29.07.2025 von Corina Staniek

Wie du deine Time-to-Hire reduzierst und effizienter einstellst

Tick, tack, tick, tack – im Recruiting-Alltag ist Zeit oft Mangelware. Während offene Stellen unbesetzt bleiben, springen potenzielle Top-Kandidat*innen ab: 48 % steigen nach dem Bewerbungsgespräch wieder aus, weil der Recruiting-Prozess zu lange dauert.

Was bedeutet das für Unternehmen? Wer zu langsam reagiert, verliert Talente – nicht, weil das Angebot unattraktiv ist, sondern weil der Prozess nicht mithalten kann. Eine schnelle, gut organisierte Time-to-Hire entscheidet heute über Wettbewerbsfähigkeit im Recruiting.

In diesem Beitrag erfährst du, wie man die Time-to-Hire richtig berechnet, welche versteckten Zeitfresser deinen Recruiting-Prozess ausbremsen – und wie du gezielt gegensteuerst. Erfahre, wie du Kandidat*innen im Prozess hältst, deine Time-to-Hire senkst und dein Recruiting auf die Überholspur bringst.

Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Wichtige Recruiting-KPIs im Vergleich: Time-to-Hire, Time-to-Fill und Vakanzzeit

Die Time-to-Hire ist eine zentrale KPI im Recruiting. Sie misst die Dauer vom Erstkontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags – also den Zeitraum, in dem aktiv mit potenziellen Talenten kommuniziert wird.

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill vs. Vakanzzeit

Die Time-to-Hire bezeichnet die Zeit vom Erstkontakt mit einem Bewerbenden bis zur Vertragsunterzeichnung. Wichtig ist die Abgrenzung zu zwei weiteren häufig genutzten Kennzahlen:

• Vakanzzeit: Die Vakanzzeit bezeichnet den Zeitraum von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. 

• Time-to-Fill: Diese Kennzahl beschreibt die gesamte Dauer des Besetzungsprozesses – von der Genehmigung der Stelle bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie schließt also auch interne Abstimmungen und Vorbereitungszeiten ein.

Time-to-Hire berechnen: Formel & Beispiel

Die Time-to-Hire ist ein guter Indikator für die Effizienz des Bewerbungsprozesses.

In der Praxis wird statt der ersten Kontaktaufnahme häufig das Datum der Stellenausschreibung verwendet – vor allem, wenn der Erstkontakt nicht exakt dokumentiert ist. In diesem Fall lautet die Formel:

Als Beispiel:

• Veröffentlichung der Stellenanzeige: 1. Juni 2025
• Vertragsunterzeichnung mit dem Bewerbenden: 24. Juni 2025
• Time-to-Hire = 24.06.2025 – 01.06.2025 = 23 Tage

Das bedeutet: Vom Start der Bewerbersuche bis zur finalen Zusage vergingen 23 Tage.

Wie lange dauert es im Jahr 2025 in Österreich, eine Stelle zu besetzen?

Im Jahr 2025 beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire in Österreich 26 Arbeitstage laut einer aktuellen Stepstone-Umfrage unter Recruiter*innen –  das entspricht knapp fünf Wochen. Diese Zeitspanne umfasst den Zeitraum vom Erstkontakt mit Bewerbenden bis zur Vertragsunterzeichnung. Im Mittel hat ein*e Recruiter*in 2 Positionen monatlich zu besetzen, erhält rund 15 Bewerbungen pro offener Stelle und verbringt 2,4 Stunden pro Vakanz mit dem Screening von Bewerbungsunterlagen.

Ein bedeutender Teil der Time-to-Hire entfällt dabei auf die Reaktionszeit von Unternehmen: Im Schnitt vergehen 6 Arbeitstage, bis Bewerber*innen eine Rückmeldung erhalten – sei es eine Einladung zum Screening oder eine Absage. Das verlängert nicht nur den Prozess, sondern kann auch die Candidate Experience negativ beeinflussen.

Time-to-Hire reduzieren: Zwischen Anspruch und Realität

“Die größte Herausforderung besteht darin, die zugesagte Geschwindigkeit im Recruitingprozess auch tatsächlich einzuhalten, weil alle sehr stark in Themen eingebunden sind.” Dieses Zitat einer Recruiterin bringt das Dilemma vieler Personalabteilungen auf den Punkt: Obwohl schnelle Prozesse angestrebt werden, scheitert es oft an der operativen Realität. Fachbereiche haben volle Kalender, Rückmeldungen verzögern sich – und am Ende verliert man vielversprechende Kandidat*innen an schnellere Wettbewerber.

Recruiter*innen investieren im Schnitt 25 Stunden pro Einstellung. Die größten Zeitfresser lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

• Manuelle Aufgaben: Zeitraubende Routinetätigkeiten, die sich gut automatisieren lassen.
• Stakeholder-Management: Vor allem die Abstimmung mit Hiring Managern erweist sich als ineffizient.

Drei Tipps zur Zeitersparnis bei manuellen Aufgaben

Administrative Tätigkeiten kosten Recruiter*innen mehr als 1,5 Arbeitstage, was jährlich rund 6.700 € an versteckten Personalkosten pro Recruiter*in entspricht.¹

Hier drei Tipps, um diese Zeit effektiver zu nutzen:

1. Optimiere deine Stellenanzeigen für eine kürzere Time-to-Hire

Informationen zu Kompetenzen, Gehalt und Benefits setzen klare Erwartungen, was die Bewerbungsqualität steigert und den Aufwand für Screening-Calls reduziert. Tipps zur Erstellung der perfekten Stellenanzeige findest du in unserem ausführlichen Beitrag. Besonders wenn das Anforderungsprofil nicht klar definiert ist, nimmt das Sichten und Sortieren von Bewerbungen unnötig viel Zeit in Anspruch.

