Bewerbungsgespräch führen

Ein gutes Bewerbungsgespräch führen ist ein wesentlicher Schritt, um die besten Kandidat*innen zu identifizieren, aber auch jener Teil des Bewerbungsprozesses, der am fehleranfälligsten ist. Ziel dabei ist es, objektiv zu bleiben und die besten Bewerber*innen herauszufiltern. Wir verraten dir, wie du ein Bewerbungsgespräch erfolgreich führst.

Checkliste: Vorbereitungen für das Führen eines Vorstellungsgesprächs

Das Bewerbungsgespräch ist ein wichtiger Bestandteil des Bewerbungsprozesses. Denn dabei hast du als Arbeitgeber die Möglichkeit, die Bewerber*innen persönlich kennenzulernen und mit ihnen in den Austausch zu gehen.

Bevor das Gespräch überhaupt stattfinden kann, benötigt es ein bisschen an Vorbereitung & Planung. Wir haben eine Checkliste für die richtige Vorbereitung zusammengestellt, die die wichtigsten Aspekte beinhaltet:

• Raumbuchung: Wo willst du das Bewerbungsgespräch führen? Gibt es einen ruhigen Raum, der hell ist bzw. auch über Tageslicht verfügt? Muss der Raum gebucht oder reserviert werden? Wer übernimmt das?
  
• Getränke: Um einen guten Eindruck bei den Bewerber*innen zu hinterlassen, gehört eine (zumindest minimale) Bewirtung dazu. Denke also vorab an Getränke. Zumindest ein Krug Wasser sollte am Tisch stehen, idealerweise bietest du auch Tee und Kaffee an oder sogar Säfte. Hier solltest du auch klären, wer dies übernimmt. Denn das Zubereiten von Tee und Kaffee benötigt doch ein wenig Zeit, in der du die Bewerber*innen alleine sitzen lassen müsstest, wenn es niemand anderen gibt, der das Servieren für dich übernimmt.
  
• Benötigte Zeit: Überlege dir vorab, wie viel Zeit das Bewerbungsgespräch in Anspruch nehmen wird. Bedenke dabei auch, wie viele Personen teilnehmen werden, die unterschiedlich viele Fragen haben können. Egal, auf welchen Zeitrahmen du dabei kommst, plane auf jeden Fall sicherheitshalber noch einen zusätzlichen Puffer von 15 bis 30 Minuten ein – damit gibt es keinen unnötigen Zeitdruck.
  
• Teilnehmende Personen: Eine weitere Frage, die du dir als Recruiter*in beziehungsweise als Arbeitgeber vorab stellen solltest, ist, wer am tatsächlichen Bewerbungsgespräch teilnimmt. Ist dies nur die Personalabteilung? Kommt jemand aus dem Fachbereich mit dazu? Falls die direkte Führungskraft an dem Gespräch nicht teilnimmt, solltest du hier vorab ein genaues Anforderungsprofil absprechen, damit du alle gewünschten Kompetenzen festhalten und während des Interviews abrufen kannst. Falls es doch mehrere Personen sind, die auf Unternehmensseite am Bewerbungsgespräch teilnehmen, sollte vorab geklärt werden, wer die Leitung des Gesprächs übernimmt und auch, wer welchen Teilbereich des Gesprächs führen wird. Besser immer vorher absprechen, als dann während des Gesprächs nicht gut vorbereitet bzw. abgestimmt zu wirken. In manchen Firmen wird zudem die Partizipation zukünftiger Kolleg*innen sehr groß geschrieben. Meist wird hier eine Person ausgewählt, die in weiterer Folge auch eng mit der neuen Person zusammenarbeiten wird. Da die Mitarbeiter*innen sehr genau wissen, welche Qualifikationen es in der täglichen Arbeit wirklich braucht und auch eine gutes Miteinander von großer Bedeutung ist, kann es Sinn machen, hier auch Kolleg*innen hinzuzuziehen.
  
