Kommunizierst du effektiv?

Diese Tipps bringen dich in der Kommunikation weiter.


22.06.2020

Zu den wichtigsten beruflichen Fähigkeiten gehört es, effektiv zu kommunizieren. Falsche Kommunikation kann zu Missverständnissen führen. Doch das richtige Kommunizieren ist eine Kunst für sich. Nicht jeder ist ein Naturtalent in der Kommunikation, aber effektives Kommunizieren ist erlernbar.

Was bedeutet effektive Kommunikation?

Nicht jeder, der kommuniziert, tut dies auch effektiv. Denn nicht immer kommt die Botschaft beim Empfänger so an, wie sie der Sender gemeint hat. Kennst du das auch? Du sagst etwas, aber dein Gegenüber versteht es irgendwie anders? In diesem Fall war die Kommunikation kein Erfolg. Denn unter effektiver Kommunikation versteht man die Weitergabe von Gedanken, Informationen oder Wünschen in einer Art und Weise, dass sie beim Zuhörer so ankommen, wie sie der Sprecher gemeint hat.

 

Richtig kommunizieren in 4 Schritten

1. Zuhören und Interesse zeigen

Aufmerksames Zuhören ist nicht nur wichtig, weil du nur so alle nötigen Informationen erfassen kannst, es zeugt auch von Respekt deinem Gesprächspartner gegenüber. Antworte auf das Gesagte erst, wenn dein Gegenüber ausgeredet hat. Hat dein Gesprächspartner erst einmal gemerkt, dass du wirklich zuhörst und dich für das Gesagte interessierst, ist es möglich, auch Fragen zu stellen. Das zwischenzeitliche Zusammenfassen des Gesagten dient dazu, sicherzustellen, ob alle Informationen richtig angekommen sind.

2. Beachte deine Körpersprache

Du sprichst auch mit dem Körper und die Körpersprache hat mindestens genau so viel Gewicht wie deine Worte. Mehr sogar: Aktuelle wissenschaftliche Studien räumen der nonverbalen Kommunikation den wichtigsten Part in der Kommunikation ein – ein Großteil der Botschaft wird nicht über Worte, sondern über Mimik, Gestik und Körperhaltung vermittelt. Gesprächspartner interpretieren also vor allem auch das, was du nonverbal ausdrückst. Nehme eine entspannte Haltung ein und versuche dich sparsam zu bewegen. Wer unruhig auf dem Stuhl herumrutscht oder wild gestikuliert, verliert schnell die Aufmerksamkeit des Gesprächspartners. Das Gesagte bekommt weniger Bedeutung.

3. Der Ton macht die Musik

Ebenso wichtig wie die nonverbale Kommunikation ist die paraverbale Kommunikation, also mit welchem Tonfall, Sprechtempo oder Lautstärke gesprochen wird. Spreche nach Möglichkeit mit ruhiger, natürlicher Stimme in angemessener Lautstärke. Dann ist es für dein Gegenüber ein Leichtes, deine Botschaft voll und ganz zu erfassen. Die Tonlage, in der du sprichst, kann einem Wort ganz unterschiedliche Bedeutungen vermitteln. Je nachdem, wie du deine Tonlage veränderst, zeigst du unterschiedliche Gefühle: Verärgerung, Gleichgültigkeit, Enthusiasmus, … Beachte auch, dass du wenn du positive Wörter wählst, immer eine größere Wirkung erzielst als mit negativen Ausdrücken.

4. Erst spiegeln, dann führen

Ein etwas fortgeschrittener Tipp für die effektive Kommunikation ist es, das Verhalten deines Gesprächspartners zu spiegeln. Dieser Spiegeleffekt signalisiert, dass du auf derselben Wellenlänge liegst. Versuche Gesten, Intonation und Haltung deines Gesprächspartners zu übernehmen. Tue dies allerdings nur für kurze Zeit und wechsle anschließend wieder in dein natürliches Verhaltensmuster. Einen Versuch ist es wert. Möglicherweise fängt dein Gesprächspartner daraufhin an, dir zu folgen. Dann kann es gut sein, dass dein Gegenüber auf derselben Wellenlänge liegt und von dem, was du zu sagen hast, hin und weg ist. Nutze diese Kommunikationstipps auch für deine Mitarbeitergespräche, um deine Karriere voranzutreiben.

