Einleitung

Du bist ein Organisationstalent und willst Menschen helfen, ihr Potential zu entfalten?

Dann bist du bei uns richtig. Coachfident ist eine der führenden Karriereberatungen im deutschsprachigen Raum. Wir helfen ambitionierten Angestellten und Führungskräften, ihren Traumjob zu finden. Wir sind ein kleines Team (2 Personen), wachsen aber schnell und sind zu 100 % eigenfinanziert.

Seit 2021 hat Coachfident über 315 ambitionierte Angestellte und Führungskräfte in ihren Traumjob gebracht - mit 97 % Erfolgsquote und 251 hervorragenden Trustpilot-Bewertungen (4,9/5). Unser Ziel: das McKinsey der Karriereberatung zu werden, indem wir Coaching, Beratung und Jobvermittlung auf höchstem Niveau vereinen.

Damit unser Gründer Thomas sich voll auf exzellente Kundenergebnisse und die Weiterentwicklung des Produkts konzentrieren kann, suchen wir dich als tragende Rolle im operativen Tagesgeschäft.

Ihre Aufgaben

Das Besondere an dieser Rolle: Du bist kein:e reine:r Backoffice-Mitarbeiter:in. Du bist die Schnittstelle, die den Laden zusammenhält. Du sorgst dafür, dass unsere Klient:innen aktiv unterstützt werden und dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Aufgaben

1. Customer Success & Operative Klient:innen-Unterstützung (ca. 50 %)

Hands-on Support: Du hilfst unseren Klient:innen direkt bei der Erstellung ihrer Unterlagen. Das bedeutet: Du unterstützt bei Skripten, schneidest einfache Videos (keine Profi-Skills nötig, wir zeigen dir wie), bereitest Fotos auf und hilfst bei der Daten-Aufbereitung.
Onboarding & Offboarding der Klient:innen: Du sorgst für den perfekten Start (Verträge, Zugänge, Willkommens-Pakete) und einen sauberen Abschluss (Rezensionen einholen, Datenpflege).
Kommunikation & Vernetzung: Du beantwortest allgemeine Mails, vernetzt Klient:innen untereinander, postest Reminder für Live-Calls und lädst Aufzeichnungen (Zoom/Loom) hoch.

2. Executive Assistance & Admin (ca. 30 %)

Finanzen & Buchhaltung: Du bereitest die Buchhaltung vor (Belege scannen/zuordnen), schreibst und prüfst Rechnungen und überwachst Zahlungseingänge.
Kalender-Management: Du koordinierst und verschiebst 1:1 Termine, damit der Kalender effizient getaktet ist. Du trägst Calls im System ein, stornierst Termine und pflegst unser CRM.
Feel Good Management: Du organisierst kleine Team-Events oder exklusive Events für unsere Klient:innen.
Gatekeeper: Du managst den E-Mail-Posteingang der Geschäftsführung, filterst Anfragen und hältst Thomas den Rücken frei.

3. Marketing & Sales Support (ca. 20 %)

LinkedIn Community Management: Du koordinierst die Postings und Nachrichten des Profils von Thomas; schreiben musst du diese nicht selbst.
Marketing: Du unterstützt uns beim Testen diverser Marketing-Strategien oder Aktivitäten.

Ihr Profil

Qualifikation

Struktur-Liebe: Du verlierst auch bei vielen kleinen Aufgaben (Rechnung hier, Upload da, WhatsApp dort) nie den Überblick. Eine abgehakte To-Do-Liste gibt dir Energie. Wichtig: Du erhältst klare Anleitungen bei den Aufgaben.
Digitale Affinität: Du hast keine Angst vor Technik. Videos hochladen, einfache Schnitte in einer App machen, ChatGPT nutzen oder Excel-Listen pflegen geht dir leicht von der Hand.
Kommunikations-Profi: Dein Deutsch in Wort und Schrift ist exzellent und fehlerfrei. Du findest immer den richtigen Ton – ob in einer Mail an eine:n Geschäftsführer:in oder in einem LinkedIn-Kommentar.
Service-Mentalität: Du hast Freude daran, anderen den Rücken freizuhalten und scheust dich auch nicht vor administrativen Tätigkeiten, weil du weißt, dass sie Teil des großen Ganzen sind.
Hintergrund: Erfahrung in einer Rolle mit Kundenkontakt und Organisation (z.B. Assistenz, Hotellerie, Customer Success, Marketing-Assistenz).
Interesse an Teamgefühl im Office:

Job mit Sinn:

Wir wollen mit dir eine Unternehmenskultur schaffen und denken, dass wir dazu größtenteils gemeinsam im Office im 1. Bezirk arbeiten sollten. Home-Office-Möglichkeit gibt es auch, wir fänden es aber schön, wenn du sowieso Lust hast, ins Büro zu kommen.

Wenn du unsicher bist, ob du die Qualifikationen vollständig oder teilweise erfüllst, ermutigen wir dich dennoch, die Bewerbung einfach abzuschicken. :)

Benefits

Warum Coachfident? (Deine Benefits)

Wir sorgen dafür, dass Menschen ihr Potential im richtigen Job entfalten. Du wirst anderen sehr begeistert von deinem Job erzählen, weil du viel Impact hast und Dankbarkeit unserer Klient:innen erhältst.
Vielseitigkeit: Kein Tag ist wie der andere. Du lernst Marketing, Sales, Operations und das Coaching-Business aus der ersten Reihe kennen.
Sicherer Arbeitsplatz: Wir sind profitabel, krisensicher und wachsen organisch.
Modernes Arbeiten: Wir arbeiten in einem schicken Büro im 1. Bezirk mit gutem Kaffee, Tee und täglich frischem Obst sowie optionalen Afterwork-Events.

Werde Teil eines Teams, das Menschen hilft, ihr volles Potential zu entfalten – mit dir als Schlüsselspieler:in!

Die Position ist für ein Stundenausmaß von 40 (VZ) bis 30 (TZ) Stunden vorgesehen.

Executive Assistant & Customer Success (30-40 Stunden) (m/w/d)