03.10.2024 von Sabine Schönfellner

Dienstzeugnis

Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen verlangt ein*e Beschäftigte*r ein Dienstzeugnis oder Arbeitszeugnis – was sind die rechtlichen Rahmenbedingungen, welche Arten von Dienstzeugnissen gibt es in Österreich und wie formulieren Arbeitgeber diese richtig? In Bezug auf die korrekte Beschreibung der rechtlichen Aspekte hat uns Rechtsanwältin Dr. Karolin Andréewitch-Wallner, Partnerin bei TaylorWessing, beraten.

Was ist ein Arbeitszeugnis bzw. Dienstzeugnis?

Ein „Arbeitszeugnis“ oder „Dienstzeugnis“ ist ein Dokument, das der Arbeitgeber dem*der Arbeitnehmer*in bei Beendigung eines Dienstverhältnisses auf Verlangen auszustellen hat. Je nach Art des Dienstzeugnisses unterscheidet sich dessen (Mindest-)Inhalt. Jedenfalls hat das Dienstzeugnis die Namen der Vertragsparteien, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die von dem*der Arbeitnehmer*in ausgeübten Tätigkeiten zu enthalten. Unter Umständen wird auch eine Beurteilung der Arbeitsleistung und des Verhaltens des*der Mitarbeiters*in vorgenommen. Das Dienstzeugnis soll bei Bewerbungen helfen und darf keine Anmerkungen enthalten, die die Erlangung einer neuen Stelle erschweren.

Welche Arten von Arbeitszeugnis bzw. Dienstzeugnis gibt es?

Es gibt vier verschiedene Arten von Dienstzeugnissen: Endzeugnisse, Zwischenzeugnisse, einfache und qualifizierte Dienstzeugnisse.

Endzeugnis

Dieses wird am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Es schließt ein Arbeitsverhältnis ab und dient für zukünftige Bewerbungen. Dieses kann in der Form eines einfachen oder eines qualifizierten Dienstzeugnisses verfasst werden.

Zwischenzeugnis

Ein Zwischenzeugnis wird einem*r Arbeitnehmer*in auf Wunsch während des laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Es ist daher in der Gegenwarts- und nicht der Vergangenheitsform zu verfassen. Mögliche Gründe für die Bitte um ein Zwischenzeugnis sind ein Positionswechsel innerhalb des Unternehmens, Umstrukturierungen im Unternehmen oder der Wunsch nach Absicherung bei Konflikten oder Unklarheiten. Die dafür anfallenden Kosten können dem*der Arbeitnehmer*in grundsätzlich in Rechnung gestellt werden, wenn dieser*diese die Ausstellung verlangt.

Einfaches Dienstzeugnis

Dieses enthält Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit, jedoch keine Bewertung der Leistung oder des Verhaltens des*der Arbeitnehmers*in. Der (gerichtlich durchsetzbare) Rechtsanspruch von Arbeitnehmer*innen in Österreich umfasst lediglich die Ausstellung eines einfachen Dienstzeugnisses. Unter Umständen können Kollektivverträge eine Verpflichtung zur Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses vorsehen.

Qualifiziertes Dienstzeugnis

Dieses ist umfangreicher und enthält neben den Angaben zu den ausgeübten Tätigkeiten und der Dauer der Beschäftigung auch eine detaillierte Bewertung der Arbeitsleistung, des Fachwissens, der Teamfähigkeit, von Führungsqualitäten und Sozialverhalten (in Bezug auf Kolleg*innen, Vorgesetzte und Kund*innen). Auf die Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses haben Arbeitnehmer*innen keinen Rechtsanspruch. Wichtig ist dabei, dass dieses Dienstzeugnis keinerlei nachteilige Anmerkungen für den*die Arbeitnehmer*in enthalten darf. Auch die indirekte Vermittlung einer nicht zufriedenstellenden Arbeitsleistung ist unzulässig. Entsteht aus unzulässigen Anmerkungen dem*der Arbeitnehmer*in ein Schaden, kann diese*r Schadenersatzansprüche dem Arbeitgeber gegenüber geltend machen.