 

 

Effektiv kommunizieren per E-Mail

Auch beim Schreiben von E-Mails ist die Art und Weise, wie wir kommunizieren, wichtig. Zwar spielen hier die nonverbale und paraverbale Kommunikation keine Rolle, da der Empfänger nur die Worte selbst erhält, dafür müssen diese umso präziser formuliert sein. Mit den folgenden Tipps klappt das bestimmt:

Sparsam mit Abkürzungen und Fremdwörtern umgehen

Dein „Gesprächspartner“ hat bei der E-Mail-Kommunikation keine Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. Achte daher darauf, nur solche Abkürzungen und Fremdwörter zu verwenden, von denen du weißt, dass der Empfänger sie auch versteht.

Verzichte nicht auf Höflichkeiten und Etikette

Ja, E-Mails sind schneller geschrieben als herkömmliche Briefpost. Besonders beim Antworten von erhaltenen E-Mails ist man oft verleitet, direkt in die Thematik einzusteigen oder gestellte Fragen zu beantworten. Dennoch ist es wichtig, seine guten Umgangsformen nicht zu vergessen: Beginne das E-Mail mit einer Anrede (formell oder informell – je nach Beziehung zum Empfänger) und schließe es mit einer entsprechenden Grußformel.

Komme schnell auf den Punkt

E-Mails sind schnelllebiger als Briefe. Beachte, dass viele Menschen unzählige E-Mails pro Tag erhalten und auch beantworten müssen. Je länger das E-Mail, desto mehr Zeit nimmt das Lesen in Anspruch. Und desto länger kann es auch dauern, bis du eine Antwort erhältst. Wer sich ewig lang durch einen Mail-Text durchscrollen muss, kann den Überblick über den Zweck des E-Mails leicht verlieren. Verzichte daher auf lange Einleitungen und Erklärungen. Fasse dich kurz und stelle deine Fragen präzise. Das erleichtert dem Empfänger das Verständnis darüber, was du von ihm willst und dass du die Antwort oder Auskunft bekommst, die du benötigst.

Gehe sparsam mit dem Zusatz „Wichtig“ oder „Dringend“ um

Wer in seinem E-Mail-Betreff häufig das Wort „wichtig“ oder „dringend“ verwendet oder auch die Priorität in den Einstellungen auf „hoch“ setzt, läuft Gefahr, irgendwann bezüglich der Dringlichkeit nicht mehr ernst genommen zu werden. Gehe also sparsam damit um und kennzeichne wirklich nur äußerst wichtige E-Mails auf diese Weise. Dadurch stechen sie gleich hervor.

Wähle einen aussagekräftigen Betreff

Wenn der Betreff bereits das Wichtigste deines E-Mail-Inhaltes zusammenfasst, hat das viele Vorteile: Der Empfänger sieht auf den ersten Blick, was du von ihm willst. Und das E-Mail kann auch später einfacher gefunden werden. Beides spart Zeit und macht die E-Mail-Kommunikation effektiver.

Mache dir Gedanken über den Verteiler

Handelt es sich um eine persönliche Botschaft bzw. eine Information, die nur für eine Person relevant ist, beschränkt sich der Verteiler auch nur auf diese eine Person. Oft ist es jedoch so, dass eine Information von einer Person benötigt wird, andere darüber jedoch informiert werden sollen. In diesem Fall macht es Sinn, diese Person in Kopie zu setzen (CC). Möchtest du, dass die Information, die du sendest, auch noch eine dritte Person sehen soll, ohne dass dies der eigentliche Empfänger sieht, setze diese dritte Person in Blindkopie (BCC).

In der Praxis hat sich mittlerweile folgende Regelung etabliert: Generell sind nur Personen, an die das E-Mail direkt gerichtet ist, dazu aufgefordert, zu antworten (außer es wird im Mail-Text anders kommuniziert). Erhält jemand ein E-Mail nur in Kopie, bedeutet das in der Regel, dass man diese Person informieren, nicht aber zum Antworten auffordern möchte.

 

Weitere Tipps für die gelungene E-Mail-Kommunikation haben wir in unserem Artikel Expertentipps für das richtige E-Mail-Schreiben zusammengefasst.

 

7 Quick-Tipps zur effektiven Kommunikation

Gute und effektive Kommunikation ist ein Lernprozess. Durch die Übung stellt sich hierbei irgendwann eine Routine ein. Wir möchten dir hierfür noch ein paar Tipps mitgeben, die sich im Alltag schnell umsetzen lassen:

1. Professionalität beginnt beim Handschlag

Bereits mit deinem Handschlag kannst du Selbstsicherheit und Professionalität vermitteln.

