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Mitarbeiter*in Wissenschaftsadministration und Management

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Mitarbeiter*in Wissenschaftsadministration und Management

20h pro Woche (Aufstockung bis zu 30h möglich)
befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung

Am Institut für Theoretische Physik (ITP) der TU Wien ist eine Stelle als Administrator*in des Spezialforschungsbereichs Qnnect, 20h pro Woche (Aufstockung auf bis zu 30h möglich), befristet auf 4 Jahre mit der Option auf Verlängerung, voraussichtlich ab März 2026 zu besetzen. Als Mitglied des Managementteams werden Sie den Koordinator des SFB Prof. Dr. Thomas Pohl unterstützen.

Ihre Aufgaben:

  • Aktive Kontaktstelle für SFB Mitglieder and externe Partner*innen, sowie Koordination der internen und externen Kommunikation des SFB.
  • Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Events, wie Seminare, internationale Gastvorträge, SFB-Workshops, Sommerschulen, Konferenzen und Öffentlichkeitsarbeit.
  • Nachbearbeitung der Events (Reiserechnungen und allgemeine Abrechnungen des gesamten SFB Teams).
  • Koordination und Dokumentation von Trainingsprogrammen für junge Wissenschaftler*innen und Austauschaktivitäten zwischen den beteiligten Forschungsgruppen.
  • Administration von SFB-Personal am ITP und finanzieller Aspekte des SFB, inkl. Kommunikation mit dem Fördergeber (FWF) und Finanzberichte.
  • Mitarbeit an Content Management Aufgaben wie SFB-Newsletter, SFB-Webseite, und Outreach-Materialien.

Ihr Profil:

  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Koordination wissenschaftlicher Projekte bzw. im Projektmanagement
  • Organisation und Planung, Zeitmanagement, Ergebnisorientierung, Projektmanagement, IT-Kompetenz, Analytische Fähigkeiten
  • Begeisterungsfähigkeit, Genauigkeit, Eigenverantwortlichkeit, Lernfähigkeit, Stressresistenz/Resilienz
  • Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent, Teamfähigkeit/Kooperationsbereitschaft
  • SAP Kenntnisse von Vorteil
  • Exzellente Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
  • Bildungsabschluss: Matura-Niveau

Wir bieten:

  • Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
  • Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Fringe-Benefit Katalog der TU Wien)
  • Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
  • Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)

Die Entlohnung erfolgt nach dem Mindestentgelt der Gehaltsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag für Arbeitnehmer*innen der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 20 Stunden derzeit EUR 1.379,60 brutto/Monat (14x jährlich)
Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet (Überzahlung möglich).

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