• Abholen der Bewerber*innen: Auch das Abholen und Begrüßen der Bewerber*innen sollte geregelt werden. Wer übernimmt diese Tätigkeit? Denke dabei daran: Die Candidate Experience beginnt bereits ab dem ersten Betreten des Unternehmens. Für die Candidate Journey zählt eben auch der erste Eindruck. Das Bewerbungsgespräch führen ist nur ein ein Teil deiner Aufgabe, werden Bewerber*innen bereits an der Tür freundlich empfangen und betreut, schaffst du einen positiven ersten Eindruck von euch als Arbeitgeber.
  
• Unterlagen ausdrucken: Auch an das Ausdrucken aller Unterlagen solltest du vorab denken. Dazu zählen einerseits die Bewerbungsunterlagen (inkl. Lebenslauf) sowie andererseits der Interviewleitfaden (auf den wir im nächsten Abschnitt noch näher zu sprechen kommen werden) und auch die Stellenanzeige. Leg dir einen Notizblock inkl.Stiften bereit, um während des Gespräches Notizen machen zu können, gegebenenfalls kann aber auch unser Template – die Interview-Scorecard hilfreich sein, um strukturierte Notizen zu machen. Idealerweise stellen sie auch den Bewerber*innen einen Notizblock zur Verfügung.

Interview Scorecard

Nutze dieses strukturierte Bewertungsschema um Bewerbende hinsichtlich zentraler Kompetenzen für die jeweilige Rolle objektiv zu beurteilen

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• Kollisionen mit anderen Bewerber*innen vermeiden: Sofern es sich nicht um ein Assessment Center handelt, bei dem es von vorne herein geplant ist, dass mehrere Bewerber*innen zusammen interviewt werden, solltest du vermeiden, dass es zu Kollisionen kommt. Denn das vermittelt das Gefühl einer Massenabfertigung. Natürlich wissen Bewerber*innen in der Regel, dass sie nicht die einzigen sind, mit denen Unternehemn ein Bewerbungsgesrpcäh führen und dass sie in Konkurrenz mit anderen Bewerber*innen stehen, doch auf diese auch zu treffen, muss nicht sein. Wenn du mehrere Gespräche am selben Tag führst, plane idealerweise einen gewissen Zeitpuffer zwischen den einzelnen Terminen ein.
  
• Unternehmenspräsentation vorbereiten: Bewerber*innen sind neugierig. So wie du wissen möchstest, ob die Personen gut zu deinem Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle passt, wollen auch Bewerber*innen wissen, ob dein Unternehmen das richtige für sie ist. Hier hast du die Möglichkeit, dich im Rahmen des Employer Brandings als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und auf die Vorteile einer Anstellung in deinem Unternehmen hinzuweisen. Erzähle, was euch als Arbeitgeber ausmacht, damit die Bewerber*innen das Unternehmen besser kennen lernen können. Verweise auch auf etwaige Corporate Benefits, von denen künftige Arbeitnehmer*innen profitieren können. Auch wenn noch nicht sicher ist, ob die jeweilige Person tatsächlich Teil des Teams wird, beginnt die Mitarbeiterbindung bereits beim ersten Gespräch und du solltest hier nichts unversucht lassen, dein Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber darzustellen – auch wenn es zu einer Absage kommen sollte, man weiß nie, ob sich die Wege nicht doch noch einmal kreuzen werden.

Die Candidate Experience ist eine Aneinanderreihung von Schlüsselmomenten. Wenn Bewerbende hier Haltung, Respekt und Verbindlichkeit spüren, bestätigt das das Arbeitgeberversprechen. Der erste Kontakt ist oft entscheidend dafür, ob sich Talente mit dem Unternehmen identifizieren können.

