So starten Sie konstruktiv ins Mitarbeitergespräch

Checkliste und Tipps für Ihr Gespräch mit dem Chef
Das Ende der Probezeit, der Positionswechsel im Unternehmen, Gehaltsveränderung oder die Rückkehr nach der Karenz steht an? All das sind Gründe für ein Mitarbeitergespräch, in dem sich Führungskräfte und Arbeitnehmer gemeinsam an einen Tisch setzen.

Mittarbeitergespräch – Inhalt und Ablauf

Da ein Mitarbeitergespräch ganz verschiedene Ursachen und Anlässe haben kann, variiert auch der Inhalt stark. Im Jahresgespräch, welches gegen Ende des Jahres als wichtigstes Mitarbeitergespräch gilt, können allgemein Feedback, Ergebnisse, Projektziele oder neue Weiterbildungsmaßnahmen besprochen werden. Bei unregelmäßig stattfindenden Gesprächen kann der Grund für ein Mitarbeitergespräch aber auch nicht ganz so eindeutig sein. Das ist zunächst kein Grund zur Beunruhigung. Mitarbeitergespräche sind allgemein dazu da, um in einen konstruktiven Dialog mit Ihrem Vorgesetzten zu treten. Leiden Sie gerade unter Bossing? Dann fordern Sie gerade jetzt ein Mitarbeitergespräch ein.

Während des Gesprächs werden sicherlich alle Zeitformen eine Rolle spielen: der Ablauf erfolgt meist chronologisch über Ihre Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft im Unternehmen. Hatten Sie dieses oder letztes Jahr bereits ein Mitarbeitergespräch? Dann wird wahrscheinlich auf diesem aufgebaut, indem die Zielsetzung der letzten Besprechung mit der momentanen Situation abgeglichen wird. Neben der Bewertung erreichter Ziele, Zielkorrekturen oder Ihrer Projekte, wird Ihr Chef aber auch Ihre Soft Skills thematisieren. Ihre sozialen Kompetenzen und Hard Skills gilt es dann in Ihrer zeitlichen Entwicklung bis zur Gegenwart zu hinterfragen. Schnell ergeben sich daraus bereits Inhalte für die Zukunft: Was sind Ihre Zielsetzungen für die weitere Arbeit im Unternehmen? Nach einem zeitlich begrenzten Aus – dem Sabbatical, der Karenz oder einem langen Krankenstand – steht darüber hinaus auch die möglichst reibungslose Reintegration in den Arbeitsalltag im Fokus.

 

Geschickte Verhaltensstrategien im Mitarbeitergespräch

Sie können und sollten das Ende des Gesprächs auch nutzen, um Ihre eigene Perspektive, Entwicklungsziele oder gar Veränderungen in Aufgaben, Position oder Gehalt anzusprechen. Aber immer langsam und nicht alles auf einmal! Überlegen Sie sich dafür zunächst eine angemessene Verhaltensstrategie, die zu Ihrem Hauptanliegen passt:

 

✓ Sachlich & professionell: Diese Gesprächsstrategie sollte als oberstes Prinzip gelten. Bringen Sie das Gespräch nie auf eine vorwurfsvolle, persönliche Ebene gegenüber Ihrem Vorgesetzten. Selbst wenn Sie unzufrieden sind, versuchen Sie Ihre Gefühle in die produktive Arbeitssprache zu übersetzen: Sagen Sie nicht, dass Sie Ihren Job langweilig und schlecht zugewiesen finden, sondern fragen Sie nach neuen Herausforderungen bzw. beschreiben, welche Arbeitsschritte abwechslungsreicher sein könnten.

✓ Aufgeschlossen & überraschend: Nicht nur Sie haben vielleicht eine kleine Überraschung à la „Karriere machen“ im Unternehmen geplant. Auch Ihr Chef könnte ein paar Überfälle in Richtung Ortswechsel, neues Projekt oder Aufgabengebiet parat halten. Auch wenn Sie zunächst nicht begeistert sind, üben Sie sich in Ihrer stoischen Gelassenheit – das heißt: aktiv zuhören, Mimik kontrollieren, um Bedenkzeit bitten und keine Option gleich rigoros ablehnen!

