Protokoll schreiben – so funktioniert es

Protokolle wirken vielleicht langweilig, sind im Arbeitsalltag aber unverzichtbar. Was musst du alles beachten, wenn du ein Protokoll schreibst? Wozu ist das eigentlich gut? Warum Protokolle auch heutzutage im Job noch wichtig sind und wie du richtig herangehst, verraten wir hier.

Wann werden Protokolle im Job geschrieben?

Protokolle werden im Job in unterschiedlichen Kontexten verfasst, in denen von mehreren Personen Wichtiges besprochen wird und Beschlüsse gefasst werden, z.B. in Besprechungen, Meetings, Jour Fixes oder auch in Videokonferenzen. Die meisten verfassen nur ungern Protokolle, obwohl das gerade für Schüchterne eine Möglichkeit sein kann, den Besprechungsraum als Manege für das Selbstmarketing zu nutzen. Außerdem kann man seine sozialen Kompetenzen unter Beweis stellen, wenn man anbietet, diese Aufgabe zu übernehmen.

Warum sind Protokolle sinnvoll?

Gut geschriebene Protokolle liefern eine Zusammenfassung, was besprochen und beschlossen wurde. Damit können alle, die an einer Besprechung oder Sitzung teilgenommen haben, sich schnell in Erinnerung rufen, was passiert ist. Protokolle dienen aber auch denen, die nicht teilgenommen haben, denn so wissen auch sie, was die Ergebnisse sind und was als Nächstes zu tun ist.

Werden dir im Protokoll zu viele Aufgaben übertragen, die du eigentlich nicht übernehmen kannst oder willst? Dann solltest du lernen, freundlich „nein“ zu sagen.

Welche Protokoll-Typen gibt es?

Die zwei wichtigsten Typen von Protokollen sind Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle. Ein Verlaufsprotokoll bildet den Ablauf der Besprechung ab, d.h. es gibt die Diskussionen und den Entscheidungsweg wieder. Es wird nicht jede Aussage erwähnt, aber es lässt sich daran nachvollziehen, wie es zu einem Ergebnis gekommen ist, und vor allem auch, wer welche Meinung vertreten hat. Ergebnisprotokolle dagegen sind viel kürzer gefasst, sie konzentrieren sich darauf, was am Ende herausgekommen ist, listen Entscheidungen und Beschlüsse auf und zeigen, was von wem zu tun ist.

Weitere Typen von Protokollen sind das sogenannte wörtliche Protokoll oder Wortprotokoll, dass wortwörtlich alle Aussagen wiedergibt, und das Gedächtnisprotokoll, das im Nachhinein aus der Erinnerung verfasst wird. Beide werden im Arbeitskontext für Besprechungen u.Ä. üblicherweise nicht verwendet.

Protokoll schreiben: Was ist zu beachten?

Der Aufbau des Protokolls:

• Protokollkopf: Im sogenannten Protokollkopf, d.h. dem Anfang des Protokolls, werden alle wichtige Eckdaten genannt, d.h. Datum, Ort, Teilnehmer, Name des Protokollanten. Auch das Thema des Meetings kann hier noch genannt werden.
• Tagesordnungspunkte (TOP): Falls es eine Tagesordnung gibt, wird diese danach eingefügt.
• Beschlüsse: Im Anschluss folgt beim Verlaufsprotokoll eine knappe und sachliche Schilderung der einzelnen Beschlüsse und wie es zu diesen gekommen ist. Bei einem Ergebnisprotokoll werden ebenfalls die Beschlüsse aufgelistet, hier wird auf die Diskussion allerdings nicht eingegangen.
• Nächste Schritte: Am Ende sollte noch eine kurze Übersicht folgen, was die nächsten Schritte sind, z.B. wer welche Aufgaben hat und wann die nächste Sitzung stattfindet.
• Unterschriften: Um die Richtigkeit und Vollständigkeit des Protokolls zu bestätigen, sollte es vom Protokollanten und dem Vorsitzenden der Besprechung unterschrieben werden. Wenn das Protokoll auf dem Computer getippt und per E-Mail versandt wird, entfallen die Unterschriften heutzutage oft.
• Anlagen: Gibt es Anlagen wie Kopien, Präsentationen, Handouts, sollten diese nach den Unterschriften als Anlagen genannt und beigefügt werden. Online-Unterlagen sollten hier verlinkt werden.