Arbeitszeugnis bzw. Dienstzeugnis Österreich: Aufbau, Inhalt und Struktur

Die üblichen Inhalte eines einfachen bzw. qualifizierten Dienstzeugnisses in Österreich sind:

  • Überschrift: Normalerweise einfach „Dienstzeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“
  • Angaben zum*zur Arbeitnehmer*in: persönliche Daten (Name, Geburtsdatum und Adresse)
  • Angaben zum Arbeitgeber: Name, Adresse, Firmenbuchnummer
  • Angaben über Beginn und Ende des Dienstverhältnisses
  • Tätigkeitsbeschreibung: Welche Position(en), Aufgaben und Verantwortlichkeiten hatte der*die Arbeitnehmer*in? Diese Auflistung sollte detailliert und vollständig sein, um einen klaren Überblick zu geben.
  • Beurteilung der Leistung: Wie waren die fachliche Kompetenz, Arbeitsergebnisse und Zielerreichung, Arbeitsweise, Belastbarkeit, Motivation und das Engagement des*der Arbeitnehmer*in?
  • Beurteilung des Verhaltens: Wie war das Verhalten gegenüber Kolleg*innen, Vorgesetzten und Kund*innen?
  • Schlussformel: Diese enthält oft Dankesworte und gute Wünsche für Zukunft (was ein Anzeichen dafür ist, dass das Arbeitsverhältnis im Guten aufgelöst wurde).
  • Datum und Unterschrift: Hier ist das aktuelle Datum anzuführen und ein*e Befugte*r muss unterschreiben (üblicherweise der*die Vorgesetzte).

Dienstzeugnis Vorlage

Wie bereits erläutert, ist das qualifizierte Dienstzeugnis das ausführlichste, die anderen Arten sind ähnlich aufgebaut, enthalten jedoch weniger Inhalte.

Muster für ein qualifiziertes Dienstzeugnis

Herr*Frau [Vorname Nachname], geboren am XX.XX.XXXX, war vom XX.XX.XXXX bis zum XX.XX.XXXX in unserem Unternehmen [Firmenname] als [Berufsbezeichnung] tätig.

Im Rahmen seiner*ihrer Tätigkeit als [Berufsbezeichnung] war Herr*Frau [Nachname] mit folgenden Aufgaben betraut:

    [Aufgabe 1]

    [Aufgabe 2]

    [Aufgabe 3]

Herr*Frau [Nachname] übernahm zusätzlich die Verantwortung für [zusätzliche Aufgabe], die er*sie stets mit großer Sorgfalt und Eigenverantwortung durchführte.

Herr*Frau [Nachname] zeichnete sich durch eine außerordentlich hohe Einsatzbereitschaft aus und erledigte die ihm*ihr übertragenen Aufgaben stets mit großem Engagement und Eigeninitiative. Seine*ihre zielorientierte und effiziente Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch unter hoher Belastung präzise und termingerecht zu arbeiten, haben uns besonders beeindruckt.

Er*sie arbeitete stets selbstständig und überzeugte durch eine hohe Problemlösungskompetenz. Herr*Frau [Nachname] verfügt über ein sehr umfangreiches und fundiertes Fachwissen, das er*sie jederzeit erfolgreich und sicher in die Praxis umsetzte. Auch komplexe Aufgabenstellungen wurden von ihm*ihr stets lösungsorientiert und mit hohem Sachverstand bearbeitet.

Er*sie zeigte in seinem*ihrem Arbeitsalltag ein stets vorbildliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg*innen und Kund*innen. Er*sie war bei allen Mitarbeitern*innen sehr geschätzt und trug maßgeblich zu einem positiven Betriebsklima bei. Besonders hervorzuheben ist seine*ihre Fähigkeit, in schwierigen Situationen verbindlich und souverän aufzutreten und Konflikte konstruktiv zu lösen.

Wir bedanken uns bei Herrn*Frau [Nachname] für die stets hervorragende Zusammenarbeit und bedauern sein*ihr Ausscheiden sehr. Wir verlieren mit ihm*ihr eine*n sehr geschätzte*n und kompetente*n Mitarbeiter*in. Wir wünschen Herrn*Frau [Nachname] für die berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.

