Wenn du wegen Urlaub, Krankenstand, Elternzeit oder aus anderen Gründen nicht erreichbar bist, solltest du deine Kontakte frühzeitig informieren. Mit einer professionellen Abwesenheitsnachricht in Outlook geht das ganz einfach: Du teilst mit, wann du wieder da bist, ob die Nachricht weitergeleitet wird und wer während deiner Abwesenheit zuständig ist – zum Beispiel eine Kollegin oder ein Kollege aus deinem Team.
Inhaltsverzeichnis
Das Wichtigste in Kürze
Was genau ist die Abwesenheitsnotiz in Outlook?
Aufbau einer Abwesenheitsnachricht
Abwesenheitsnotiz E-Mail Vorlagen & Beispiele
7 Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnachricht
Kurzanleitung: Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen
Outlook-App: Abwesenheitsnachricht am Smartphone aktivieren
FAQ
Das Wichtigste in Kürze
- Abwesenheitsnachricht (Outlook): Automatische Mails informieren über deine Abwesenheit und geben Rückmeldung, wann du wieder erreichbar bist.
- Inhalt einer Abwesenheitsnotiz: Zeitraum, Rückkehrdatum, Name und Kontakt der Vertretung sowie eine passende Grußformel gehören dazu.
- Outlook einrichten: Die Abwesenheitsnotiz lässt sich über „Datei“ > „Automatische Antworten“ schnell und individuell einrichten – auch in den mobilen Outlook-Apps.
- Datenschutz beachten: Keine sensiblen Infos wie Reiseziel oder private Telefonnummer in die Nachricht aufnehmen.
- Vorlagen für viele Fälle: Im Beitrag findest du Textbeispiele für Urlaub, Krankenstand, Elternzeit, Feiertage und interne Abwesenheitsmeldungen.
Was genau ist die Abwesenheitsnotiz in Outlook?
Eine Abwesenheitsnotiz, auch automatische Antwort genannt, ist eine Mail, die Outlook selbstständig verschickt, wenn du gerade nicht erreichbar bist. So wissen Absender*innen sofort, warum du gerade nicht antwortest – und an wen sie sich stattdessen wenden können. Du kannst diese Funktion ganz einfach einrichten, entweder für interne Kontakte innerhalb deiner Organisation oder für externe Personen. Eine gut formulierte Nachricht wirkt professionell, spart Rückfragen und schützt gleichzeitig deine Erholung.
Aufbau einer Abwesenheitsnachricht
Eine gute Abwesenheitsnachricht besteht aus vier Teilen:
1. Betreff
Der Betreff deiner Abwesenheitsnotiz sollte am besten „Abwesenheitsnotiz“ lauten (auf Englisch „out of office“). Ergänzen kannst du ihn noch durch den Zeitraum, dann sieht der*die Empfänger*in schon vor dem Öffnen des Mails, wann du nicht erreichbar bist.
2. Anrede
Neutral, professionell und einfach gehalten – zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder du verzichtest ganz auf eine Anrede. Ein kurzer Dank ist immer passend: „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“
3. Informationen zur Abwesenheit
Hier führst du die wichtigsten Infos für deine Kontakte auf:
- Zeitraum deiner Abwesenheit
- Grund (optional, z. B. Urlaub oder Elternzeit)
- Rückmeldedatum
- Die Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung (inkl. Name, Position und Mailadresse)
Hinweis: Verzichte auf persönliche Infos wie dein Urlaubsziel oder deine private Telefonnummer. Das schützt deine Privatsphäre und entspricht dem Datenschutz.
1. Schluss & Grußformel
Bei der Wahl der richtigen Grußformel am Ende solltest du dir überlegen, wer die Nachricht bekommt: Wird sie nur firmenintern verschickt oder geht sie an alle Absender hinaus? Hast du viel Kontakt zu unterschiedlichen Kund*innen, von denen du manche duzt und andere siezt?
Je nach Empfänger*innengruppe kannst (oder sogar solltesz) du deine Grußformel anpassen. Freundlich und positiv wirken Formulierungen wie:
„Ich freue mich, Ihnen ab dem TT.MM.JJJJ wieder persönlich zur Verfügung zu stehen.“
Abwesenheitsnotiz E-Mail Vorlagen & Beispiele
Hier findest du Vorlagen für unterschiedliche Situationen – einfach kopieren und nach deinem Bedarf anpassen.
