in ein neues Land auftreten können. Nur so kann die Basis für eine langfristige gute Zusammenarbeit gelegt werden.
Definition: Was versteht man unter Onboarding?
Unter Onboarding versteht man die Eingliederung von neuen Mitarbeiter*innen im Unternehmen mit dem Ziel der fachlichen und sozialen Integration. Es geht dabei darum, sich mit den Aufgaben und Prozessen im Unternehmen vertraut zu machen und auch das Team und die Kolleg*innen sowie Vorgesetzten kennenzulernen – persönlich oder in Zeiten von Homeoffice und Remote Work auch im Rahmen eines digitalen Onboardings.
Warum ist Onboarding bei internationalen Fachkräften so wichtig?
Das Onboarding von Mitarbeitern ist grundsätzlich immer wichtig, um neuen Arbeitskräften einen guten Start im Unternehmen zu ermöglichen und die gesamte Employee Experience von Anfang an positiv zu gestalten. Die eine neue Person im Unternehmen zu sein, die noch niemanden kennt und die mit den Aufgaben noch nicht vertraut ist, kann für Arbeitskräfte eine gewisse Stressituation bedeuten. Dies nimmt noch zu, wenn es sich um internationale Fachkräfte handelt, für die nicht nur das Unternehmen und die Kolleg*innen neu sind, sondern das gesamte Land inklusive der Kultur. Um hier einen guten Start zu ermöglichen und die Basis für eine erfolgreiche langfristige Zusammenarbeit zu schaffen, ist die Begleitung im Rahmen eines Onboarding-Prozesses daher von enormer Wichtigkeit.
Wie wichtig das Onboarding von internationalen Fachkräften ist, hat auch die Studie „Decoding Global Talent 2024: Dream Destinations & Mobility Trends“ durchgeführt von The Stepstone Group in Zusammenarbeit mit der Boston Consulting Group und The Network gezeigt. Hierfür wurden mehr als 150.000 Arbeitnehmer*innen aus über 190 Ländern befragt, wodurch viele wertvolle Inputs für das internationale Recruiting gewonnen werden konnten. Laut den Ergebnissen der Studie gibt es fünf Hauptkriterien, die für internationale Fachkräfte bei der Wahl des Unternehmens wichtig sind:
Fast die Hälfte der Befragten (46 Prozent) wünscht sich einen reibungslosen Umzug und einen guten Onboarding-Prozess.
Im Zuge eines Umzugs für die Arbeit erwarten Fachkräfte eine umfangreiche Unterstützung des Arbeitgebers in den unterschiedlichsten Belangen. Darunter auch ein Onboarding-Programm, das nicht erst nach Ankunft im Land und im Unternehmen beginnt, sondern bereits davor. Auch einen Buddy bzw. Mentor wünschen sich 40 Prozent der Befragten.
Onboarding-Prozess für internationale Fachkräfte
Der Onboarding-Prozess teilt sich grundsätzlich in drei Phasen: das Preboarding, die Begrüßung und das Onboarding. Wenn es sich um internationale Fachkräfte handelt, gestaltet sich vor allem der Preboarding-Prozess etwas umfangreicher als bei lokalen Mitarbeiter*innen, da hier oftmals viele Fragen auftauchen können.
Phase 1: Das Preboarding
Neben den klassischen Elementen des Preboardings (Vertragsunterzeichnung, Bereitstellen wichtiger Informationen zum Arbeitsantritt, erster Kontakt zu den Vorgesetzten und Kolleg*innen) stellen sich im internationalen Onboardingprozess meist noch weitere Fragen. So können Unternehmen Unterstützung bei der Wohnungssuche leisten, bei der Antragstellung von Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen, wie beispielsweise auch der Rot-Weiß-Rot-Karte für Fachkräfte außerhalb der EU, aber auch sprachliche Unterstützung oder Hilfestellungen bei Aufenthaltsgenehmigungen von Familienangehörigen können in diesen Prozess fallen. Zudem bietet es sich an, den neuen internationalen Mitarbeiter*innen eine*n Mentor*in bzw. Buddy an die Seite zu stellen, der*die bei Fragen und Unklarheiten unterstützen kann. So haben neue Fachkräfte das Gefühl, jemanden an der Seite zu haben, der*die sie unterstützt und an den*die sie sich jederzeit wenden können.
Phase 2: Die Begrüßung
Sind alle administrativen Belange geklärt und sind die neuen Fachkräfte erfolgreich im Unternehmen angekommen, ist der nächste Schritt der erste Arbeitstag. Hier ist es wichtig, sich gut aufgehoben zu fühlen und auf ein Umfeld zu treffen, das bereits vorbereitet wurde. Am ersten Tag stehen mehrere Punkte auf der Agenda: das Kennenlernen der Vorgesetzten und Kolleg*innen, die Bereitstellung der Arbeitsmittel und ein erstes Kennenlernen der Aufgaben sowie Unternehmensprozesse und -abläufe. Ziel sollte es dabei immer sein, dass die neuen Mitarbeiter*innen sich wohl fühlen. Hier ist auch darauf zu achten, dass mögliche Sprachbarrieren auftreten können bzw. bei interkulturellen Teams auch das entsprechende Verständnis füreinander erst einmal geschaffen werden muss.