Melanie Adam-Fischer, Employer Branding Strategin

Interviewleitfaden vorbereiten

Der Interviewleitfaden dient dazu, während des Gespräches einen guten Überblick zu haben und auf keine wichtige Frage zu vergessen. Wir empfehlen dir bei der Erstellung des Interviewleitfadens in drei Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Fragen-Brainstorming

Liste zunächst alle Fragen auf, die dir für das Bewerbungsgespräch einfallen. Denke dabei an Fragen zur Qualifikation und Berufserfahrung der Bewerber*innen, Fragen zu persönlichen Eigenschaften und Werten, zu Wünschen und Erwartungen, zum Arbeitsstil etc. Ziehe für dieses Brainstorming auch gerne andere Personen hinzu beispielsweise Führungskräfte, Personen aus den einzelnen Fachabteilungen oder aus dem Personalmanagement. Denn beim gemeinsamen Brainstorming lassen sich oftmals die besten Resultate erzielen. Nutze gern auch unsere 50 starken Interviewfragen nahc der STAR-Methode als Inspiration.

Die STAR-Methode: 50 starke Interview-Fragen für dich!

Die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result) ist eine
strukturierte Technik, um verhaltensbasierte Interviewfragen klar und präzise zu beantworten. Sie fordert Kandidat*innen auf, Situation, Aufgabe, Handlung und Ergebnis übersichtlich darzustellen und so
ihre Erfahrungen zu zeigen.

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Schritt 2: Sortierung der Fragen nach Dringlichkeit

Im zweiten Schritt geht es um eine Sortierung der Fragen. Die relevantesten Fragen sollten dabei an erster Stelle gestellt werden, sodass am Ende eher jene Fragen stehen, die eher rein interessehalber gestellt werden. Da jedes Gespräch unterschiedlich verlaufen und unterschiedlich viel Zeit in Anspruch nehmen kann, gehe so sicher, dass die wichtigsten Fragen während des Interviews auf jeden Fall beantwortet werden.

Schritt 3: Anpassen des Interviewleitfadens an das jeweilige Gespräch

Ist ein genereller Interviewleitfaden erst einmal erstellt, kann dieser beliebig angepasst werden, je nachdem, mit welchem Fokus du das Bewerbungsgespräch führen willst. Ergänze dabei Fragen, die für die jeweilige ausgeschriebene Stelle relevant sind bzw. die von den direkten Vorgesetzten auch noch unbedingt gestellt werden wollen. So verwandelt sich ein allgemein gültiger Interviewleitfaden, der im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann, zu einem präzise angepassten Leitfaden, der perfekt auf die konkrete Position passt.

Bewerbungsgespräch führen: 5 Phasen eines Vorstellungsgespräches

Willst du ein Bewerbungsgespräch führen, so läuft das in der Regel in fünf Phasen ab. Dabei steht die Begrüßung immer an erster Stelle und Gesprächsabschluss an letzter Stelle. Die drei Phasen, die dazwischen stehen, können in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Oftmals hängt das auch davon ab, bei welchem Teil welche Personen anwesend sein sollen, da vor allem Führungskräfte oftmals aus Zeitgründen nicht während des gesamten Gesprächs anwesend sein können. Vieles liegt aber auch an persönlichen Präferenzen, ob du zunächst die Bewerber*innen kennen lernen willst oder erst etwas über das Unternehmen erzählen möchtest. Wir stellen dir nun die 5 Phasen des Vorstellungsgespräches vor:

Begrüßung

Die Begrüßungsphase wird oftmals als nicht ganz so wichtig angesehen, da hier noch keine wichtigen Informationen ausgetauscht werden. Doch die Realität ist: Dieser anfängliche Teil ist beim Bewerbungsgespräch führen keine Nebensache, gibt er doch den Ton für das restliche Gespräch an. Wenn du es hier schaffst, dass sich die Bewerber*innen wohl fühlen, verläuft das gesamte Gespräch viel angenehmer und du wirst die Person auch deutlich besser kennen lernen. Ziel der Begrüßung ist es, sich vorzustellen und miteinander warm zu werden. Hier kann Smalltalk helfen, die anfängliche Nervosität abzubauen und eine angenehme Basis zu schaffen, auf der das weitere Interview aufgebaut werden kann. Biete den Bewerber*innen etwas zu trinken an, frag, wie die Anreise war, ob sie gut hergefunden haben, ob sie schon einmal in der Nähe zu tun hatten oder teile mit Ihnen, dass es auch für dich immer wieder spannend ist, dann ein „echtes“ Gesicht zu der Bewerbung auf Papier vor sich zu haben.

