Einstellungszusage: Was Arbeitgeber beachten müssen
Im Unterschied zu Deutschland ist die Einzustellungszusage (schriftlich oder mündlich) in Österreich nicht gesetzlich geregelt – es kann sich um eine Absichtserklärung, eine Option oder bereits einen Arbeitsvertrag handeln. Dennoch handelt es sich um einen wichtigen Schritt im Bewerbungsprozess. Daher haben wir ein Muster für eine Einstellungszusage erstellt und die wichtigsten Fragen aus rechtlicher Sicht von einer Rechtsexpertin beantworten lassen: Die Antworten von Frau Dr. Karolin Andréewitch-Wallner finden Sie in den FAQ.
- Definition Einstellungszusage
- Einstellungszusage – wie soll sie aussehen?
- Einstellungszusage mündlich oder schriftlich?
- Inhalt der Einstellungszusage: Was soll eine Jobzusage beinhalten?
- Tonalität einer Einstellungszusage
- Einstellungszusage Muster – formale Jobzusage
- Einstellungszusage Vorlage – persönliche Zusage bei Bewerbung
- 8 Tipps für Einstellungszusagen
- FAQ Einstellungszusagen
- Ist eine Einstellungszusage in Österreich verbindlich?
- Einstellungszusagen erfolgen meist telefonisch – sind diese verbindlich?
- Was muss in einer Einstellungszusage stehen?
- Wann benötigt man eine Einstellungszusage?
- Kann man eine Einstellungszusage zurückziehen?
- Ist eine Einstellungszusage unter Vorbehalt möglich?
Definition Einstellungszusage
Eine Einstellungszusage ist eine formelle oder informelle Mitteilung vom Arbeitgeber an eine*n Bewerber*in, dass er*sie für eine bestimmte Position ausgewählt wurde. Sie kann schriftlich oder mündlich erfolgen und sollte die Position, das Gehalt und den Starttermin deutlich nennen, auch weitere Vertragsbedingungen sollten daraus klar hervorgehen. Die Einstellungszusage ist ein wichtiger Schritt der Candidate Journey und zeigt dem*der Bewerber*in deutlich, dass er*sie damit angenommen ist.
Einstellungszusage – wie soll sie aussehen?
Einstellungszusage mündlich oder schriftlich?
Eine Einstellungszusage sollte besser schriftlich gegeben werden – in Schriftform sind die Informationen nicht nur klarer und übersichtlicher, sondern es wird auch alles dokumentiert und Missverständnisse können vermieden werden. Einer mündlichen Einstellungszusage – etwa am Ende eines Gesprächs oder eines Telefonats – sollten Sie am besten so schnell wie möglich eine schriftliche Jobzusage folgen lassen.
Inhalt der Einstellungszusage: Was soll eine Jobzusage beinhalten?
In der Einstellungszusage sollten Sie die positive Atmosphäre des Vorstellungsgesprächs wieder aufleben lassen und damit nicht nur ehrliches Interesse zeigen, sondern dem*der Bewerber*in auch deutlich machen, dass es eine individualisierte und persönliche Zusage ist. Welche Punkte sollten darin vorkommen?
- Position und Titel der Stelle
- Startdatum
- Befristung sowie Hinweis auf Probemonat (sofern zutreffend)
- Weitere Schritte: Was passiert als Nächstes, wann und wo soll der*die Bewerber*in sich melden?
- Ansprechpartner*in: Wer steht bei Rückfragen zur Verfügung?
- Unterschrift und Datum
Folgende weitere Punkte können ebenfalls erwähnt werden, v.a., wenn der Einstellungszusage kein Arbeitsvertrag beiliegt:
- Arbeitszeit und -ort (v.a., wenn es mehrere Möglichkeiten gibt)
- Gehalt (sowie Boni und andere Vergütungen)
- zusätzliche Infos zu weiteren Leistungen (Versicherungen, Altersvorsorge, Urlaubstage)
Tonalität einer Einstellungszusage
Bei der Tonalität ist in erster Linie zu berücksichtigen, wie formell oder informell hausintern kommuniziert wird, d.h. sie sollte mit Ihrem Employer Branding übereinstimmen und zu Ihrer Unternehmenskultur passen. Allgemein sollten jedoch Standardfloskeln wie auch Anspielungen auf Persönliches vermieden werden (wie auch bei Absagen auf Bewerbungen). Wenn Sie unsicher sind, ob die Tonalität und bestimmte Formulierungen angemessen sind, bietet es sich auch an, Feedback von Kolleg*innen einzuholen.