✓ Vorbereitet & konstruktiv: Für ein Gespräch voller Kritik – gut und schlecht – sollte die Vorbereitung stimmen. Verlieren Sie dabei niemals Ihre gesunde Eigenkritik und Selbsterkenntnis, die Sie im Job und im Gespräch glaubwürdiger machen. Für die konstruktive Gesprächsführung ist das Timing aber nun essenziell: Misserfolge platzieren Sie idealerweise in der Mitte des Dialogs, während Erfolge am Anfang und Ende des Gesprächs besser in Erinnerung bleiben. So steigert sich auch gleich Ihre Verhandlungsbasis am Ende des Mitarbeitergesprächs!

✓ Realistisch & dialogisch: Gerade für die Träumer unter uns ist eine Gesprächsführung mit realistischen Zielen wichtig. Verschrecken Sie Ihr Gegenüber nicht mit utopischen Vorstellungen, sondern zeigen Sie Empathie im offenen Dialog. Sie sollten sich natürlich nicht unter Wert verkaufen, aber Sie sitzen auch nicht mehr im Vorstellungsgespräch. Ihr Selbstmarketing vor einer fremden Chefetage in einer Konkurrenzsituation erfährt nämlich einen ganz anderen Stellenwert als im vertrauten Umfeld beim Mitarbeitergespräch. Entwickeln Sie idealerweise gemeinsam klar definierte Ziele während des Gesprächs!

 

So bereiten Sie sich richtig vor – eine Checkliste

Ohne Vorbereitung in das Mitarbeitergespräch zu gehen, ist meist keine gute Idee. Den Zeitpunkt schlägt normalerweise Ihr Vorgesetzter vor. Bei einer spontanen Aufforderung können Sie aber höflich um mehr Vorbereitungszeit bitten. Um effektiv kommunizieren zu können und Ihre Soft Skills während des Gesprächs mit dem Chef unter Beweis zu stellen, gibt diese Checkliste Ihnen einen roten Faden:

 

Vorbereitung Vergangenheit:

Was waren meine größten Erfolge?
Welche Herausforderungen und Misserfolge musste ich verbuchen? Worin lagen dabei die Ursachen?
Welche Ziele aus dem letzten Mitarbeitergespräch wurden (nicht) erreicht? Warum (nicht)?
Wie schätze ich meine Arbeitsleistung insgesamt ein?
Inwiefern war die Zusammenarbeit mit den Kunden, Kollegen und Vorgesetzten zufriedenstellend?

 

Vorbereitung Gegenwart:

Bin ich glücklich im Job? (Abteilung/Team, Aufgabenbereich, Verantwortung, Arbeitsstress, Arbeitsbedingungen, Work-Life-Balance…)
Was sind die Herausforderungen im aktuellen Projekt?
Welche Kritikpunkte aus der Vergangenheit sind bis heute geblieben? Welche haben sich aufgelöst?
Welche Potenziale von mir werden nicht genutzt?
Welche Anforderungen überfordern mich momentan?

 

Vorbereitung Zukunft:

Welche vergangenen Erfolgsstrategien lassen sich auch auf zukünftige Projekte anwenden?
Woran muss ich noch weiterarbeiten?
Welche Veränderungen am Arbeitsplatz wünsche ich mir für die Zukunft?
Gibt es Weiterbildungen, die ich gerne besuchen würde?
Welche Ziele setze ich mir selbst? (kurzfristig, mittelfristig, langfristig)
Welche Unternehmensziele der kommenden Jahre passen zu meinen strategischen Fertigkeiten und persönlichen Zukunftsvisionen?

Achten Sie auch darauf, dass die wichtigsten Anliegen schriftlich protokolliert werden und so nicht gleich wieder in Vergessenheit geraten können. Bei festen Vereinbarungen, die während des Gesprächs getroffen wurden, können auch Signaturen nie schaden.

