06.11.2025 von Hannah Yeboah

Kündigung als Arbeitgeber: Fristen, Kündigungsschreiben und Prozesse rechtssicher gestalten

Manchmal passt der Cultural Fit nicht oder das Unternehmen entwickelt sich anders als geplant – dann kann eine Kündigung erforderlich werden. Für Arbeitgeber zählt dies zu den sensibelsten Aufgaben: Schon kleine formale Fehler führen schnell zu rechtlichen oder finanziellen Konsequenzen.

Dr. Michael Leitner, Arbeitsrechtsexperte, Rechtsanwalt und Gründer seiner Kanzlei in Wien, berät Arbeitgeber und Arbeitnehmende in allen Fragen des Arbeitsrechts in Österreich. Sein Schwerpunkt liegt auf der rechtssicheren Gestaltung von Beendigungen von Arbeitsverhältnissen und Trennungssituationen.

In diesem Beitrag erhältst du wertvolle Insights von Dr. Leitner: Wie gestalten Arbeitgeber den Kündigungsprozess rechtssicher und professionell? Welche Mindestanforderungen muss eine Kündigung erfüllen? Worauf kommt es bei einem formal korrekten Kündigungsschreiben an? 

Inhaltsverzeichnis

• Das Wichtigste in Kürze
• Definition: Kündigung durch den Arbeitgeber
• Welche Kündigungstermine und -fristen gelten für Arbeitgeber?
• Kündigungsfristen nach Dienstjahren
• Folgen einer nicht eingehaltenen Frist oder eines falschen Termins
• Form der Kündigung: Mündlich oder schriftlich?
• Mündliche Kündigung: Rechtlich bindend, praktisch riskant
• Praxisfall mündliche Kündigung: Unbedachte Selbstkündigung kostete Abfertigung
• Formale Anforderungen für ein schriftliches Kündigungsschreiben
• Wortwahl und Formulierungen bei Kündigungsschreiben
• Empfangsbedürftige Willenserklärung: So wird die Kündigung wirksam
• Kündigungsgespräch professionell führen: So gelingt die Kommunikation
• Respektvolle Ansprache
• Umgang mit emotionalen Reaktionen
• Dokumentation und Begründung
• Diskriminierungsfreie Kommunikation
• Follow-up-Kommunikation für das Team
• Besonderer Kündigungsschutz: Wer ist besonders geschützt?
• Anfechtung der Kündigung: Rechte der Mitarbeitenden
• Unzulässiges Motiv
• Sozialwidrigkeit

Das Wichtigste in Kürze

• Kündigungsfristen und Termine einhalten: Arbeitgeber müssen die gesetzlich oder vertraglich festgelegten Fristen und Kündigungstermine beachten, sonst drohen finanzielle Ausgleichszahlungen (z. Kündigungsentschädigung).
• Form und Wirksamkeit der Kündigung: Schriftliche Kündigungen schaffen Rechtssicherheit; sie werden erst mit tatsächlichem Zugang beim Mitarbeitenden wirksam. Mündliche Kündigungen sind grundsätzlich möglich, bergen aber ein höheres Risiko von Streitigkeiten.
• Besonderer Kündigungsschutz beachten: Bestimmte Gruppen (z. Schwangere, schwerbehinderte Mitarbeitende) genießen einen verstärkten Schutz, der besondere Voraussetzungen für eine Kündigung erfordert. Ohne Einhaltung bleibt das Arbeitsverhältnis rechtswidrig bestehen.
• Anfechtung von Kündigungen: Mitarbeitende in Betrieben ab fünf Beschäftigten können Kündigungen gerichtlich anfechten, insbesondere wegen Sozialwidrigkeit um eine Weiterbeschäftigung zu erreichen.

Definition: Kündigung durch den Arbeitgeber

Eine Kündigung durch den Arbeitgeber beendet ein unbefristetes Arbeitsverhältnis. Befristete Arbeitsverträge können nur dann vor Ablauf gekündigt werden, wenn dies zuvor zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmender vereinbart wurde. Grundsätzlich kann sowohl der Arbeitnehmende als auch der Arbeitgeber ein unbefristetes Arbeitsverhältnis jederzeit unter Einhaltung der geltenden Kündigungsfristen und Termine beenden.