Interview

Im Interview selbst geht es darum, dass du als Vertretung der Arbeitgeber-Seite Fragen an die Bewerber*innen richtest, um festzustellen, ob diese für den Job geeignet sind und auch ins Unternehmen sowie ins bestehende Teamgefüge passen. Hier kann eine Reihe unterschiedlicher Fragen zum Einsatz kommen, die du als Recruiter*in stellen kannst:

• Fragen zur Berufserfahrung und den Qualifikationen: Frage hier auch nach, wann welche Qualifikation bereits zum Einsatz kam, welche Aufgaben die Bewerber*innen in vorhergehenden Stellen übernommen haben, welche davon ihnen besonders Spaß gemacht haben und wieso etc. Hier hilft es auch, den Lebenslauf vor sich zu haben und auf etwaige Unklarheiten eingehen zu können oder bei einzelnen Punkten genauer nachfragen zu können.

Tipp: Du kannst die Kompetenzfragen mit KI generieren, z.B. mit
ChatGPT, Copilot, Gemini. So könnte dein Prompt aussehen:

Erstelle mir einen Interviewleitfaden für meine Stelle {Stellenanzeige}.
Verwende dafür das STAR-Framework {Stepstone Dokument}. Generiere
für jede der 5 Schlüsselkompetenzen je eine verhaltensbasierte und eine
situative Frage. Am Ende sollen 10 Fragen stehen.

