Urlaubsplanung im Büro

Das österreichische Urlaubsgesetz räumt jedem*r Arbeitnehmer*in Anspruch auf fünf Wochen bezahlten Urlaub ein. Diesen kann man jedoch nicht jederzeit konsumieren. Die richtige Vorgehensweise: eine Abstimmung mit den Kolleg*innen und ein Antrag beim Vorgesetzten.

Urlaubsplanung gemeinsam mit den Kolleg*innen

Weil sich im Lauf des Jahres mit Feier- und Fenstertagen immer wieder günstige Gelegenheiten ergeben, mit nur wenigen Urlaubstagen ein Mehr an Urlaub herauszuholen, kann die Abstimmung der Urlaubstage mit den Kolleg*innen schon mal zu Diskussionen oder schlimmstenfalls Streitigkeiten führen.

Da der Betrieb ja trotz Urlaubszeit weiterlaufen muss, hat der*die Arbeitgeber*in nämlich dafür zu sorgen, dass eine genaue Urlaubsplanung durchgeführt wird.

Hier prallen unterschiedlichste Bedürfnisse aufeinander: Das Recht der Arbeitnehmer*innen auf Entspannung, die Schulferien der Kinder, Chef*innen, die in der Urlaubszeit nicht vor halbleeren Büro stehen wollen, und ein Kalender, in dem die Zwickeltage für dieses Jahr schon dick rot angestrichen sind.

Mit der Urlaubsplanung so früh wie möglich beginnen

Um die Situation im Büro nicht eskalieren zu lassen, raten Expert*innen, mit der Planung des Urlaubs so früh wie möglich anzufangen und bereits feststehende Wünsche umgehend an Vorgesetzte und Kolleg*innen zu kommunizieren. Ist noch genug Vorlaufzeit, fallen auch Kompromisse noch einfacher als wenn eine Partei stur an ihren Plänen festhalten will oder muss.

Ein Jahreskalender, in den jede*r Mitarbeiter*in seine gewünschten Urlaubstage eintragen kann, macht es Vorgesetzten einfacher, auf eine faire und gleichrangige Einteilung zu achten – und schiebt jenen Kolleg*innen einen Riegel vor, die bereits zu Beginn des Jahres alle Brückentage für sich beanspruchen.

Bei Streitigkeiten entscheidet der*die Chef*in

Wollen zwei Kolleg*innen gleichzeitig auf Urlaub gehen und können sich einfach nicht und nicht einigen, muss der*die Vorgesetzte entscheiden. Damit eine faire Verhandlungsbasis entsteht, sollte man in einem solchen Fall die Beweggründe für den Urlaubswunsch so offen und klar wie möglich darlegen, denn: Auch Chef*innen entscheiden nach sozialen Kriterien und nicht rein rechnerisch. Gute Vorgesetzte erkennen den Anspruch beider Parteien an und entscheiden übers Jahr gerechnet fair.

Familiäre Verpflichtungen nicht allein in den Urlaub verlagern

Kommt es vor, dass beispielsweise Kolleg*innen mit familiären Verpflichtungen immer nachgegeben wird, während alleinstehende Mitarbeiter*innen ständig zwischen den Feiertagen und in der Ferienzeit ran müssen, lohnt sich ein offenes Gespräch. Denn: Genauso wie Menschen mit Kindern haben Singles und Kinderlose ein Recht auf Urlaub und Freizeit.

Umgekehrt ist es Kolleg*innen, die in langen Sommer- oder Weihnachtsferien ihre Kinder betreuen müssen, nicht zuzumuten, allein dafür ihre gesamten Urlaubstage auszugeben.

Verkürzte Arbeitszeiten oder Kinderbetreuung statt Urlaub

Um diese Mitarbeiter*innen zu unterstützen, könnte man beispielsweise an verkürzte Arbeitszeiten denken oder den*die Chef*in um anderweitige Möglichkeiten bitten, bei der Kinderbetreuung auszuhelfen.

Auch wenn es aus dem Stand keinen Betriebskindergarten geben wird: Unternehmen, die ihre Mitarbeiter*innen auch bei familiären Verpflichtungen unterstützen, profitieren von einer deutlich motivierten Belegschaft – und entzerren gleichzeitig die Urlaubswünsche gerade in der Ferienzeit.

Wer im Urlaub einspringen kann

Findet sich keine solche Lösung, kann eventuell auf Unterstützung aus einer anderen Abteilung zurückgegriffen werden. Auch die zeitweise Aushilfe einer Leiharbeitsfirma kann helfen, die schlimmsten Engpässe zu überbrücken.

