Jour Fixe – Ablauf, Inhalte und Tipps

Ein Begriff, der dir nur etwas sagt, wenn du dich im Projektmanagement ein wenig auskennst: Der „Jour Fixe“. Was ist das, wie wird er organisiert, was sind seine Vor- und Nachteile? Wie kannst und musst du dich darauf vorbereiten?

Inhaltsverzeichnis

Was ist ein Jour Fixe?
Rechtschreibung und Aussprache – „jour fixe“ mit e?
Unterschied: Jour Fixe vs. Meeting und Besprechung
Vorteile & Nachteile eines Jour Fixe
Der Ablauf eines Jour Fixe
6 Tipps: Jour Fixe effektiv gestalten

Was ist ein Jour Fixe?

Ein Jour Fixe ist ein regelmäßig stattfindender Termin für einen fixen Personenkreis. Der französische Begriff bedeutet „fester Tag“. Diese Besprechung kann wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden und kann für ein Team, ein Projekt oder eine Abteilung sinnvoll sein, um einen regelmäßigen Austausch zu schaffen, die Fortschritte sowie die weiteren Aufgaben zu besprechen.

Rechtschreibung und Aussprache – „jour fixe“ mit e?

Viele, die Französisch können, sind erst einmal irritiert, wenn sie den Begriff lesen: Warum heißt es „Jour fixe“ und nicht „jour fix“, wo das Nomen „jour“ doch männlich ist? Das liegt daran, dass „fixe“ die Grundform des Adjektivs ist, die nicht weiter flektiert wird, daher „Jour Fixe“. Im Französischen selbst gibt es den Begriff übrigens nicht, er ist nur im Deutschen gebräuchlich und da hauptsächlich im Projektmanagement. Und wie spricht man den Terminus richtig aus? Ein Tipp: Im Duden gibt es neben allen Rechtschreibinfos auch eine Audio-Datei zur Aussprache von Jour Fixe.

Unterschied: Jour Fixe vs. Meeting und Besprechung

Bei einem Meeting oder einer Besprechung wird üblicherweise jeder Termin individuell vereinbart, ein Jour Fixe hingegen hat einen wöchentlich oder monatlich (etwa: erster Montag im Monat) fixen Termin. Auch der Kreis der Teilnehmer*innen ist jedes Mal der gleiche, bei Meetings oder Besprechungen zu Projekten kann sich dieser von Mal zu Mal ändern. Im Unterschied zu einem Meeting ist ein Jour Fixe auch kürzer, idealerweise sollten dafür rund 30 Minuten eingeplant sein. Die besten Tipps dazu, wie Sie sich in einem Meeting gut präsentieren, gelten allerdings auch für diese Form des regelmäßigen Austauschs.

Vorteile & Nachteile eines Jour Fixe

Die Vorteile:

• Effizienz: Ein gut vorbereiteter und abgehaltener Jour Fixe ermöglicht es schnell, einen Überblick über den Projektfortschritt, anstehende Aufgaben usw. zu geben und bietet auch Raum, um Feedback zu geben.
• Regelmäßigkeit: Dadurch, dass der Termin regelmäßig stattfindet, wissen alle Beteiligten immer, wann der nächste stattfindet, und können Fragen, kurze Präsentationen u.Ä. gut vorbereiten. Außerdem stellt das regelmäßige Stattfinden sicher, dass niemand eine Ausrede hat, warum er zu diesem Termin nicht kommen kann!
• Fixer Personenkreis: Es sind immer dieselben Personen eingeladen, dadurch ist sichergestellt, dass sich alle den Termin freihalten (müssen) und zugleich weißt du auch, dass du z.B. spätestens dann ein Update von Kolleg*innen bekommst, die schwer zu erreichen sind.
• Kommunikation: Dieser regelmäßige Austausch fördert auch die interne, regelmäßige Kommunikation, weil er die Mitglieder einer Abteilung, eines Projektteams o.Ä. zusammenbringt.