 

Die Klassiker: Typische Fragen von der Chefseite

Auch wenn jedes Mitarbeitergespräch anders abläuft, gibt es ein paar Klassiker, auf die Sie immer vorbereitet sein sollten. Insofern Sie die Checkliste ehrlich und selbstkritisch durchgehen, sind Sie schon bestens vorbereitet. Aber hier sehen Sie die typischen Fragen der Vorgesetzten nochmal auf einen Blick:

 

Kommen Sie mit Ihrer momentanen Arbeit gut voran?
Was haben Sie im letzten Projekt/Jahr Neues dazugelernt?
In welche Richtung würden Sie sich gerne noch weiterentwickeln?
Wie steht es um Ihre Motivation und Arbeitsatmosphäre im Job/Team?
Liegt Ihnen etwas auf dem Herzen, das Sie gerne besprechen würden?
Mit welchen Herausforderungen sehen Sie sich konfrontiert? Und wie können wir Ihnen bei diesen helfen?
Wünschen Sie sich häufiger Meetings/Gespräche/Feedback?
Haben Sie noch Anliegen an mich als Vorgesetzter?

 

Feedback an die Chefetage geben

Der Kommunikationskanal läuft natürlich nicht nur in eine Richtung. Sie sollten sich auf Kritik gefasst machen, diese annehmen und möglichst produktiv nutzen. Aber auch Sie dürfen und sollten Ihrem Chef auf konstruktive Art Ihre Meinung sagen. Damit Sie auch Probleme mit dem Vorgesetzten souverän lösen, gibt Ihnen das Mitarbeitergespräch bereits den angemessenen Rahmen vor. Wenden Sie dabei die Gesprächsstrategien an und versetzen sich in der Vorbereitung unbedingt in die Perspektive Ihres Chefs. Nur mit genügend Empathie und Verständnis – auch wenn Sie nicht der gleichen Meinung sein müssen – kommen Sie einem Dialog näher. Nutzen Sie dabei eine de-eskalierende Sprache, die sich nicht aus Vorwürfen und persönlichen Beleidigungen, sondern aus sachlichen Beschwerden und lösungsorientiertem Denken nährt. Bedenken Sie bei jedem Kritikpunkt, den Sie anbringen, auch immer Ihren eigenen Beitrag an der Situation. Insbesondere wenn sich Frustration und Unzufriedenheit im Job angestaut haben, sollten Sie sich auf 2 oder maximal 3 Hauptpunkte fokussieren und sich vorab Gedanken über Formulierungen machen.

 

Der richtige Moment für eine Gehaltserhöhung?

Sie zeigen verbesserte Leistungen im Unternehmen, übernehmen immer mehr Verantwortung oder haben im Namen der Firma ein erfolgreiches Netzwerk aufgebaut? Dann haben Sie sehr gute Argumente für eine Gehaltserhöhung. Sollte nun das Mitarbeitergespräch in greifbarer Nähe sein, könnte dies das perfekte Timing für die Gehaltsverhandlung sein! Sollten Sie das Mitarbeitergespräch nutzen, bedarf es aber einer zusätzlichen Vorbereitung. Um erfolgreich in die Gehaltsverhandlung zu starten, müssen Sie nicht nur Ihren eigenen Wert kennen, sondern auch gute Argumente haben und ein starkes Auftreten mit gesundem Selbstbewusstsein an den Tag legen.

 

Nach dem Gespräch ist vor dem Gespräch

Sie hatten ein produktives Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten und sind mit den getroffenen Vereinbarungen zufrieden? Prima. Jetzt müssen Worte nur noch in die Tat umgesetzt werden. Kontrollieren Sie also in den kommenden Wochen, inwiefern die getroffenen Vereinbarungen auch in Ihren Arbeitsalltag integriert werden. Sollte das nicht zufriedenstellend für Sie ablaufen, sollten Sie ein Aufbaugespräch mit der Chefetage suchen. Das gleiche gilt natürlich auch für die Arbeitgeberseite: Sollten Sie sich nicht an die Vereinbarungen halten, kann das genauso Konsequenzen haben.

Bildnachweis: kupicoo/Quelle: www.istockphoto.com

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