– Urlaub:
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin bis XX.XX. auf Urlaub und kann währenddessen nicht auf meine Mails zugreifen. Ich melde mich im Anschluss bei Ihnen. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet, in dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine*n Kolleg*in XX YY unter der Mailadresse vorname.nachname@firma.at.
– Krankheit / Krankenstand:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider bin ich aus persönlichen Gründen für unabsehbare Zeit nicht erreichbar.
Bitte wenden Sie sich an meine*n Kolleg*in XX YY unter der Mailadresse vorname.nachname@firma.at oder unter der Telefonnummer XXXXXX.
– Firmenaustritt / Nach Kündigung:
Danke für Ihre Nachricht. Ich bin seit TT.MM.JJJJ nicht mehr in diesem Unternehmen tätig und kann Ihre Nachricht daher nicht beantworten. Bitte wenden Sie sich an meine*n Nachfolger*in Vorname Nachname unter vorname.nachname@firma.at oder kontaktieren Sie info@firma.at, da Ihre Nachricht nicht automatisch weitergeleitet wird.
– Weihnachten:
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen über Weihnachten Pause, am TT.MM.JJJJ bin ich wieder für Sie erreichbar. Ihre Nachricht wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet. Ich wünsche Ihnen ein frohes Fest und erholsame Feiertage.
– Feiertag:
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin ab/am TT.MM.JJJJ wieder erreichbar. Ihre Nachricht wird aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes nicht weitergeleitet. Ich melde mich nach meiner Rückkehr bei Ihnen.
– Elternzeit / Mutterschutz
Danke für Ihre Nachricht. Ich bin bis XX.XX.XXXX in Elternzeit und bis dahin nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich gegebenenfalls an meine*n Kolleg*in XX YY unter der Mailadresse vorname.nachname@firma.at, der*die während meiner Abwesenheit meine Aufgaben übernimmt.
– Intern – für Kolleg*innen:
Liebe Kolleg*innen,
ich bin aktuell nicht im Haus und ab TT.MM.JJJJ wieder verfügbar.
Bei dringenden Anliegen wendet euch bitte an XX YY unter vorname.nachname@firma.at.
7 Tipps für eine gelungene Abwesenheitsnachricht
1. Schalte automatisierte Antworten ein
Üblicherweise lässt sich die Abwesenheitsnotiz als Autoreply, also automatisierte Antwort, in den Einstellungen deines E-Mail-Providers eingeben. Sieh dir dort an, ob du auch unterschiedliche Antworten für unterschiedliche Empfänger*innengruppen (intern und extern) oder individuelle für bestimmte Empfänger*innen eingeben kannst.
2. Passe die Abwesenheitsnotiz an deine Firma an
Was ist in deiner Firma üblich? Der Standard sind förmliche und kurze Formulierungen, in manchen Unternehmen sind persönliche Bemerkungen und Erklärungen üblich (wo man auf Urlaub hinfährt, dass man wegen eines Krankenstandes abwesend ist, etc.). Grundsätzlich sollte eine Abwesenheitsnotiz aber unpersönlich formuliert sein, schließlich bekommt sie normalerweise jeder, der dich kontaktiert – und du kannst im Vorhinein vielleicht gar nicht absehen, wie du zu all denen stehst, die dir Mails schicken.
3. Erwähne alle wichtigen Informationen
Damit du deine Abwesenheit auch wirklich zum Abschalten bzw. vielleicht sogar als Gelegenheit zum Digital Detox nutzen kannst, gestalte deine Abwesenheitsnotiz unmissverständlich und mit allen notwendigen Infos, damit es nicht zu Nachfragen oder Verwirrungen kommt. Manchmal wird dazu geraten, für dringende Nachfragen eine Telefonnummer anzugeben, unter der man dich dennoch erreichen kann – sieh davon ab, wenn du deine Ruhe haben möchtest, denn viele werden ihr Anliegen als dringend empfinden und dich anrufen.
4. Deutsch oder Englisch?
Ist es sinnvoll, die Nachricht auf Deutsch und auf Englisch zu verfassen? Wenn du viel mit internationalen Kund*innen zu tun hast, sollte die Nachricht auf Deutsch und Englisch verfasst sein – am besten beginnst du schon mit dem Betreff „Abwesenheitsnotiz / out of office“ und führst erst den deutschen und anschließend den englischen Text an.