[Ort, Datum]

[Unterschrift]

Muster für ein einfaches Dienstzeugnis

Für das einfache Dienstzeugnis gilt im Wesentlichen dasselbe Muster wie das des qualifizierten Dienstzeugnisses, jedoch entfallen nach den Tätigkeitsbeschreibungen die Beurteilung der Leistung und des Verhaltens. Optional ist der Schlusssatz, der eine Dankesformel für die geleistete Arbeit und /oder Zukunftswünsche beinhaltet. Ort, Datum und Unterschrift des Arbeitgebers oder einer vertretenden Person schließen das einfache Dienstzeugnis ab.

Dienstzeugnis Formulierungen

Dienstzeugnisse lesen sich meist sehr ähnlich. Über Jahrzehnte haben sich Formulierungen entwickelt, die allgemein verständlich sind und aus denen sich herauslesen lässt, wie ein*e Mitarbeiter*in wirklich beurteilt wird. Idealerweise drückt ein Dienstzeugnis besondere Anerkennung und Lob aus, erkennbar wird das an der Verwendung von Superlativen und Hinweisen wie „sehr“ „stets“ oder „außerordentlich“. Hier einige Beispiele für besonders positive und lobende Formulierungen:

Engagement und Motivation

  • „Er zeigte stets ein außerordentlich hohes Maß an Engagement.“
  • „Sie arbeitete stets engagiert und zuverlässig.“
  • „Sie zeigte stets eine sehr hohe Eigeninitiative und Einsatzfreude.“
  • „Er brachte sich jederzeit mit großem Engagement in alle Aufgaben ein.“

Arbeitsweise, auch in Hinblick auf Zielerreichung
und Arbeitsergebnisse

  • „Sie arbeitete stets äußerst strukturiert, effizient und zielorientiert.“
  • „Er zeichnete sich durch eine stets sehr sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise aus.“
  • „Ihre Arbeitsweise war effizient, zuverlässig und genau.“
  • „Er erledigte die Aufgaben stets sorgfältig und selbstständig.“

Fachwissen

Fachwissen – hier geht es sowohl um das vorhandene Wissen als auch die Bereitschaft zur Weiterentwicklung und Anwendung, beispielsweise mit folgenden Formulierungen:

  • „Er verfügte über ein außerordentlich umfassendes und tiefgehendes Fachwissen.“
  • „Sie besaß ein hervorragendes Fachwissen, das sie stets sicher und erfolgreich einsetzte.“
  • „Sein exzellentes Fachwissen hat er kontinuierlich erweitert und auf dem neuesten Stand gehalten.“

Sozialverhalten

Sozialverhalten – wie ist es in Bezug auf Teamwork, aber auch in Hinblick auf Vorgesetzte und Kund*innen zu bewerten?

  • „Sie zeigte stets ein vorbildliches Verhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten und Kunden.“
  • „Sie war aufgrund ihres ausgezeichneten sozialen Verhaltens bei Kollegen und Vorgesetzten gleichermaßen beliebt und geschätzt.“
  • „Sein Verhalten war stets korrekt und zuvorkommend.“

Führungsverhalten

Bei Führungskräften wird zudem das Führungsverhalten explizit angesprochen:

  • „Er förderte die Mitarbeiter und führte sie zielorientiert.“
  • „Sie bewies eine hohe soziale Kompetenz im Umgang mit den Mitarbeitern.“
  • „Er verstand es, das Team zu inspirieren und zu Höchstleistungen zu führen.“

Dienstzeugnis Codes & was sie bedeuten– Expertentipps für Arbeitgeber

Aufgrund des Erschwernisverbots sind nachteilige Bewertungen in Dienstzeugnissen unzulässig. Daraus ergibt sich auch das Gebot, ausschließlich den Superlativ zu verwenden und keine „Leerstellen“ zu lassen, also z.B. im Hinblick auf Kollegen*innen zu loben und im Hinblick auf die Geschäftsführung zu schweigen, da dies negative Rückschlüsse auf das Verhalten gegenüber Vorgesetzten zulässt. Auch sogenannte „Geheimcodes“, die zwar positiv formuliert sind, jedoch eine negative Wertung anklingen lassen, sind unzulässig. Wird dem Erschwernisverbot widersprochen, haben Arbeitnehmer*innen ein Recht auf Ausstellung eines korrekten Dienstzeugnisses.

