Die Bewerbungsmappe richtig gestalten

Die Bewerbungsmappe ist die beste Möglichkeit, um deine Unterlagen zu strukturieren, egal ob bei der Online-Bewerbung oder klassisch per Post. Vom richtigen Aufbau bis zur Gestaltung und Sortierung gibt es einiges zu beachten, damit du einen guten ersten Eindruck hinterlässt.

 Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Bewerbungsmappe und wann brauche ich sie?
Reihenfolge & Inhalt der Bewerbungsmappe
Was muss ich bei einer Arbeitsprobenmappe beachten?
Form der Bewerbungsmappe
– Welche Bewerbungsmappe kaufen?
– Wo kann ich die Bewerbungsmappe kaufen?
– Die richtige Farbe der Bewerbungsmappe
Online Bewerbungsmappe – das musst du beachten
Checkliste für die perfekte Bewerbungsmappe

 

Was ist eine Bewerbungsmappe und wann brauche ich sie?

Eine Bewerbungsmappe enthält alle Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, evtl. auch Arbeitsproben) und ist die beste Möglichkeit, deine Unterlagen in übersichtlicher Form abzugeben bzw. zu verschicken. Auch wenn die klassische gedruckte Bewerbungsmappe heutzutage kaum noch verschickt wird, orientiere dich bei der Online-Bewerbung ebenso am besten an der Bewerbungsmappe.

Zum Bewerbungsgespräch kannst du sie gut noch einmal in ausgedruckter Form mitbringen, um einen strukturierten und organisierten Eindruck zu hinterlassen und dem*der Personaler*in deine Unterlagen noch einmal schön geordnet zu übergeben. Darüber hinaus sind gedruckte Bewerbungsmappen auch bei Jobmessen hilfreich, um sie dort direkt deinen Ansprechpartnern*innen zu übergeben.

 

Reihenfolge & Inhalt der Bewerbungsmappe

In welcher Reihenfolge sollen die Dokumente in Österreich am besten sortiert bzw. eingeheftet werden? Und was ist bei jedem einzelnen Teil besonders wichtig?

1. Deckblatt:

Zwei Aspekte sind bei der Gestaltung des Deckblattes von großer Bedeutung: Es sollte die wesentlichen Informationen enthalten und auch optisch ansprechend sein. Zu den wesentlichen Informationen gehören:

• Name
• Anschrift
• Kontaktinformationen (Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse)
• Bezeichnung der Stelle, für die die Bewerbung gedacht ist
• Inhaltsverzeichnis der enthaltenen Dokumente
• Bewerbungsfoto

Unser Artikel über das perfekte Deckblatt gibt dir zusätzliche Tipps, die für die Erstellung hilfreich sind.

 

2. Anschreiben:

Im Anschreiben begründest du, warum du dich für die ausgeschriebene Stelle bewirbst, und erläutertest deine Qualifikationen dafür. Wie du ein gutes und pointiertes Anschreiben verfasst sowie Tipps und Tricks findest du im Artikel dazu.

 

3. Lebenslauf:

Der Lebenslauf bietet tabellarisch einen Überblick über deine Ausbildung und die bisherige Berufserfahrung. Auch Zusatzqualifikationen, Sprachkenntnisse, EDV-Kenntnisse und Soft Skills finden darin ihren Platz. Gezielte Tipps zur Erstellung sowie unterschiedliche Vorlagen kannst du in unserem Artikel über den perfekten Lebenslauf finden.

 

4. Zeugnisse und Empfehlungsschreiben

Bei der Auswahl von Zeugnissen oder Empfehlungsschreiben solltest du dich generell auf jene beschränken, die für die Stelle relevant sind. Dienstzeugnisse und Empfehlungsschreiben werden vor Ausbildungszeugnisse gereiht.

Bei den Ausbildungszeugnissen genügt das des letzten und höchsten Abschlusses (z.B. Studienabschluss oder Maturazeugnis). Zeugnisse von Zusatzausbildungen oder Weiterbildungen nur dann, wenn sie auch für die Stelle relevant sind.

 

5. Arbeitsproben:

Diese solltest du nur dann anfügen, wenn es in der Branche üblich ist bzw. wenn sie auch im Stelleninserat gefordert werden. Branchen, in denen Arbeitsproben gerne gesehen werden, sind zum Beispiel: Grafik, Architektur, Design, Journalismus, Redaktion, Texter*innen.

 

Was muss ich bei einer Arbeitsprobenmappe beachten?

Wenn Arbeitsproben nicht ohnehin schon mit den Bewerbungsunterlagen angefordert wurden, kannst du eine Arbeitsprobenmappe direkt zum Bewerbungsgespräch mitbringen. Dadurch hast du konkrete Anknüpfungspunkte an bisherige Berufserfahrungen und kannst dem potenziellen Arbeitgeber einen Überblick über dein Portfolio geben.

Was solltest du bei der Erstellung einer Arbeitsprobenmappe beachten?