Welche Kündigungstermine und -fristen gelten für Arbeitgeber?

Als Arbeitgeber solltest du klar zwischen Kündigungstermin und Kündigungsfrist unterscheiden:

• Der Kündigungstermin ist der letzte Arbeitstag des Mitarbeitenden, also der Zeitpunkt, an dem das Arbeitsverhältnis tatsächlich endet.
• Die Kündigungsfrist ist die Zeitspanne zwischen dem Zugang der Kündigung und diesem Endtermin.

Kündigungsfristen nach Dienstjahren

Die Länge der Kündigungsfrist richtet sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit. Je länger ein Angestellter im Unternehmen beschäftigt ist, desto länger fällt die Frist aus:

• im 1. und 2. Dienstjahr: 6 Wochen
• ab dem 3. Dienstjahr: 2 Monate
• ab dem 6. Dienstjahr: 3 Monate
• ab dem 16. Dienstjahr: 4 Monate
• ab dem 26. Dienstjahr: 5 Monate

Dies sind die gesetzlichen Mindestfristen gemäß Angestelltengesetz. Kollektivverträge oder individuelle Dienstverträge können abweichende Fristen vorsehen. Prüfe stets, welche Regelung für den jeweiligen Mitarbeitenden gilt.

Praxisbeispiel: Ein Angestellter arbeitet seit dem 1. März in deinem Unternehmen. Der Dienstvertrag verweist auf die gesetzlichen Kündigungsfristen des AngG. Im Oktober entscheidest du das Arbeitsverhältnis zu beenden. Da er sich noch im ersten Dienstjahr befindet, gilt eine Kündigungsfrist von 6 Wochen. Ohne abweichende Regelung ist die Beendigung nur zu Quartalsende möglich. Die Kündigung muss spätestens bis zum 19. November ausgesprochen werden, damit das Dienstverhältnis am 31. Dezember endet.

Wichtiger Hinweis: Beachte, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmende während der Probezeit (§ 19 AngG) das Arbeitsverhältnis jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist beenden können.

Folgen einer nicht eingehaltenen Frist oder eines falschen Termins

Sprichst du die Kündigung zu einem falschen Termin oder ohne Einhaltung der korrekten Frist aus, bleibt das Arbeitsverhältnis zwar beendet, allerdings nicht rechtmäßig. In diesem Fall musst du den Zeitraum finanziell ausgleichen, der eigentlich noch einzuhalten gewesen wäre. Deine Mitarbeitenden haben dann Anspruch auf eine Kündigungsentschädigung, also Schadenersatz in Form von Gehalt, Sonderzahlungen und offenen Urlaubsansprüchen.

Dr. Michael Leitner weist darauf hin, dass viele Arbeitgeber hier Fehler machen:

Sein Tipp: Formuliere im Kündigungsschreiben lieber allgemein, etwa mit „Wir kündigen unter Einhaltung der Frist zum nächstmöglichen Termin“. So vermeidest du unnötige Fehler bei der Fristangabe.

Praxisbeispiel: Du kündigst einem Mitarbeiter mit Wirkung zum 15. April. Laut Kollektivvertrag ist jedoch nur eine Beendigung zum 30. April zulässig. Das Arbeitsverhältnis endet zwar am 15. April, aber du musst dem Mitarbeiter die Ansprüche für die Zeit bis zum 30. April in Form einer Kündigungsentschädigung bezahlen.

Form der Kündigung: Mündlich oder schriftlich?

Nachdem die Fristen geklärt sind, stellt sich die nächste Frage: In welcher Form sollte die Kündigung ausgesprochen werden?

Mündliche Kündigung: Rechtlich bindend, praktisch riskant

Dr. Leitner betont hierzu:

Für Arbeitgeber empfiehlt sich dennoch die Schriftform: Sie schafft Rechtssicherheit und erleichtert den Nachweis im Streitfall. Zwar sind Zeugen bei einer mündlichen Kündigung nicht verpflichtend, sie können aber als Absicherung dienen, falls es zu Unklarheiten oder arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen kommt.

