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Mitarbeiter:in Sekretariat & Kursorganisation (m/w/d)

  • Internationale Akademie für Physioenergetik
  • 1120 Wien
  • Feste Anstellung
  • Teilzeit
  • Erschienen: vor 2 Wochen
Mitarbeiter:in Sekretariat & Kursorganisation (m/w/d)Internationale Akademie für Physioenergetik

Wir suchen eine freundliche, verlässliche und gut organisierte Person, die eigenverantwortlich das Sekretariat unserer Internationalen Akademie für Physioenergetik führt und unsere Kurse organisatorisch betreut.

Mitarbeiter:in Sekretariat & Kursorganisation (m/w/d)
Internationale Akademie für Physioenergetik
Arbeitsort: Oswaldgasse 65, 1120 Wien
Umfang: 17 Stunden/Woche

Montag bis Donnerstag: 09:00–12:00 Uhr
Freitag: 08:00–13:00 Uhr

Ihre Aufgaben – Sie sind die zentrale Ansprechperson

  • Eigenständige Sekretariatsführung
    • Telefonbetreuung (Anfragen von Teilnehmer:innen & Interessent:innen)
    • Selbstständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails
    • Verwaltung von Teilnehmerlisten, Stammdaten und Kursunterlagen
    • Allgemeine Büroorganisation (Ablage, Dokumente vorbereiten, Überblick behalten)
    • Aktualisierung der Website sowie Versand von Newslettern
  • Kursorganisation
    • Vorbereitung der Kurse (Unterlagen drucken/vorbereiten, Listen erstellen, Aufbau im Seminarraum)
    • Persönliche Betreuung der Kurse vor Ort (Begrüßung der Teilnehmer:innen, Anwesenheitslisten, organisatorische Unterstützung der Referent:innen, Vorbereitung des Buffets)
    • Nachbereitung der Kurse (Dokumentation, Feedback bearbeiten, Unterlagen versenden)
    • Einfacher Videoschnitt von Online-Seminaraufzeichnungen (z. B. Anfang/Ende kürzen, grobe Anpassungen)

Das bringen Sie mit

  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau
  • Freundliches, ruhiges und wertschätzendes Auftreten – besonders am Telefon und im persönlichen Kontakt
  • Hohe Eigenverantwortung und Freude daran, Abläufe selbstständig zu organisieren
  • Organisationstalent und strukturierte, genaue Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit dem Computer (E-Mail-Programme, Office-Anwendungen; idealerweise Erfahrung mit Online-Meeting-Tools wie Zoom )
  • Bereitschaft, sich in einfache Videoschnitt-Programme einzuarbeiten (oder erste Vorkenntnisse)
  • Verlässlichkeit, Pünktlichkeit und eine serviceorientierte Haltung

Wir bieten

Wir bieten Ihnen eine verantwortungsvolle Position, in der Sie das Sekretariat eigenständig führen und einen fixen Teilzeit-Job mit klaren, gut planbaren Arbeitszeiten!

Gehalt: Brutto € 1.240,-

Das angegebene Gehalt dient als Richtwert. Eine Anpassung bei entsprechender Qualifikation und Berufserfahrung ist möglich.

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