Change Management: Veränderungen im Unternehmen bestmöglich begleiten
Wenn größere Veränderungen im Unternehmen anstehen, ist das oftmals für alle Beteiligten eine Herausforderung. Die Personalabteilung spielt bei Change Prozessen eine zentrale Rolle, da sie sowohl die organisatorischen als auch die individuellen Veränderungen begleiten muss. Sie fördert Kommunikation, Schulung, Mitarbeitermanagement und kulturelle Anpassung und unterstützt sowohl Führungskräfte als auch die gesamte Belegschaft durch den Veränderungsprozess. Da das Change Management gerade jetzt in Zeiten des technologischen Wandels, der globalen Vernetzung der Arbeitswelt, dem demografischen Wandel und Fachkräftemangel, Krisen wie der Ukraine-Krieg und den veränderten Bedürfnissen von Mitarbeiter*innen und Kund*innen immer wichtiger wird, informieren wir in diesem Artikel darüber, was Change Management ausmacht, welche Modelle es dafür gibt sowie welche Erfolgs- und Risikofaktoren dabei zu berücksichtigen sind.
- Definition: Was versteht man unter Change Management?
- Einsatz & Gründe für Change Management Prozesse in Unternehmen
- Welche Vorteile bringt ein Change Management Prozess mit sich?
- Change Management Modelle im Überblick
- Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
- Das 8-Stufen-Modell von John Kotter
- Das ADKAR-Modell
- Das Kübler-Ross Modell (Kubler-Ross Change Curve)
- Das McKinsey 7S-Modell
- Das Bridges’ Transition Model
- So sieht ein Change Management Prozess aus
- Erfolgs- und Risikofaktoren im Change Management
Definition: Was versteht man unter Change Management?
Unter Change Management versteht man die systematischen Prozesse, die mit einer Veränderung im Unternehmen einhergehen, von der Planung, über die Umsetzung, Begleitung und Nachbereitung des Veränderungsprozesses. Dies ist immer dann nötig, wenn sich Gegebenheiten intern oder extern verändern, die eine Anpassung im Unternehmen erfordern. Ziel des Change Management ist es, den Veränderungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten, um langfristig die Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu optimieren.
Einsatz & Gründe für Change Management Prozesse in Unternehmen
„Die einzige Konstante im Leben ist die Veränderung“ – das wusste schon Heraklit bei den alten Griechen. Und tatsächlich gibt es eine Vielzahl an Gründen, die Change Management Prozesse auslösen können. Zunächst kann zwischen internen und externen Faktoren unterschieden werden.
Zu den externen Faktoren zählen u. a.:
- Marktveränderungen: neue Marktbedingungen, Trends, verändertes Konsumverhalten, neue Mitbewerber, neue Marktsegmente etc.
- Technologische Entwicklungen: Digitalisierung, Innovationen, Künstliche Intelligenz, etc.
- Regulatorische Entwicklungen: neue Gesetze, branchenspezifische Regulierungen, geänderte Vorgaben etc
- Wirtschaftliche Schwankungen: Veränderungen der wirtschaftlichen Lage, Inflation, Rezession, globale Handelskrisen, etc
- Reaktion auf Krisen und Notfälle: Pandemien, Gesundheitskrisen, Kriegssituationen, etc.
Zu den internen Faktoren zählen u. a.:
- Organisatorische Veränderungen: Umstrukturierungen, Fusionen, Übernahmen, Einführung neuer Geschäftsmodelle, etc.
- Optimierung der Geschäftsprozesse: Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Prozessoptimierung, Innovationsförderung, Implementierung neuer Systeme und Technologien, Prozessautomatisierung, etc.
- Kulturwandel: Einführung neuer Werte, Einführung von Diversity Management, Agile Unternehmenskultur, Förderung einer stärkeren Kundenorientierung, Mitarbeiterbindung oder Einführung eines Employee Experience Managements, Fokus auf Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility
Welche Vorteile bringt ein Change Management Prozess mit sich?