Tipp 1:

Weniger ist mehr! Eine aussagekräftige Auswahl von maximal zehn Arbeitsproben hinterlässt einen besseren Eindruck als eine unübersichtliche Mappe mit hunderten Arbeitsproben.

Tipp 2:

Wähle nur jene Arbeitsproben, auf die du stolz bist und die dein Können optimal in Szene setzen – auch wenn der Umfang dadurch etwas kleiner wird.

Tipp 3:

Wenn du eine Vielzahl an Arbeitsproben zur Verfügung hast, wähle daraus so aus, dass das gesamte Spektrum deines Könnens gut abgedeckt ist. Mehrere Arbeitsproben, die recht ähnlich sind, sind überflüssig.

Tipp 4:

Wenn du die Arbeitsprobenmappe gesondert abgibst oder einsendest, erstelle ein aussagekräftiges Deckblatt mit Namen, Adresse, Kontaktmöglichkeiten und – ganz wichtig – einem Inhaltsverzeichnis. Mit diesem Inhaltsverzeichnis kannst du sicherstellen, dass der*die Personaler*in auch nach dem Bewerbungsgespräch die unterschiedlichen Arbeitsproben noch richtig zuordnen kann.

 

Form der Bewerbungsmappe

Bei der Form der gedruckten Bewerbungsmappe gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Gestaltung:

• Du kannst die einzelnen Bestandteile in Klarsichtfolien stecken (für die bessere Sichtbarkeit und Handhabung am besten jede Seite in eine eigene Folie) oder diese ohne Folien heften oder binden. Es gibt sowohl Bewerbungsmappen mit Klemmschiene als auch solche, die wie Schnellhefter oder wie eine Ringmappe funktionieren.
• Bewerbungsmappen mit Sichtfenster ermöglichen es dir, deine wichtigsten Daten im Sichtfenster darzustellen, solche ohne Sichtfenster haben meist einen neutralen Text wie „Bewerbung“ auf der Titelseite.

Wichtig ist für die Form der Bewerbungsmappe auch, dass sie einheitlich gestaltet sein soll – wenn du dich also für Klarsichtfolien entscheidest, sollten alle Bestandteile in Klarsichtfolien abgelegt werden. Und besonders wichtig ist, dass Dokumente nur einseitig bedruckt sein sollten – beidseitig bedruckte sind in der Handhabung weniger komfortabel und es besteht die Gefahr, dass Rückseiten übersehen werden.

 

Welche Bewerbungsmappe kaufen?

Eine gut ausgewählte Mappe und Papier von höherer Qualität, etwas dicker als reguläres Druckerpapier (90 oder 100 Gramm), wirken überzeugend. Achte auf jeden Fall darauf, dass die Bewerbungsmappe nicht fix gebunden ist, denn gewisse Teile deiner Mappe müssen vielleicht für die zuständigen Personen kopiert werden. In diesem Fall ist es praktischer, wenn die einzelnen Blätter einfach herausgenommen werden können. Ein simpler Schnellhefter vermittelt keinen professionellen Eindruck, denn in diesem müssen die Dokumente gelocht abgelegt werden.

Die dreiteilige Bewerbungsmappe, die oft angeboten wird, hat einen Nachteil: Sie bietet keine Möglichkeit für ein Deckblatt. Während andere Bewerbungsmappen am Tisch der*des Personalers*in also bereits von außen wichtige Informationen wie Namen und/oder Kontaktdaten liefern, ist das einzige Worte, das auf der dreiteiligen Bewerbungsmappe erscheint, „Bewerbung“. Eine gute Alternative ist der Klemmordner. Hier können die Unterlagen einfach herausgenommen werden und durch einen Deckel aus durchsichtigem Kunststoff ist das Deckblatt gleich auf den ersten Blick ersichtlich. Solche Klemmordner gibt es in unterschiedlichen Ausführungen und Preisklassen.

Bedenke bei der Auswahl: Je anspruchsvoller der Job, für den du dich bewirbst, desto professioneller und hochwertiger sollte die Ausführung der Bewerbungsmappe sein. Bei den meisten Personalern*innen kommt eine Mappe aus Karton besser an als eine aus Kunststoff.

 

Wo kann ich die Bewerbungsmappe kaufen?

Bewerbungsmappen kannst du einfach in Schreibwarenläden, in den Schreibwarenabteilungen von Kaufhäusern oder online erwerben. Tipp: Kauf gleich mehrere Stück, das ist in der Regel günstiger.

 

Die richtige Farbe der Bewerbungsmappe

Wie auch das Outfit im Bewerbungsgespräch auf das Unternehmen und die Branche abgestimmt werden sollte, empfiehlt sich das auch bei der Auswahl der Bewerbungsmappe. Handelt es sich um eine konservativere Branche, sind dezente, gediegene Farben angebracht.