Protokolle werden üblicherweise im Präsens verfasst, beim Verlaufsprotokoll werden Redebeiträge in indirekter Rede wiedergegeben. Sie sollten in Stichpunkte gegliedert werden – diese am besten fett oder als Überschriften hervorheben – um einen guten Überblick zu bieten. Protokolle können in Stichworten verfasst sein. Ganze, kurze Sätze eignen sich gerade bei komplizierten Sachverhalten aber oft besser, um sie so zu beschreiben, dass auch im Nachhinein und für nicht Anwesende klar ist, was gemeint ist.

Welches Programm eignet sich, um Protokolle zu schreiben?

Für das Mitschreiben während des Protokolls selbst kannst du das Programm nutzen, in dem du selbst am schnellsten und besten mitschreiben kannst – sei es Word, eine Notiz-App oder auch einfach nur Papier und Stift. Eventuell kannst du auch die Sitzung aufnehmen, wenn du ein geeignetes Gerät hast und alle Teilnehmer einverstanden sind. Das kann es einfacher machen, im Nachhinein unklare Punkte nochmals anzuhören und ins Protokoll zu übernehmen.

Das fertige Protokoll sollte dann in einer Form vorliegen, die übersichtlich ist und von allen Teilnehmern bzw. allen Angesprochenen benutzt werden kann, d.h. etwa als Word-Dokument oder Excel-Dokument. Besonders praktisch ist es, das fertige Protokoll als PDF zu versenden, das kann vom Mac, PC und auch von unterwegs am leichtesten aufgerufen werden.

Tipps & Tricks für das perfekte Protokoll

• Vorbereitung: Vor der Sitzung solltest du dich mit dem Thema bzw. der Tagesordnung schon vertraut machen. Wenn es hier ein Thema gibt, mit dem du dich nicht auskennst, frag am besten vorher schon nach, damit du wichtige Begriffe richtig mitnotieren kannst. Außerdem kannst du dir den Protokollkopf mit allen Daten schon anlegen und auch die Tagesordnung schon in das Dokument einfügen, dann startest du nicht von Null.
• Fragen stellen: Wenn während des Mitschreibens etwas unklar ist, sollst und kannst du als Protokollant·in nachfragen, darum bitten, dass etwas nochmals klargestellt wird, u.Ä. – im Protokoll muss schließlich alles verständlich aufgelistet sein.
• Abkürzungen: Beim Mitschreiben ist es hilfreich, mit Abkürzungen zu arbeiten. Besonders, um festzuhalten, wer was gesagt hat, kannst du etwa die Initialen verwenden, um schneller mitschreiben zu können.
• Platz lassen: Zwischen den einzelnen Punkten oder am Rand solltest du dir ausreichend Platz lassen, um Ergänzungen einzufügen, v.a. wenn du handschriftlich mitschreibst. Denn es kommt durchaus vor, dass in einer Diskussion zum vorherigen Thema zurückgesprungen wird oder ein Thema nochmals aufgegriffen wird, und dann musst du das natürlich beim jeweiligen Punkt dazu notieren.
• Sachlich und objektiv bleiben: Im Protokoll hat deine eigene Meinung nichts verloren. Bleibe neutral, bewerte nicht, was passiert ist oder entschieden wurde!
• Gleich verschriftlichen: Am besten verfasst du das endgültige Protokoll möglichst bald nach der Sitzung, dann hast du noch im Gedächtnis, was passiert ist, und findest dich auch in den Notizen schnell zurecht.
• Freigabe: Bevor du das Protokoll an alle Sitzungsteilnehmer verschickst, solltest du es freigeben lassen, um sicherzustellen, dass alles und auch richtig enthalten ist. Freigeben kann es in der Regel derjenige, der die Sitzung geleitet hat. Eine andere Möglichkeit ist, wenn am Ende der Sitzung noch Zeit ist, dass du die Stichworte oder das Protokoll noch einmal kurz vorliest. Dann können andere noch ergänzen und dem Protokoll am Ende zustimmen.

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