Jana Oetken, KI-Expertin – hier findest du mehr Prompting Hacks für Recruiter

• Fragen zu persönlichen Eigenschaften und Werten: Bei diesen Fragen geht es darum, herauszufinden, wie die Person tickt, welche Eigenschaften sie mitbringt und ob diese auch zum Team passen. Zudem ist es langfristig wichtig, dass der Cultural Fit zwischen der Unternehmenskultur und den Werten der Bewerber*innen gegeben ist. Mit Fragen wie „Was ist Ihnen wichtig im Leben?“ oder „Welche Werte vertreten Sie?“ kannst du dies grundsätzlich gut erreichen. Weitaus aufschlussreicher kann es jedoch sein, Bewerber*innen eine vorab vorbereitete Liste an Werten nach ihrer persönlichen Wichtigkeit zu reihen. Eine weitere mögliche Frage wäre, wie sie mit einer von dir geschilderten Konfliktsituation umgehen würden. So bleiben die Fragen nicht theoretisch und du kannst dir ein genaues Bild davon machen, wie die Bewerber*innen in gewissen Situationen reagieren würden.
• Fragen zum Arbeitsstil: Mit diesen Fragen kannst du in Erfahrung bringen, inwieweit Bewerber*innen Teamarbeit oder Einzelleistungen bevorzugen bzw. welche Tätigkeiten sie lieber im Alleingang ausüben und wo sie sich Unterstützung dazu holen. Wenn du ein Bewerbungsgespräch führen willlst, das dir Infos zum Arbeitsstil der Person gibt, solltest du Fragen dazu stellen, wie sie sich einen Überblick über die Aufgaben verschafft, welche Prioritäten sie morgens zum Arbeitsbeginn hat, wie sie mit unterschiedlichen Herausforderungen umgeht, wie sie den Arbeitstag plant und wie sie in stressigen Situationen reagiert oder mit Deadlines umgeht. Das hilft dir dabei, besser einzuschätzen, welchen Arbeitsstil du von den Bewerber*innen erwarten kannst. Eine gute Frage in diesem Zusammenhang ist auch, wie frühere Arbeitskolleg*innen den Arbeitsstil der Bewerber*innen beschreiben würden bzw. wie diese ehemaligen Kolleg*innen sie als Person beschreiben würden.
• Fragen zu Wünschen und Erwartungen: Hier kannst du fragen, wie sich die Bewerber*innen den neuen Job in Ihrem Unternehmen vorstellen, aber beispielsweise auch, was passieren müsste, damit sie bereits während des Probemonats wieder kündigen. Erfrage Erwartungen hinsichtlich der Aufgaben, der Aufstiegsmöglichkeiten, der Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen sowie den Vorgesetzten und wie viel Feedback benötigt wird. In diesen Bereich fallen jedoch auch Fragen zu den Präferenzen bezüglich Arbeitsort (im Büro, Homeoffice bzw. welches Ausmaß von Homeoffice ideal wäre), Arbeitszeit und sonstigen Rahmenbedingungen der Arbeit. So kannst du abschätzen, ob ihr den Bewerbern im Unternehmen auch das bieten könnt, was sie sich vorstellen und wünschen, um langfristig zufrieden mit diesen Rahmenbedingungen zu sein.
• Mach dir strukturierte Notizen: Nutze den Interviewleitfaden, um dir Notizen unter jeder Kompetenzüberschrift zu machen während du das Bewerbungsgespräch führst – packe nicht alles in eine allgemeine „Gesamteindruck“-Rubrik. Tipp: Dokumentiere tatsächliche Zitate oder beobachtbares Verhalten, keine Interpretationen.
• Führe Schulungen für Führungskräfte und Interviewende zu folgenden Themen durch: Bewusstsein für Vorurteile (Bias), STAR-Fragetechnik, Faire Bewertungspraktiken. Kalibrierungssitzungen helfen dabei, Bewertungsmaßstäbe einheitlich anzuwenden.
• Achtung: Wenn du ein Bewerbungsgespräch führen wirst, solltest du alle nicht erlaubten Fragenkennen: Immer wieder herrschen Unsicherheiten darüber, welche Fragen im Bewerbungsgespräch erlaubt sind und welche nicht. Grundlage für diese Abgrenzung ist das Gleichbehandlungsgesetz (GlBG). Demzufolge ist eine Diskriminierung auf Grund von Familienstand, Kindern bzw. Kinderwunsch, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung verboten. Daher sind auch Fragen, die diese Themenbereiche betreffen im Bewerbungsgespräch generell unzulässig. Ausnahmen gibt es vereinzelt wenn es sich beispielsweise um einen Tendenzbetrieb handelt, also wenn Sie beispielsweise eine politische Partei sind und die politische Ausrichtung ein essenzieller Teil der Arbeit ist, darf natürlich nach der politischen Einstellung gefragt werden. Neu: Mit der Einführung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2026 ist es zudem unzulässig, Kandidat*innen nach ihrem bisheriges Gehalt zu fragen.

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Arbeitgebervorstellung sowie Vorstellung der offenen Position

Wie bereits im Abschnitt zur idealen Vorbereitung auf das Führen eines Vorstellungsgespräches erwähnt, lohnt es sich auf jeden Fall, vorab eine Unternehmenspräsentation vorzubereiten. Denn Bewerber*innen wollen natürlich auch wissen, was dein Unternehmen ausmacht und wie sie sich die Arbeit hier vorstellen können. Vieles kann zwar vorab recherchiert werden, doch während des Bewerbungsgespräches hast du die Gelegenheit, all die Vorteile des Unternehmens darzustellen und dich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dabei geht es einerseits darum das Unternehmen mit seinem Leitbild und Werten kurz vorzustellen und worauf es in der Unternehmenskultur ankommt. Andererseits wird hier auch die offene Stelle kurz vorgestellt, welche Aufgaben dabei zu erledigen sind, was es dafür braucht etc. Nutze diese Unternehmenspräsentation auch, um auf Corporate Benefits hinzuweisen, von denen Mitarbeiter*innen profitieren und die dein Unternehmen vielleicht von der Konkurrenz abheben.