Veränderungen bringen meisten Unsicherheiten mit sich – in der Belegschaft wie in den Führungsetagen. Umso wichtiger ist es, einen Change Prozess im Unternehmen strukturiert zu begleiten, um ihn für alle Beteiligten so einfach wie möglich zu gestalten. Folgende Forteile bringt das Change Management:
- Bessere Akzeptanz von Veränderungen: Widerstände minimieren und bessere Integration von Veränderungen, wenn diese gut geplant, umgesetzt und von der Belegschaft als sinnvoll und notwendig wahrgenommen werden
- Erhöhte Effizienz und Produktivität: durch schnellere Anpassung, reibungslosere Abläufe und optimierte Prozesse
- Verbesserte Kommunikation und Transparenz: Klare Kommunikation über die Ziele, Fortschritte und Auswirkungen inkl. Feedbackschleifen stärken das Vertrauen und verringern Unsicherheiten.
- Bessere Unternehmenskultur: Förderung der Agilität, flexibler auf Veränderungen zu reagieren und erhöhtes Mitarbeiterengagement
- Minimierung von Risiken: Durch die kontrollierte Umsetzung in Form eines gut strukturierten Prozesses kann auch während dem Wandel eine gewisse Stabilität gewährleistet werden.
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung: Durch die Einbindung und Beteiligung der Mitarbeiter*innen sowie entsprechenden Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen steigt ihre Zufriedenheit und langfristige Bindung.
- Bessere Führung und Management: Stärkung der Führungskompetenz durch Klarheit und Orientierung
- Langfristiger Erfolg und nachhaltige Veränderungen: Veränderungen werden im Change Management nicht nur eingeführt, sondern auch nachhaltig implementiert, sodass die positiven Effekte langfristig erhalten bleiben.
Change Management Modelle im Überblick
Es gibt unzählige Modelle, die den Veränderungsprozess strukturieren und in eine gewisse Form bringen. Jedes Modell hat seine Stärken und eignet sich für unterschiedliche Arten von Veränderungen und Unternehmensumfeldern. Sieben häufig verwendete Modelle werden nachfolgend kurz vorgestellt:
Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
Dieses Modell basiert – wie der Name schon sagt – auf drei Phasen:
- Unfreeze (Auftauen): Status quo in Frage stellen, Bewusstsein für die Notwendigkeit des Wandels schaffen
- Change (Veränderung): Vollziehen des eigentlichen Wandes, neue Verhaltensweisen, Prozesse oder Strukturen werden eingeführt, Organisation muss lernen, sich an neue Gegebenheiten anzupassen
- Refreeze (Einfrieren): stabilisieren der Veränderung und in die Unternehmenskultur integrieren
Das 8-Stufen-Modell von John Kotter
Dieses Modell ist etwas detaillierter und besteht aus acht Stufen:
- Dringlichkeit schaffen
- Führungsteam bilden
- Vision und Strategie entwickeln
- Vision kommunizieren
- Hindernisse beseitigen
- Erfolge feiern
- Veränderungen weiter ausbauen
- Veränderung in der Unternehmenskultur verankern
Das ADKAR-Modell
Dieses ergebnisorientierte Modell umfasst fünf Schritte:
- Awareness (Bewusstsein)
- Desire (Wunsch)
- Knowledge (Wissen)
- Ability (Fähigkeit)
- Reinforcement (Verstärkung)
Das Kübler-Ross Modell (Kubler-Ross Change Curve)
Dieses Modell beschreibt, wie Menschen auf Veränderungen emotional reagieren und welche Phasen sie durchlaufen können:
- Schock: Erste Reaktion auf die Veränderung (Verleugnung).
- Verneinung: Ablehnung oder Widerstand gegen die Veränderung.
- Wut: Emotionale Reaktionen wie Ärger oder Frustration.
- Verhandlung: Der Wunsch, die Veränderung abzuwenden oder zu minimieren.
- Depression: Das Gefühl der Hilflosigkeit oder Enttäuschung.
- Akzeptanz: Akzeptieren der Veränderung und das Finden von Wegen, damit umzugehen.
- Integration: Vollständige Anpassung und Integration der Veränderung.
Das McKinsey 7S-Modell
Dieses strategische Management-Modell umfasst sieben Faktoren, die miteinander in Einklang gebracht werden müssen, um den Erfolg eines Veränderungsprozesses sicherzustellen:
- Strategy (Strategie): Die langfristigen Pläne des Unternehmens.