In kreativen Branchen darf auch die Bewerbungsmappe in einem kreativen Design und ansprechenden Farben gestaltet sein. Eine weitere Möglichkeit ist auch die Abstimmung der Farbe auf jene des Unternehmenslogos. Damit signalisierst du, dass du dir viele Gedanken über die Bewerbung gemacht hast und nicht wahllos dieselbe Bewerbung an dutzende weitere Unternehmen versendet hast. Unser Tipp: Achte außerdem darauf, dass die Layoutfarbe deiner Dokumente auf die Farbe der Bewerbungsmappe abgestimmt ist, um ein harmonisches Gesamtbild zu erzeugen.

 

Online Bewerbungsmappe – das musst du beachten

Da die meisten Unternehmen dazu übergegangen sind, Bewerbungsprozesse online abzuwickeln, rücken digitale Bewerbungsmappen immer mehr in den Vordergrund. Vor allem bei Bewerbungen per E-Mail erleichterst du dem Unternehmen die Durchsicht deiner Dokumente, wenn du deine Bewerbung als eine übersichtliche PDF-Datei versendest.

 

Was solltest du für die Online Bewerbungsmappe noch beachten?

1. Klarer Absender:

Auch bei Online-Bewerbungen zählt der erste Eindruck und der beginnt bereits mit deiner Mail-Adresse. Achte darauf, dass du keine Fantasienamen oder nicht zuordenbare Buchstaben-Zahlen-Kombinationen verwendest.

Wähle stattdessen eine E-Mail-Adresse, die deinen Vor- und Nachnamen gut leserlich enthält: vorname.nachname@provider.at / vorname_nachname@provider.at Solltest du keine solche E-Mail-Adresse besitzen, macht es für Bewerbungen und offiziellere Korrespondenzen durchaus Sinn, ein eigenes E-Mail-Konto dafür anzulegen. Du kannst vermeiden, zu viele Postfächer checken zu müssen, indem du die dort eingehenden Nachrichten automatisch an dein reguläres Konto weiterleitest.

 

2. Metadaten im PDF nicht vergessen:

Im jedem PDF sind Metadaten versteckt, die zum Beispiel Aufschluss darüber geben können, wann und von wem das Dokument erstellt wurde. Die meisten Dokumente liegen dir vermutlich ohnehin als Word-Datei vor. Das erneute Erstellen der PDF-Datei vor dem Aussenden der Bewerbung nimmt nicht viel Zeit in Anspruch. Nichts ist peinlicher, als wenn der potenzielle Arbeitgeber sieht, wie alt die Unterlagen eigentlich sind und dass sie damit auch definitiv nicht für ihn erstellt wurden.

 

3. Aufbau fast wie bei der gedruckten Bewerbungsmappe:

Der Aufbau der digitalen Bewerbungsmappe ist der gedruckten Variante sehr ähnlich. Der einzige Unterschied: Das Anschreiben wird bei der digitalen Version direkt ins E-Mail kopiert und stellt daher keinen Bestandteil der Bewerbungsmappe dar. Der Aufbau ist also folgendermaßen:

1. Deckblatt inkl. Inhaltsverzeichnis
2. Lebenslauf
3. Zeugnisse
4. Arbeitsproben – falls gewünscht und zur Branche passend

Achte darauf, dass der Lebenslauf auch in der digitalen Bewerbungsmappe unterschrieben sein sollte. Die einfachste Möglichkeit dafür ist, eine sauber eingescannte Unterschrift einzufügen und das Dokument anschließend in ein PDF umzuwandeln.

 

4. Im Anschreiben auf die Bewerbungsmappe verweisen

Es empfiehlt sich, im Anschreiben einen Verweis auf die Bewerbungsmappe aufzunehmen und auch darauf hinzuweisen, was der*die Empfänger*in darin vorfinden wird. Hier ein Beispiel:

Anbei finden Sie meine Bewerbungsmappe, in der Sie nähere Informationen zu meiner Person, meinen bisherigen Berufserfahrungen und Ausbildungen erhalten sowie Arbeitszeugnisse und Arbeitsproben bisheriger Tätigkeiten einsehen können.

Sollte das Unternehmen mit Online-Bewerbungsformularen arbeiten, wo es mitunter schwierig sein kann, deine Dokumente einfach zu integrieren, geben wir dir in unserem Artikel zu Online Bewerbungsformularen hilfreiche Tipps und Tricks dazu.

 

Checkliste für die perfekte Bewerbungsmappe

Was solltest du vor dem Absenden deiner Bewerbungsmappe noch einmal überprüfen?

• Sind alle Dokumente vorhanden und im Inhaltsverzeichnis aufgelistet?
• Hast du die Dokumente gründlich Korrektur gelesen?
• Sind sie in der richtigen Reihenfolge aufgelistet?
• Sind sie einheitlich gestaltet, d.h. sind Layout, Schriftart, Farben usw. durchgehend gleich?
• Sind die Dokumente einfach handhabbar, d.h. einfach als ein gesammeltes PDF downloadbar oder in einer physisch vorhandenen Mappe einfach herausnehmbar und kopierbar?

 

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