Praxisfall mündliche Kündigung: Unbedachte Selbstkündigung kostete Abfertigung

Ein eindrucksvolles Beispiel zeigt die Tragweite mündlicher Kündigungen: Ein Arbeitnehmer mit Anspruch auf Abfertigung alt äußerte vor Zeugen (darunter auch der Geschäftsführer): „Ich kündige jetzt.“ Diese Aussage wertete der Arbeitgeber als rechtsgültige Selbstkündigung, da sie ihm zugegangen war. Mit dieser unbedachten Äußerung kündigte der Mitarbeiter quasi selbst und verlor dadurch seinen gesamten Anspruch auf Abfertigung alt. Spätere Versuche, die Abfertigung einzuklagen, scheiterten aufgrund der vorhandenen Zeugen.

Es zeigt sich: Eine unbedachte Äußerung kann rechtlich bindend sein und erhebliche finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen – sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgeber.

Formale Anforderungen für ein schriftliches Kündigungsschreiben

Worauf müssen Arbeitgeber bei einem schriftlichen Kündigungsschreiben achten, um rechtssicher zu handeln? Dr. Leitner erklärt:

„Eigentlich braucht ein Kündigungsschreiben keine besondere Form. Es genügt ein Einzeiler wie ‚Kündigung unter Einhaltung der Frist zum nächstmöglichen Zeitpunkt.‘“

Entscheidend ist, dass klar erkennbar ist, dass du das Arbeitsverhältnis beenden möchtest. Achte zudem darauf, dass eine eigenhändige Unterschrift auf dem Dokument steht.

Wortwahl und Formulierungen bei Kündigungsschreiben

Juristisch betrachtet beeinflusst die Wortwahl die Wirksamkeit einer Kündigung nicht. Dr. Leitner bestätigt:

Für Arbeitgeber zahlt sich eine respektvolle Formulierung dennoch aus. Ein klarer und höflicher Ton vermittelt Professionalität und stärkt das Vertrauen der verbleibenden Mitarbeitenden.

Empfangsbedürftige Willenserklärung: So wird die Kündigung wirksam

Dr. Leitner weist auf Folgendes hin:

„Wichtig ist, dass die Kündigung zugeht – das bedeutet, sie muss dem Arbeitnehmenden tatsächlich zur Kenntnis gebracht werden. Eine Kündigung, die nicht zugeht, ist auch nicht ausgesprochen.“

Das heißt: Eine Kündigung wird erst mit tatsächlichem Zugang beim Arbeitnehmenden gültig. Bei schriftlichen Kündigungen erfolgt dies durch Übergabe oder Zustellung des Schreibens.  Um im Streitfall Beweise zu sichern, empfiehlt sich die Zustellung per Bote oder Einschreiben. Eine Kündigung per SMS oder Messenger ist nicht wirksam, wenn Schriftlichkeit im Sinne von Unterschriftlichkeit vorgeschrieben ist.

Dr. Leitner betont außerdem:

Das bedeutet: Die Zustimmung des Arbeitnehmenden ist nicht erforderlich. Selbst wenn er die Annahme verweigert, bleibt die Kündigung wirksam.

Kündigungsgespräch professionell führen: So gelingt die Kommunikation

 Auch wenn eine Kündigung rechtlich korrekt zugeht und damit wirksam ist, entscheidet die Art und Weise des Gesprächs über den professionellen Ablauf und die Wirkung nach innen und außen. Für Arbeitgeber kommt es deshalb nicht nur auf die Form an, sondern auch auf Fingerspitzengefühl in der Kommunikation:

Respektvolle Ansprache

Führe das Gespräch sachlich und empathisch. Spreche den Mitarbeitenden direkt an, erläutere klar die Gründe der Kündigung und vermeide Schuldzuweisungen. Dies signalisiert Wertschätzung, selbst in schwierigen Situationen.

Umgang mit emotionalen Reaktionen

Bereite dich auf Trauer, Wut oder Rückzug vor. Höre aktiv zu, bleibe ruhig und gebe dem Mitarbeitenden ausreichend Zeit, seine Gefühle auszudrücken. So gestaltest du das Gespräch zielgerichtet und kontrolliert.

