Tipps für Videokonferenzen

In manchen Unternehmen waren Videokonferenzen bereits Alltag. In anderen wurde die Möglichkeit des virtuellen Zusammentreffens erst auf Grund der Corona-Krise wichtig. Viele stellen sich aktuell die Frage: Wie wird eine Videokonferenz erfolgreich? Wir liefern dir wertvolle Tipps.

Vor- und Nachteile von Videokonferenzen

Vorteile:

• Zeit- und Ressourcenersparnis: Wer nicht persönlich zu einem Meeting fährt, spart einerseits Zeit (vor allem für die Anreise) und auch Kosten (Dienstreise, Verkehrsmittel, etc.). Das schont so ganz nebenbei auch noch die Umwelt.
• Effizienz und Flexibilität: Für eine Videokonferenz müssen keine Räume gebucht werden und die Organisation ist flexibler, da keine Anfahrtswege berücksichtigt werden müssen. Das macht das Arbeiten generell effizienter. Alles, was benötigt wird, ist eine gute Internetverbindung.
• Standortunabhängiges Arbeiten: Bei Videokonferenzen ist es egal, in welcher Stadt oder in welchem Land sich die Teilnehmer befindet – sie alle können unabhängig von ihrem Standort gemeinsam arbeiten und sich austauschen.

Nachteile:

• Equipment: Zwar verfügen die meisten Notebooks über eine eingebaute Kamera und ein Mikrophon, auf älteren Geräten kann aber zusätzliches Equipment nötig sein.
• Technische Probleme / Internetprobleme: Bei langsamen Internetverbindungen können Probleme auftreten: So können Ton oder Bild kurzzeitig aussetzen oder es kommt zu Unterbrechungen.
• Zeitverschiebung: Vor allem, wenn es sich um internationale Teams handelt, können unterschiedliche Zeitzonen bei der Organisation einer Videokonferenz herausfordernd sein.

Tools für Videokonferenzen

Am Markt gibt es eine Reihe an Tools, die für Videokonferenzen genutzt werden können:

Go To Meeting: der Branchenführer für Online-Videokonferenzen. Es werden unterschiedliche Funktionalitäten angeboten und Online-Meetings sind mit bis zu 100 Teilnehmern möglich. Unterschiedliche Preismodelle sind verfügbar. Zudem bietet der Anbieter eine kostenlose 14-Tage Testphase an.

Skype: der Klassiker unter den Konferenzanbietern. Viele Personen haben auch einen privaten Skype-Account und kennen sich bereits mit diesem Tool aus, was das Organisieren vereinfacht.

Microsoft Teams: der zentrale Ort zum Zusammenarbeiten unter Office 365. Hier können auch unterschiedliche Bereiche angelegt werden, in denen sich Teammitglieder austauschen, Dateien hochgeladen und Chats mit einzelnen Personen bzw. unterschiedlichen Teamkonstellationen nutzen können.

Zoom: Viele Meetings und Kurse finden gerade in der Corona-Krise online statt – Zoom ist dabei ein beliebtes Tool. Es wird sowohl für Webkonferenzen als auch Webinare verwendet. Neben dem Hauptraum, in dem das eigentliche Meeting stattfindet, stehen auch Nebenräume zur Verfügung, in denen sich Teilnehmer in kleineren Gruppen austauschen können. Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Teilnehmer (bis 50, 100 oder 200 Teilnehmer).

Nähere Informationen zu den 14 besten Tools für die virtuelle Zusammenarbeit haben wir für dich übersichtlich zusammengetragen.

Tipps für eine gelungene Videokonferenz

1. Technik (Webcam und Mikrofon) unbedingt vorab testen

Die meisten Tools (z. B. Skype) bieten hierfür die Möglichkeit eines Testanrufes.

2. Hintergrund wählen

Vor allem jetzt, wo viele im Homeoffice arbeiten, kann das, was im Hintergrund zu sehen ist, schnell peinlich werden. Bestimmt willst du nicht, dass deine Kollegen Schmutzwäscheberge, eine überfüllte Abwasch oder zu Privates sehen. Überlege dir daher, wo du deinen Laptop platzierst und was im Hintergrund zu sehen ist.

3. Dresscode

Auch wenn es sehr stark nach Fake News klingt, es kommt tatsächlich vor: Leute, die in Videokonferenzen bis zur Hüfte gestylt sind mit Hemd und Krawatte und allem, was dazugehört, aber bei allem, was nicht mehr im Sichtfeld ist, etwas legerer in Pyjamahose oder gar nur in Unterwäsche bekleidet sind. Das mag in vielen Fällen gut gehen, aber sobald Unterlagen außer Reichweite sind und ein Aufstehen erforderlich ist, wird dieser Stil im Home Office schnell peinlich. Achte daher auf einen durchgängigen Dresscode und orientiere dich dabei am Dresscode, der auch in deinem Unternehmen üblich ist. Wer normalerweise in Jeans und T-Shirt zur Arbeit kommt, braucht in Videokonferenzen nicht plötzlich zum Anzug greifen. Eine Ausnahme kann eine Videokonferenz mit Kunden sein – informiere dich einfach vorab bei deinem Vorgesetzten, wenn du dir unsicher bist.

4. Halten dir etwas zu schreiben bereit

Manchmal ergeben sich Fragen während jemand spricht, den man dann nicht gleich unterbrechen möchte. Notiere dir alles, was dir zwischendurch einfällt. Auch wichtige Punkte der Videokonferenz kannst du so festhalten.

5. Ablenkungen eliminieren

Wenn du im Homeoffice an einer Videokonferenz teilnimmst und nicht alleine lebst, kann es sinnvoll sein, mit allen im Haushalt lebenden Personen zu sprechen, dass es nicht zu ungewollten Störungen kommt.

6. 15 min Zeitpuffer einplanen

Der Anfahrtsweg zum Meeting entfällt zwar, aber 15 min früher bereit zu sein, schadet nicht. Damit verhinderst du, dass im letzten Moment technische Probleme dafür sorgen, dass du zu spät bist.

Verhaltensregeln: Netiquette für Videokonferenzen

• Pünktlichkeit ist wie bei realen Meetings auch das A und O.
• Freundlich bleiben und andere aussprechen lassen
• Hierarchien beachten – die Verhaltensregeln des Unternehmens gelten auch bei Videokonferenzen.
• Blickkontakt: Wenn die Videokonferenz mit mehreren Leuten gleichzeitig stattfindet, sieht zwar niemand, wen du ansiehst, aber man sieht, ob du auf den Bildschirm / die Kamera schaust oder den Blick abwendest (das kann Desinteresse oder Langeweile signalisieren und respektlos wirken).
• Essen und trinken so gut wie möglich vermeiden, um durch Schmatz- oder Schlürfgeräusche niemanden abzulenken. Ausnahme: Gegen ein Glas Wasser wird vermutlich niemand etwas einwenden.
• Aufmerksamkeit signalisieren und Rückmeldungen geben: Je mehr Leute an einer Videokonferenz teilnehmen, desto unübersichtlicher können kurze Rückmeldungen wie „Ja“, „stimmt“, „ok“ sein. Oft reicht auch ein freundliches Nicken, um dem Gegenüber zu signalisieren, dass man zustimmt. Das zeigt zudem, dass man weiterhin aufmerksam zuhört. Wenn du etwas sagen möchtest, kann auch ein kurzes Handsignal ausreichen, um auf dich aufmerksam zu machen. Das stört auch den Redefluss der anderen nicht.

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