In Dienstzeugnissen werden oft codierte Formulierungen verwendet, die auf den ersten Blick positiv klingen, aber in Wirklichkeit versteckte Kritik oder Hinweise auf bestimmte Schwächen des*der Arbeitnehmers*in enthalten können. Diese sogenannten Zeugniscodes sind HR-Abteilungen und auch anderen im Recruiting Tätigen gut bekannt und werden verwendet, da Dienstzeugnisse aufgrund gesetzlicher Vorgaben wohlwollend formuliert sein müssen, jedoch dennoch eine ehrliche Bewertung darstellen sollen. Wie also lassen sich die Dienstzeugnisse wirklich engagierter Mitarbeiter*innen von denen jener unterscheiden, die im vorhergehenden Job bestenfalls Dienst nach Vorschrift gemacht haben? Formulierungen wie „im Rahmen der Möglichkeiten“ oder „den Anforderungen entsprechend“ weisen immer darauf hin, dass der Einsatz und die Fähigkeiten des*der Mitarbeiters*in nicht besonders hervorzuheben sind.

Beispiele für Bewertungen, die kein echtes Lob darstellen:

  • „Sie hat die ihr übertragenen Aufgaben zur vollen Zufriedenheit erledigt.“ – Bei einer wirklich hervorragenden Leistung wäre von „stets“ oder „immer“ die Rede.
  • „Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.“ – Der Mitarbeiter hat sich zwar bemüht, konnte aber den Anforderungen nicht in vollem Umfang gerecht werden.
  • „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war korrekt.“ – Hier klingt durch, dass das Verhalten zwar formal in Ordnung war, aber nicht besonders positiv hervorzuheben ist.
  • „Beim Projekt X hat er sich sehr engagiert.“ – Diese Formulierung lässt anklingen, dass er sich nur bei diesem Projekt sehr engagiert hat, bei seinen übrigen Aufgaben nicht.
  • „Eine Stärke der Mitarbeiterin war, dass sie stets ihre Meinung vertreten hat.“ – Damit wird üblicherweise ausgesagt, dass die Mitarbeiterin mit Kritik nicht gut umgehen konnte und nicht kompromissbereit war.

4 Expertentipps für Arbeitgeber

  • Tätigkeitsbeschreibungen wie in einer Stellenanzeige formulieren: Wie ausführlich und genau soll die Tätigkeitsbeschreibung ausfallen? Am klarsten und für die Bewerber*innen am vorteilhaftesten ist es, wenn die Aufgabenbeschreibung sich ähnlich liest wie die Auflistung in einer vergleichbaren Stellenanzeige. Dabei muss ein guter Einblick in den tatsächlichen Aufgabenbereich des*der Arbeitnehmers*in gewährt werden.
  • Tätigkeit objektiv richtig darstellen: Aufgrund des Prinzips der Wahrheit muss die ausgeübte Tätigkeit objektiv richtig dargestellt werden. Die Qualität der Tätigkeit darf somit weder herabgesetzt noch aus Gefälligkeit besser dargestellt werden.
  • Vorsicht vor falschen Angaben! Falsche Angaben im Arbeitszeugnis bzw. Dienstzeugnis können gegebenenfalls zu einer Schadenersatzpflicht des Arbeitgebers führen.
  • Keine unzulässigen Inhalte anführen: Jedenfalls unzulässige Inhalte sind beispielsweise: Angaben über die Ursache der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der Hinweis über die Funktion als Betriebsrat*rätin.

Arbeitszeugnis & Dienstzeugnis: FAQS

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Dienstzeugnis auszustellen?