Phase 3: Das Onboarding
Der eigentliche Onboardingprozess zieht sich dann meist über mehrere Wochen. Dabei dreht sich alles um die fachliche Einarbeitung und soziale Integration. Hierbei erhalten neue Mitarbeiter*innen alle wichtigen Informationen und Kenntnisse, die sie brauchen, um ihre Arbeit bestmöglich eigenständig verrichten zu können und sich zudem auch ins Team zu integrieren. Hinzu kommt bei internationalen Fachkräften, dass auch nach Arbeitsbeginn noch Fragen zu Unterkunft, Aufenthalt oder administrativen Belangen auftreten können bzw. Unterstützung in diesen Bereichen benötigt wird. Umso wichtiger, den Arbeitskräften auch über einen längeren Zeitraum Mentor*innen oder einen Buddy zur Verfügung zu stellen, an die sie sich mit ihren Anliegen und Fragen wenden können.
Tipps fürs Onboarding von internationalen Beschäftigten
Für internationale Fachkräfte ist bei einem Standortwechsel nicht nur das Unternehmen neu, sondern das gesamte Land. Bereits im Vorfeld können dabei viele Unsicherheiten und Fragen auftauchen. Die Studie Decoding Global Talent 2024 hat erhoben, was sich internationale Fachkräfte wünschen, wenn sie einen Job in Österreich in Betracht ziehen und was ein potenzieller Arbeitgeber bieten sollte, damit sie einen Posten annehmen:
Daraus abgeleitet lassen sich Tipps für den Onboarding-Prozess ableiten:
- Unterstützung bei der Wohnsituation: Wo werde ich wohnen, wenn ich den Job annehme? Das ist eine der wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit einem arbeitsbedingten Umzug – vor allem, wenn die Person nicht alleine, sondern mit anderen Familienangehörigen umzieht. Hier Hilfestellungen anzubieten, ist für 77 Prozent der Befragten wichtig.
- Hilfestellungen bei der Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis: Bürokratie kann ganz schön belastend sein – vor allem, wenn man auch die Landessprache nicht spricht. Bei der Beantragung einer Aufenthaltsgenehmigung sowie Arbeitserlaubnis zu unterstützen, ist daher eine enorme Erleichterung für internationale Fachkräfte, von denen sich 67 Prozent hier eine Hilfestellung vom Arbeitgeber wünschen.
- Unterstützung beim Umzug: 62 Prozent der Befragten wünschen sich Unterstützung beim Umzug – hier gibt es so viele Kleinigkeiten, mit denen man plötzlich konfrontiert werden kann. Bietet das Unternehmen bereits beispielsweise eine Checkliste all der Dinge, an die man denken sollte, kann das eine enorme Erleichterung sein.
- Kontakt zu anderen internationalen Fachkräften: Wer könnte besser nachvollziehen, was bei einem Umzug in ein neues Land alles auf einen zukommt, als andere Fachkräfte, die bereits denselben Schritt gewagt haben? Schafft es ein Unternehmen, hier bereits vorab Kontakt herzustellen, kann das einen enormen Vorteil bedeuten. Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits jemanden, der für seinen Job die Heimat verlassen hat, um nach Österreich zu kommen? Wenn ja, fragen Sie diese Person einfach, ob sie sich als Buddy für andere internationale Neuzugänge zur Verfügung stellen würde.
- Kontakt mit Führungskraft und Team: Vor allem im Entscheidungsprozess wollen internationale Fachkräfte gerne wissen, ob sich der Umzug lohnt. Werden sie sich im Unternehmen und vor allem im Team wohlfühlen, mit dem sie 5 Tage die Woche mehrere Stunden zusammenarbeiten werden? Geben Sie den potenziellen Mitarbeiter*innen schon so früh wie möglich die Gelegenheit, sowohl die direkten Vorgesetzten als auch die Kolleg*innen (online) kennenzulernen. Denn 60 Prozent der Befragten wünschen sich bereits vorab persönlichen Kontakt mit dem Vorgesetzten bzw. 49 Prozent mit dem zukünftigen Team.
- Buddy an die Seite stellen: Darüber hinaus hilft es auch, den neuen Arbeitskräften einen Buddy an die Seite zu stellen. Idealerweise ist das jemand, der sowohl gut Deutsch spricht als auch entweder die Landessprache der neuen Fachkraft oder sehr gutes Englisch spricht. Diese Person kann bei allen Tätigkeiten als Übersetzer fungieren, über Gepflogenheiten des Landes informieren und die Person an der Hand nehmen, wenn es Herausforderungen gibt.
Autorin: Beatrix Ferriman
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