Dabei sind der richtige Abstand, das vollständige Ergreifen der Hand des Gesprächspartners, das bewusste, aber nicht zu feste Drücken, aber auch die Dauer und Häufigkeit des Schüttelns wichtig. Wenn du am perfekten Händedruck arbeitest, verschaffest du dir gleich einen positiven ersten Eindruck.

2. Achte auf Augenkontakt

Zu einer effektiven Kommunikation gehört es, den Augenkontakt mit seinem Gesprächspartner zu halten. Das zeugt von Interesse und Respekt.

3. Im persönlichen Gespräch ist Smalltalk wichtig

Falle nicht gleich mit der Tür ins Haus. Ein bisschen Smalltalk dient dazu, das Eis zu brechen, sich besser kennenzulernen und so vielleicht auch Gemeinsamkeiten mit seinem Gesprächspartner zu entdecken, die eine gute und vertraute Gesprächsatmosphäre schaffen. Vor allem, wenn du jemanden um etwas bitten willst, empfiehlt es sich, vorab ein kurzes Gespräch zu führen. Zu den geeigneten Smalltalk-Themen zählen beispielsweise Essen & Trinken, Komplimente, Wetter, Beruf. Verzichte auf Themen wie Religion, Politik oder persönliche Probleme – hier können sie rasch in ein Fettnäpfchen treten. Smalltalk hilft dir auch bei Veranstaltungen beim Netzwerken.

4. Versuche deinen Gegenüber besser kennenzulernen

Wer beruflich mit verschiedenen Personen häufiger zu tun hat, erleichtert sich die Kommunikation, indem er mehr über seinen Gesprächspartner in Erfahrung bringt. Dafür ist es wichtig, Interesse an den Aussagen des Gegenübers zu zeigen, beispielsweise durch das Halten des Augenkontakts, ein Nicken oder kurz dazwischen eingeworfene Worte wie „ja“, „verständlich“, „mhm“. Das signalisiert, dass du aktiv zuhörst. Ebenfalls eignen sich kurze Rückfragen dafür. Wenn du mehr über jemanden in Erfahrung bringen möchtest, eignen sich zudem offene Fragestellungen, die sich nicht mit „ja“ oder „nein“ beantworten lassen. Beginne deine Frage dafür mit einem der W-Fragewörter. Was? Wo? Wer? Wann? Wieso? Je länger die Antworten deines Gegenübers ausfallen, desto höher die Chance, dass du im Gesagten einen Anknüpfungspunkt für ein weiteres Gespräch findest. Suche zudem nach Gemeinsamkeiten. Das kann der Aufhänger für ein künftiges Gespräch sein.

5. Beachte Tipps für Videokonferenzen

In Zeiten von Corona haben Videokonferenzen enorm an Bedeutung gewonnen. Um hier effektiv zu kommunizieren, solltest du die Technik bereits vorab testen, um während des Gesprächs nicht dadurch abgelenkt zu werden. Um auch deinen Gesprächspartner nicht abzulenken, achte vorab darauf, was in deinem Hintergrund zu sehen ist und wähle einen entsprechenden Dresscode, den du auch bei einem persönlichen Treffen ausgewählt hättest. Ansonsten gelten die selben Regeln wie auch bei persönlichen Gesprächen: Pünktlichkeit, Freundlichkeit, Aussprechen lassen, Blickkontakt und Aufmerksamkeit signalisieren sowie Rückmeldungen geben.

6. Mache dich mit dem Business Knigge vertraut

Unter Business Knigge versteht man ein Regelwerk, das Umgangsformen und die Etikette in beruflichen Situationen definiert. Darunter fallen Verhaltensregeln, der richtige Dresscode, aber auch das Verhalten in Meetings, bei Geschäftsessen oder ganz allgemein bei beruflichen Gesprächen.

7. Auch mal nein sagen

Zu effektiver Kommunikation gehört es, auch einmal nein zu sagen. Klingt simpel, lässt sich aber im beruflichen Alltag nicht immer so leicht umsetzen. Oft kommen fehlender Mut, Grenzen zu setzen, Gutmütigkeit, Angst oder Gefallsucht dazwischen. Ein höfliches „Nein“ ist jedoch besser, als sich im Nachhinein zu ärgern oder sich mehr Stress aufzuhalsen als einem gut tut. Das verbessert ganz nebenbei auch deine Work-Life-Balance.

Versuch diese Kommunikationstipps in die Praxis umzusetzen, und der Erfolg ist dir sicher!

 

Bildnachweis: Marisa9/Quelle: istockphoto.com

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