Die Nachteile:

• Automatismus: Der Termin wird abgehalten, obwohl keine Notwendigkeit besteht und nichts zu besprechen ist. Wenn ein Jour Fixe nur stattfindet, weil er stattfinden soll, ist es sinnvoll, ihn seltener abzuhalten oder zu überlegen, ob man die Ziele ändern sollte.
• Zu große Teilnehmerzahl: Auch wenn es verlockend erscheint, sollten nicht zu viele Personen zu dem Termin eingeladen werden, um sie auf dem Laufenden zu halten. Denn je mehr Personen dabei sind, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass einige den Termin nur absitzen, weil er nicht wirklich relevant für sie ist.

Der Ablauf eines Jour Fixe

Ein Jour Fixe kann wöchentlich, monatlich oder quartalsweise stattfinden, je nachdem, was für das betreffende Projekt bzw. das Team am sinnvollsten ist. Der Termin sollte nicht zu lange angesetzt werden, eine Dauer von rund 30 Minuten ist optimal.

Zur Organisation: Bei dieser Form des regelmäßigen Austauschs muss klar sein, wer ihn organisiert, den Termin koordiniert, die Tagesordnungspunkte festlegt und die Einladungen verschickt. Im Sinne einer effektiven Kommunikation sollte mit einer Terminerinnerung auch zwei bis drei Tage vor dem Jour Fixe eine Agenda mit den zu besprechenden Punkten ausgeschickt werden, damit alle Teilnehmer*innen sich gut vorbereiten können.

Die Inhalte können je nach Bedarf festgelegt werden, etwa die Besprechung laufender Projekte, Infos über aktuelle Entwicklungen (in der Abteilung oder der Firma), die Verteilung von anstehenden Aufgaben oder auch die Möglichkeit für Fragen und Feedback.

Am Beginn sollte der Organisator alle Teilnehmer*innen begrüßen und auf den gleichen Wissensstand bringen, anschließend sollte die Agenda abgearbeitet werden. Wenn am Schluss noch Zeit bleibt, kann diese für Feedback und weitere Fragen genutzt werden. Es bietet sich an, bei einfachen Themen zu beginnen und sich schrittweise zu den schwierigeren und komplexeren vorzuarbeiten.

Damit auch alle im Nachhinein nachlesen können, was passiert ist, sollte ein Protokollant bestimmt werden, der das Protokoll verfasst. Dieses dient dazu, wichtige Punkte festzuhalten, Aufgaben zuzuteilen und die Schritte bis zum nächsten Mal aufzulisten.

6 Tipps: Jour Fixe effektiv gestalten

1. Teilnehmer festlegen

Wer muss dabei sein, für wen ist das wirklich relevant, für wen bringt es nichts, dabei zu sein? Die Teilnehmer*innen sollten nicht einfach nur dabei sein, um zuzuhören!

2. Den richtigen Zeitpunkt wählen

Aus praktischen Gründen sollte der Termin immer zur gleichen Zeit stattfinden. Dafür sollte man eine familienfreundliche Zeit auswählen, also nicht schon um 8 Uhr Früh, aber auch nicht erst um 17 Uhr.

3. Regeln

Wer leitet den Jour Fixe? Wann und wie darf man sich einbringen, soll man bei Wortmeldungen auf die Zeit achten? Wie kann man sich vorbereiten – darf man Ideen für Tagesordnungspunkte an den Organisator schicken? Wie soll man über seinen Arbeitsfortschritt berichten? Je klarer diese Regeln für den Ablauf sind, desto einfacher & effizienter ist der Termin.

4. Inhalte

Was soll besprochen werden, wie schaut die Vorbereitung für jeden aus? Dafür ist es wichtig, eine Agenda im Vorhinein auszuschicken.

5. Ziele

Es sollte von vorneherein klar sein, was das Ziel des Termins ist. Geht es darum, einen Überblick über die Arbeitsfortschritte zugeben? Sollen Probleme besprochen werden? Gibt es die Möglichkeit zum Feedback? Sollen in erster Linie neue Aufgaben verteilt werden?

6. Technische Hilfsmittel

Welche technischen Hilfsmittel braucht man? Werden Whiteboard, Beamer, WLAN o.Ä. benötigt? Oder findet der Termin vielleicht gar nicht vor Ort, sondern online statt – dann sollte man auch das geeignete Tool zur virtuellen Zusammenarbeit auswählen.

Bildnachweis: Cavan / Quelle: www.eyeem.com