Eine besondere Win-Win-Situation kann auch der Rückgriff auf karenzierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darstellen, um personelle Engpässe während der Urlaubszeit zu überbrücken – indem man diese Mitarbeiter*innen wieder mehr ins Unternehmen einbindet und gleichzeitig auf ihre zeitlichen Ressourcen zurückgreift, um den Betrieb auch während der vielen Feier- und Brückentage im Jahr am Laufen zu halten.

5 Tipps, für die Urlaubsplanung im Büro

1. Beziehe alle Beteiligten mit ein

Damit alle Kolleg*innen zu ihrem Wunschtermin kommen, sind offene Absprachen das Um und Auf. Das funktioniert jedoch nur dann, wenn tatsächlich alle Beteiligten mit einbezogen werden: In kleinen Unternehmen macht es Sinn, wenn alle Mitarbeiter*innen gemeinsam besprechen, wer wann auf Urlaub gehen kann, während in größeren Firmen die jeweiligen Abteilungen in die Urlaubsplanung mit einbezogen werden sollten.

2. Sei kompromissbereit

Wer auf seinem Urlaubswunsch beharrt, darf sich nicht wundern, wenn auch die Kolleg*innen nicht nachgeben. Besser: Mehrere Optionen für den Wunschurlaub angeben – und gemeinsam mit den Kolleg*innen überlegen, wer wann am besten in Urlaub gehen kann.

Eventuell kann man den Urlaub um ein oder zwei Wochen verschieben – und wird dafür im Folgejahr bevorzugt behandelt, was große Urlaubswünsche angeht. Wichtig: Diese Kompromisse sollten in jedem Fall schriftlich dokumentiert werden, auch wenn es sich nur um „kleinere“ Kompromisse wie der Verzicht auf einen Zwickeltag handelt.

3. Lege deine Beweggründe dar

Auch wenn der Ärger und Frust groß ist, hilft es, tief durchzuatmen und dem Gegenüber rückzumelden, warum einem genau dieser spezielle Urlaubszeitraum wichtig ist. Ohne Schuldzuweisungen und Vorwürfe sollte ein solches konstruktives Gespräch dazu führen, dass beide Parteien die jeweiligen Beweggründe ihres Gegenübers verstehen – und keiner das Gefühl hat, über den Tisch gezogen worden zu sein.

Wichtig im Gespräch: Frage nach und gebe mit deinen Worten wieder, was du verstanden hast. Damit signalisierst du Verständnis für die Lage des Anderen und gehst sicher, dass du dein Gegenüber richtig verstehst.

4. Lege im Rahmen der Urlaubsplanung eine öffentliche Urlaubsliste an

Schicken alle Mitarbeiter*innen ihre Urlaubswünsche einzeln an den*die Abteilungsleiter*in, hat niemand mehr die Übersicht, wer wann genau auf Urlaub gehen möchte.

Besser: Eine öffentliche Liste, in den alle Abteilungsmitglieder ihre Wunschtermine eintragen. So sehen alle auf einen Blick, wo es Überschneidungen gibt – und können idealerweise noch umdisponieren. Gelingt das nicht, ist zumindest ersichtlich, in welchen Zeiträumen es zu Problemen kommen könnte – und es kann gemeinsam nach einem Kompromiss gesucht werden.

5. Gemeinsam nach einer Lösung suchen

Nur Ansprüche zu stellen, ohne gleichzeitig an Lösungsvorschlägen zu arbeiten, macht wenig Sinn. Dabei gibt es nicht den einen Weg zur Glückseligkeit: Idealerweise suchen Kolleg*innen innerhalb der Abteilung gemeinsame Lösungen, die auf die Bedürfnisse von allen eingehen.

Ist die Situation zu festgefahren, darf man übrigens ruhig auf Hilfe von außen zurückgreifen – und sich einen externen Mediator zu Hilfe holen, etwa eine*n unbeteiligten Mitarbeiter*in aus einer anderen Abteilung. Gelingt auch so keine Lösung, entscheidet schlussendlich der*die Chef*in – und auch der wird seine Entscheidung nach sozialen und bedarfsmäßigen Gesichtspunkten ausrichten.

Wenn gar nichts mehr hilft, können wir mit dem Fenstertagekalender neue Urlaubsplanungsmöglichkeiten aufzeigen. Da es in der Praxis leider immer wieder zu Konflikten rund um das Thema Urlaub kommt, verrät unser Artikel alles über die rechtlichen Rahmenbedingungen in Österreich und beantwortet die häufigsten Fragen.

Hier findest du Tipps, wie du deine Urlaubsvertretung in deiner Abwesenheit vorbereitest.

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