Einstellungszusage Muster – formale Jobzusage
So könnte eine Einstellungszusage aussehen – Sie sollten sie allerdings unbedingt noch auf den*die Bewerber*in abstimmen:
Betreff: Zusage zu Ihrer Bewerbung als [Jobtitel]
Sehr geehrte/r [Vorname] [Nachname],
herzlichen Dank nochmals für das Bewerbungsgespräch am XX.XX.XXXX! Ihre hohen fachlichen Qualifikationen in [Fachbereich oder Ausbildung] und Ihr professionelles Auftreten haben uns überzeugt. Wir können es kaum erwarten, Sie bald in unserem Team begrüßen zu dürfen.
Wir freuen uns daher, Ihnen für Ihre Bewerbung auf [Stellenbezeichnung] eine Zusage geben zu können. Als Eintrittsdatum ist der XX. XX. XXXX vorgesehen.
Anbei finden Sie unser Angebot. Geben Sie uns bitte bis zum XX.XX.XXXX Bescheid, ob dieses Ihren Vorstellungen entspricht. Sie können sich mit [Ansprechperson] in Verbindung setzen, um weitere Details zu besprechen und auch einen Termin für die Vertragsunterzeichnung zu vereinbaren.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorgesetzte/r]
Einstellungszusage Vorlage – persönliche Zusage bei Bewerbung
Eine persönliche Zusage bei der Bewerbung sollte nur der erste Schritt sein und eine schriftliche Zusage so bald wie möglich folgen. Wenn die Einstellungszusage persönlich erfolgt, könnte Sie etwa wie folgt aussehen:
„Sie haben uns im Bewerbungsgespräch absolut überzeugt, daher möchten wir Ihnen die Stelle als [Stellenbezeichnung] anbieten. Wir senden Ihnen den Arbeitsvertrag umgehend zu. Wenn Sie noch Rückfragen haben, setzen Sie sich bitte mit [Ansprechperson] in Verbindung. Wir freuen uns sehr, Sie bald in unserem Team begrüßen zu dürfen.“
8 Tipps für Einstellungszusagen
- Individualisiertes Zusageschreiben: Kandiat*innen sollen sich persönlich angesprochen fühlen.
- Zeitnah: Sobald klar ist, für welche*n Kandidaten*in Sie sich entschieden haben, sollten Sie sich umgehend bei dem*der Bewerber*in melden, am besten innerhalb weniger Tage nach dem Bewerbungsgespräch.
- Klar und übersichtlich: Stellen Sie sicher, dass alle Daten und Fakten übersichtlich vorhanden und aufgelistet sind.
- Die nächsten Schritte: Was passiert als Nächstes, bis wann soll der*die Bewerberin sich zurückmelden und bei wem? Evtl. können Sie auch schon darauf eingehen, was danach passiert.
- Arbeitsvertrag: Es bietet sich an, den Arbeitsvertrag gleich beizulegen oder andernfalls klarzumachen, wann und wie der*die Bewerber*in dieses Dokument bekommen wird.
- Rückfragen: Nennen Sie auf jeden Fall eine*n Ansprechpartner*in für Rückfragen, schriftlich und telefonisch, damit der*die Kandidat*in sich einfach melden kann.
- Preboarding / Onboarding: Parallel zur Einstellungszusage sollten Sie intern schon das Onboarding vorbereiten, z.B. Unterlagen zusammenstellen.
- Kennenlernen: Bereiten Sie ebenfalls schon vor, wie und wann das Team den*die Kandidaten*in kennenlernen kann – gibt es schon Team-Events, zu denen er*sie eingeladen werden kann?