5. Korrekturlesen
Bevor du die Abwesenheitsnotiz fertigstellst, sieh dir noch einmal an, ob keine Zahlendreher oder Vertipper drin sind – ist der Zeitraum richtig angegeben, hast du auch die richtige Jahreszahl geschrieben? Es kann sehr peinlich werden, wenn aus deiner Nachricht mehr Verwirrung als Aufklärung darüber entsteht, wann du wieder zurück bist.
6. E-Mail Signatur
Vergiss nicht auf deine E-Mail-Signatur, auch in der Abwesenheitsnotiz sollte sie enthalten sein.
7. Wenn du wieder zurück bist: Abwesenheitsnachricht abschalten
Wenn du deine Abwesenheitsnotiz nicht automatisch für einen bestimmten Zeitraum eingestellt hast, vergiss nicht darauf, sie wieder zu deaktivieren, wenn du zurück bist.
Kurzanleitung: Abwesenheitsnotiz in Outlook einstellen
Mit Microsoft Outlook kannst du deine Abwesenheitsnachricht ganz einfach einrichten:
So geht’s am Desktop:
- Öffne Outlook und klicke auf „Datei“
ODER
Du verwendest das „Neue Outlook“. In dem Fall klickst du oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen.
- Wähle „Automatische Antworten“ aus.
- Aktiviere „Automatische Antworten aktivieren“.
- Lege den gewünschten Zeitraum (Start und Ende) fest.
- Gib die Nachricht für interne Kontakte (innerhalb der Organisation) und externe Absender*innen separat ein.
- Bestätige mit „OK“.
Outlook-App: Abwesenheitsnachricht am Smartphone aktivieren
Auch unterwegs kannst du in der Outlook-App deine Abwesenheitsnotiz einstellen:
- Öffne die App
- Gehe auf Einstellungen
- Konto auswählen
- Automatische Antworten aktivieren
- Nachricht eingeben → speichern – fertig!
Ideal, wenn du deine Mail-Abwesenheit auch spontan organisieren willst.
Regeln für automatische Antworten in Outlook
Du kannst für deine Abwesenheitsnotiz Regeln festlegen, zum Beispiel:
- Nur bestimmte Mails automatisch beantworten
- Mails mit bestimmten Stichwörtern weiterleiten
- Nachrichten von einzelnen Kolleg*innen ignorieren oder an eine andere Person senden
Mehr Infos dazu findest du hier:
Microsoft Support – Regeln für automatische Antworten
FAQ
Wie kann ich in Outlook eine Abwesenheitsnotiz einrichten?
In Outlook richtest du eine Abwesenheitsnotiz über „Datei“ > „Automatische Antworten“ ein. Dort kannst du den Zeitraum definieren und eigene Texte für interne und externe Kontakte eingeben. Auch Regeln für bestimmte Absender*innen lassen sich festlegen.
Wird meine Abwesenheitsnotiz automatisch deaktiviert?
Wenn du beim Einrichten der Abwesenheitsnotiz einen Zeitraum angibst, wird sie automatisch mit dem Enddatum deaktiviert. Ohne Zeitangabe musst du sie manuell ausschalten, sobald du wieder im Büro bist.
Kann ich in Outlook verschiedene Abwesenheitsnotizen für interne und externe Kontakte erstellen?
Ja, Outlook bietet dir die Möglichkeit, zwei verschiedene Texte zu verfassen – eine für Personen innerhalb deiner Organisation und eine für externe Kontakte. So kannst du individuell auf Zielgruppen eingehen.
Gibt es eine Abwesenheitsnotiz-Funktion in der Outlook-App am Handy?
Ja, auch in der mobilen Outlook-App kannst du eine automatische Antwort aktivieren. Unter „Einstellungen“ > „Konto auswählen“ > „Automatische Antworten“ kannst du die Nachricht direkt am Smartphone eingeben und speichern.
Was sollte in einer Abwesenheitsnachricht unbedingt stehen?
Eine gute Abwesenheitsnachricht enthält:
- Zeitraum deiner Abwesenheit
- ggf. den Grund (z. B. Urlaub oder Elternzeit)
- Zeitpunkt deiner Rückkehr
- Name und Kontaktdaten deiner Vertretung
- Eine freundliche, professionelle Grußformel
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