Fragen der Bewerber*innen

Vergiss nicht, auch Zeit dafür einzuplanen, dass die Bewerber*innen ihre offenen Fragen stellen können. Wahrscheinlich fängst du einige davon bereits mit deiner Unternehmenspräsentation ab, doch dann ist es wichtig, den Bewerber*innen Zeit und Raum zu geben, offene Punkte anzusprechen und all jene Dinge abzuklären, die sie noch wissen möchten.

Bewerbungsgespräch führen: Der richtige Gesprächsabschluss

Ebenso wie ein gelungener Gesprächsanfang ist auch der Abschluss des Interviews wichtig. Denn das ist der letzte Eindruck, den ihr als Unternehmen und Arbeitgeber bei den Bewerber*innen hinterlasst. Achte darauf, genau zu kommunizieren, wie es nach dem Gespräch weiter geht. Gibt es noch eine weitere Bewerbungsrunde oder fällst du nach den Bewerbungsgesprächen bereits deine Entscheidung? In welchem  Zeitrahmen dürfen Bewerber*innen mit einer Zusage oder Absage rechnen? Wann wird der Arbeitsvertrag unterzeichnet? Wann wäre im Falle einer Zusage der Arbeitsbeginn? All diese Fragen sind für Bewerber*innen wichtig, um nächsten Schritte und ihre Jobsuche entsprechend planen zu können.

Bewerbungsgespräch führen: die richtige Nachbereitung

Mit dem Ende des Gespräches ist die Arbeit noch lange nicht vorbei. Damit die Entscheidung zwischen Kandidat*innen leichter fällt, hilft eine gute Nachbereitung nach jedem Vorstellungsgespräch. Mach dir hier zunächst Notizen über alles was dir während des Gespräches aufgefallen ist und gehe jene Notizen durch, die du bereits während des Gespräches geführt hast. Stelle dir danach die folgenden Fragen:

• Was hat mir während des Gesprächs bzw. an der Person und ihren Einstellungen gefallen?
• Was ist mir (eher negativ) aufgefallen?
• Womit konnte der/die Bewerber*in im Vergleich zu den anderen Bewerber*innen punkten?

Haben neben dir noch andere Personen am Bewerbungsgespräch teilgenommen, setzt euch im Anschluss an das Interview zusammen und besprecht diese Fragen gemeinsam in der Runde. So gehen auch bei längeren Bewerbungsprozessen keine Eindrücke verloren und du hast am Ende alle wichtigen Informationen, um eine gute Entscheidung treffen zu können.

4 Best Practices: objektives Bewerbungsgespräch führen

Verwende ein Panel-Interview-Format

Mehrere Interviewende reduzieren Einzelpersonen-Bias und ermöglichen gemeinsame Entscheidungen. Tipp: Beziehe unterschiedliche Hintergründe und Perspektiven ins Panel ein.

Mache strukturierte Notizen

Nutzen einen Interviewleitfaden, um Notizen unter jeder Kompetenzüberschrift zu machen – nicht in einer allgemeinen „Gesamteindruck“-Rubrik. Tipp: Dokumentiere tatsächliche Zitate oder beobachtbares Verhalten, keine Interpretationen.

Verschiebe finale Bewertungen auf nach dem Interview

Stelle sicher, dass alle Fragen gestellt und beantwortet wurden, bevor du dir ein abschließendes Urteil bildest. Tipp: Keine Feedback-Runden zwischen Panelmitgliedern, bevor alle unabhängig bewertet haben.

Erst individuelle Bewertungen erstellen, dann diskutieren

Fasse individuelle Bewertungen zusammen, bevor die Gruppendiskussion startet. So wird sichergestellt, dass jede Stimme gehört wird – nicht nur die lauteste oder die der ranghöchsten Person.