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Office Manager:in (m/w/d)

  • Universität Graz
  • Graz
  • Befristeter Vertrag
  • Vollzeit
  • Erschienen: vor 4 Tagen
Office Manager:in (m/w/d)Universität Graz

Über uns

An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Wir verbinden Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft

Das IDea_Lab stellt eine Plattform dar, in der Menschen mit interdisziplinären Fähigkeiten zusammenarbeiten, um folgendes Ziel zu verfolgen: die Realisierung der digitalen Transformation an der Universität Graz durch interdisziplinäre Kooperation & Kollaboration.

Als Brückenbauer bringt das IDea_Lab Menschen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Gesellschaft zusammen. Es werden Impulse und Maßnahmen gesetzt, die einen technologie- und zukunftsorientierten Dialog ermöglichen sowie zur Wissensgenerierung im Kontext aktueller Digitalisierungsentwicklungen beitragen.

IDea_Lab - Das interdisziplinäre digitale Labor der Universität Graz

Office Manager:in (m/w/d)

  • Bewerbungsfrist: 21.05.2026
  • Verwendungsgruppe: IIIa
  • Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79
  • Dienstbeginn: Juni 2026
  • Wochenstunden: 40 h/W
  • Anstellungsdauer: Vorerst befristet mit Option auf Dauerstelle
  • Befristung: 1 Jahr

Ihre Aufgaben

  • Eigenverantwortliches Sekretariats-, Verwaltungs- und Organisationsmanagement inkl. Terminkoordination zur administrativen Unterstützung der IDea_Lab-Leitung 
  • Koordination von Terminen, Betreuung von Sitzungen und Besprechungen inkl. Protokollierung
  • Selbstständige und eigenverantwortliche Budgetverwaltung (Abwicklung von Einkauf, Bestellungen, Budgetplanung, Abrechnung) sowie Inventarverwaltung
  • Eigenständige Vorbereitung, Organisation und administrative Betreuung von Workshops und Veranstaltungen
  • Betreuung administrativer Personalagenden (inkl. Begleitung von Ausschreibungs- und Auswahlprozessen sowie Berufungsverfahren)
  • Administrative Verwaltung der dem IDea_Lab zugeordneten Räumlichkeiten
  • Korrespondenz mit wissenschaftlichen, öffentlichen oder privatwirtschaftlichen Einrichtungen im In- und Ausland
  • Administrative Betreuung des Web-Auftrittes, Eingabe von News- und Veranstaltungsinformationen

Ihr Profil

  • Abgeschlossene einschlägige Ausbildung und/oder ausgewiesene Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise einer wissenschaftlichen oder F&E-Einrichtung
  • Sehr gute IT-Anwendungs-Kenntnisse (MS Office, KI-Chatbots, SAP und Bereitschaft, sich in universitätsinterne Systeme einzuarbeiten)
  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
  • Kenntnisse der universitären Organisation und Strukturen (wünschenswert)
  • Erfahrung in der Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und Workshops (wünschenswert)
  • Interesse an Digitalisierung und digitaler Transformation (wünschenswert)
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit,  Teamfähigkeit und Serviceorientierung
  • Genaue, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise, Flexibilität und Problemlösungskompetenz

Wir bieten

  • Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
  • Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
  • Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
  • Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
  • Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
  • Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich.




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Universität Graz
Bildung & Training • Wissenschaft & Forschung • 2501-5000 Mitarbeiter
1 Job

Unser Standort

Universität GrazUniversitätsplatz 3, 8010 Graz, Österreich
Pendelzeit
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Mitarbeitervorteile

Betriebliche Altersvorsorge
Sportaktivitäten
Flexible Arbeitszeiten
Mitarbeiter-Laptop
Fitnessangebote
Die abgebildeten Mitarbeitervorteile sind unternehmensabhängig und können je nach Position und Abteilung abweichen.
Betriebliche Altersvorsorge
Sportaktivitäten
Flexible Arbeitszeiten
Mitarbeiter-Laptop
Fitnessangebote
Firmenevents
Parkplatz
Mitarbeiterrabatte
Sabbatical
Kinderbetreuung
Betriebsarzt
Coaching
Homeoffice
Zusätzliche Urlaubstage
Kfz-/Reisezulage
Barrierefreiheit
Gute Verkehrsanbindung
Die abgebildeten Mitarbeitervorteile sind unternehmensabhängig und können je nach Position und Abteilung abweichen.

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