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2. Setze Pre-Screening-Fragen ein um die Time-to-Hire zu reduzieren

Wir bekommen unfassbar viele ungeeignete Bewerbungen, stellenweise über Nacht 2.300 Bewerbungen auf eine Stelle, die du aber trotzdem durchgehen musst […]. Das ist wirklich ein Zeitfresser.

Recruiter im Stepstone Interview

75 % der Recruiter*innen sehen das Screening zu vieler unpassender Bewerbungen als Herausforderung an. Vorauswahl-Fragen helfen, unqualifizierte Kandidat*innen frühzeitig auszufiltern. Ein Beispiel aus der Praxis gibt uns ein Recruiter: “Fragen wir dem Bewerbenden vorab nach Englischkenntnissen, können wir ungeeignete Kandidaten sofort ausschließen, ohne den CV zu sichten.”

Effiziente Vorauswahl-Fragen für mehr passende Bewerbungen

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3. Automatisiere administrative Prozesse

Obwohl 34% der Recruiter noch keine KI nutzen, bieten diese enorme Potenziale, besonders im Interviewprozess:

• Selbstbuchung von Gesprächsterminen
• Erstellung von Interviewleitfäden
• Generierung von Interview-Transkripten und Notizen
• Definition von standardisierten Bewertungsskalen
• Versand von automatisierten Rückmeldungen

Stakeholder-Management: Schlüssel zur Verkürzung der Time-to-Hire

Die Abstimmung mit Hiring Managern ist oft der größte Bremsfaktor:

Wir rennen super viel hinter Leuten her, müssen uns irgendwo noch Infos holen, dann kommen immer wieder Dinge dazwischen.

Recruiter im Stepstone Interview

Verzögerte Rückmeldungen und komplexe Terminfindungen führen dazu, dass 14 % der Bewerbenden wegen unklarer Kommunikation und 28 % aufgrund zu langer Prozesse abspringen. Deshalb ist eine klare, standardisierte Zusammenarbeit essenziell.

Prozesse standardisieren

Standardisierung schafft Klarheit – und spart Zeit:

1. Führe strukturierte Meetings ein.Großunternehmen wie Orion Carbons setzen beispielsweise auf “Intake-Meetings”, die Hiring Manager und Recruiter zusammenbringen, um Anforderungen und Rollenprofil präzise zu definieren.
2. Lege bevorzugte Kommunikationskanäle mit deinem Hiring Manager fest.Stepstone Recruiterin Lara Kieninger empfiehlt außerdem regelmäßige Catch-Ups und 15-Minuten-Blocker nach jedem Interview für schnelles Feedback.
3. Verwende Vorlagen. Templates für Anforderungsprofile, Interviewfragen oder Bewertungsbögen beschleunigen Entscheidungen – und sorgen für Objektivität. Schau dir unsere nützlichen Vorlagen und Checklisten für dein Recruiting an!

Interviews verschlanken

1. Hinterfrage die Anzahl der beteiligten Stakeholder kritisch. “Müssen wirklich 10 Leute den Kandidaten kennenlernen und Feedback geben, oder reichen vielleicht 3 Personen im Entscheidungsprozess?”, bringt es ein Recruiter im Interview auf den Punkt.
2. Reduziere deine Interview-Runden. Erfahrene Recruiter empfehlen idealerweise zwei Gesprächsrunden, maximal drei für Führungspositionen. Überprüfe auch kritisch den Einsatz von Case Studies. Ein Unternehmen berichtet: “Wir haben analysiert, an welcher Stelle wir die meisten Kandidat*innen verlieren – es war die Case Study. Daraufhin haben wir diesen Schritt entfernt.”

Unternehmenseigene Recruiting-Kanäle erweisen sich als besonders effektiv

Interne Recruiting-Initiativen gelten als besonders effektiv, obwohl sie bislang weniger genutzt werden als bezahlte Stellenanzeigen. Dazu zählen:

• Mitarbeiterempfehlungsprogramme, von 44% der Unternehmen eingesetzt, führen die Liste an und werden als wirksamster Kanal betrachtet.
• Karriereseiten bieten direkten Zugang zu interessierten Kandidat*innen und stärken gleichzeitig die Arbeitgebermarke.
• Interne Talentpools nutzen vorhandenes Potenzial im Unternehmen, fördern die Mitarbeiterbindung und verkürzen Einarbeitungszeiten.

Gerade für KMU liegt hier ein riesiges ungenutztes Potenzial. 

Wenn du die richtigen Stellschrauben drehst, kannst du deinen Recruiting-Prozess nicht nur beschleunigen – sondern auch nachhaltiger und erfolgreicher gestalten. 

^Quellen:

^{1Berechnung: 12,6 h × 2 Hires/Monat = 25,2 h/Monat → 25,2 × 12 Monate = 302,4 h/Jahr → 302,4 h × 22,27 € Stundenlohn = 6.730,85 € Anmerkung: Hierbei handelt es sich lediglich um einen Indikator für versteckte Kosten im Recruiting-Alltag und keine exakte Kostenanalyse. ​}