Dokumentation und Begründung

Dr. Leitner empfiehlt: Kündigungsgründe vorher dokumentieren und kommunizieren, falls Mitarbeitende nachfragen. Eine Begründung ist rechtlich nicht zwingend, wird die Kündigung jedoch bekämpft, müssen die Gründe dargelegt werden. Schweigen bei Nachfrage kann unangenehme Situationen erzeugen.

Diskriminierungsfreie Kommunikation

Vermeide diskriminierende Äußerungen. Dr. Leitner erklärt:

„Aussagen wie ‚Sie sind zu alt‘ können fatal sein, da bei Diskriminierung bereits die Glaubhaftmachung durch den Arbeitnehmenden ausreicht – ein vollständiger Beweis ist nicht erforderlich.“

Follow-up-Kommunikation für das Team

Informiere das verbleibende Team zeitnah über die Veränderungen, ohne vertrauliche Details zu nennen. Betone die Fortführung von Projekten und Perspektiven im Unternehmen. Eine offene und transparente Kommunikation verhindert Gerüchte und sichert die Motivation der Mitarbeitenden.

Lesetipp: Ein Austrittsgespräch unterscheidet sich vom Kündigungsgespräch. Es dient dem Sammeln von Feedback scheidender Mitarbeitender. Tipps zur Organisation findest du in unserem Artikel zum Thema Exit-Gespräch!

Besonderer Kündigungsschutz: Wer ist besonders geschützt?

Bestimmte Mitarbeitende genießen laut Gesetz einen verstärkten Kündigungsschutz. Das bedeutet: Eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist nur unter klar definierten Voraussetzungen möglich – in einigen Fällen ist zusätzlich die Zustimmung eines Gerichts oder eines speziellen Gremiums erforderlich, etwa des Behindertenausschusses bei Mitarbeitenden mit Behinderung, wenn bescheidmäßig beschienen ist, dass sie dem Kreis der begünstigt Behinderten nach dem BEinstG angehören.

Zu den besonders geschützten Gruppen zählen unter anderem:

• Lehrlinge
• Schwangere sowie Eltern während Papamonat, Karenz oder Elternteilzeit
• Begünstigt Behinderte
• Personen im Präsenz- oder Zivildienst
• Betriebsratsmitglieder
• Hausbesorger*innen mit Dienstwohnung und bestimmte Beschäftigte im öffentlichen Dienst

Versuchst du, einem dieser geschützten Mitarbeitenden ohne die vorgeschriebenen Voraussetzungen zu kündigen, bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen. In diesem Fall kann der Fortbestand des Dienstverhältnisses gerichtlich durchgesetzt werden.

Anfechtung der Kündigung: Rechte der Mitarbeitenden

Arbeitnehmende in Betrieben mit mindestens fünf Beschäftigten können eine Kündigung unter bestimmten Voraussetzungen gerichtlich anfechten, zB wenn die Beendigung sozialwidrig ist. Ziel der Anfechtung ist in der Regel die Weiterbeschäftigung im Unternehmen.

Unzulässiges Motiv

Beispielsweise, wenn ein*e Arbeitnehmer*in wegen der Inanspruchnahme von Eltern- oder Karenzzeiten gekündigt wird.

Sozialwidrigkeit

Eine Kündigung gilt als sozialwidrig, wenn sie wesentliche Interessen der Mitarbeitenden beeinträchtigt und der Arbeitgeber keine ausreichenden Gründe für die Kündigung hat. Dr. Leitner erklärt dazu:

„Kündigungen werden häufig angefochten. Der Hauptgrund ist die wesentliche Interessenbeeinträchtigung, besonders bei älteren Arbeitnehmern, die lange im Betrieb waren und sich am Arbeitsmarkt schwertun. Auch hier kann der Arbeitgeber aber triftige, objektive Gründe anführen. Schafft er dies nicht, ist die Kündigung sozialwidrig.“

Lesetipp: Altersdiskriminierung in Österreich: Vielfalt und Chancengleichheit spielen eine zentrale Rolle, wenn Arbeitgeber Arbeitsplätze gestalten. Entscheidend sind die Fähigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeitenden – nicht ihr Alter, Geschlecht oder ihre Herkunft. Der bewusste Umgang mit diesen Aspekten hilft, Diskriminierung zu vermeiden