In Österreich ist der Arbeitgeber nur auf Verlangen des*der Arbeitnehmers*in verpflichtet, ein einfaches Dienstzeugnis auszustellen – er muss es nicht von sich aus freiwillig tun.

Wann muss der Arbeitgeber ein Arbeits- oder Dienstzeugnis
ausstellen?

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses muss der Arbeitgeber das tun, wenn der*die Arbeitnehmer*in es ausdrücklich verlangt. Zudem ist auf Verlangen des*der Arbeitnehmers*in auch jederzeit während des laufenden Arbeitsverhältnisses ein Zwischenzeugnis, grundsätzlich jedoch auf dessen*deren Kosten, auszustellen, sofern das Begehren nicht schikanös ist. Unabhängig davon kann es auch durch betriebliche Vereinbarungen, individuelle Vertragsregelungen oder kollektive Verträge möglich sein, ein solches zu verlangen, insbesondere bei internen Versetzungen oder Vorgesetztenwechseln.

Hat man ein Recht auf ein Dienstzeugnis?

In Österreich haben Arbeitnehmer*innen ein Recht auf ein (einfaches) Dienstzeugnis, wenn das Arbeitsverhältnis endet (Endzeugnis), sowie auch während eines aufrechten Arbeitsverhältnisses, dann allerdings auf eigene Kosten (Zwischenzeugnis). Dieses Recht ist im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) (§ 1163) sowie im Angestelltengesetz (AngG) (§ 39) verankert.

Welche Informationen dürfen im Dienstzeugnis nicht enthalten sein?

In Dienstzeugnissen dürfen bestimmte Informationen nicht enthalten sein, um den*die Arbeitnehmer*in nicht zu benachteiligen. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Rechtsprechung in Österreich dürfen keine negativen oder abwertenden Formulierungen enthalten sein, keine versteckten negativen Hinweise, keine persönlichen Informationen, die nicht unmittelbar mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen (etwa Religionszugehörigkeit, politische Überzeugungen, Ethnie, sexuelle Orientierung, Familienstand, Krankheiten und gesundheitliche Probleme). Auch darf der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigung, Entlassung, einvernehmliche Auflösung) im Dienstzeugnis nicht angegeben werden, es sei denn, der*die Arbeitnehmer*in wünscht dies ausdrücklich.

Gibt es einen Unterschied zwischen Arbeits- und Dienstzeugnis?

Grundsätzlich nicht, die beiden Begriffe beschreiben dasselbe und können im Wesentlichen synonym verwendet werden.

Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit für ein Arbeitszeugnis?

In Österreich muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis unverzüglich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen, sofern der*die Arbeitnehmer*in dies verlangt. Es gibt allerdings keine gesetzliche Frist in Tagen oder Wochen, innerhalb derer ein Arbeitgeber ein Dienstzeugnis ausstellen muss.

Kann ein Arbeitnehmer mehrere Dienstzeugnisse verlangen?

In der Regel hat man Anspruch auf ein einziges Dienstzeugnis. Wenn das Zeugnis verloren geht, darf der*die Arbeitnehmer*in grundsätzlich ein Duplikat verlangen, hat die entstandenen Kosten jedoch selbst zu tragen.

Darf der Arbeitgeber ein Dienstzeugnis nachträglich ändern?

Der Arbeitgeber darf ein Dienstzeugnis nur dann ändern, wenn er dazu eine rechtliche Verpflichtung hat (z.B. durch Gerichtsurteil). Änderungen auf Wunsch des*der Arbeitnehmers*in sind jedoch oft möglich.

Wie lange kann ein*e Arbeitnehmer*in noch ein Dienstzeugnis einfordern?

Arbeitnehmer*innen haben prinzipiell 30 Jahre Zeit, ein Dienstzeugnis anzufordern. Danach verjährt im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften der Anspruch auf die Ausstellung eines Dienstzeugnisses. Es kann allerdings Klauseln im Kollektiv- oder Arbeitsvertrag geben, die diesen Zeitraum beschränken.

Autorin: Sabine Schönfellner / Bildnachweis: istockphoto.com / DeanDrobot

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