Muss man Lohnabrechnungen in Österreich aufbewahren?

Du möchtest einen Kredit oder eine Wohnung mieten? Für diese Fälle ist es ratsam, Lohnabrechnungen aufzubewahren. Aber wie lange? Ein paar Wochen, einige Jahre oder doch bis zum Pensionsantritt? Darüber, wie lange du deine Gehaltsabrechnung tatsächlich aufbewahren solltest, kursieren viele Meinungen. Wir bringen Licht ins Dunkel und verraten dir, wie du in jedem Fall auf der sicheren Seite bist.

Inhaltsverzeichnis

Das steht auf deiner Lohnabrechnung
Wie lange solltest du deine Lohnabrechnung aufbewahren?
FAQ – Häufig gestellte Fragen

Das Wichtigste zur Lohnabrechnung in Kürze

• Eine Gehaltsabrechnung bzw. Lohnabrechnung kann auch noch Jahrzehnte später benötigt werden – zum Beispiel für einen Kredit
• Es gibt keine Vorgabe, wie lange du deine Abrechnungen aufbewahren solltest
• Wenn du deine Gehaltsabrechnungen bis zum Pensionsantritt aufbewahrst, bist du auf der sicheren Seite

Das steht auf deiner Lohnabrechnung

In der Lohnabrechnung ist dein Gehalt für eine bestimmte Zeitspanne – normalerweise für einen Monat – festgehalten. Du siehst dort neben deinem Nettolohn unter anderem auch:

• gezahlte Lohnsteuer und Bruttobezüge
• Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer
• gezahlte Sozialversicherungsbeiträge
• Beitragsgrundlage der Sozialversicherungsbeiträge
• Berücksichtigte Höhe des Familienbonus Plus (FB+)

Du benötigst deine Gehaltsabrechnung für folgende Zwecke:

• Überprüfen, ob dein Gehalt korrekt ist: Die Gehaltsabrechnung ermöglicht es dir, zu prüfen, ob die dir gezahlten Beträge stimmen.
• Um deine Finanzen im Auge zu behalten: Mit der Gehaltsabrechnung kannst du den Überblick über deine Gehaltszahlungen behalten und deine finanzielle Situation besser verstehen.
• Für Steuerangelegenheiten: Die Gehaltsabrechnung wird benötigt, um deine Arbeitnehmerveranlagung zu überprüfen. Allerdings musst du dieser keine Lohnzettel beilegen, weil das Finanzamt bereits deine Einkommenszahlen von deinem Arbeitgeber erhalten hat.
• Um Kredite zu beantragen: Banken verlangen oft Lohnabrechnungen, um die Kreditwürdigkeit eines Antragstellers zu prüfen.
• Zur Berechnung von Unterhalt oder Rente: Die Gehaltsabrechnung wird verwendet, zu berechnen, wie hoch deine Pensionsansprüche sind. Für Pensionen liegen die relevanten Daten in der Regel bereits bei der Pensionsversicherungsanstalt (PVA) vor.
• Um sich als Mieter*in auf eine Wohnung zu bewerben: Vermieter*innen verlangen häufig mindestens drei Lohnzettel.

Die Gehaltsabrechnung ist daher nicht nur für kurze Überprüfungen, sondern auch für langfristige Entscheidungen wichtig. Möchtest du zum Beispiel einen Kredit beantragen oder ziehst du in eine neue Wohnung, musst du als Gehaltsnachweis in der Regel die letzten drei Gehaltsabrechnungen vorlegen. Gibt es Unstimmigkeiten in Sachen Pension, kann es sogar nötig sein, die Abrechnungen aus mehreren Jahren vorzuweisen. An dieser Stelle stellt sich die wichtige Frage, wie lange du die Abrechnungen aufbewahren solltest.

Wie lange solltest du deine Lohnabrechnung aufbewahren?

Wie lange du deine Lohnabrechnung tatsächlich aufbewahren solltest – darüber gehen die Meinungen teils stark auseinander. Es gibt also keine eindeutige Antwort. Fakt ist: Wenn du deine monatlichen Abrechnungen bis zum Renten- bzw. Pensionseintritt aufbewahrst, bist du auf der sicheren Seite. Auch wenn sich dabei mehrere hunderte Dokumente ansammeln können, passen diese in der Regel in ein bis zwei Aktenordner und wenn du tatsächlich mal eine Abrechnung aus längst vergangenen Zeiten benötigst, findest du sie problemlos wieder.

Heutzutage ist es aber gängiger, die Gehaltsabrechnungen digital aufzubewahren. Hier lohnt sich ein regelmäßiger Download und das Abspeichern auf einem persönlichen Datenträger. Sorge hier aber unbedingt dafür, dass deine Daten gesichert sind und nicht verloren gehen können.

Übrigens: Arbeitgeber in Österreich sind dazu verpflichtet, deine lohnrelevanten Unterlagen für mindestens sieben Jahre aufzubewahren.

Disclaimer: Dies ist keine rechtsverbindliche Auskunft. Die in diesem Artikel veröffentlichten Rechtsgrundlagen sind sorgfältig zusammengestellt, erheben aber keinen Anspruch auf Aktualität, sachliche Korrektheit oder Vollständigkeit; eine entsprechende Gewähr wird nicht übernommen. Insbesondere übernimmt die The Stepstone Group Österreich GmbH keinerlei Haftung für eventuelle Schäden oder Konsequenzen, die durch die direkte oder indirekte Nutzung der angebotenen Inhalte entstehen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Warum ist es wichtig, meine Lohnabrechnungen aufzubewahren?

Deine Gehaltsabrechnungen dienen nicht nur als Nachweis für deine gezahlten Gehälter, sondern auch für Steuerangelegenheiten, die Beantragung von Krediten oder staatlichen Unterstützungen sowie für die Berechnung von Unterhalt, Pension oder Rente. Sie sind daher entscheidend für deine finanzielle Sicherheit und langfristige Planung.

Wie lange sollte ich meine Lohnabrechnung aufbewahren?

Die Empfehlungen variieren, aber im Allgemeinen ist es ratsam, deine Gehaltsabrechnungen bis zum Pensionsantritt aufzubewahren, um eventuelle Ansprüche zu klären. Einige Quellen raten dazu, nur die Abrechnungen des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren. Letztendlich hängt die Aufbewahrungsfrist von deinen persönlichen Umständen ab.

Kann ich meine Lohnabrechnung digital aufbewahren?

Ja, du kannst deine Gehaltsabrechnungen auch digital aufbewahren, um Platz zu sparen und eine bessere Organisation zu ermöglichen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass deine digitalen Dateien gut geschützt sind, um Datenverlust oder -diebstahl zu verhindern.

Bildnachweis: Hernandez & Sorokina

Autorin: Hannah Yeboah