Wehren Sie sich gegen den E-Mail-Terror!

Tag für Tag wird gut bezahlte Arbeitszeit durch E-Mails vernichtet. Drastischer dargestellt: Arbeitnehmer verplempern durchschnittlich drei Lebensjahre mit dem Checken und Löschen unnützer Post.

Die elektronische Post ist praktisch und aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Ob alle Mitarbeiter gleichzeitig über ein Ereignis informiert werden sollen, oder Termine abgestimmt werden müssen, oder Dokumente verteilt werden müssen. Alles passiert ebenso einfach wie effizient in Windeseile. Aber E-Mails können auch zur Plage werden. Immer dann, wenn Mails an mehrere Personen gleichzeitig mit der Bitte um Aktion versendet werden, kommt es zum sogenannten Schneeballeffekt. Aus einer Mail werden schon mal 10 oder mehr. Forscher haben festgestellt, dass mit jeder versendeten E-Mail eine Konversation um den Faktor 2,3 wächst. Da kann man sich schon mal belästigt fühlen, wenn der Signalton des Posteingangs nicht stillschweigt und die Arbeit ständig unterbrochen wird.

Was kann man aber konkret tun, um die E-Mail-Flut einzudämmen und unfreiwillige Pausen verringern zu können?

Deaktivieren Sie den E-Mail-Signalton
Checken Sie die elektronische Post nur noch zwei oder drei Mal am Tag. So wird Ihr Arbeitsfluss nicht unnötig oft unterbrochen
Sortieren Sie Ihre Mails nach Absendern, das erleichtert Ihnen das Prioritäten setzen und das Selektieren der Mails
Achten Sie beim Verfassen von E-Mails drauf, dass sie konkret und lösungsorientiert formuliert sind. Stellen Sie möglichst wenige Fragen, wenn Sie eine Pingpong-Konversation vermeiden möchten. Gibt es zu einem Thema noch viele offene Punkte abzuklären ist das Telefon wahrscheinlich, das bessere Kommunikationsmittel
Versenden Sie Mails immer nur Personen, die für das Thema relevant sind

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