- Structure (Struktur): Die organisatorische Struktur des Unternehmens.
- Systems (Systeme): Die Prozesse und Technologien, die im Unternehmen verwendet werden.
- Shared Values (Geteilte Werte): Die Kernwerte und die Unternehmenskultur.
- Skills (Fähigkeiten): Die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter*innen.
- Style (Führungsstil): Der Führungsstil und das Managementverhalten.
- Staff (Personal): Die Menschen im Unternehmen.
Das Bridges’ Transition Model
Dieses Modell unterscheidet zwischen „Change“ (Veränderung) und „Transition“ (Übergang) und legt den Fokus auf den psychologischen Übergang der Mitarbeiter*innen während des Veränderungsprozesses in drei Phasen:
- Beendigung (Ending): In dieser Phase müssen Mitarbeiter*innen sich von alten Wegen und Praktiken verabschieden. Es geht um das Loslassen und die Akzeptanz, dass etwas zu Ende geht.
- Neutral Zone (Neutrale Zone): Diese Phase ist geprägt von Unsicherheit, da sich die Mitarbeiter*innen noch in der Übergangsphase befinden. Es ist eine Zeit des Lernens und der Anpassung.
- Neues Beginnen (New Beginning): Die Veränderungen sind abgeschlossen, und es beginnt eine neue Ära, in der sich die Mitarbeiter*innen auf die neuen Prozesse und Arbeitsweisen einstellen.
So sieht ein Change Management Prozess aus
Je nach gewähltem Modell teilt sich der Prozess im Einzelnen in unterschiedliche Phasen. Dennoch lässt sich grundsätzlich eine gewisse Struktur erkennen, die in der einen oder anderen Form in jedem Modell wiederzuerkennen ist bzw. sich eventuell von der Phasenzuordnung oder Priorisierung unterscheiden kann.
- Vorbereitung und Planung inkl. Zielsetzung, Ist-Stand-Analyse, Entwicklung von Strategien zur Kommunikation etc.
- Verantwortlichkeiten verteilen im Führungsteam, HR bzw. auch unter Einbeziehung der Mitarbeiter*innen inkl. Planung entsprechender Schulungen
- Regelmäßige Kommunikation, Updates, klare Vision und Bewusstseinsbildung über die Notwendigkeit der Veränderung
- Implementierung der Veränderung, meist schrittweise Umsetzung, Ressourcenplanung sowie interne und externe Unterstützung, wenn nötig
- Monitoring, Erfolgskontrolle, Anpassungen, um auf unerwartete Schwierigkeiten oder Widerstände zu reagieren
- Verankerung der Veränderung, langfristige Integration, Feedbackprozess, Evaluierung, Lessons Learned, Sicherung der Nachhaltigkeit durch kontinuierliche Verbesserung
Erfolgs- und Risikofaktoren im Change Management
Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Changemanagement zählen:
- Klare und nachvollziehbare Zielsetzung
- Transparente Kommunikation über Notwendigkeit und Updates
- Einbindung der Mitarbeiter*innen und Behandeln von Einwänden und Widerstand
- Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter*innen der Personalabteilung
- Externe Unterstützung bei Herausforderungen in Form von Schulungen, Coachings, oder Interventionen
- Kontinuierliche Evaluierung und Feedbackschleifen
Aus den eben genannten Erfolgsfaktoren ergeben sich gleichzeitig bei Nichtbeachtung auch die Risikofaktoren, also unzureichende Kommunikation, mangelnde Unterstützung der Führungsebene und Personalabteilung, fehlende Einbeziehung der Mitarbeiter*innen und daher auch Widerstand gegen die Veränderung. Unklare Ziele und Visionen können zu Verwirrung, Frustration, unrealistischen Erwartungen und Hinauszögern des Prozesses sorgen. Fehlende Ressourcen und unzureichende Planung können zu Engpässen und Verzögerungen führen. Ohne kontinuierliche Evaluierung und Feedbackschleifen kann es Probleme mit der Nachhaltigkeit geben sowie mit der langfristigen Verankerung der Veränderungen.
Autorin: Beatrix Ferriman, Bildnachweis: istockphoto.com / DjelicS