FAQ Einstellungszusagen
Die wichtigsten rechtlichen Fragen rund um Einstellungszusagen hat uns die Rechtsanwältin, Frau Dr. Karolin Andréewitch-Wallner, Partnerin bei TaylorWessing, im Interview beantwortet:
Ist eine Einstellungszusage in Österreichverbindlich?
„Die (mündliche oder schriftliche) Einstellungszusage ist gesetzlich in Österreich nicht geregelt. Je nach Ausgestaltung der Einstellungszusage kann es sich dabei um eine Absichtserklärung oder eine Option handeln. Da einige der für den Abschluss eines Arbeitsvertrages notwendigen Inhalte (sog. „essentialia negotii“) durch gesetzliche Regelungen oder kollektive Normen (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung) Teil des Arbeitsverhältnisses werden und somit keiner gesonderten Vereinbarung bedürfen, kann mit einer Einstellungszusage unter Umständen auch bereits der Abschluss eines Arbeitsvertrages angenommen werden, wenn der*die Bewerber*in seine*ihre Zustimmung dazu gibt.“
Einstellungszusagen erfolgen meist telefonisch – sind diese verbindlich?
„Es besteht keine Formvorschrift, nach der nur schriftliche Einstellungszusagen verbindlich wären. Auch Arbeitsverträge können in der Regel formfrei abgeschlossen werden. Somit können auch telefonische Zusagen die gleiche Wirkung wie schriftliche entfalten. In der Praxis stellen sich nach meiner Erfahrung bei mündlichen Einstellungszusagen häufig Beweisschwierigkeiten, weshalb diese nicht zu empfehlen sind.“
Was muss in einer Einstellungszusage stehen?
„Da die Einstellungszusage gesetzlich nicht geregelt ist, bestehen auch keine verpflichtenden Mindestinhalte. Je konkreter die Einstellungszusage ausgestaltet ist, desto eher könnte bereits ein Arbeitsvertrag angenommen werden.“
Wann benötigt man eine Einstellungszusage?
„Aus rechtlicher Sicht besteht keine Notwendigkeit einer Einstellungszusage. Diese könnte ja, wie bereits erwähnt, auch rechtsunverbindlich ausgestaltet sein. Selbst im Arbeitslosenversicherungsrecht begründet laut der Rechtsprechung eine Einstellungszusage kein Vertrauen auf ein endgültiges Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses und schließt somit die Zumutbarkeit für andere Bewerbungen zur Sicherung des Erhalts der Notstandshilfe durch das AMS nicht aus.“
Kann man eine Einstellungszusage zurückziehen?
„Sofern die Einstellungszusage als bloße Absichtserklärung ausgestaltet ist, besteht keine Verpflichtung, im Anschluss einen verbindlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Ist die Einstellungszusage demgegenüber bereits rechtsverbindlich, weil mit ihr ein Dienstvertrag zustande gekommen ist, ist ein einseitiger Rücktritt dann möglich, wenn ein Probemonat vereinbart wurde bzw. ein solches normativ (z.B. durch den Kollektivvertrag) vorgesehen ist. Ist dies der Fall, sind die Parteien nach der ständigen Rechtsprechung berechtigt, auch bereits in der Zeit zwischen Abschluss des Vertrags und Antritt des Arbeitsverhältnisses – also vor Arbeitsbeginn – jederzeit grundlos aufzulösen (mit Ausnahme eines diskriminierenden Grundes).“
Ist eine Einstellungszusage unter Vorbehalt möglich?
„Eine Einstellungszusage bzw. ein Arbeitsvertrag unter „Vorbehalt“ ist grundsätzlich rechtlich möglich und zulässig. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um eine Bedingung, von deren Eintritt die Rechtsverbindlichkeit abhängig gemacht wird. Die konkrete Bedingung muss mit dem Bewerber vereinbart werden und sollte schriftlich erfolgen.“
Autorin: Sabine Schönfellner
Bildnachweis: istockphoto.com / filadendron
